Automatisch generierte E-Mails an Mahnstufen anpassen

1. offizieller Beitrag

    Hallo allerseits,


    ich versende unsere Mahnungen unter anderem per E-Mail und habe dazu für jede Mahnstufe einen Mustertext in einer TXT-Datei gespeichert, den ich dann bei jeder Mahnung manuell kopiere und nachträglich mit Andrede und Rechnungsnummer versehe. Da dies natürlich sowohl umständlich als auch fehleranfällig ist, möchte ich eigentlich gerne auf die Möglichkeit der automatischen Generierung von E-Mails zurückgreifen, die "Mein Büro 2010" bietet.


    Wie gesagt verwende ich für jede Mahnstufe einen anderen Text, der sich allerdings nicht allzu stark von den anderen unterscheidet. Eigentlich sollte man sowas ganz einfach über Bedingungen lösen können, und im Anhang des PDF-Tutorials ist auch eine Variable <P_ADDINFO02> mit der Funktion "Zusatzinformationen (beim Mahnwesen: Mahnstufe)" aufgelistet. Ich habe es daher mit folgendem Text probiert:



    Abgesehen davon, daß man diesen Code bestimmt besser strukturieren kann, ich nicht weiß, ob die Mahnstufen in "Mein Büro 2010" mit 0 oder 1 beginnen, eine if-Anweisung offenbar nur mit einer else-Alternative zu funktionieren scheint und eine leere Zeichenkette ("") komischerweise einen Zeilenumbruch erzeugt, funktioniert das ganze leider überhaupt nicht. Die Variable <P_ADDINFO02> ist offenbar überhaupt nicht definiert, ebenso wie die Variable <P_REMINDAMOUNT>, die laut Anhang des PDF-Tutorials die Mahngebühren enthält und daher als Notlösung zur Bestimmung der Mahnstufe herhalten könnte.


    Im Moment sieht es daher so aus, als ob ich die E-Mails für unsere Mahnungen weiterhin manuell erstellen müßte. Oder hat jemand eine bessere Idee? ?(


    Gruß


    Matthias

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Eisenbart

    und im Anhang des PDF-Tutorials ist auch eine Variable <P_ADDINFO02> mit der Funktion "Zusatzinformationen (beim Mahnwesen: Mahnstufe)" aufgelistet.


    Da im Handbuch keine Information vorhanden ist, in welcher Version welche Variablen verfügbar sind, vermute ich mal, dass die genannte Variable nur in der Pro bzw. Mittelstandsversion verfügbar ist. Ist aber wie gesagt nur eine Vermutung, selbst nutze ich nur die Standardversion.

    Offenbar handelt es sich hier um einen Programmfehler, zumindest geht das aus der E-Mail hervor, die ich heute vom Support erhalten habe:


    Zitat

    Der von Ihnen geschilderte Sachverhalt konnte von uns reproduziert werden. Leider können wir Ihnen momentan keinen adäquaten Lösungsvorschlag anbieten. Ihre Anfrage wurde an unsere Entwicklungsabteilung weitergeleitet. Sobald eine Antwort vorliegt, werden Sie selbstverständlich umgehend benachrichtigt.

    Nachdem ich inzwischen noch mal nachgehakt habe, hat mir der Support heute unter anderem folgendes zu dieser Sache mitgeteilt:


    Zitat

    In den Textbausteinen können ausschließlich die Variablen verwendet werden, die Ihnen unter ""Stammdaten >Textbausteine und Vorlagen > Mahnungen > Text für Emailversand" angeboten werden. Es besteht hier nicht die Möglichkeit alle Variablen zu verwenden, da hier die Verknüpfung zu den Datenbanken nicht gegeben ist.


    Wir haben den beschriebenen Sachverhalt als Verbesserungsvorschlag weitergeleitet. Diesbezüglich kann keine verbindliche Zusage zur Integration zugesagt werden.

    Warum immer nur diese unnötigen Mahnungen. Viel Aufwand um nichts. Wer nicht zahlen will, zahlt auch nach der dritten Mahnung nicht.


    Einfach in die Rechnung den Satz
    Zahlungsverzug tritt ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein (§ 286 BGB).
    und das Thema Mahnung hat sich erledigt.


    Nach 30 Tagen ein kulandes freundliches Erinnerungsschreiben und nach 37 Tagen der gerichtliche Mahnbescheid. Fertig und aus.

    Zitat von khmcologne

    Warum immer nur diese unnötigen Mahnungen. Viel Aufwand um nichts. Wer nicht zahlen will, zahlt auch nach der dritten Mahnung nicht.


    Das ist zwar leider häufig richtig, aber wir hatten bisher auch nicht wenige Kunden, die nach der letzten Mahnung einschließlich Androhung der Einschaltung eines Inkassounternehmens doch noch gezahlt haben. Deswegen werde ich weiterhin Mahnungen versenden und fände es nicht schlecht, wenn ich diesen Vorgang zu einem höheren Grad automatisieren könnte.

    • Offizieller Beitrag

    Hallo eisenbart, liebe Forenmitleser,
    Deine Formulierungen sind gut gewählt und empfehlenswert. Auch wenn ich es für nicht unbedingt notwendig halte, den Text der EMAIL schon genauso gut auszuformulieren, wie man es in der Mahnung schon im Einleitungs und Schlußtext entsprechend der Mahnungstufen wählt, gelingt es Dein Anliegen zu verwirklichen.
    Also für Nachahmer: Evt den persönlichen Text anpassen.Fertig! Kein Absatz!
    Gebe einfach mal den folgenden Quote so komplett unter > Stammdaten > Textbausteine > Mahnungen > Text für email-Versand so ein - wie er steht.
    Im Ergebnis erscheint dann im Text der email zur versandten Mahnung
    als erste Zeile der Betreff Titel der Mahnung (<P_ADDINFO02>) wie er unter > Mahnungen > Rechtsklick > Bearbeiten bei Betreffzeile steht:
    Z.B.: Zahlungserinnerung bis Letzte Mahnung
    und dann der Text - wie gewünscht - in vier Abstufungen.


