Hausverwalter Start 2019 - Rücklagen werden nicht automatisch übernommen

  • Hi zusammen,


    ich verwalte als einer der Eigentümer eine 3er WEG mit dem WISO Hausverwalter 2019 (das allerste Mal). Ich komme aktuell mit folgendem Problem nicht weiter:


    Im Hausverwalter habe ich das Rücklagenkonto direkt per Banking-Schnittstelle angebunden. Ich kann im Programm alle Buchungen direkt auf dem Konto sehen. Ich habe auch dann auch unter "Umsätze verarbeiten" den Betrag als Rücklagen (Nachzahlung) auf die einzelnen Parteien verbucht und auch als Anrechnungsdatum den korrekten Zeitraum (2018) angegeben. Trotzdem taucht dann in der Hausgeldabrechnung keine Buchung auf, obwohl das Konto einen Wert hat.


    Muss ich immer noch den Assistenten bemühen? Dann muss ich ja nochmal alles eintippen. Wie geht das richtig automatisiert?


    Ich freue mich über eine kurze Rückantwort von euch.



    Viele Grüße,

    Sven

  • Ich empfehle Dir - generell - mal die gesamte Anleitung des HV zu lesen. Du stellst so viele Fragen hier die sich durchs Lesen erübrigen würden.


    Das RL Konto wird nicht per Online Banking gebucht. Innerhalb des HV ist es ein Finanzbuchungskonto, das wird NUR über den Assistenten bebucht und die Buchungen erscheinen natürlich nicht in der Hausgeldabrechnung, da haben sie nix zu suchen.

    Die sind alleinig in der Rubrik "Wirschaftliche Auswertungen - E+A - Abgleich der RL Buchungen" zu sehen.


    Nochmal: eine WEG hat 2 Konten - ein Girokonto, ein Rücklagenkonto. Das RL Konto ist ein "Fremdgeldkonto", quasi ein Festgeld/Sparkonto.

    Nix für den täglichen Gebrauch. Dort werden Gelder geparkt, und keine Ein+Ausbuchungen (ausser bei Entnahmen) vorgenommen.

    Somit muss man das nicht per Online-Banking anbinden und die Buchungen automatisch eintragen, das ist Unsinn.


    Die monatlichen Hausgeldzahlungen kannst Du per Online-Banking-Modul einlesen, dann den Betrag aufteilen auf 2 Unterkonten : 8800 Hausgeld Vorauszahlungen und 8820 Rücklagen Vorauszahlungen. Das Geld geht natürlich nur auf dem Girokonto ein, als ein Betrag - das monatliche Hausgeld. 120 Euro z.B. , davon sind 20 Euro RL , und 100 Euro Hausgeld. Diese Beträge werden dann auf die jeweiligen Buchhaltungskonten gebucht, am Jahresende ist dann dort eine Summe abzulesen.


    Die gesammelten RL Zahlungen werden dann transferiert aufs Rücklagen-Bankkonto, das ist das Sparschwein der WEG.

    Die Buchungen hierzu macht man über den Assistenten, dann ist alles richtig verbucht.


    Bei 3 Einheiten kannst Du Dir das Onlinebanking echt komplett sparen, das ist nur Overhead. Leg Dir einfach regelmässige Buchungsvorlagen an, lass die jeden Monat einmal anlaufen und kuck schnell auf den Kontoauszug, ob die Gelder eingegangen sind. Das ist ne Sache von 5 Minuten und fertig . Dann ist auch alles korrekt verbucht.


    Und nochmal, Handbuch lesen. Und nimm den Musterfall zum Üben.

  • Hi,


    vielen Dank für deine ausführliche Antwort. Ich werde mir deinen Rat zu Herzen nehmen und auch den Beispielfall durcharbeiten.


    Das Prinzip der beiden Konten habe ich verstanden, ich bin nur davon ausgegangen, dass das Programm den Assistenten nicht benötigt, wenn dem Programm bekannt ist, das eines der beiden Konten ein Rücklagenkonto ist und die Eigentümer direkt dort einzahlen. Das hat der Zahlungsverkehrassistent auch sofort erkannt. Er hat gesehen, dass die Eigentümer auf das Rücklagenkonto etwas gezahlt haben, hat den Namen extrahiert und sogar automatisch VZ erkannt und das richtige Konto genommen. Daher war mir nicht ersichtlich, den Assistenten zu bemühen, da ich diesen so verstanden habe, dass man bei gemeinsamer Zuführung auf das Hausgeldkonto einmal im Jahr das dann umbucht. Aber das ist bei meinem Use Case nicht mehr nötig.


