Rücklagenvorauszahlungen und Hausgeldvorauszahlungen richtig buchen

  • Hallo,



    ich benutze Hausverwalter 2017 und bin als Verwalter unserer WEG noch
    ganz am Anfang und würde gerne wissen wie ich die ganzen
    Vorrauszahlungen richtig verbuche.



    So habe ich es gemacht:



    Ich habe 2 Konten angelegt.
    Hausgeldkonto
    Rücklagenkonto (Instandhaltungsrücklagen)



    Die Eigentümer überweisen immer die Hausgeldvorauszahlungen und die Rücklagen in einem Betrag. (z.B 300€)
    Davon sind 200€ Hausgeldvorauszahlung und der Rest Rücklagenvorauszahlungen.



    Ich buche dann die 200€ als Einnahme auf das Hausgeldkonto (Buchungskonto: 8800)


    Die 100€ buche ich auch als einnahme auf das Rücklagenkonto (Buchungskonto:8820)


    Ist das soweit richtig????


    Dann ist es noch so, dass die Eigentümer das gesamte Geld in einem Betrag auf das Nebenkostenkonto überweisen.
    Wenn ich jetzt in der Software das so wie oben beschrieben verbuche, muss ich da nicht noch eine zusätzliche Buchung machen, da ich ja als Beispiel ein geldeingang von 300€ habe, davon buche ich die hausgeldvorauszahlugen aufs Hausgeldkonto...dann buche ich 100€ direkt aufs Rücklagenkonto. Würde ja bedeuten, das ich 100€ zuviel auf dem Hausgeldkonto habe oder???



    Dann habe ich unter den Stammdaten --> Eigentümer-->
    die Hausgeldvorauszahlungen festgelegt ---> z.B. 200€
    und da drunter als Rücklage die 100€




    Wie kann ich sehen wie viel ein eigentümer zu zahlen hat und nch zu zahlen ist???



    Müsste ja dann ungefähr so aussehen
    als Beispiel:
    Hausgeld zu zahlen = 2400€
    Hausgeld bezahlt = 1900€



    und bei den Rücklagen dasselbe
    Rücklagen zu zahlen = 1200€
    Rücklagen gezahlt: 100€



    kann mir da jemand helfen???





    Danke



    Christoph

  • Hallo Christoph,


    ich bin als WEG-Hausverwalter auch neu auf diesem Gebiet.


    Was ich aber schon herausfinden konnte, ist, dass du sogenannte "Offene Posten" und dem Register Assistent erzeugen kannst. Voraussetzung hierfür ist, dass Du die entsprechenden Daten unter dem jeweiligen Eigentümer als zu zahlende Vorausleistung angeleget hast. Dies hast Du aber bereits schon gemacht.


    Sobald du die offenen Posten erzeugt hast, werden dir automatisch die Forderungen gegenüber den Miteigentümern angezeigt.


    Sobald der Zahlungseingang auf dem Kontoauszug zu sehen ist, muss Du nicht automatisch jede Buchung einzeln und manuell erfassen, sondern kannst diese in der Rubrik -Einnahmen-Ausgaben, Offene Posten- den jeweiligen offenen Posten automatisch verbuchen, sodass eine manuelle Aufteilung auf die einzelnen Konten nicht vorgenommen werden muss.


    Was deine Frage zu den Rücklagen kann ich dir nur folgenden Tipp geben:


    Gedanklich hast du zuviel Geld auf deine Hausgeldkonto, es wird aber auf dem Rücklagenvorauszahlungskonto 8820 verbucht, sodass du über die "Wirtschaftliche Auswertung" jederzeit die Möglichkeit hast Dir die Rücklagenzahlungen anzuschauen kannst. Auch anderen Auswertungen kann man sich da anschauen.


    Je nachdem was von den Miteigentümern gewünscht wird, kannst Du eine Überweisung auf das Rücklagenkonto veranlassen und über den Assistenten hast Du wieder die Möglichkeit die Rücklagen zu erfassen bzw. kannst die Buchung "Zuführung zur Rücklage" über den Assistenten anstoßen.


