Extern erstellte Rechnungen in "Mein Büro" importieren

  • So? Ich drucke weiterhin jede Rechnung aus und archiviere fleißig meine Papierrechnungen.

    Damit gehörst Du trotzdem zu einer aussterbenden Spezies8), auch wenn die Umstellung Jahrzehnte länger braucht als man sich das Ende vergangenen Jahrhunderts gedacht hatte.

    Da ist der Steuerberater ganz vorn mit dabei. Aber wenn er den Kunden schon als "Erster" zur papierlosen Buchhaltung zwingt und so seine Preise optimiert, gibt er den Kostenvorteil hoffentlich an seine Kunden mit Preisnachlässen weiter?

    - Aber das sollten wir jetzt beenden, ist doch nur Off-Topic. Hat mir nur gerade Spaß gemacht Heiko66 als Dinosaurier zu outen. ^^ Nichts für ungut, is' nur Spaß! -

  • Ich habe inzwischen den Hinweis erhalten, dass es seit der Reformierung der GOBD nicht mehr erlaubt sei, Rechnungen mit Software, die sich nicht mehr updaten lässt, zu erstellen. Das heißt, wir müssten tatsächlich sowie auf z.B. MB umsteigen, um bei der nächsten Prüfung nicht aus allen Wolken zu fallen. ||


    Kann das jemand bestätigen?


    Heißt das im Umkehrschluss aber auch, dass die alte Rechnungssoftware trotzdem noch 10 Jahre auf unseren Rechnern bleiben muss, also zusätzlich zu "Mein Büro", um die alten Rechnungen bei einer Prüfung in der originalen Digital-Version vorweisen zu können?


    Wie ist das dann bei "Mein Büro", wenn ich irgendwann doch nicht mehr mit dem arbeiten und auf was anderes umsteigen möchte - wie komme ich dann auch nach Jahren noch an die Originale, wenn ich "Mein Büro" z.B. in 2020 nicht mehr verlängere? Danach bekomme ich ja auch hier keine Updates mehr... :wacko:

  • wenn ich "Mein Büro" z.B. in 2020 nicht mehr verlängere

    Dann mußt du die Software im letzten Zustand aufbewahren und kannst diese auch weiterhin öffnen, jedoch keine neuen Vorgänge anlegen.

    Zudem hast du in MB die Möglichkeit, das Rechnungsarchiv zu aktivieren und dann legt MB zu jeder Rechnung eine separate PDF-Datei an, allerdings auch zu jeder Bearbeitung der Rechnung, wenn diese einmal gedruckt wurde.

    Heißt das im Umkehrschluss aber auch, dass die alte Rechnungssoftware trotzdem noch 10 Jahre auf unseren Rechnern bleiben muss, also zusätzlich zu "Mein Büro", um die alten Rechnungen bei einer Prüfung in der originalen Digital-Version vorweisen zu können?

    Hmmm…. was wäre, wenn du die Rechnungen in Papierform aufbewahrst? Ansonsten muß die Software für die 10 Jahre eben lauffähig gehalten werden.

    LG Heiko



    Meine Oma hat's schon gewußt: "Wenn der Mensch verrückt wird, immer zuerst im Kopf."

  • Heißt das im Umkehrschluss aber auch, dass die alte Rechnungssoftware trotzdem noch 10 Jahre auf unseren Rechnern bleiben muss, also zusätzlich zu "Mein Büro", um die alten Rechnungen bei einer Prüfung in der originalen Digital-Version vorweisen zu können?

    Hmmm…. was wäre, wenn du die Rechnungen in Papierform aufbewahrst? Ansonsten muß die Software für die 10 Jahre eben lauffähig gehalten werden.

    Selbst wenn die Rechnung ausgedruckt vorliegt, muss ich doch die Digital-Version zusätzlich auch aufbewahren...

  • Wer zwingt dich denn, ein elektronisches Archiv zu führen? Ich bin dafür hier ja schon als Dinosaurier geoutet worden, aber als alter, weißer Mann ist mir ein Papierarchiv lieber. Wer weiß, ob ich 10 Jahre nach Geschäftsaufgabe noch einen PC besitzen will. Meine Buchungen sind zudem im Steuerbüro vorhanden und werden dort vorgehalten.

    LG Heiko



    Meine Oma hat's schon gewußt: "Wenn der Mensch verrückt wird, immer zuerst im Kopf."

  • Hallo Heiko66, Eingangrechnungen müssen im Original aufbewahrt werden. Digital in digital und Papier als Papier. Nun geht es hier aber um Ausgangsrechnungen, würde aber ebenso wie Handwerkerin vermuten, dass dort der gleiche Grundsatz gilt. Allerdings muss man sagen, dass das Gesetz tatsächlich nur eine Kopie der Ausgangsrechnung vorschreibt, weil das Original ja beim Kunden liegt. Jedenfalls müssen wir dafür sorgen, dass auch die Software WISO Mein Büro für den Prüfer noch 10 Jahre des jeweiligen Buchungsjahres für den Prüfer verfügbar ist.