    Wenn ich die Hausgeldabrechnung erstelle, kommt auch eine Seite mit den Rücklagen, das hat klar nichts mit der Abrechnung zu tun, wird aber aus Informationsgründen dort aufgelistet. So ist es mir auch erst aufgefallen.


    Ich bin Fan von Automatismen. Daher gefällt mir auch die Dauerlastschriftfunktion der Bank, ich brauch nicht jeden Monat drandenken (du hast ja auch meinen anderen Thread gesehen und dort geantwortet).


    Na dann, nochmal vielen Dank an dich!

  • Zitat

    Ich bin Fan von Automatismen

    Da sind wir schon zu zweit :D. Die Umbuchung auf‘s Rücklagenkonto kannst Du zwar automatisieren, aber dann ist der Betrag nur von Bankkonto zu Bankkonto gebucht. Der Rücklagenassistent bietet dagegen genau diese Umbuchung an, so dass zum einen die Bankkonten und auch die Finanzkonten bebucht werden. Man sollte also dann gleich NUR den RL-Assistenten verwenden, dann musst Du die Buchungen aus dem Online-Banking übergehen.

    So abwegig finde ich Deine Idee der automatischen Buchung nicht. Wir buchen monatlich in die IHR, und ich muss das auch immer von Hand mit dem richtigen Datum eingeben. Vielleicht kann man das noch verbessern. Die Anforderung wurde ja auch von einigen schon genannt. Es würde ja reichen, wenn man aktiv entscheiden könnte, ob eine Umbuchung zusätzlich als Zuführung oder Entnahme gebucht werden soll.

  • Verstehe ich Euch richtig: ihr bzw. Eure WEG Miteigentümer zahlen nicht monatlich einen Betrag aufs WEG Girokonto - sondern doppelt ? Also einmal den reinen Nebenkostenbetrag aufs Girokonto, und den vereinbarten Rücklagenbetrag aufs IHR Konto ?


    Wenn das so ist, dann verstehe ich den Punkt mit dem automatischen Einbuchen ... ist halt extrem unüblich, kenne ich von keinem Verwalter, jedenfalls keinem (halb)professionellen. Aber wenns funktioniert...:thumbsup:


    Zitat

    Ich kann im Programm alle Buchungen direkt auf dem Konto sehen. Ich habe auch dann auch unter "Umsätze verarbeiten" den Betrag als Rücklagen (Nachzahlung) auf die einzelnen Parteien verbucht und auch als Anrechnungsdatum den korrekten Zeitraum (2018) angegeben.

    Wenn die eingelesenen Bankbuchungen so verarbeitet werden, dann müsstest Du diese RL Beträge doch als Rücklagen Vorauszahlungen - Konto 8820 - verbuchen, und nicht als Nachzahlung ?! Wie sieht denn unter "Kostenverteilung - Angaben zu den RL" Deine Soll-Ist-Übersicht aus, findest Du dort die Zuführungen richtig wieder ? Da muss untern Strich immer Soll=Ist sein, sonst stimmt irgendwas nicht bzw. muss erklärbar sein.


    In dem Sinne - frohes Buchen ! :whistling:

  • Ja, genau so ist das bei mir :-), hab zwei getrennte Dauerlastschriften dafür eingerichtet. LoL, das stimmt wohl in der Tat, bin ja totaler Amateur mit 1 Woche Erfahrung in der Software :P.


    Datawizz: Da du dich mit Buchungen ziemlich gut auskennst und ich auch in der Hilfe keine Lösung gefunden habe, wollte ich fragen, ob du vielleicht noch eine Sekunde Zeit hättest, dir eine andere Frage von mir anzuschauen (Hausverwalter Start 2019 - Korrekte Abbildung von Vorauszahlungen und tatsächlichen Kosten).


    Danke dir und viele Grüße

  • Zitat

    Verstehe ich Euch richtig: ihr bzw. Eure WEG Miteigentümer zahlen nicht monatlich einen Betrag aufs WEG Girokonto - sondern doppelt ?

    Bei uns nicht! Wir haben das IHR-Konto aber für Online-Banking eingerichtet, was vielleicht ein Fehler war, weil ich die jeweiligen Umsätze ohnehin überspringe. Aber wir haben einen monatlichen Dauerauftrag vom Girokonto auf das IHR-Konto eingerichtet. Daher wäre ich ja für Automatisierung. Den Eigentümern zwei monatliche Überweisungen zuzumuten, halte ich auch für extrem unüblich. Zudem generiert das unnötig Buchungspositionen und auch Bankgebühren.

    Einen Vorteil aber hat es: Wenn jemand die Hausgelder nicht vollständig bezahlt, ist jedenfalls klar, welcher Anteil das ist.

