Welche Konten? Verbuchung von Versorgungskosten (Erdgas, Wasser Allgemeinstrom)

Aus meiner Sicht sind Deine Gedanken richtig: Die Konten nutzen wir auch, bis auf den Unterschied, dass wir Nahwärme nutzen, was aber ähnlich zum Gas sein dürfte.

Ich würde die Abschläge - wie Du schreibst - splitten, denn sie fallen ja in verschiedene Kategorien. Wobei ich das jetzt schreibe als Verwalter einer WEG mit Hausgeldabrechnung. Da Du ja nur gegenüber Mietern abrechnest, sind doch diese ganzen Abschläge erstmal nicht so wichtig. Vermutlich würde es in Deinem Fall auch reichen, ein einfaches Geldkonto zu bebuchen, das Du bei der Buchung der Endabrechnung des Versorgers wieder auflöst. Denn bei Dir wird ja komplett nach Leistungsprinzip abgerechnet. Gegenüber Mietern rechnest Du ja nur den Betrag der Jahresabrechnung ab, wobei Abschläge dann für die Mieter ja keine Rolle spielen.

Daher hast Du also 2 Optionen: Entweder Du buchst die Abschläge gesplittet, dann musst Du sie am Ende auch als Ausgaberückerstattung (Vorsicht: Keine Einnahme!) gegenbuchen . Das geht mittlerweile auch in einer Splittbuchung, also Ausgaben und Ausgaberückerstattungen zusammen, was ja gerade für diesen Fall gedacht ist.

Alternativ buchst Du die Abschläge als Ausgabe auf ein Zwischenkonto (z.B. "Abschläge Versorger"), müsstest Du Die aber als Geldkonto (gleiche Kategorie wie "Kasse") selber anlegen. Vermutlich wäre für Deinen Fall der zweite Weg insgesamt einfacher und reicht komplett aus. Wichtig ist nur, dass mit der Endabrechnung die richtigen Umlagekonten mit dem Gesamtbetrag bebucht sind. Das geht nach Adam Riese natürlich nur, wenn Du den erstatteten oder nachgezahlten Betrag wieder splittest und das von Dir angelegte Geldkonto entlastest. Ggf. musst Du dafür zwei separate Buchungen anlegen. Einfach mal ausprobieren. Entscheidend ist, was am Ende abgerechnet wird.
Wenn Du jederzeit Überblick über Deine Kosten nach Kategorie haben willst, ist der erste Weg sicher besser!

Zitat von Carlotta

2. Wie berücksichtige ich eine etwaige Rückzahlung von Abschlägen?

Wie mein Vorredner schon angedeutet, machst du dir das Leben schwer. Was du auf dem Mietzinskonto buchst ist für eine Nebenkostenabrechnung nicht erforderlich.

In der Regel werden - da keine WEG vorliegt - die Jahreskosten wie Grundsteuer und auch alle anderen Kosten mittels Bescheid bzw. Rechnung dir zur Abrechnung geschickt.

Wenn du angenommen für 2019 alle "Lieferantenrechnungen" in 2020 bekommen hast, die jeweiligen Beträge dann einmalig in das jeweiligen Konto buchst, wird im Anschluss abgerechnet.

Da auch die Miete und Nebenkostenzahlungen laut Mietvertrag dann evtl. über den Assistenten als Einnahmen gebucht werden, erhältst du im Anschluss eine Nebenkostenabrechnung für jeden Mieter.

Hat dieser zuviel oder zu wenig bezahlt, muss er entweder eine einmalige Nachzahlung "außer der Reihe" machen, oder du musst diesem ein Guthaben auf dessen Konto überweisen.

So sieht es primär bei einer Mieterverwaltung aus. Da ich das auch mache, sehe ich es so als ok an, denn alles andere ist mit Vorsicht zu sehen, die vielen Buchungen sind bei der Mieterverwaltung überflüssig.

Zitat von Carlotta

2. Wie berücksichtige ich eine etwaige Rückzahlung von Abschlägen?

Gesetzt den Fall am Ende des Jahres erhalte ich eine Rückzahlung vom Versorger, da meine Abschläge die tatsächlichen Kosten übersteigen. Muss ich dann auf die gleichen Konten wie unter der ersten Frage eine Einnahme buchen?

