Rechnungsarchiv nach Update 2019

  • Na, dann eröffne ich einen neuen Thread zu dem Thema - so wie SAMM es möchte.

    An mir ist das Thema bislang vorbei gegangen. Da sieht man wieder, wie Forum lesen bildet. Wer die Diskussion von Anfang an verfolgen möchte, beginnt am besten hier: Fragen zum Jahresupdate 2019


    Jetzt meine Frage an Herrn Diehl, wieso kann man die Pfade für das Rechnungsarchiv und die Dokumente nicht mehr selbst in den Grundeinstellungen einstellen? Dass das Archiv verpflichtend wird, ist das Eine, aber deshalb muss doch die Benutzereinstellung des Pfades nicht automatisch mit verschwinden?


    Das Eigenartige bei mir ist, dass ich keinerlei neu erstellte Rechnung im Archiv finden kann. Weder, wenn ich (vereinfachend) in der Tabellenansicht über rechte Maustaste den Druckstatus ändere noch wenn ich eine PDF erstelle oder tatsächlich drucke - weder im Demomandanten noch in einem anderen Mandanten. Nun hatte ich einen abweichenden Programmpfad und ich hatte auch den Pfad des Rechnungsarchivs verlegt, bevor ich es abschaltete. Ich habe in beiden Pfaden geschaut, doch nichts Neues im Ordner Archiv zu finden. Wie kann man denn jetzt herausfinden, welcher Pfad für das Rechungsarchiv überhaupt eingestellt ist?

    Version ist 19.03.03.001


    In der Bedienanleitung ist übrigens noch der alte Stand dargestellt.

  • Hallo Dozent_WISO_MB,


    warum genau unsere Entwickler den Pfad fürs Archiv nicht mehr sicht- und wählbar gestellt haben, kann auch ich nicht beantworten. Natürlich kann man weiterhin über die Nutzung des Archivs wie auch dessen Pfad bestimmen, nämlich über die MB.ini, die im Datenverzeichnis liegt, also standardmäßig unter "C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro". Dort sind folgende Eintragungen seit der Version 19 voreingestellt:


    Archive=true

    Das heißt, dass jeder Ausdruck gespeichert wird. Ändert man den Wert auf "False", werden keine Rechnungsausdrucke mehr im Archiv als zusätzliche pdf-Kopie gespeichert.



    PathArchive=C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro\Archiv

    legt den Speicherort des Archivs fest. Da ich es selbst nicht ausprobiert habe, kann ich nicht sagen, wie sich das Programm verhält, wenn beim Wechsel von Version 18 auf 19 ein abweichender Archivpfad eingestellt gewesen war. Auch bin ich mir nicht für jeden Spezialfall sicher, welche Auswirkungen im Detail ein abweichender Pfad auf die Erstellung und Rücksicherung von Datensicherungen hat.


    Ebenfalls in der MB.ini lassen sich bestimmte Vorgaben machen zur Auflösung der exportierten pdf-Dateien. Die lässen sich allerdings auch aus dem Programm heraus unter "Datei > Einstellungen > Allgemein > PDF-Optionen > Auflösung, Farbtiefe und RTF-Verarbeitung" einstellen im Zusammenhang mit der PDF-Erstellung über TextraDevices.


    Und bevor nun jemand anfängt, die Archiveinstellungen der MB.ini abzuändern: Es gibt hier im Forum ja schon einige Diskussionen zum Thema "Rechnungsarchiv". Ich persönlich halte es weiterhin für sinnvoll. Und ganz generell gilt: Anpassungen in der MB.ini geschehen auf eigene Verantwortung. Wer hier nicht sicher ist, was er oder sie tut, riskiert beispielsweise, die Software nicht mehr starten zu können.


    Dozent_WISO_MB : In Ihrem Fall kann ich nur empfehlen, in der MB.ini nach dem Archiv-Pfad zu suchen und zu prüfen, ob Ihre pdf-Kopien dort zu finden sind.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

  • Hallo Herr Diehl,


    in der MB.ini steht Archive=true. Als Pfad steht der von mir zuletzt eingestellte Pfad drin. Ich habe jetzt mal den Versuch gemacht und in einem anderen Mandanten eine Rechnung erstellt und gedruckt. Im Archiv-Pfad wurde daraufhin ein neuer Ordner mit der Mandantennummer erstellt, aber trotzdem keine Rechnungs-PDF gespeichert. Der Ordner blieb leer. Tja, das wäre wohl ein Support-Fall.

  • Sorry, wenn das als doppelter Beitrag gelten sollte. Aber hier ist es laut SAMM besser platziert. Hoffentlich ist das O.K. :/:?:

    Hier nochmal direkt im richtigen Beitrag für das Rechnungsarchiv mein(e) Schreiben. Original: Beitrag 1 und Beitrag 2

    Hallo Herr Diel,


    bitte nochmal mit NACHDRUCK diesen Wunsch äußern, das Rechnungsarchiv UNBEDINGT (!!!) optional einstellen zu könen. Derzeit macht das Rechnungsarchiv ehrlich gesagt SO KEINEN Sinn. X(:!:

    Derzeit habe ich echt jede Rechnung, die ich mehrfach ausgebe (Druck auf Papier, PDF-Export, Versand via e-Mail etc.) im Archiv festgehalten. Warum?
    Die doppelt und deifach-Archivierung ist nervig. Ich bin ehrlich.. ich lösche sowas einfach weg, weil ich im Büro meine Rechnungen habe. Die Software sollte eine Logdatei schreiben, welche "Manipulationen" festhällt. Ein und die selbe Rechnung (OHNE Änderungen) x-mal archiviert ist für mich nicht geeignet, um Manipulationen aufzudecken. Zudem frisst mir das Archiv über die Zeit unsinnig Speicherplatz für meine Datensicherung.