  • Das mit dem monatlichen Dauerauftrag hatte ich mal überlegt, aber verworfen. Meine Handlungsfreiheit als Verwalter wäre sehr eingeschränkt, wenn die RL Gelder jeden Monat das Girokonto verlassen würden. Da kannst Du dann am Jahresanfang keine Gebäudeversicherung zahlen, weil das Geld einfach nicht da ist. Es nimmt jeglichen Spielraum.

    Oder, füll mal einen 15000 Liter Öltank ohne eine Sonderumlage....


    Daher transferiere ich bei allen Objekten die IHR erst im November aufs IHR Bankkonto. Eine Buchung, auch einfach nachvollziehbar.

  • Zitat

    Daher transferiere ich bei allen Objekten die IHR erst im November aufs IHR Bankkonto. Eine Buchung, auch einfach nachvollziehbar.

    Verstehe ich! Anfangs musste ich auch mit Liquiditätsengpässen umgehen. Mittlerweile hat sich alles eingependelt. Die Gebäudeversicherung zahlen wir z.B. erst im Dezember. Wasser und Nahwärme werden im Folgejahr abgerechnet, dieser quasi ‚vierte Abschlag‘ bleibt also am Jahresende noch als Liquidität auf dem Konto. Nach der Abrechnung sind wir dann eher ein wenig klamm, jedenfalls, wenn die bis dahin im aktuellen Jahr gezahlten Abschläge eher niedrig waren.

  • Hallo TheRiddler1982 ,


    ich bin in genau der gleichen Situation wie Du: Die Ruecklageneinzahlungen werden monatlich direkt von den Eigentuemern auf Ruecklagen-Bankkonten ueberwiesen, die ueber Online-Banking bzw. CSV-Import an den HV angebunden sind. Hast Du inzwischen eine Moeglichkeit gefunden, das im WISO Hausverwalter ohne Zusatzschritte abzubilden?


    Auch bei mir werden diese momentan automatisch als Ruecklagen-VZ erkannt, tauchen dann aber nur in einem Teil der Hausgeldabrechnung auf:

    • In "Abrechnung 2018" (1. Blatt der Hausgeldabrechnung) sind sie korrekt als "abzgl. Rücklagenvorauszahlungen Instandhaltung" gegen die "Zuführung zur Rücklage Instandhaltung" aufgefuehrt.
    • In "Rücklagenentwicklung 2018" (fast letztes Blatt der Hausgeldabrechnung) gibt es nur "Soll"-Positionen, aber faelschlicherweise keine "Ist"-Positionen, und damit einen hohen Fehlbetrag.
    • Die "Aufteilung der Zuführungen zu den Rücklagen" und die "Salden der Rücklagen-Bankkonten" auf letzterem Blatt sind wieder korrekt.

    Meine urspruengliche Hoffnung war, die Banking-Umsaetze nicht als Einnahmen/Ausgaben zu buchen, sondern gleich von dort (automatisch) in Ruecklagen zu "ueberfuehren". Leider gibt es diese Moeglichkeit im HV scheinbar nicht, soweit ich sehen kann.


    Falls jemand also eine gute Variante hat, mit dieser wohl vor allem bei eigenverwalteten WEGs auftretenden Buchungsform umzugehen, dann her damit!


    Danke und viele Gruesse,

    Frank

  • Hallo zusammen,


    ich habe beim Support angefragt, ob unser ( TheRiddler1982 und wohnhofAtrium) Workflow unterstuetzt werden kann: Ueberweisungen auf Ruecklagenkonten erfolgen automatisiert entweder direkt von den Eigentuemern, oder durch Dauerauftraege von Giro -> IHR, und die Ruecklagenkonten sind per Online-Banking an den Hausverwalter angeschlossen.


    Leider war die Antwort, dass dieser Fall nicht unterstuetzt wird, und Ruecklagen nur ueber den Assistenten erfasst werden muessen. Ich werde nochmal nachhaken, dass das aus folgenden Gruenden unguenstig ist, selbst wenn man die "Direkte Zufuehrung/Entnahme vom RL-Konto" auswaehlt:

    • Man muss Buchungen manuell eingeben, die bereits im Online-Banking existieren -> mehr Arbeit.
    • Man verliert die Zuordnung von HV-Buchung und Onlinebanking-Umsatz -> Informationsverlust.
    • Die Buchungen, die vom Ruecklageassistenten erzeugt werden, enthalten keinen sinnvollen Buchungstext. Das ist bei VZ bzw. NZ noch ok, weil die per Buchungskonto und Eigentuemer erkennbar sind. Bloed ist es allerdings bei Entnahmen, z.B. wenn eine Handwerker-Rechnung im Onlinebanking einen sinnvollen Buchungstext hatte, aber im Assistenten wuerde dieser nur als "Entnahme" bezeichnet ohne weitere Information! -> Informationsverlust

    Das ganze mag kein Problem sein, wenn die WEG nur alle paar Jahre mal Entnahmen aus der IHR hat, und wenn man die Vorauszahlungen nicht monatlich zufuehren will. Wenn aber gerade im Anfangsstadium noch viele Entnahmen fuer Bauarbeiten entstehen, dann ist das nervig.


    Ich behelfe mir jetzt erstmal mit folgendem Vorgehen:

    • Ruecklagenkonten sind im HV per Online-Banking bzw. CSV-Import angebunden. Typische Buchungen behandle ich folgendermassen:
    • RL-Einzahlungen:
      • Monatliche RL-Vorauszahlungen uebernehme ich automatisch aus den Banking-Umsaetzen als Buchungen aufs RL-VZ-Konto (8820)
      • Einmal jaehrlich fuehre ich den Gesamtbetrag manuell (nicht ueber den Assistenten, sonst wuerden die obigen Buchungen gedoppelt!) der Ruecklage zu, indem ich eine Buchung folgender Art anlege:
        • Art: Ausgabe
        • Konto: Zufuehrung zur RL (4600)
        • Bankkonto: "Zuführungen"

        Das geht relativ einfach, wenn man sich eine entsprechende Buchungsvorlage anlegt.

    • Zinsertraege auf den Ruecklagenkonten:
      • Quartals-Abrechnungen (Zinsen) uebernehme ich aus den Banking-Umsaetzen als Einnahme aufs Verrechnungskonto RL (1380)
      • Einmal jaehrlich (sobald ich die Steuerbescheinigung von der Bank bekommen habe) fuehre ich den Zinsbetrag und Kapitalerstragssteuer manuell zu, indem ich jeweils eine Buchung folgender Art anlege:
        • Art: Umbuchung
        • Bankkonten (Soll/Haben)
          • "Verrechnungskonto RL (1380)/Zinsen" fuer Zinsertrag
          • "Kapitalertragssteuer/Verrechnungskonto RL (1380)" fuer Kapitalertragssteuer
    • Entnahmen aus der Ruecklage (z.B. Handwerkerrechnungen, die direkt vom RL-Konto ueberwiesen wurden):
      • Den Banking-Umsatz uebernehme ich als Buchung aufs Grossreparaturen-Konto (4310) mit Buchungsdatum als Zeitraum. Dadurch bleibt die Zuordnung Umsatz <-> Buchung und der Buchungstext erhalten.
      • Am Jahresende lege ich eine zusaetzliche Gesamtbuchung folgendermassen an:
        • Art: "Ausgabenrueckzahlung (Gutschrift)"
        • Betrag: Summe aller Buchungen in Grossreparaturen (4310) -- bekommt man zum Beispiel in der "Zusammensetzung der Gesamtkosten" in der (temporaeren) Hausgeldabrechnung.
        • Konto: Entnahme aus Ruecklage (4610)
        • Bankkonto: "Entnahmen"

        Das geht wieder mit eine entsprechend angelegten Buchungsvorlage recht einfach.

    Das ist fuer mich momentan der beste Kompromiss, aber wie wohnhofAtrium schon sagte, wuerde ich hoffen, dass diese Zusatzschritte bei der Uebernahme der Bankingumsaetze durch einen zusaetzlichen Haken aktivierbar waeren.

    Viele Gruesse,

    Frank


    PS: Hab das noch nicht in einer vollstaendigen Jahresabrechnung getestet, sondern nur einzeln, aber werde mich jetzt daran machen, meine Buchungen des kompletten Jahres anzupassen... =O

  • In der Tat ist es dumm, dass dieser Schritt nicht automatisierbar ist, zumal doch sonst alles automatisch übernommen wird. Es würde schon helfen, wenn man automatisch in den RL-Assistenten verzweigen würde, um die Schritte auszuführen bzw. wohl eher vorzumerken, denn solange man die Buchungen nicht übernommen hat, soll ja nichts passieren!

    Eine Buchung auf dem IHR-Bankkonto könnte dann zu den beschriebenen Schritten führen. Auch Bankzinsen ließen sich so gleich übernehmen. Da da nicht geht, muss ich das immer umständlich nachträglich einfügen. Wenn man sich überlegt, dass man ja gerne durchgehend, lückenlos buchen will (und sollte), ist das eine ärgerliche fehlende Funktionalität.

  • Auf Nachfrage hat der Support zumindest bestaetigt, dass der Aenderungswunsch an die Entwicklungsabteilung weitergegeben wurde. Ich hoere schon aus den Kommentaren hier im Forum heraus, dass einem das nicht unbedingt viel Hoffnung geben sollte, aber zumindest ist es damit als sinnvoller Wunsch anerkannt. ;)