    Ein letzter TIPP:


    Solltest Du zu unsicher bei dem Verbuchen von Geschäftvorfällen im "Echtbetrieb" sein, so schlage ich Dir vor, die Daten in den Musterfall zu übertragen und dort herumzuexperimentieren. Mir war es dort eine große Hilfe. So kann man sich erstmal anschauen, wie was passiert und verbucht wird, bevor man die Buchungen im "Echtbetrieb" durchführt.


    Viele Grüße
    Raphael :)

  • Hi kerki,


    danke für deinen Tipp werde ich jetzt am wochenende mal ausprobieren....


    Habe den Eigentümern jetzt auch geschrieben, das sie das geld splitten sollen und das Hausgeld auf Girokonto und die Rücklagen direkt auf Rücklagenkonto überweisen sollen, dann habe ich es denke ich leichter.


    Wie ich das alles für letztes abrechnungsjahr jetzt verbuche werde ich wie gesagt am Wochenende am schauen...


    Bei einem Eigentümer zeigt er mir immer an, das der Gültigkeitszeitraum für Vorauszahungen überschritten ist. oder dieser ausserhalb der Vertragsdaten liegt wobei ich kein ende der laufzeit angegeben habe


    Habe aber schon alles nachgeschaut weit du vieleicht woran das liegen kann???




    @Cowgirl
    danke für die PDF....

  • Christoph34 schrieb:

    Habe den Eigentümern jetzt auch geschrieben, das sie das geld splitten sollen und das Hausgeld auf Girokonto und die Rücklagen direkt auf Rücklagenkonto überweisen sollen, dann habe ich es denke ich leichter.

    Die andere Variante ist eigentlich die leichtere (finde ich): Die Vorauszahlungen pauschal mit OP erzeugen und OP verbuchen aufs Hauskonto, dann einmal im Jahr die Komplettsumme aller Eigentümer umbuchen über "Assistenten -> Rücklagen erfassen" mit buchungsart "Zuführung (Umbuchung vom Hauskonto)". Bei der direkten Zahlung aufs RL-Konto muss man nämlich für jeden Eigentümer und Monat einmal den Assistenten RL erfassen durchlaufen.


    Christoph34 schrieb:

    Bei einem Eigentümer zeigt er mir immer an, das der Gültigkeitszeitraum für Vorauszahungen überschritten ist. oder dieser ausserhalb der Vertragsdaten liegt wobei ich kein ende der laufzeit angegeben habe

    Steht bei dem Eigentümer in den Stammdaten vielleicht eine monatliche Vorauszahlungsweise und der "Gültigkeitszeitraum" der Buchung ist das Jahr (oder umgekehrt)?

  • Hallo,


    Ich ziehe monatlich das Hausgeld komplett per Lastschrift ein. Die Buchung wird gesplittet nach RL-Vorauszahlung, "kalten" und "warmen" Betriebskosten. Immer, wenn ich monatlich per Dauerauftrag auf das IHR-Konto überweise, buche ich diesen Betrag per RL-Assistenten als Umbuchung vom Hauskonto in die IHR. Am Anfang haben wir das auch mal erst nach 6 Monaten gemacht, damit auf dem Girokonto keine Liquidität fehlt. Jetzt nach 4 Jahren sind die Vorauszahlungen an Stadtwerke und AVR stabil, und da die Abrechnung erst im März des Folgejahres kommt, reicht die Liquidität auf dem Konto, um auch monatlich in die IHR zu buchen.
    Da Buchungsgebühren anfallen und WISO ja bei gleichbleibenden Beträgen dann immer automatisch splittet, bin ich ein Freund von Sammelbuchungen, und würde die Eigentümer auch nicht ermutigen, separat auf das IHR-Konto zu überweisen. Offene Posten benötige ich nicht. Das Lastschriftverfahren ist wirklich praktisch, sonst hat man viel mehr Kontobewegungen, und offene Posten muss man ja auch erzeugen. Würde ich den Eigentümern jenfalls ans Herz legen, das ist für alle seiten bequem und für den Schuldner vor allem sehr sicher! Wenn's nicht geht, dann hat man mit offenen Posten / Sollstellungen natürlich den Überblick, wer wann wieviel gezahlt hat.

  • so ich habe das letzte jahr jetzt mal gebucht und zu mindestens passen meine Kontostände der Software mit den auf den Kontoauszügen überein....


    Werde jetzt nach und nach mal die Software mit den Daten füttern die ich dann noch bekomme
    (Warmwasser- u. Heizkostenabrechnung vom Externenanbieter und Kaltwasser von der Stadt)


    Gibt es einen Abrechnungsassistenten der einen durchführt und sagt welche daten er stück für stück benötigt?



    Das nächste was ich tun muss ist wohl einen EWP (Einzelwirtschaftsplan pro Eigentümer zu erstellen weil das Programm daraus glub die Rücklagenzahlungen auch ermittelt, weil das Proramm sons die Rücklagen wieder an die Eigentümer auszahlen willl.


    Hat jemeand erfahrung mit erstellung von Wirtschaftsplänen???
    Ich weiß als Verwalter ist man verpflichtet diese jährlich zu erstellen, aber ich bin ja noch am anfang und es ist echt schwer für einen der sowas noch nie gemacht hat die ganzen Daten einzutippen bzw. die richtigen Daten an der richtigen stelle einzugeben...


    Also wer mir dahelfen will und kann ich herzlich willkommen...


    Mir it halt wichtig jetzt alle daten richtig und exakt einzugeben damit ich auf der Grundlage weiter machen kann....


    Also ihr hört einen großen Hilfeschrei ::)

  • Zuerst mache ich immer die Abrechnung, weil da noch Fehler (z.B. fehlende Zählerstände etc.) auffallen. Den Wirtschaftsplan zu erstellen, ist dann leicht, wenn Du im Vorjahr schon ausreichend Buchungen hast, das Gebäude also nicht gerade erst fertiggestellt wurde. (Wenn man aber ein richtig gutes Gefühl für die real zu erwartenden Kosten bekommen will, muss man dabei auch berücksichtigen, wie sich die Gesamtkosten auf Kalenderjahre unterschiedlich verteilen können (s.u.)!)


    Machst Du auch die Heizkostenabrechnung? Dann brauchst Du zum jeweiligen Abrechnungszeitraum ein paar Angaben, die Du aber auch aus dem Vorjahr übernehmen kannst. Ob die Angaben funktionieren, kannst Du testen, indem Du die Heizkostenabrechnung separat testweise erzeugst. Für die Rücklagen muss ebenso hinterlegt werden, wie hoch der gesamte Sollbetrag ist. Dieser Betrag wird dann abgerechnet. Steht dort Null, wird natürlich zurückgezahlt, was Du auf Umlagevorauszahlung für Rücklage gebucht hast, so einfach ist das mit der Software ;-)


    Im Wirtschaftsplan kann man die Zahlen vom Vorjahr übernehmen bzw. anpassen. Hier geht man einfach mal durch alle Kostenarten durch, das mögen vielleicht 20-30 Werte sein. Man trägt den Gesamtwert ein, und auf Grund der bei den jeweiligen Umlagekonten hinterlegten Verteilschlüssel können die Werte auf die Eigentümer heruntergebrochen werden, um die Einzelwirtschaftspläne zu erstellen. Einzig bei den Heizkosten musst Du den geschätzten Gesamtbetrag selber aufteilen. Hier nehme ich noch ein separates Excel, weil m.E. WISO einen hier nicht ganz optimal unterstützt. Vermutlich machen die meisten die Heizkostenabrechnung eh nicht selber, aber ob das auch für kleine WEG's gilt, weiß ich nicht.


    Vorsicht: bei der Abrechnung den Eigentümern gegenüber (in WISO "Hausgeldabrechnung" genannt) können sich Kosten zwischen Kalenderjahren verschieben, weil nach dem Abflussprinzip abgerechnet wird, "kalte" Betriebskosten also - egal, ob es sich um Endabrechnungen oder Zahlung von Abschlägen handelt - dem Kalenderjehr zugeordnet werden, in dem das Geld gezahlt worden ist. Daher "nützt" auch ein eingegebener Gültigkeitszeitraum nichts, um die Buchung einem anderen Jahr zuzuordnen. Das ist im Einklang mit der derzeitigen Rechtssprechung, nach der eine Gesamt-Hausgeldabrechnung nach dem Abflussprinzip zu erstellen ist. Ich schreibe das, weil es immer wieder Anwender verwirrt, obwohl WISO Hausverwalter hier alles richtig macht. Da lt. HKV die Heizkosten nach einem bestimmten Schema abzurechnen ist, gilt hier das Abflussprinzip in den Einzelanrechnungen ausnahmsweise nicht. Daher wird in der Gesamtabrechnung die Differenz zwischen den Zahlungen nach dem Abfluss- und dem Leistungsprinzip in Summe ausgegeben.