    Hier mal nachfolgend ein Beispiel. Ich habe ein und die selbe Rechnung am 16.06. kurz hintereinander mehrfach mal ausgegeben. Dazu meine Frage(n):

    • Warum habe ich diese Rechnung drei mal im Archiv?

    • Welche der drei Rechnungen ist nun endgültig rechtlich bindend und muss wirklich archiviert werden?

    • Welche zwei der drei Rechnungen sind nicht rechtlich bindend und warum befinden diese sich diese zur allgemeinen Verwirrung im Archiv?

    • WARUM sind die zwei anderen Rechnungen nicht bindend, wenn ich doch aber effektiv rein gar nichts geändert habe?

    • Wie setzt sich der Zahlencode nach der Rechnungsnummer zusammen? Die Uhrzeit kanns nicht sein. Da liegen nur paar Sekunden zwischen der Erstellung.


    Das Archiv wird bei mir AUSSCHLIEßLICH von der Buchhaltung befüllt. Der Lehrling, der dem Kunden nur eine weitere Kopie der Rechnung senden will, weil dieser die Re verbummelt hat, soll darauf gar keinen Zugriff haben. Das führt auch zu Fehlermeldungen, weil der Lehrling KEINERLEI Berechtigungen für den Pfad auf meinem Server hat. Er darf nichts schreiben, ändern und auch nichts löschen. Für den Lehrling will ich keine Option haben, das er gezwungen wird auf einen Pfad zu archivieren, der für Ihn gar nicht zugänglich ist. Den Pfad aber ins "Nirvana" umstellen und das Verzeichnis händisch löschen will ich aber auch nicht. :(

    Dafür sind zu viele Clients im Netzwerk vorhanden.


    Weiterhin fiel mir auf, dass bei den Zahlungsbedingungen jetzt die Option vorhanden ist, bei Mahnungen die Rechnung "aus dem Rechnungsarchiv" gleich mit anzuhängen. Nunja.. gut gedacht, schlecht gemacht. Bei uns sind die Einstellungen für das Archiv so niedrig, dass die PDF-Datei wenig Platz einnimmt, aber auch dementsprechend nicht vorzeigbar ist. Eine Idee dazu.. die Rechnung bitte NICHT aus dem Archiv nehmen, zu dem eh nur die Buchhaltung bei uns Zugriff hat, sondern aus dem System von "Mein Büro" nehmen. Bitte, bitte, bitte! :thumbsup: DAS wäre ne ECHT SUPER TOLLE Sache!

  • Hallo Frank Ebert,


    im Thread Fragen zum Jahresupdate 2019 hatte ich ja schon einmal ein paar Dinge zum Thema "Rechnungsarchiv" geschrieben. Kritik an bestimmten Änderungen gebe ich natürlich weiter. Dass sich beim Rechnungsarchiv kurzfristig viel ändern wird, glaube ich persönlich allerdings nicht.


    Sie wünschen sich eine ausgefeiltere Variante des Archivs, das beispielsweise nur geänderte Ausdrucke speichert. Auch das wäre allerdings nicht abschließend fälschungssicher. Im Übrigen kann es Fälle geben, in denen die Dokumentation eines erneuten Ausdrucks einer Rechnung auch ohne vorherige Änderungen sinnvoll sein kann, wenn man beispielsweise über den in der Rechnung angegebenen Sachbearbeiter nachvollziehen will, wer dem Kunden eine Rechnung ausgedruckt hat.


    Ich denke, die Funktion des Rechnungsarchivs mag vielleicht nicht vollkommen sein. Eine perfekte Lösung allerdings (Prüfung bei jedem Druck auf Änderungen, Speicherung lediglich eines Änderungsprotokolls, fälschungssichere Ablage des Protokolls etc.) wäre sehr aufwändig zu programmieren. Auch mit dem derzeitigen Stand der Software lassen sich wichtige Protokollierungsfunktionen abdecken.


    Bitte nicht missverstehen: Ich gebe Ihre Anregungen gerne weiter! Ich greife mit meiner Argumentation sozusagen nur der Begründung unserer Entwickler vor, warum der Bereich des Rechnungsarchivs kurzfristig tendenziell eher nicht überarbeitet wird. Trotzdem sammeln wir natürlich alle Anregungen, um im Fall einer künftigen Überarbeitung der Archivierungsfunktion darauf zurückgreifen zu können.


    In meinem Post #2 habe ich ja erläutert, wie man die zusätzliche pdf-Archivierung auf Wunsch auch ausschalten kann. Und wie Sie selbst schon schreiben, besteht auch die Möglichkeit , einzelne pdf-Kopien zu löschen. Daher abschließend noch kurz die Erläuterung des Tags hinter der Rechnungsnummer, also wie sich der Name der pdf-Datei zusammensetzt:


    Als Dateiname wird die Rechnungsnummer verwendet. Gibt es zu einer Rechnung nun einen weiteren Ausdruck, wird die Rechnungsnummer ergänzt um den genauen Zeitpunkt des Ausdrucks mit Jahr (vierstellig), Monat, Tag (je zweistellig) und Uhrzeit (vierstellig). Um es an Ihrem Screenshot zu erläutern: Die Datei "2019061403 201906160922" beinhaltet eine Kopie der Rechnung mit der Nummer 2019061403 vom 16.06.2019 um 09:22 Uhr. Die Datei darunter mit der Endung "...0948" wurde am selben Tag um 09:48 Uhr erstellt.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel