E-Rechnungen: Der ultimative Leitfaden

Der ultimative Leitfaden zu
elektronischen Rechnungen

Was sind elektronische Rechnungen?

E-Rechnungen sind der ab dem 1. Januar 2025 geltende einheitliche Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen.


Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen stellen E-Rechnungen die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dieser basiert gemäß gemäß EU-Norm EN 16931 auf einem speziellen XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD und ermöglicht die automatisierte Verarbeitung durch den Rechnungsempfänger.

Hier ein Beispiel für eine E-Rechnung im XML-Format: E-Rechnung ansehen >

Wer muss E-Rechnungen schreiben?

Wer muss E-Rechnungen schreiben?

E-Rechnungen werden für alle Unternehmen, die inländische B2B-Umsätze machen, verpflichtend. B2B steht dabei für Business-to-Business, also für Geschäfte mit anderen Unternehmen. Für Umsätze aus Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern gilt diese Pflicht bereits seit 2020. Umsätze aus Geschäften mit Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.

E-Rechnungen Ziele

Warum wird die E-Rechnung zur Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht beruht auf dem Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Dieses zielt darauf ab, die deutsche Wirtschaft zu stärken. Es soll deutschen Unternehmen mehr Spielraum für Wachstum und Investitionen geben, indem es administrative und steuerliche Hürden abbaut. Dafür sind verschiedene steuerpolitische Maßnahmen geplant.


Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht soll insbesondere ein wichtiger Beitrag zur Digitalisierung sowie zur ökologischen Nachhaltigkeit geleistet werden.

Welche Fristen sind zu beachten?

Für den schrittweisen Umstieg auf elektronische Rechnungen gelten folgende Übergangsfristen:

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

Interview: Die E-Rechnungspflicht kommt

Unser WISO MeinBüro Experte Stefan beantwortet die wichtigsten Fragen zum Thema E-Rechnung.

Unser WISO MeinBüro Experte beantwortet die wichtigsten Fragen zum Thema E-Rechnung.

Wichtige Begriffe einfach erklärt

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine digitale Rechnungsform, die ab dem 1. Januar 2025 als Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen gilt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die von Maschinen gelesen und automatisch weiterverarbeitet werden können. E-Rechnungen werden in XML-basierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt.

Was bedeuten XML, XRechnung und ZUGFeRD?

XML ist ein textbasiertes Datenformat, das Informationen in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form darstellt. Dadurch ermöglicht es die automatische Weiterverarbeitung von Rechnungen.

XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für E-Rechnungen, die auf XML basieren. Der Unterschied zwischen den beiden Formaten ist einfach: Während XRechnung eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei liefert, enthält ZUGFeRD zusätzlich eine für Menschen gut lesbare PDF-Ansicht, die von vielen Unternehmern bevorzugt wird.

Wer muss E-Rechnungen erstellen?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, die inländische B2B-Umsätze machen, E-Rechnungen erstellen und verarbeiten können – das gilt auch für Kleinunternehmer. Unabhängig von der Unternehmensgröße sind alle Betriebe, die Rechnungen an Geschäftskunden stellen, verpflichtet, auf E-Rechnungen umzustellen. Für Umsätze aus Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern gilt diese Pflicht bereits seit 2020. Umsätze aus Geschäften mit Privatkunden sind von E-Rechnungspflicht zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF ist keine E-Rechnung. Eine PDF wird zwar digital erstellt, sie enthält allerdings keine maschinenlesbaren, strukturierten Daten im XML-Format. PDF-Rechnungen können daher nicht automatisch weiterverarbeitet werden und erfüllen somit auch nicht die Anforderungen der EN 16931 für E-Rechnungen.

Kann ich eine PDF-Rechnung in eine XML-Datei umwandeln?

Nein, eine PDF-Rechnung sollte nicht in eine XML-Datei umgewandelt werden. Der Grund dafür ist, dass nicht jede XML-Datei automatisch auch eine rechtskonforme E-Rechnung ist. E-Rechnungen müssen einem speziellen Datenschema folgen, um maschinell lesbar zu sein und die gesetzlichen Anforderungen einer E-Rechnung zu erfüllen. Eine XML-Datei, die aus einer PDF konvertiert wurde, hat jedoch ein anderes Datenformat und erfüllt diese Standards daher nicht.

Bei der Umwandlung einer PDF in eine XML werden die Daten auf der PDF zudem mittels automatischer OCR-Texterkennung ausgelesen, um sie in maschinenlesbare Formate zu überführen. Wenn die OCR jedoch nicht korrekt arbeitet, können die ausgelesenen Daten in der erzeugten XML fehlerhaft oder unvollständig sein. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass eine herkömmliche PDF-Rechnung nicht alle Informationen enthält, die für eine rechtskonforme E-Rechnung erforderlich sind.

Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und automatisch von entsprechender Rechnungssoftware verarbeitet werden können, sollten sie daher direkt in einem passenden XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.

Darf ich E-Rechnungen mit Word oder Excel erstellen?

Nein. Zum einen ist es nicht möglich, E-Rechnungen mit gängigen Office-Programmen wie Word oder Excel zu erstellen, zu versenden und zu empfangen, zum anderen sollten diese Programme niemals zur Erstellung von Rechnungen herangezogen werden, da sie nicht GoBD-konform sind.

Die GoBD regeln, wie deutsche Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten elektronisch führen und archivieren müssen. Demnach müssen erstellte Rechnungen beispielsweise unveränderbar sein. Mit Word und Excel können Rechnungen im Nachhinein jedoch sehr einfach verändert werden, ohne das dies nachvollziehbar ist. Die GoBD können mit Word und Excel entsprechend nicht eingehalten werden. Die Nichteinhaltung der GoBD kann zu empfindlichen Strafen führen.

Es empfiehlt sich daher unbedingt die Nutzung einer speziellen Software zur Rechnungserstellung und -aufbewahrung, wie WISO MeinBüro Rechnungen oder WISO MeinBüro Desktop.

Welche Pflichtangaben müssen auf eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnung. Nach § 14 UStG Abs. 4 sind das die folgenden Angaben:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Ausstellungsdatum
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
  7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  8. Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag sowie ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
  9. Ggf. ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
  10. Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“

Eine Menge Pflichtangaben also, aber keine Sorge: WISO MeinBüro Rechnungen und WISO MeinBüro Desktop ergänzen alle Pflichtangaben auf Ihren E-Rechnungen automatisch. Sie sind stets auf der rechtssicheren Seite!

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt zehn Jahre (§ 147 AO). Ob es sich dabei um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt, spielt keine Rolle.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Beispielsweise beginnt die Frist für eine Rechnung, die im Jahr 2024 erstellt wurde, am 1. Januar 2025 und endet am 31. Dezember 2034.

Unternehmen sind verpflichtet, die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungspflicht lesbar und zugänglich zu halten – mit WISO MeinBüro Rechnungen oder WISO MeinBüro Desktop kein Problem!

Kann ich E-Rechnungen ausdrucken?

Nein, E-Rechnungen sollten nicht ausgedruckt werden. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt vor, dass rechtskonforme E-Rechnungen elektronisch übermittelt und ausgelesen werden müssen. Der Ausdruck einer Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht und entspricht somit nicht den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 für rechtskonforme E-Rechnungen.

Darüber hinaus bietet die digitale Aufbewahrung von Dokumenten klare Vorteile: Sie spart Platz, ermöglicht einen schnelleren Zugriff und eine bessere Organisation, erhöht die Sicherheit durch Zugriffskontrollen und Backups, senkt langfristig Kosten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung und Datensicherheit.

Wie lautet die Regelung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Hier ergeben sich folgende Übergangsfristen:

Ab dem 01.01.2025 müssen Kleinunternehmer in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Der Versand von ausgehenden Rechnungen in Papierform ist weiterhin erlaubt, solange der Rechnungsempfänger zustimmt. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen unabhängig von der Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin in Papierform versendet werden.

Ab dem 01.01.2028 ist der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen zwingend vorgeschrieben.

Ihre Frage ist nicht dabei?

Wir helfen Ihnen gerne weiter. Senden Sie uns einfach Ihre Frage per E-Mail an buerosoftware@buhl.de.

Fit für die E-Rechnung

Bereiten Sie sich schon jetzt auf die kommende E-Rechnungspflicht vor. Ein frühzeitiger Umstieg auf eine passende Rechnungssoftware
gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, sich vor Ablauf der Frist mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut zu machen.

WISO MeinBüroRechnungen Free

Web
Dieses Produkt kann endgerät­unabhängig im Browser genutzt werden.

Kostenloses Online-Tool zum einfachen Erstellen & Auslesen von E-Rechnungen. Keine Zahlungsdaten erforderlich.

Kostenlos
Free

WISO MeinBüroRechnungen

Web
Dieses Produkt kann endgerät­unabhängig im Browser genutzt werden.

Online-Lösung mit App. Auftragswesen, Banking und vorbereitende Buchhaltung. Inklusive E-Rechnung.

WISO MeinBüroDesktop

Win
Dieses Produkt setzt eine lokale Installation unter Microsoft Windows voraus.

Lokale Lösung für Ihren Windows-PC. Auftragswesen, Banking, Buchhaltung und Steuern. Inklusive E-Rechnung.