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Texte für Emailversand

Für alle wichtigen Vorgangsarten (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Briefe etc.) können Sie im Bereich „Textbausteine u. Vorlagen“ außerdem standardmäßige „Texte für Emailversand“ festlegen (z. B. Anrede- und Grußfloskeln, Signaturen etc.). Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Ihre Ausgangs-Mails optisch einheitlich und ansprechend sind. Falls gewünscht, sorgen Sie dabei mithilfe von Variablen und Bedingungen sogar für personalisierte Adressanten-Ansprachen. Selbstverständlich können Sie den Inhalt von E-Mails in jedem Einzelfall vor dem Versand noch ändern oder ergänzen.

Um passende Texte für den E-Mailversand zu definieren, wechseln Sie unter „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ – „Textbausteine“ zur gewünschten Vorgangsart (z. B. „Briefe“), klicken auf „Bearbeiten“ und dann am unteren Bereich des Dialogfensters auf die Schaltfläche „Text für Emailversand F4“ (oder Sie drücken im Dialog gleich die F4-Taste):

Texte für Email-Versand hinzufügen

Die vorbereiteten E-Mail-Textbausteine lassen sich optisch an das Erscheinungsbild der übrigen betrieblichen Korrespondenz anpassen. Die aus anderen Text-Eingabebereichen bekannten erweiterten Formatierungsfunktionen (Textauszeichnungen aller Art, Größe und Farbe des Zeichensatzes, Aufzählungen etc.) stehen Ihnen nun auch im Editor der E-Mailtexte zur Verfügung:

Individuelle Felder einfügen

Bitte beachten Sie

Um die erweiterten Gestaltungsmöglichkeiten in E-Mail-Texten nutzen zu können, ist die Auswahl von E-Mail-„Versandverfahren A Html (2)“ erforderlich. Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie unter „Datei“ – „Einstellungen“ -„Allgemein“ im Register „Sonstiges“ vor:

Verfahren auswählen

Und gleich noch zwei Hinweise hinterher:

  • Unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – „Ausgabeoptionen“ – „E-Mail-Anhänge“ können Sie Dokumente festlegen, die automatisch mit jeder E-Mail verschickt werden sollen. Dabei unterscheidet das Programm gezielt nach Korrespondenz- und Vorgangsarten:

Anhänge verwalten

  • Falls Sie einen Webshop betreiben und / oder auf Amazon-, eBay-oder ähnlichen Online-Marktplätzen Geschäfte machen, legen Sie bei Bedarf für jeden Webshop einen speziellen E-Mailanhang fest. Die erforderlichen Einstellungen nehmen Sie im Menü „Stammdaten“ – „Einstellungen“ – „E-Commerce“beim jeweiligen Webshop, Amazon- oder eBay-Marktplatz vor. Sie finden die Schaltfläche „E-Mail-Anhänge verwalten“ unten rechts im Einstellungs-Dialog des jeweiligen Online-Shops:

Webshopanhänge

Hinweis

Zusätzlich zum Festlegen von Standard-Vorlagen und -Textbausteinen bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit, einzelnen Kunden ganz bestimmte Vorlagen und Textbausteine zuzuordnen, die bei den verschiedenen Vorgangsarten (Angebote, Rechnungen, Briefe etc.) verwendet werden sollen. Sie finden den Einstellungsdialog im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Kunden“ im Register „Vorgaben“ der betreffenden Kundenkarteikarte.

 

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