Archiv Buchungen vom Vorjahr

1. offizieller Beitrag

    Hallo Zusammen,


    inzwischen habe ich den Jahreswechsel erfolgreich vollzogen. Alle Eröffnungsbuchungen stimmen und sind gebucht. Mein Problem ist jetzt folgendes:


    Der Ordner mit den Archivbuchungen platzt aus allen Nähten, weil die ganzen Buchungen aus den Vorjahren drin sind. So werden bei der Suche, z.B. eines bestimmten Betrages über die normale Suchfunktion Ergebnisse aus allen Jahren angezeigt, was total unübersichtlich ist. Das gleiche gilt für Belegnummern, etc.


    Nun wurde mir gesagt, dass man das Archiv für die Vorjahre im laufenden Jahr nicht löschen kann. Wenn ich 2013 abgeschlossen habe, will ich die ganzen Daten auch nicht mehr in meiner Arbeitsdatei haben. Ist es nicht möglich, eine Datenrücksicherung ohne das Archiv zu machen? Dann könnte man seine Eröffnungsbuchungssätze machen, aber nicht buchen, und dann ohne Archiv zurück sichern.


    Falls das nicht geht: gibt es irgend einen Trick, wie man die Suche auf ein Wirtschaftsjahr begrenzen kann? Die Kontenauswertungen helfen mir nicht weiter, weil ich kontoübergreifend suchen möchte.


    Wenn das nicht geht, ist das Programm im laufe der Jahre ja so überladen, dass man jeden laufenden Monat einzeln durchgehen muss, wenn man etwas sucht. Das kann doch eigentlich nicht sei. Hoffentlich hat jemand eine Idee.


    Viele Grüße
    Sandra

    Hallo nochmal,


    alle Versuche, eine Datensicherung ohne das Archiv zu machen, sind leider gescheitert. Auch, wenn ich beim Datenimport das Häkchen "Buchungen" entferne. Schade.


    Als letzte Möglichkeit sehe ich nur, für jedes Jahr einen neuen Mandanten anzulegen. Da ich nur die Fibu verwende, würde es mir reichen, wenn ich zumindest den Kontenrahmen (und evtl. auch die Buchführungshelfer) übernehmen könnte. Die paar Stammdaten sind ja schnell angelegt.


    Über Datei -> Schnittstellen habe ich versucht, in der Exportübersicht den Kontenplan zu exportieren. Damit habe ich dann eine Art Export Datei erzeugt, über die ich über Import aber irgendwie nicht zugreifen kann. Offensichtlich fehlt noch ein Schritt.


    Kann ich generell die bei den Schnittstellen angegebenen Positionen exportieren und sie hinterher wieder in einen neuen Mandanten importieren? Die Programm Hilfe hat mir da leider nicht bis zum letzten Schritt weiter geholfen.


    Gruß
    Sandra

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Sandra,
    tatsächlich könntest Du den Jahresabschluss machen und die EB-Werte in einen neuen Mandanten vortragen. Ob das sinnvoll ist, sei dahingestellt.
    Dass die alten Buchungen im Archiv bleiben, ist durchaus ein gewünschtes Verhalten; erfüllt das Archiv doch die Forderungen der GOB. Und wenn Du in 5 Jahren mal eine Buchprüfung kriegst, wie willst Du dann, ohne Archiv, noch belegen, was Du getan hast?


    Im übrigen kannst Du ganz einfach im Archiv nach Jahren suchen. Wenn du im Archiv bist, drücke doch einfach mal die Taste F3. Hier öffnet sich eine Suchmaske, deren erster Eintrag "Jahr" ist. Gibst Du hier 2012 ein, werden nur Buchungen aus 2012 angezeigt.

    Hallo Hans!


    1000 Dank für den Tipp mit der Suchmaske. Manchmal ist man echt blind.


    Aber: ich hatte ja mit der Hotline gesprochen. Diese teilte mir auf die Frage, ob man denn wenigstens innerhalb eines Jahres suchen könne, mit, dass das nicht ginge. Deswegen habe ich auch gar nicht mehr selber gesucht. Wenn ich sehe, dass es über die ganz normale Suchfunktion doch geht, war das keine wirklich kompetente Beratung, zumal die Dame mir mitteilte, dass sie schon seit Jahren dabei sei...


    Übrigens: Die Forderungen der GOB würde ich auch erfüllen, wenn ich für jedes Jahr ein eigenes Archiv hätte. Es geht ja nicht darum, dass man etwas weg löscht, sondern die Jahre einzeln bearbeiten kann, ohne die ganzen Daten von Vorjahren im Weg zu haben.


    Viele Grüße
    Sandra

    Hallo Sandra,


    war uebrigens Manuel, der Dir den hilfreichen Tipp gegeben hat.
    Noch als Ergaenzung zur Auslagerung von Daten:
    In der U Suite werden und koenne grundsaetzlich keine Daten (z.B. aus vergangenen Jahren) ausgelagert werden, Das gilt fuer alle Mpdule, also auch Verkauf etc.
    Die max Datenbankgroesse sind 2GB und bisher ist kein Fall bekannt, das diese Grenze erreicht wird.
    Ausnahme ist hier der Artikelstamm mit sehr vielen Artikel (> 200.000) wenn jedem Artikel ein Bild zugeordnet wird. Hier Hilft dann, das Bild als Link einzufuegen.
    Bild auswählen und dann Shift+STRG festhalten und "Öffnen" klicken.Dann kommt eine Frage ob man die Verküpfung einfügen will. Ggf ist dann das Bild aber bei anderen Arbeitsstationen nicht verfuegbar, wenn die Zuordnung auf die Bilddatein des lokalen Rechners erfolgt


    Es ist allerdings angeraten, in Jahresabstaenden eine Datenbankreorganisation (ueber > DB Manger) durchzufuehren. Der Grund, auch wenn einemal Datensaetze geloescht werden wird die Anzahl der Datensaetze nicht reduziert und neue Datensaetze ersetzen nicht den frei gewordenen Platz. Das macht dann die Reorganisation.