Das geht genau wie schon von Dir vermutet.

Du buchst die Gutschrift einfach auf das jeweilige Konto (z.B. auf 4080 für eine Stromgutschrift).

Was Du dabei aber beachten musst ist, dass Du in der Buchungseingabemaske bei "Art der Buchung" -> "Ausgaberückzahlung (Gutschrift)" auswählst und schon verrechnet der Hausverwalter das als eine Gutschrift auf das Konto.

Es gibt ja Menschen, denen macht es Spaß, die abgebuchten Beträge vom Konto zu buchen :=), damit sie sehen, was passiert. Würde ich immer so machen, weil sich im Laufe des Jahres Abschläge auch mal ändern können (für dich selbst also gut nachvollziehbar).

Buche den Abschlag als eine gesplittete Buchung ein, auf den Konten, wie du es vorschlägst, und mache eine Vorlage daraus. Dann kannst Du jedesmal, wenn der Betrag abgebucht wird, das Datum eintragen und über die Vorlage ist die Buchung in Sekunden "erledigt".

Wie die anderen richtigerweise gesagt haben, wenn die Jahresabrechnung des Versorgers kommt, einfach eine Ausgabenrückzahlung (Gutschrift) buchen oder eben eine Ausgabe, falls Nachzahlung. Auch das kann man in einer Buchung abbilden.

Hallo liebe Forumsmitglieder,

ich nutze den Hausverwalter noch nicht lange und habe meine erste Jahresabrechnung des Versorgers bekommen, die ich korrekt buchen möchte.

Diesen Beitrag habe ich mir durchgelesen und habe versucht, nach euren Tipps die Beträge zu verbuchen. Leider klappt dies nicht so wirklich.

Folgender Sachverhalt:

In der Abrechnung über die Stadtwerke werden Allgemeinstrom und Kaltwasser abgerechnet. Nach Abzug der Vorauszahlungen gibt es für die Position Allgemeinstrom ein Guthaben und für Kaltwasser eine Nachzahlung. Insgesamt gab es eine Nachzahlung laut Abrechnung.

Möchte ich nun die Abrechnung aufsplitten, schaffe ich es nicht, den abgebuchten Betrag korrekt in einen positiven Betrag für Allgemeinstrom und dann einen negativen Betrag für Kaltwasser aufzuteilen.

Wie muss ich hier vorgehen?

Ich danke euch bereits vorab für eure Unterstützung.

VG ThoDuKa

Zitat von ThoDuKa

Möchte ich nun die Abrechnung aufsplitten, schaffe ich es nicht, den abgebuchten Betrag korrekt in einen positiven Betrag für Allgemeinstrom und dann einen negativen Betrag für Kaltwasser aufzuteilen.

Ich gehe davon aus, dass du keine WEG machst.

Du hast monatliche Vorauszahlungen bei dem Versorger und buchst diese Kosten regelmäßig ein. Dann kommt für Wasser die Endabrechnung, dann buchst du diese noch zu zahlenden Kosten in Konto 4150 mit dem Zusatz Nachzahlung, fertig.

Dann Allgemeinstrom, da nur die Frage, was damit gemeint ist. Hast du für das Treppenhaus, Außen- und Kellerbeleuchtung einen separaten Stromzähler? Wird da evtl. auch der Betriebsstrom der Heizung bedient?

Wenn du da eine Gutschrift hast, dann diese als Einnahme bzw. Rückzahlung einbuchen und damit hast du alles verbucht.

Hallo ThoDuKa,

Beispiel:

87 € Forderung der Stadtwerke, gemischt aus dem Guthaben Allgemeinstrom und dem Restbetrag Kaltwasser

Ausgabe 87 €, als Splittbuchung:

Allgemeinstrom, Art der Buchung "Ausgaberückzahlung": 48 € (auf das Konto, auf das Du den Allgemeinstrom buchst)

Kaltwasser, Art der Buchung "Ausgabe": 135 € (auf das Konto, auf das Du das Kaltwasser buchst)

VG

Vielen Dank.

Das habe ich nun auch verstanden und konnte es umsetzen.

Ich danke euch