Unterlagen für die Steuererklärung

Für Ausgaben in deiner Steuererklärung musst du in aller Regel die Art und Höhe der Kosten belegen können – zum Beispiel mit Rechnungen, Quittungen, Verträgen oder Kontoauszügen. Du musst die Belege allerdings nur dann einreichen, wenn dich das Finanzamt dazu auffordert. Beim Einreichen der Steuererklärung brauchst du die Unterlagen daher zunächst nicht mitzuschicken.
 
Wann fragt das Finanzamt nach? Hier gibt es eine Faustregel: Je bedeutender ein Sachverhalt ist, desto wahrscheinlicher musst du Nachweise vorlegen. Als bedeutend gilt ein Sachverhalt in der Regel, wenn er
 

• neu, erstmalig oder einmalig ist (zum Beispiel: Arbeitszimmer; Behindertenpauschbetrag, wenn eine Behinderung eintritt)
• mit relativ hohen Kosten verbunden ist
• einen außergewöhnlichen (Geschäfts-)Vorfall darstellt
• sich gegenüber dem Vorjahr erheblich ändert
• eine spürbare steuerliche Nachwirkung nach sich zieht

 
Die Aufforderung, Nachweise vorzulegen, erhältst du per Brief. Damit bist du dazu verpflichtet, die geforderten Belege einzureichen. Versäumst du das, streicht das Finanzamt einfach die entsprechenden Ausgaben und dein Steuervorteil geht somit verloren.
 
Damit das nicht passiert, solltest du die Frist im Brief im Auge behalten. In der Regel hast du dafür 14 bis 30 Tage Zeit. Deine Nachweise kannst du per Post nachreichen. Schneller geht es digital, zum Beispiel mit WISO Steuer.

Belegvorlagepflicht vs. Belegvorhaltepflicht

Auch die Finanzämter haben keine Lust auf den Papierkram: Seit 2017 gibt es die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Konkret bedeutet das: Du reichst keine Belege mit der Steuererklärung ein. Erst wenn das Finanzamt ausdrücklich danach fragt, musst du sie vorlegen.
 
Gibst du alles gesammelt mit deiner Erklärung beim Finanzamt ab (zum Beispiel per Post), kann es sein, dass das Finanzamt diese Belege zunächst ungeprüft zurücksendet und später wieder anfordert – unnötige Arbeit für beide Seiten.
 
In einigen Ausnahmefällen ist es aber sinnvoll, die Belege gleich mit der Erklärung einzureichen. Zum Beispiel, wenn du erstmals einen Behindertenpauschbetrag beantragst. Mit WISO Steuer weißt du es besser: Das Programm gibt dazu an passender Stelle Hinweise, ob es sinnvoll ist, den Nachweis gleich mitzuschicken.
 
Bis 2017 galt übrigens die sogenannte Belegvorlagepflicht: Das Finanzamt hatte erwartet, dass Nachweise beispielsweise für Werbungskosten, Spendenquittungen oder Handwerkerrechnungen zusammen mit der Steuererklärung eingereicht werden.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Du solltest deine Belege nicht zu vorschnell in den Papierkorb werfen. Das Finanzamt kann auch nach Jahren noch nachfragen. Daher solltest du alle wichtigen Nachweise zumindest so lange aufbewahren, bis dein Steuerbescheid ankommt.
 
Ist der Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk oder unter Vorbehalt versehen worden, solltest du die Belege unbedingt weiterhin archivieren.
 
Gleiches gilt, wenn du Einspruch gegen den Bescheid einlegen willst. Daher empfehlen wir dir, die Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens 4 Jahre lang aufzuheben. Dann hast du alles griffbereit, wenn du Kosten nachweisen musst. Für Selbstständige und Gewerbetreibende gelten andere Regeln: Sie sind an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gebunden. Zwischen 6 und 10 Jahren müssen sie geschäftliche Aufzeichnungen und Rechnungen aufheben.
 
Einige Belege sind aber nicht nur für die Steuer wichtig, zum Beispiel Garantien, Mietverträge oder Meldungen zur Sozialversicherung. Diese solltest du daher ebenfalls aufbewahren.
 

Beleg verloren: Eigenbeleg als Notfallersatz

Was kannst du tun, wenn du die Rechnung verlegt oder weggeworfen hast? Oder wenn du erst gar keine bekommen hast? Auch in diesem Fall kannst du versuchen, das Geld vom Finanzamt zurückholen – mit einem Eigenbeleg.
 
Wichtig: Du hast keinen rechtlichen Anspruch darauf, dass das Finanzamt den Eigenbeleg und die damit verbundenen Ausgaben in der Steuererklärung anerkennt.
 
Du schreibst auf diesem Eigenbeleg alle Angaben, die du sonst von Rechnungen und ähnlichen Dokumenten kennst:
 

• Zahlungsempfänger
• Zahlungsdatum
• Betrag
• Beschreibung der Ausgaben
• Datum und eigene Unterschrift

 
Zusätzlich beschreibst du kurz, warum du den Eigenbeleg erstellt hast. Je genauer du bist, desto besser stehen die Chancen, dass dir die Ausgaben anerkannt werden. Am besten ist es, wenn du die Ausgaben zusätzlich mit einem Bankauszug beweisen kannst.
 
Du musst einen fehlenden Beleg ersetzen? Lade dir unsere Vorlage herunter und erstelle einen Eigenbeleg: