Unvollkommenheiten in der Dokumentverwaltung

  • Ich benutze die Dokumentverwaltung, um Buchungen die zugehörige Rechnung zuzuordnen, machmal auch für kontobezogene Dokumente. Der Umstieg auf die Version 365 hat mich bewogen, die festgestellten Unvollkommenheiten der Dokumentverwaltung hier mal zusammenzustellen, man kann sie teilweise auch als Fehler sehen:


    Scannen:
    Beim Einscannen von Belegen muss immer die Anzahl der Seiten angebeben werden. In der Vorversion war es möglich, mit dem Twain-Treiber meines Scanners mehrere Seiten auf einmal einzuscannen. In der Version 365 poppt der Dialog unnützerweise so oft auf, wie als Anzahl der Seiten angegeben wurde. Da fand ich das Verhalten der alten Version besser, auch wenn es da oft Schwierigkeiten gab: Gab es nämlich mal einen Fehler, auch einen Abbruch, wurden solange keine gescannten Dokumente mehr übernommen, bis das Programm neu gestartet wurde.


    Scannen (2):
    Bei der Zuordnung eben gescannter Dokumenten zu einer Buchung erscheint manchmal die Sanduhr, bis man - trotz Sanduhr - auf die Schaltfläche OK zur Übernahme der Änderungen an einer Buchung drückt; vorher ist keine andere Bedienung möglich. Das ist sehr irritierend, solange man das nicht weiß. Die Vorversion hatte zugeornete Dokumente ohne OK und Sanduhr übernommen.


    Taskleiste:
    Wechselt man mit der Windows-8-Taskleiste in der o. g. Situation zu einem anderen Programm und dann zurück, wird eine neue Instanz des Programms gestartet, die das dann allerdings merkt und eine entsprechende Meldung ausgibt. Normalerweise würde einfach nur der Fokus an das laufende Programm übergeben.


    Dokumentverwaltung:
    Nach der Erfassung von Belegen muss eine Vielzahl von Dialogen durchlaufen werden, in denen zumeist keine Eingaben erforderlich sind. Auch finde ich es lästig, immer eine Kategorie zuordnen zu müssen; warum sind keine kategorielosen Dokumente möglich ? M. E. sollten erfasste Belege mit einem Fertig auf der ersten Dialogseite übernommen werden können. In diesem Punkt verhalten sich alte und neue Version gleich.


    Dokumentverwaltung (2):
    Wenn Dokumente Buchungen usw. zugeordnet werden, dann sind es in der Regel die zuletzt erfassten Dokumente. Daher wäre es wünschenswert, wenn die Dokumentliste nach dem Öffnen immer auf das Ende positioniert wäre und nicht erst komplett durchgescrollt werden müsste. Alte und neue Version verhalten sich da etwas unterschiedlich, aber beide nicht perfekt.


    Eckart

  • Taskleiste:
    Wechselt man mit der Windows-8-Taskleiste in der o. g. Situation zu einem anderen Programm und dann zurück, wird eine neue Instanz des Programms gestartet, die das dann allerdings merkt und eine entsprechende Meldung ausgibt. Normalerweise würde einfach nur der Fokus an das laufende Programm übergeben.


    Soweit ich mich erinnern kann, hatte ich unter Windows 8 nie dieses Problem. Das dürfte auch sicherlich nicht die Software steuern, sondern das Betriebssystem.


    Auch finde ich es lästig, immer eine Kategorie zuordnen zu müssen; warum sind keine kategorielosen Dokumente möglich ? M. E. sollten erfasste Belege mit einem Fertig auf der ersten Dialogseite übernommen werden können.


    Dokumente ohne Zuordnung halte ich nicht für sinnvoll. Du hast ja die Möglichkeit ein Dokument erst einmal im Hauptverzeichnis abzulegen. Ursprünglich wurde dieses sogar vorbelegt. Dies hatte aber den Nachteil, dass der Haken immer wieder entfernt werden musste, wenn man eine andere Zuordnung vornehmen wollte, da sonst immer die Verknüpfung zum Hauptverzeichnis erhalten geblieben ist. Hat also alles so seine Vor-und Nachteile.

  • Das dürfte auch sicherlich nicht die Software steuern, sondern das Betriebssystem.

    Bei sonst gleicher Umgebung trat das Problem mit der alten Version nicht auf. Die genaue Ursache ist für mich schwer zu erkennen. Vielleicht können die Entwickler aus diesem Hinweis etwas ziehen - vielleicht auch nicht.


    Dokumente ohne Zuordnung halte ich nicht für sinnvoll.

    Für mich sind die Dokumente durch ihre Zuordnung zu einer Buchung oder einem Konto ausreichend zugeordnet. Warum sollte sie noch einmal extra kategorisiert werden ?


    Eckart

  • Warum sollte sie noch einmal extra kategorisiert werden ?


    Durch eine Zuordnung zu einem Ordner ergeben sich weitere Suchmöglichkeiten. So kann man sich zu bestimmten Themen Ordner erstellen und Dokumente in diesem hinterlegen. Durch die Auflistung der Dokumente dieses Ordner kann man sich alles auf einmal anzeigen lassen, ohne alle Buchungen erst einmal suchen zu müssen.

  • Da fand ich das Verhalten der alten Version besser, auch wenn es da oft Schwierigkeiten gab: Gab es nämlich mal einen Fehler

    Hm, Du meinst jetzt aber nicht, daß es besser war, weil es oft Schwierigkeiten gab? Will sagen, vielleicht ist das neue Verhalten eine Nebenwirkung des Bugfixing, d.h. ein notwendiges Übel.


    Nach der Erfassung von Belegen muss eine Vielzahl von Dialogen durchlaufen werden, in denen zumeist keine Eingaben erforderlich sind.

    Ja, da stimme ich Dir zu. Da wünsche ich mir (insbesondere wenn ich Dokumente aus einer Vorlage erstelle) einen Button "Fertigstellen", mit dem man das abkürzen könnte.


    Auch finde ich es lästig, immer eine Kategorie zuordnen zu müssen; warum sind keine kategorielosen Dokumente möglich ?

    Das sehe ich wie Sven. Ein zusätzliches Ordnungskriterium schadet nicht, insbesondere wenn man etwas in der DV sucht. Außerdem werden die Ordner der DV auch an anderen Stellen benötigt, z.B. für die Kontoauszüge.
    Davon abgesehen muß man sich mit den Ordnern auch gar nicht weiter beschäftigen, denn da ist doch per Default "Dokumente" gesetzt bzw. der Ordner, in dem man sich gerade befindet. Also das Häkchen ist schon gesetzt. Man könnte sogar alle anderen Ordner löschen, wenn man das möchte (sofern sie nicht bei den Konten als Ordner für die Kontoauszüge hinterlegt sind). Auch ein Grund bzw. eine Voraussetzung für einen "Fertigstellen"-Button.


    Wenn Dokumente Buchungen usw. zugeordnet werden, dann sind es in der Regel die zuletzt erfassten Dokumente. Daher wäre es wünschenswert, wenn die Dokumentliste nach dem Öffnen immer auf das Ende positioniert wäre und nicht erst komplett durchgescrollt werden müsste.

    Ja. das wäre sicherlich sinnvoll.
    Deshalb erfasse ich möglichst Dokumente direkt bei den Buchungen. Oder wähle beim Erfassen des Dokuments direkt die Buchung aus.

  • Für alle, die nicht schon selbst darauf gekommen sind:


    Immerhin speichert der Auswahl-Dialog die Sortierung.

    Hat man die Sortierung vom jüngsten Dokument zum ältesten, steht der jüngste Eintrag oben.

    Das löst dieses Problem eigentlich ausreichend.


    Die anderen Wünsche scheinen zumindest bisher nicht erhört worden zu sein.

  • Die anderen Wünsche scheinen zumindest bisher nicht erhört worden zu sein.

    Sammelthreads mit allgemeinen Threads sind halt auch nicht besonders optimal. Du solltest Dich direkt an den Support wenden und zu jeden Punkt ein eigenes Ticket einstellen. Manches könnte man auch als Bug ansehen und das in Verbesserungsvorschläge zu packen in nicht hilfreich. Muß ja auch von den Entwicklern nachvollziehbar sein.

    Wobei zumindest die Zuordnung von Dokumenten zu Ordnern nur wirklich kein ernstzunehmendes Problem ist, wo Handlungsbedarf bestünde.