    Zitat

    <P_ADDINFO02>
    <!if <P_ADDINFO05>=1 then "Es ist Ihnen sicher lediglich entgangen, daß Sie unsere Rechnung Nr. <M_ID> noch nicht oder nicht vollständig beglichen haben. Im Anhang dieser E-Mail finden Sie daher eine entsprechende Zahlungserinnerung im PDF-Format." else "" !><!if <P_ADDINFO05>=2 then "Es ist Ihnen sicher lediglich entgangen, daß Sie unsere Rechnung Nr. <M_ID> noch nicht oder nicht vollständig beglichen haben. Dies sollten Sie nun jedoch umgehend nachholen. Im Anhang dieser E-Mail finden Sie daher eine entsprechende 1. Mahnung im PDF-Format." else "" !><!if <P_ADDINFO05>=3 then "Unsere Rechnung Nr. <M_ID> war innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum zur Zahlung fällig. Sie wurde von Ihnen trotz erster Mahnung noch immer nicht bezahlt. Im Anhang dieser E-Mail finden Sie daher eine entsprechende 2. Mahnung im PDF-Format." else "" !><!if <P_ADDINFO05>=4 then "Unsere Rechnung Nr. <M_ID> war innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum zur Zahlung fällig. Sie wurde von Ihnen trotz 2. Mahnung noch immer nicht bezahlt. Im Anhang dieser E-Mail finden Sie daher eine entsprechende letzte Mahnung im PDF-Format." else "" !>


    Sollten Sie die oben genannte Rechnung bereits beglichen haben, betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos.

    Viel Spass
    :) Samm

    Das mit der Variable <P_ADDINFO05> scheint zu funktionieren, wobei ich in der Dokumentation nichts darüber finden kann. Seltsamerweise finde ich auch die Übersicht aller Variablen nicht mehr, wurde die vielleicht versehentlich "wegaktualisiert"? Wenn ich in Mein Büro in der Menüleiste unter "Hilfe" die Bedienungsanleitung aufrufe, dann öffnet sich zwar eine PDF-Datei, in der auf Seite 398 in einem grün hinterlegten Infokästchen der folgende Hinweis steht:


    Zitat

    Alle Variablen auf einen Blick
    Eine vollständige Liste aller Datenbankfelder finden
    Sie im Anhang zu diesem Bedienbuch.


    Allerdings hat das Dokument leider keinen Anhang, oder zumindest finde ich diesen nicht. Ab Seite 410 kommt lediglich ein Stichwortverzeichnis, und vorher nur die Bedienungsanleitung. Ironischerweise findet man auf Seite 409 ein Fazit, in dem unter anderem folgendes steht:


    Zitat

    Haben wir zu viel versprochen? Mit welchen unerwarteten
    Hürden haben Sie gekämpft? Lassen Sie uns an Ihren
    Erfahrungen teilhaben - auf dass „WISO Mein Büro“ noch
    einfacher und komfortabler für Sie wird.


    Ich sag jetzt mal nichts dazu... :whistling:


    Außerdem klappt das mit dem Textbaustein auch nicht so ganz, denn es tauchen leider die folgenden Probleme auf, wenn ich eine Mahnung aus dem Programm heraus als E-Mail-Anhang versenden will:


    • Ich werde zwar nach dem Namen gefragt, denn die Datei im Anhang haben soll, allerdings fehlt dieser Anhang dann in der versendeten E-Mail. Das hilft mir natürlich gar nichts.


    • Die Zeilenumbrüche innerhalb des Textes bekomme ich zwar weg, wenn ich so vorgehe, wie Samm vorschlägt, allerdings mit Ausnahme eines Zeilenumbruchs ganz am Anfang der E-Mail, noch vor der durch die Variable <M_LETTERADDRESS> erzeugten Anrede. Den kann ich zwar manuell entfernen, aber eigentlich wollte ich mir manuelle Schritte ja möglichst sparen, und so was ist einfach nervig, auch wenn es nur eine Kleinigkeit ist.


    • Wenn ich einen Baukastentext vorgebe, dann wird eine E-Mail im Format "Nur-Text" generiert, andernfalls im von mir gewünschten Format "Rich-Text".


    • Leider ist es nicht möglich, auch den Betreff der E-Mail anzupassen. Das ist schade.


    Aus den oben genannten Gründen werde ich wohl weiterhin Mustertexte aus TXT-Dateien per Copy & Paste in meinen E-Mail-Client einfügen, wenn ich Mahnungen versende.

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Eisenbart

    Seltsamerweise finde ich auch die Übersicht aller Variablen nicht mehr, wurde die vielleicht versehentlich "wegaktualisiert"?


    Das ist erst einmal korrekt, du kannst aber getrost das Handbuch von "Orgamax" verwenden, dort sind alle Variablen enthalten.
    Oder, um bei Buhl zu bleiben, du nimmst das Handbuch von "Mein Verein ", dort sind ab Seite 291 auch alle Variablen enthalten.

    Gut zu wissen, auch wenn die jeweilige Beschreibung der Variablen dort nicht immer besonders aussagekräftig ist:



    Es wäre übrigens schön, wenn man die Variablen in Zukunft auch wieder im Handbuch von "Mein Büro" nachschlagen könnte! ;)