    Vielleicht hat hier jemand im Forum sicheres Wissen auf die Frage von Handwerkerin, ob das ausschließlich zur Rechnungsstellung verwendete Programm 10 Jahre verfügbar sein muss (also die Daten darin)?

  • Dann verstehe ich die Vorgaben zu den GoBD des Bundesministerium für Finanzen bzgl. des Aufbewahrens von Belegen falsch? :/


    "Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. ... Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt."


    "Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig."



  • Ich habe inzwischen den Hinweis erhalten, dass es seit der Reformierung der GOBD nicht mehr erlaubt sei, Rechnungen mit Software, die sich nicht mehr updaten lässt, zu erstellen.

    Mit Update hat das selbst nichts zu tun. Aber die Daten müssen bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung so bereit gestellt, dass sie problemlos nach IDEA (der Prüfsoftware der Finanzverwaltung) importiert werden können.

    Heißt das im Umkehrschluss aber auch, dass die alte Rechnungssoftware trotzdem noch 10 Jahre auf unseren Rechnern bleiben muss, also zusätzlich zu "Mein Büro", um die alten Rechnungen bei einer Prüfung in der originalen Digital-Version vorweisen zu können?

    Genau! Die Software mußt du noch 10 Jahre lang zum Laufen kriegen.

  • Ich glaube, ich hole die alte Schreibmaschine wieder vom Dachboden herunter. Blaupapier finde ich für den Durchschlag sicher auch noch.

    Oder kaufe mir einen schnöden Formularblock mit handschriftlich ausfüllbaren Rechnungen.


    Mein Email-Postfach schaffe ich ab, damit ja niemand auf die Idee kommt, mir auch nur irgendein geschäftliches Schriftstück in digitaler Form zu senden!


    <X

  • Ich habe inzwischen den Hinweis erhalten, dass es seit der Reformierung der GOBD nicht mehr erlaubt sei, Rechnungen mit Software, die sich nicht mehr updaten lässt, zu erstellen.

    Mit Update hat das selbst nichts zu tun. Aber die Daten müssen bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung so bereit gestellt, dass sie problemlos nach IDEA (der Prüfsoftware der Finanzverwaltung) importiert werden können.

    Die Info kam von Buhl selbst, die haben mich da erst drauf gestoßen. Es hieß, dass nicht mehr gewartete Software kontraindiziert ist. (Und wenn keine Updates mehr laufen, gilt Software als nicht mehr gewartet.)

    Wenn ich mir anhand der Vergangenheit den technischen Stand der Soft- und Hardware in 8 Jahren vorstelle, bezweifle ich sowieso, dass noch irgendwas von dem läuft, was heute bei uns im Einsatz ist.

    Wahrscheinlich endet das darin, dass man den alten PC noch parallel zu stehen hat, der nur für eine eventuelle Prüfung vorgehalten wird. Alles andere aber wir dmit ganz anderen Medien erledigt.

  • Die Info kam von Buhl selbst, die haben mich da erst drauf gestoßen.

    Nunja, ich kenne viele Fansterbauer, die einem Kunden statt einer Reparatur ein neues Fenster verkaufen wollen. ;)



    die Daten müssen bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung so bereit gestellt, dass sie problemlos nach IDEA (der Prüfsoftware der Finanzverwaltung) importiert werden können.

    Und sowas kann ein Steuerbüro leisten. Die können dir die Daten auch auf einer CD / USB-Stick zur Archivierung geben und damit kann die Finanzverwaltung diese jederzeit einlesen. Eine Rechnungskopie kannst du entweder in Papierform, oder eben über das Mein Büro Rechnungsarchiv als PDF Datei ablegen, gleiches gilt für elektronisch empfangene Eingangsrechnungen.


    Wenn du aber auf einen Steuerberater verzichten willst, weil du alles selbst machen willst, na dann mußt du auch selbst sicherstellen, dass man eben selbst 10 Jahre nach Geschäftsaufgabe auf die Daten zugreifen kann - wie auch immer du das gewährleisten willst.

    LG Heiko



    Meine Oma hat's schon gewußt: "Wenn der Mensch verrückt wird, immer zuerst im Kopf."

  • Wenn ich das Steuerbüro bezahle, machen die natürlich alles! CDs, USB-Sticks, Serverarchivierung - zu saftigen Rechnungsbeträgen. Als Handwerker aber kann ich ja mal versuchen, meinen Kunden solche saftigen Kosten aufzudrücken - dann kriege ich keinen Auftrag mehr!

    Aus meiner Sicht sind solche (eigentlich Neben-) Kosten nicht tragbar. Wenn ich künftig mehr für den Steuerberater ausgebe, als ökonomisch und moralisch vertretbar ist, muss ich zusehen, wie wir allein hinkriegen, was eben geht. Aber ich drifte ab...


    Wenn ich mich recht entsinne, reicht einfaches .pdf leider nicht aus. Es muss .pdf-A sein, da normales .pdf änderbar ist.

    Und sämtliche Dateien, die ich aus MB heraus für meinen PC erzeuge, sind doch nur Excel-Dateien. Oder liege ich da falsch?


