werden alte Daten beim Archivieren überschrieben?

  • Hallo MeinBüro Kollegen,


    ich tu mich mit der Suche nach Antworten im Forum schwer (sehr unübersichtlich), daher eröffne ich ein hoffentlich neues und noch nicht abgefrühstücktes Thema, ansonsten bitte Hinweis auf den Link.


    Ich habe meine Firmierung und somit auch mein Briefpapier geändert. Die alten Daten habe ich archiviert, damit sie wiederzufinden sind und sich nicht verändern.


    Meine Fragen:


    1. kann ich irgendwo einen Archivierungsautomatismus einstellen oder muss ich das immer manuell machen?


    2. wenn ich meine Vorgänge erneut archivieren will, überschreibt mir das Programm die alten Daten oder legt er einen neuen Unterordner an? Oder ignoriert das Programm das neue Briefpapier? Wenn ich nämlich jetzt eine alte Rechnung im Rechnungsprogramm öffne, zeigt es mir die alte Rechnung ja mit neuem Briefpapier. Wäre ja fatal, wenn die Rechnungen plötzlich mit dem neuen Briefpapier archiviert und die alten unwiderbringlich überschrieben werden.


    3. wie kann es überhaupt sein, dass ich alte Rechnungen jederzeit überschreiben/verändern kann? Ich muss meine Rechnungen ja seit 01/2015 unveränderbar archivieren.


    Danke für die Antworten.

  • Wenn Du das nächste mal neues Briefpapier erstellst, dann kopiere dazu die alte Rechnungsvorlage und benenne diese in z.B. "Rechnung_neu" um. So bleibt das alte Rechnungsformular erhalten und deine alten Rechnungen behalten auch ihr altes Briefpapier. ;)


    Deine Datensicherungen selbst sind rein theoretisch nicht schlecht, weil Sie - z.B. als Archiv jedesmal zum Jahresende - einen gewissen Stand einfrieren, nutzen aber eigentlich nicht wirklich sehr viel. Du müßtest dann nämlich auch die jeweilige Installationsdatei des zum Sicherungszeitpunkt verwendeten MB auch aufheben, denn ob man Datensicherungen von 2012 auch noch 2020 in MB einlesen kann, wage ich ein ganz klein wenig zu bezweifeln. Besser ist es somit, sich jede Rechnung über die Rechnungsarchiv-Funktion von MB als PDF-Datei ablegen zu lassen. So hat man diese im Zweifel nochmal zum Ausdrucken parat.


    Dass Rechnungen auch nachträglich editierbar bleiben ist ein Manko, dass wohl der vereinfachten Buchführung für EÜRler geschuldet ist, sollte sich aber mit ein wenig gutem Willen der Programmierer auch verhindern lassen, indem man einfach den "Zur Bearbeitung freigeben" Button deaktiviert, sobald eine Rechnung vollständig bezahlt wurde.


    Datensicherungen muß man manuell machen, es gibt hier im Forum aber auch eine Anleitung, wie man die Sicherung über den Taskplaner mit jedem Start des Rechners automatisch ausführen lassen kann. Sicherer wäre aber in meinen Augen, jedes Jahr zum 31.12. einfach ein Backup des gesamten Rechners zu machen. So hat man für den Notfall sein komplettes Windows inkl. MB und allen Daten zur Hand und könnte dieses recht einfach in einer virtuellen Maschine starten, falls man mal an seine Daten ran muß.

  • Ups, jetzt hätte ich wohl nen Denkfehler. Die o.g. Vorgehensweise mit umbenennen der Rechnungsvorlage bringt ja nur was, wenn du dort mittels Vorlagendesigner deinen Briefkopf eingepflegt hattest. Nutzt du dagegen die Funktion "Briefpapier gestalten", wirkt sich das unmittelbar auf alle Dokumente aus.

    • Offizieller Beitrag

    1. kann ich irgendwo einen Archivierungsautomatismus einstellen oder muss ich das immer manuell machen?


    > Datei > Einstellungen > Grundeinstellungen > Rechnungsarchiv


    2. Wenn ich meine Vorgänge erneut archivieren will, überschreibt mir das Programm die alten Daten oder legt er einen neuen Unterordner an? Oder ignoriert das Programm das neue Briefpapier? Wenn ich nämlich jetzt eine alte Rechnung im Rechnungsprogramm öffne, zeigt es mir die alte Rechnung ja mit neuem Briefpapier. Wäre ja fatal, wenn die Rechnungen plötzlich mit dem neuen Briefpapier archiviert und die alten unwiderbringlich überschrieben werden.


    Nur Rechnungen werden archiviert! Nur beim Druckvorgang! Weil es sich um ein PDF Format handelt, bleibt das Original bestehen.
    Beim nachträglichen Manipulieren der Rechnung wird das PDF im Archiv erst dann wieder überschrieben wenn die Rg wiederholt ausgedruckt wird.


    Später überarbeitetes Briefpapier hat keinen Einfluss auf die angelegte PDF! Wie gesagt, nur so wie die RG wiederholt gedruckt wird.


    3. Wie kann es überhaupt sein, dass ich alte Rechnungen jederzeit überschreiben/verändern kann? Ich muss meine Rechnungen ja seit 01/2015 unveränderbar archivieren.


    Dafür gibt es das Archiv zum Anhaken. Damit wird beim Drucken eine Kopie des Originals als PDF unveränderlich angelegt.

    • Offizieller Beitrag

    es gibt hier im Forum aber auch eine Anleitung, wie man die Sicherung über den Taskplaner mit jedem Start des Rechners automatisch ausführen lassen kann.


    Na nicht direkt im Forum, aber hier. Die ist zwar schon ein wenig in die Jahre gekommen, die wesentliche Funktionalität hat sich aber nicht geändert.
    Die Beschreibung der automatisierten Datensicherung unter Windows 7 und 8 findest du im aktuellen Handbuch der großen Schwester Orgamax ab Seite 808 (Version 2015). Das Procedere kannst du 1:1 übernehmen.

  • ich danke den Beiträgen und Hinweisen. Meine Fragen sind damit beantwortet. Das ging doch schnell und gut.


    Die wichtigste Antwort war für mich, dass beim Archivieren die alten Daten vorhanden bleiben und nicht immer überschrieben werden.
    Nur neue und ggf. alte veränderte Unterlagen, die ausgedruckt werden, werden zusätzlich gespeichert bzw. alte überschrieben.


    Danke.

    • Offizieller Beitrag

    Nur alte veränderte Unterlagen, die ausgedruckt werden, werden überschrieben.


    Die Quintessenz zusammengefasst: Eine Rechnungskorrektur wird auch im Archiv vorgenommen.

  • ggf. alte veränderte Unterlagen, die ausgedruckt werden


    Verändern mußt Du da nix, es reicht das neu ausdrucken, da dann der veränderte Briefkopf verwendet wird und die PDF im Archiv hinfällig ist. :(


    Als kleiner Workaround für Leute, die öfters mal ihr Briefpapier ändern: Einfach den alten Briefkopf per Vorlagendesigner in eine Kopie der Rechnungsvorlage einfügen und unter anderem Namen abspeichern. So hat man veraltete Briefpapiere weiterhin verfügbar und kann diese bei einem zukünftig notwendig werdenden Ausdruck auswählen und die Archivdatei wird optisch nicht verändert. ;)