E-Rechnungen: Der ultimative Leitfaden

Der ultimative Leitfaden zu
elektronischen Rechnungen

Was sind E-Rechnungen?

Die elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist die digitale Form einer herkömmlichen Papierrechnung. Im Gegensatz zur Papierrechnung wird die elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format nach europäischer Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen. E-Rechnungen ermöglichen damit die automatisierte Verarbeitung durch den Empfänger ohne manuelle Datenerfassung.

Diese Rechnungssteller sind verpflichtet

Wer muss E-Rechnungen schreiben?

E-Rechnungen werden für alle Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Ob die Tätigkeit im Haupt- oder Nebenerwerb ausgeführt wird, spielt dabei keine Rolle. Für den B2G-Bereich (Business-to-Government) gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020. Unternehmen im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) sind von der E-Rechnungspflicht zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.

E-Rechnungen Ziele

Darum werden
E-Rechnungen Pflicht

Die E-Rechnungspflicht beruht auf dem Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Dieses zielt darauf ab, die deutsche Wirtschaft zu stärken. Es soll deutschen Unternehmen mehr Spielraum für Wachstum und Investitionen geben, indem es administrative und steuerliche Hürden abbaut. Dafür sind verschiedene steuerpolitische Maßnahmen geplant. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht soll insbesondere ein wichtiger Beitrag zur notwendigen Digitalisierung sowie zur ökologischen Nachhaltigkeit geleistet werden.

Welche Fristen sind zu beachten?

Für den schrittweisen Umstieg auf elektronische Rechnungen gelten folgende Übergangsfristen:

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

Interview: Die E-Rechnungspflicht kommt

Unser WISO MeinBüro Experte Stefan beantwortet die wichtigsten Fragen zum Thema E-Rechnung.

Unser WISO MeinBüro Experte beantwortet die wichtigsten Fragen zum Thema E-Rechnung.

Wichtige Begriffe einfach erklärt

Häufig gestellte Fragen

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF wird zwar digital erstellt, sie enthält allerdings keine maschinenlesbaren, strukturierten Daten im XML-Format. PDF-Rechnungen können daher nicht automatisch weiterverarbeitet werden und sind demnach keine E-Rechnungen nach EN 16931.

Auch eingescannte Rechnungen enthalten keine maschinenlesbaren Daten und sind folglich keine E-Rechnungen.

Wie werden E-Rechnungen erstellt?

Sie benötigen eine spezielle Rechnungssoftware, die in der Lage ist, Rechnungen in einem gültigen XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen.

Wir bei WISO MeinBüro arbeiten aktuell mit Hochdruck daran, unsere Software bis zum Start der E-Rechnungspflicht ab 2025 mit allen notwendigen Funktionen auszustatten und bestehende Funktionen für Sie zu verbessern.

WISO MeinBüro Desktop ermöglicht Ihnen bereits jetzt den Export von E-Rechnungen direkt aus der Anwendung heraus. Auch in WISO MeinBüro Rechnungen lassen sich E-Rechnungen bereits mit Hilfe des Drittanbieters efacto erstellen.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein Format für elektronische Rechnungen, das auf XML basiert. Es ist nur von Maschinen bzw. spezieller Rechnungssoftware lesbar. Es wird für die Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das neben einer XML-Datei auch ein PDF-Dokument enthält. Es kann sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden. Es wird für die Übermittlung von Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) verwendet.

Darf ich E-Rechnungen mit Word oder Excel erstellen?

Nein. Gängige Office-Programme wie Microsoft Word oder Excel sollten niemals zur Erstellung von Rechnungen herangezogen werden, da sie nicht GoBD-konform sind.

Die GoBD regeln, wie deutsche Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten elektronisch führen und archivieren müssen. Demnach müssen erstellte Rechnungen beispielsweise unveränderbar sein. Mit Word und Excel können Rechnungen im Nachhinein jedoch sehr einfach verändert werden, ohne das dies nachvollziehbar ist. Die GoBD können mit Word und Excel entsprechend nicht eingehalten werden. Die Nichteinhaltung der GoBD kann zu empfindlichen Strafen führen.

Es empfiehlt sich daher unbedingt die Nutzung einer speziellen Software zur Rechnungserstellung und -aufbewahrung, wie WISO MeinBüro Desktop oder WISO MeinBüro Rechnungen.

Was muss auf einer E-Rechnung stehen?

Eine E-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnung. Nach § 14 UStG Abs. 4 sind das die folgenden Angaben:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Ausstellungsdatum
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
  7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  8. Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag sowie ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
  9. Ggf. ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
  10. Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“

Eine Menge Pflichtangaben also, aber keine Sorge: WISO MeinBüro Desktop und WISO MeinBüro Rechnungen ergänzen alle Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen automatisch. Sie sind so stets auf der rechtssicheren Seite!

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt 10 Jahre (§ 147 AO). Dies betrifft sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Unternehmen sind verpflichtet, die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungspflicht lesbar und zugänglich zu halten.

Ihre Frage ist nicht dabei?

Wir helfen Ihnen gerne weiter. Senden Sie uns einfach Ihre Frage per E-Mail an feedback@meinbuero.de.

So bereiten Sie sich auf
die E-Rechnungspflicht vor

Wir empfehlen den frühzeitigen Umstieg auf eine Rechnungssoftware, die E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kann.
So haben Sie und Ihre Mitarbeiter genügend Zeit, sich vor Ablauf der Frist mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut zu machen.

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Wir arbeiten aktuell mit Hochdruck daran, WISO MeinBüro Desktop und WISO MeinBüro Rechnungen bis zum Start der E-Rechnungspflicht ab 2025
mit allen notwendigen Funktionen zum Thema E-Rechnung auszustatten und bestehende Funktionen für Sie zu verbessern.