Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge

  • Diese sollte man am besten in einem DMS aufbewahren, in WISO geht es nicht. Oder kommt bald ein kostenpflichtiger Modul?

    Es soll wohl bald das Modul "Dokumente+" geben.

    https://www.buhl.de/meinbuero/modulare-buerosoftware/


    Meine Empfehlung ist aber gleich ein "richtiges" DMS zu nehmen.

    Ich habe recht gute Erfahrungen mit EcoDMS gemacht.

  • Guten Tag,


    bin zurzeit am umstellen auf ecoDMS. Wie macht ihr dass z.B. dass zu keinen Buchungen die Rechnungen fehlen. Kommt ja vor dass man eine Buchung hat aber noch keine Rechnung hat. Gibt es die Möglichkeit bei MB sichtbar zu vermerken dass noch die nötigen Unterlagen dokumentiert werden müssen.


    Ebenso bin ich noch am überlegen wie ich meine Ordnerstruktur anlege, ob jeder Kunde nen Ordner hat oder alle Rechnungen in nen Ordner schmeissen.


    Gruß Marco

  • Guten Tag,


    bin zurzeit am umstellen auf ecoDMS. Wie macht ihr dass z.B. dass zu keinen Buchungen die Rechnungen fehlen. Kommt ja vor dass man eine Buchung hat aber noch keine Rechnung hat.

    Hallo, korrigiert mich bitte, wenn es nicht korrekt ist : Buchen nur wenn die Rechnung vorliegt. Es gibt diese Fälle mit Bezahlung an Ende des Monats und noch keine Rechnung im Eingang, dann darf die Vorsteuer, erst erfasst werden wenn die Rechnung vorliegt, also im Monat des Rechnungseingang. Oder man besorgt vorher eine Proformarechnung.

  • Buchung und Vorsteuerabzug sind zwei grundsätzlich verschiedene Dinge. Denn auch für die EÜR muss gebucht werden. Wenn der Geldeingang da ist, aber die Rechnung nicht, dann wäre an sich eine Buchung ohne Vorsteuer notwendig. Und danach bucht man mit Vorsteuer und die Stornierung der vorherigen Buchung. Macht in der Praxis praktisch niemand, aber soweit die Theorie. Ob eine Proforma-Rechung für den Vorsteuerabzug reicht kann ich nicht sagen.

  • Elektronische Kontoauszüge am besten bei der Bank lassen. Viele heben diese für 10 Jahre auf. Sollte passen. Wenn weniger, per Post für 1,00. monatlich, billiger als selber Drucken.


    Meine Meinung.

    Erstens heben die Banken nicht 10 Jahre lang auf - bei mir wird nach spätestens zwei Jahren gelöscht! Und drucken ist hier kontraproduktiv, denn die elektronischen Belege sind die Originale und müssen original (unveränderbar) aufbewahrt werden.

    Mit ecoDMS habe ich auch ganz gute Erfahrungen gemacht, auch wenn es nicht sehr flexibel ist und man erst einmal "ausprobieren" sollte, wie man das Ganze sinnvoll anlegt.

  • Also unsere beiden Banken heben alles 10 Jahre auf. Ich kann Kontoauszüge seit 2013 anschauen.

    Aber trotz dem habe ich mich im Sommer wegen der DSGVO, Tom, Gobd-Umstellung dazu entschlossen die Kontotauszüge per Post zu bekommen, auf Grund der Menge auf A4 beidseitig bedruckt.

    Das Portoentgelt von 2,20€ im Monat für einen Maxibrief wiegt das Drucken auf. Originalpapier der Bank, und Löcher zum Abheften sind Kostenfrei dabei.


    Unsere beiden Banken sind übrigens bei der VoBa-Gruppe. Ich habe eben nochmal nachgeschaut. Überall zu sehen bis zum Anfang der Kontobeziehung 2014, bei der Sparda-Gruppe bis 2009. Vielleicht sind die Onlinebanken nicht so weitreichend, aber gerade die Banken ohne Papierauszüge müssten die ja länger zur Verfügung stellen, da man sie ja nicht ziehen kann am GAA oder in der App betrachten. Und Hbci können die meist auch nicht. Also was sonst, wenn nicht drucken?


    So siehts bei mir aus. Am Anfang gabs die Auszüge noch unregelmäßig. Ab 2015 monatlich. Trotz das ich die Auszüge am Automaten damals gezogen habe, sind die Online verfügbar.


  • Erstens heben die Banken nicht 10 Jahre lang auf

    Auch Banken haben sich an das HGB und AO zu halten wie z.B. jeder Einzelhändler auch . In DACH gilt seit 2002 die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

    nachzulesen z.B. hier

    Steht da auch etwas davon, dass Ausdrucke/Ausfertigungen nach einer gewissen Zeit für den Kunden auch kostenlos sein müssen? Ich meine mich zu erinnern, dass dies ganz schön Geld kosten kann. Die Aufbewahrungsfristen gelten für die Banken aus Ihren eigenen Verpflichtungen als Unternehmer gegenüber Prüfungsbehörden. Nicht ohne Grund kann man mittels Software bei deren Neueinrichtung ja nur Umsätze für einen begrenzten Zeitraum abrufen. Für die Aufbewahrung und Einhaltung der Fristen ist jeder Unternehmer selber verantwortlich.

  • Steht da auch etwas davon, dass Ausdrucke/Ausfertigungen nach einer gewissen Zeit für den Kunden auch kostenlos sein müssen?

    Das war nicht Grund und Anlass für meine Antwort.

    Auch wurden von Babuschka evtl. Kosten überhaupt nicht erwähnt.

    Dass Banken nichts unentgeltlich machen, dürfte allgemein bekannt und auch legitim sein.

  • Steht da auch etwas davon, dass Ausdrucke/Ausfertigungen nach einer gewissen Zeit für den Kunden auch kostenlos sein müssen?

    Das war nicht Grund und Anlass für meine Antwort.

    Auch wurden von Babuschka evtl. Kosten überhaupt nicht erwähnt.

    Dass Banken nichts unentgeltlich machen, dürfte allgemein bekannt und auch legitim sein.

    Genau das meinte @babuschka aber doch mit Sicherheit, den problemlosen (kostenlosen) Zugang durch den Kunden. Die eigenen Aufbewahrungsfristen des Unternehmers Bank/Kreditinstitut dürfte @babuschka ja durchaus bekannt sein.

  • Buchung und Vorsteuerabzug sind zwei grundsätzlich verschiedene Dinge. Denn auch für die EÜR muss gebucht werden. Wenn der Geldeingang da ist, aber die Rechnung nicht, dann wäre an sich eine Buchung ohne Vorsteuer notwendig. Und danach bucht man mit Vorsteuer und die Stornierung der vorherigen Buchung. Macht in der Praxis praktisch niemand, aber soweit die Theorie. Ob eine Proforma-Rechung für den Vorsteuerabzug reicht kann ich nicht sagen.

    Nochmal kurz zurück : also wie geht ihr vor wenn Zahlung erfolgte und die Rechnung erst im nächsten Monat kommt? Wird es den Prüfer die Praxis oder Theorie interessieren?

  • Nochmal kurz zurück : also wie geht ihr vor wenn Zahlung erfolgte und die Rechnung erst im nächsten Monat kommt? Wird es den Prüfer die Praxis oder Theorie interessieren?

    Und was hat das mit der Ausgangsfrage zu tun? Mache hierfür einen eigenen Thread auf!

    Die besten Grüße aus dem tiefen Süden (wo es fast immer schön ist, auch bei Regen)
    nesciens



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