Ablauf beim Erstellen einer Rechnung

  • Guten Tag!


    im Vorwege: Ich möchte alle Einkäufe und Verkäufe aus den letzten zwei Jahren dem Programm zufügen. Die Einkäufe, also Bestellungen an Lieferanten, funktionieren problemlos. Die Bestellungen werden nach Buchung im Lager mit Stückzahl un dem grünen "Verfügbar"-Punkt angezeigt. Somit habe ich alle Waren im Lager, die innerhalb der letzten zwei Jahre eingekauft wurden.


    Jetzt möchte ich alle Verkäufe, also Rechnungen, für die Kunden verfassen. Wenn ich den Weg gehe, der das Schaubild des Bereiches "Verkauf" zeigt (Angebot > Auftragsbestätigung > Lieferschein > Versand der Ware > Rechnung), dann verschwindet meine Rechnung einfach so, der Lagerbestand wird jedoch verringert. Ausgedruckt habe ich die Rechnung zwar, jedoch möchte ich natürlich auch alle Rechnungen digital im Programm unter "Vorgänge" sehen können. Außerdem steht auf der gedruckten Rechnung nur das Datum des Drucks, und nicht das Datum, an dem die Rechnung eigentlich erstellt, bzw. schon verschickt wurde.


    Der "kurze" Weg (laut Schaubild), wäre ja das manuelle Erstellen einer Rechnung. In diesem Fall wird der Lagerbestand zwar auch verringert, die Rechnung verschwindet jedoch wieder spurlos. Der Vorgang ist dann nur noch in den "Offenen Posten" zu sehen. Diese habe ich ausgeglichen, da die Kunden natürlich alle schon bezahlt haben (und auch die Ware erhalten haben).


    Meine Frage: Gibt es einen kompetenteren Weg, die Ein- und Verkäufe nachträglich dem Programm beizufügen? Zur Sicherheit noch einmal: Alle Kunden haben selbstverständlich schon gezahlt, und alle Bestellungen an Lieferanten haben wir auch gezahlt. Es geht ausschließlich um die nachträgliche Digitalisierung der Bestellungen, Rechnungen, etc...



    Mit freundlichem Gruß


    Mustermann

  • Ich könnte mir vorstellen, alle Vorgänge mittels einer CSV-Datei zu importieren (lohnt sich bestimmt bei mehreren 100 Rechnunegn im Jahr).


    Die gedruckten Rg. finden sich im Archiv und im Archiv bei den einzelnen Kunden.



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    Peter Staps
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    Erfahrung mit dem Umstieg auf Kaufmann Professional
    danach Kaufmann Unternehmer Suite
    danach ?
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  • für erste Infos schau mal hier:


    https://kundencenter.buhl.de/index.php?_m=knowledgebase&_a=viewarticle&kbarticleid=474


    oder im Forum mit Stichwort "Import CSV"



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  • Danke soweit erstmal. Wie kann ich jedoch das Datum der Rechnung, bzw. der Auftragserteilung auf der Rechnung stehen haben? Oben rechts steht einfach nur das heutige Datum, also das Datum des Drucks. Nur das hat in meinem Fall leider überhaupt nichts auf der Rechnung verloren...

  • Hier gilt es, die Parameter zu prüfen und ggfls. zu korrigieren. Wenn Du bei den Parametern nachschaust, gibt es zu fast allen Vorgängen den Punkt "Vorgangsdatum vorbelegen". Hierüber kannst Du steuern, ob oder welches Datum eingetragen werden soll.


    Wenn die ganzen Rechnungsdaten vorliegen, wäre wahrscheinlich der Weg über einen Import (zumindest was die Vergangenheit angeht) sicherlich sinnvoller.

  • Das Druckdatum weiß ich nicht ganz genau, ob es sich importieren läßt (eventuell: «Vog.Dat»;) Notfalls könnte es im Layout für den Druck rausgenommen werden.
    Das Lieferdatum läßt sich importieren (unter Vorgänge/Liste mit Positionen in der Kopfzeile - ich meine dieses Feld: «Vog.IB.InfoBlt5» sollte passen.



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  • Das Druckdatum soll ja nicht importiert werden, wohl aber das Vorgangsdatum.
    Die Praxis zeigt, dass Infoblatt-Daten eher schwierig sind - Infoblätter werden oft nicht genutzt. Daher gälte es, die vorhandenen Daten zu prüfen und darauf einen entsprechenden Importfilter zu definieren; falls möglich.

  • Hallo ComputerHaus!


    Wie ich das Problem verstanden habe, soll einfach die Buchhaltung nacherstellt werden. Wenn die Rg. danach ausgedruckt wird, soll doch oben das Datum z.B. 05.06.1212 stehen, weil an diesem Tag im letzten Jahr eigentlich die Rg. gedruckt wurde oder werden sollte. Welche Variable würdest Du vorschlagen?



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  • Naja, das ursprüngliche Rechnungsdatum (in Deinem Beispiel der 5.6.2012) ist ja eigentlich das Vorgangsdatum. Also sollte, wenn es die Datenquelle hergibt, dieses Datum beim Import der Rechnung als Vorgangsdatum (Akt.Vog.Dat oder so) hergenommen werden.
    Aber dieses Gespräch ist ja fast schon intellektueller Dummschnack, solange der TE sich nicht äussert.