    In dem Zusammenhang stellt sich mir die Frage, ob ich überhaupt ohne Zutun des StBs die komplette Buchhaltung, wie ich das vorhabe, mit "Mein Büro plus" und den Zusatzmodulen zu erledigen und alles auch noch rechtskonform zu archivieren. Kann ich mir das abschminken?


    Nunja, ich kenne viele Fansterbauer, die einem Kunden statt einer Reparatur ein neues Fenster verkaufen wollen. ;)

    Schnauf... Ich wusste doch: Der Anschiss lauert überall! ;)

    Heißt also, nicht mehr geupdatete Software kann doch weiter eingesetzt werden, hauptsache sie läuft auch in 6,7, 8 Jahren noch?

  • ißt also, nicht mehr geupdatete Software kann doch weiter eingesetzt werden, hauptsache sie läuft auch in 6,7, 8 Jahren noch?

    Wenn sie weiterhin den gesetzlichen Anforderungen entspricht, warum nicht.


    Wenn ich das Steuerbüro bezahle, machen die natürlich alles! CDs, USB-Sticks, Serverarchivierung - zu saftigen Rechnungsbeträgen. Als Handwerker aber kann ich ja mal versuchen, meinen Kunden solche saftigen Kosten aufzudrücken - dann kriege ich keinen Auftrag mehr!


    Aus meiner Sicht sind solche (eigentlich Neben-) Kosten nicht tragbar. Wenn ich künftig mehr für den Steuerberater ausgebe, als ökonomisch und moralisch vertretbar ist...

    Aus meiner Sicht sind solche (eigentlich Neben-) Kosten nicht tragbar.

    Ich denke, diese Frage muß jeder für sich selbst entscheiden. Auch ich mache meine Buchhaltung mit MB selbst, inkl. der monatlichen UStVA, aber dann gehen die Daten zum Steuerbüro, weil die den Jahresabschluß machen und immer auch ein Auge darauf haben, ob ich alles richtig gemacht habe. Ein beliebter Fehler meinerseits: Bei Exportlieferungen in ein Drittland vergesse ich manchmal, den Grund für die Steuerbefreiung zu ändern, so dass die als steuerfreie innergem. Lieferung gebucht werden. Da bin ich dann froh, wenn mich der Stb darauf hinweist.

    Und ein Gedanke zum Schluß: wenn du die Kosten für den Jahresabschluß plus das Risiko etwas falsch gemacht zu haben inkl. dem dafür notwendigen Zeitaufwand zusammenrechnest und in der Zeit selber arbeiten und Geldverdienen würdest, dann ist unterm Strich das Steuerbüro auch nicht mehr so teuer und erhöht deinen eigenen Stundensatz nicht mal um 1 €. ;)

    LG Heiko



    Meine Oma hat's schon gewußt: "Wenn der Mensch verrückt wird, immer zuerst im Kopf."

  • Auch ich mache meine Buchhaltung mit MB selbst, inkl. der monatlichen UStVA, aber dann gehen die Daten zum Steuerbüro, weil die den Jahresabschluß machen und immer auch ein Auge darauf haben, ob ich alles richtig gemacht habe.


    So hatte ich es für ein paar Monate bzw. das erste Jahr auch vor - ich mache erstmal nur die Buchhaltung und UStVA und der StB kontrolliert sie. (Muss ich natürlich zusätzlich bezahlen.) bzgl. der Jahresabschlussarbeiten entscheide ich dann am Jahresende. - Wenn ich soweit alles hinkriege, möchte ich auch die machen, ebenfalls für den Anfang durch den StB überprüft.


    Variante II war, dass ich die Buchhaltung und die Abschlussarbeiten aus 2018 nochmal selbst erstelle und schaue, was der StB als Ergebnis hatte und wo ich lande. Die Differenzen dann rauszufinden, sehe ich allerdings als Problempunkt.


    Heiko66 schrieb:

    Und ein Gedanke zum Schluß: wenn du die Kosten für den Jahresabschluß plus das Risiko etwas falsch gemacht zu haben inkl. dem dafür notwendigen Zeitaufwand zusammenrechnest und in der Zeit selber arbeiten und Geldverdienen würdest, dann ist unterm Strich das Steuerbüro auch nicht mehr so teuer und erhöht deinen eigenen Stundensatz nicht mal um 1 €. ;)

    Nicht bei der Abrechnung des StB nach StBVV. - DEN Stundenverrechnungssatz kriege ich in 30 Jahren nicht rausgeholt...

    Und ich kann dem Kunden z.B. auch keine 20 € Pauschale pro Auftrag für Briefmarken und Telefonkosten in Rechnung stellen, oder Archivierungskosten für das Aufbewahren der Auftragsunterlagen oder sonst welche an den Haaren herbeigezogenen Einnahmequellen erschließen. Das können leider nur Berufe, die nach Gebühren-/Vergütungsverordnungen abrechnen dürfen... Wir arbeiten inzwischen 2 Monate des Jahres für den StB - das ist einfach nicht tragbar!


    Aber das ist auch nur am Rande ... Frustabbau ... und müßige Diskussion...

    Ich höre auch schon im Hintergrund den Aufschrei der Gegenfraktion. Deswegen lieber zurück zum eigentlichen Thema: "Software"