  • danke für das Ausführliche schreiben....
    Ich mache jetzt alles step bei step....


    also ich habe auch jeden Fall alle Buchungen richtig gemacht auch das mit den Rücklagen denke ich....


    Heute werde ich die Kaltwasserstände eintragen dann ist das auch schon mal erledigt....


    wo trage ich den nochmal genau den Sollbetrag der Rücklagen ein??? und muss ich den gesamt betrag nehmen oder den schon runterbrechen auch die einzelnen Eigentümer?


    Habe jetzt letzte Woche die Wasserabrechnung von der Stadt bekommen...


    Da steht ja der Anfangswert und dann der Endwert und der daraus resultierende Verbrauch....
    In dem Fall haben wir noch eine Nachzahlung zu machen.....
    Aber wo trage ich den bestand ein und Vom Wasser muss ich da einen Hauptwasserzähler anlegen wo alle anderen untergeordnet sind und wie verrechne ich dann die Nachzahlung?


    Ich weiß ich stelle mich vielleicht bissel blöd an....sorry schon mal



    Die heizkostenabrechnung macht ein Externes unternehmen.... aber bist die soweit sind dauert es noch ein bissel. bis dahin möchte ich alles andere vorbereitet haben weil wie ich das eingebe da werden bestimmt noch genug fragen auftauchen



    Grüße


    Christoph

  • Ja genau! Was Dir gefehlt hat, steht ganz hinten auf Seite 10, die Angaben zu den Rücklagen. Das ist das, was den Eigentümern tatsächlich abgerechnet wird. Parallel dazu muss der Betrag dann natürlich auch über das Jahr hinweg in die Rücklage gebucht werden. Das sollte dann in der Regel und in Summe der gleiche Betrag sein, es kommen allenfalls noch Zinsen hinzu. Auch diese solltest Du ebenfalls direkt mit dem RL-Assi buchen, und zwar akribisch mit Quellensteuer (Kapitalertragssteuer + Sol.Z). Wenn man das macht, bekommen die Eigentümer auch einen Beleg über die gezahlten Steuern, ggf. relevant für's Finanzamt. Aber in Niedrigzinszeiten kommt da wenig zusammen...

  • Moin Wie bucht ihr es wenn ihr einen Sammelauftrag von Allen Wohnungen habt.


    Also bei einen bekannten den ich helfe die Software zu installieren ist es so das er summe x jeden Monat bekommt das ist ein Abbuchungsauftrag der alle Parteien beinhaltet.


    Jetzt ist die Frage wie verbuche ich das richtig ?

  • Hallo Asmir,


    Naja, Du musst den Betrag einmal komplett manuell splitten, d.h. angenommen, Du hast eine Sammellastschrift über 3000 Euro, dann musst Du sie auf die 8 Wohneinheiten aufteilen als Split-Buchung. Darin werden dann die 8000'er-Konten für die einzelnen Wohneinheiten bebucht, natürlich mindestens die Vorauszahlung in die IHR und Betriebskosten separat, ggf. auch noch Heizkosten getrennt (braucht man nicht immer, wir machen das nur aus Transparenzgründen).

    Wenn diese Buchung einmal existiert, wird das Programm den Betrag beim nächsten Mal den Bankbetrag automatisch aufsplitten, weil es eine Vorlage findet mit genau dem richtigen Betrag. Ich weiß nicht, welche Merkmale noch verglichen werden, aber bei mir erscheint das dann immer als Vorlage. Sogar Gültigkeitszeiträume (z.B. Monate) werden richtig angepasst. Ganz blöd ist das Programm also nicht.


    War das Deine Frage?