    Ausserdem möchte ich noch kurz zu bedenken geben, dass es unter Umständen auch unnötige Arbeit ist, zB die Auftragsbestätigungen zu importieren. Wenn es hauptsächlich um buchhalterische Nacherfassung geht, sollte man sich darauf beschränken (Buchungssätze).
    Sollen tatsächlich alle Altvorgänge im Detail nacherfasst werden, empfehle ich "erst denken, dann handeln". Dann sollten nämlich gleichzeitig auch überprüft werden, ob man die Adressdaten, Adressnummern, Artikeldaten uvam. nicht vielleicht auch (vorab) importieren möchte. Aber wie gesagt, solange TE sich nicht mehr äussert, ist das alles nicht mehr als ein intellektueller Austausch ;)

  • inbox-online hat das Problem verstanden! Alle Rechnungen und Bestellungen sind in Ordnern abgeheftet. Es geht ausschließlich um die Digitalisierung! Bezüglich des Datums... Ich finde nur den Parameterpunkt "Belegdatum nicht vorlegen". Wo genau ist der Punkt zu finden?

  • "Belegdatum nicht vorbelegen" sorgt im normalen Ablauf dafür, dass Du einen Vorgang erzeugen kannst, dessen Datum Du selbst eintragen kannst. Gibst Du nichts ein, wird das aktuelle Programmdatum hergenommen. Also ist genau das der Punkt, den Du brauchst.


    Verstehe ich Dich richtig, dass es die Daten nur und ausschließlich auf Papier gibt?

  • ich gehe davon aus, dass es mit einem sogenannten "zusammengesetzten Import" funktionieren sollte.


    Davor sollten alle Kundenadressen importiert werden (auch Merkmale wie Kenzeichen: Steuerkategorie gleich mit dazu), am besten auch, gleich in der CSV eine Kundennummer vegeben.
    Danach die Rechnungen in die CSV eingeben mit Kopfzeile und Datenzeilen (jeder Artikel 1 Datenzeile)
    Noch beim Layout beachtet: "Das letzte Semikolon der Zeile löschen und STRG+RETURN drücken"



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  • Hallo Mustermann,


    Wunderbar, probiere ich sofort aus.


    Ja, vollkommen richtig. Alle Daten sind ausschließlich auf Papier vorhanden.


    Wunderbar, probiere ich sofort aus.


    Ja, vollkommen richtig. Alle Daten sind ausschließlich auf Papier vorhanden.


    Dann geht es doch nur ueber die manuelle Nacherfassung undnicht ueber irgendwelchen Import.
    Alle guten, vorher genannten "Import-Tipps" sind fuer dich also gar nicht relevant.


    Waehrend der Erfassung von Deine Rechnung kannst Du direkt aus der Rechnugnserfassung auch die adressen und Artikel etc anelgen, ohne die Rechnungserfassung zu verlassen.


    Bei dem Adressnummerfeld / Artikelnummernfeld auf den kleinen Button mit den 3 Punkte und Du kommst in die Datenbak der Adressen / Artikel und dort dan weiter ueber Button Neu.

  • Ja, dass Importieren nicht wirklich funktioniert habe ich auch gemerkt. Jedenfalls scheint es nicht einfacher zu sein, als die manuelle Nacherfassung. Adressen, Artikel, Lieferaten, etc. habe ich schon vor der manuellen Erfassung eingetragen. Ich stehe jetzt aber vor einem weiteren Problem: Ich habe bei jeder Rechnung den "langen Weg" des Schaubildes gewählt (Angebot erstellen > Auftragsbestätigung > Lieferschein > Rechnung), sodass auch zusammenhängende Belegnummer auf der Rechnungs zu sehen sind.


    Da alle digitalen Rechnungen natürlich exakt mit denen auf Papier übereinstimmen müssen, spielen Frachtkosten auch eine große Rolle. Auf der Rechnung, die digitalisiert werden soll, hat die Fracht beispielsweise 3,00.- EUR gekostet. Ich vermisse die Funktion, manuell den Frachtpreis beim Erfassen einer Rechnung eintragen zu können. Da ich im Reiter "Adresse" beim Erstellen einer Rechnung auswählen muss, welche Größe das Paket hat, bzw. ob mit UPS oder der Post versandt, kommt es zu geringen Abweichungen des Gesamtpreises.


    Gibt es irgendeine Möglichkeit, manuell einzutragen, wie teuer der Versand für den Kunden war?



    Cheers

  • Bei mir gibt es einen "Artikel" ohne Bestandsführung und der heißt "Versandkosten".
    Den Betrag kann man dann frei wählen.



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  • Start/Verkauf/Überblick-Stammdaten/ Reiter "Artikel", Artikel neu erfassen, wenn man am Ende gefragt wird, ob Lager angelegt werden sollen, verneinen. Wenn die Versandkosten z.B. meistens EUR 3,00 betragen, dann auch noch einen Artikelpreis mit 3,00 eingeben.



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