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18.04.2024

Umsatzsteuervoranmeldung: So einfach geht’s

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Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagements eines jeden Unternehmens, das umsatzsteuerpflichtig ist. Dieser Vorgang, der oft als zeitaufwendig und komplex empfunden wird, kann jedoch durch den Einsatz moderner Buchhaltungssoftware erheblich erleichtert werden.

 

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist eine regelmäßige Meldung, die Unternehmen beim Finanzamt einreichen müssen. Sie dient dazu, die im Voranmeldungszeitraum (meist monatlich oder quartalsweise) angefallene Umsatzsteuer, die von Kunden eingenommen wurde, sowie den Vorsteuerabzug, der auf betriebliche Einkäufe entfällt, zu deklarieren. Das Ziel ist die Ermittlung der zu zahlenden oder zu erstattenden Umsatzsteuer.

Die Herausforderungen der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Erstellung der Umsatzsteuer Voranmeldung kann ohne entsprechende Vorkenntnisse und Werkzeuge eine Herausforderung darstellen. Insbesondere Kleinunternehmer scheitern daran oftmals aufgrund folgender Problemen:

  • Komplexität der Berechnungen
  • Genauigkeit der Daten
  • Einhaltung der gesetzlichen Fristen
  • Übermittlung der korrekten Informationen an das Finanzamt

In vielen Unternehmen wird es am Monatsanfang hektisch: Umsatzsteuervoranmeldungen müssen standardmäßig bis zum 10. Kalendertag des Folgemonats übermittelt werden. Das gilt auch für Quartalsmelder: Deren Voranmeldungen sind normalerweise am 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar fällig. Aber: Mit einem Antrag auf Dauerfristverlängerung lässt sich der Voranmeldezeitpunkt um einen Monat nach hinten schieben. Die Umsatzsteuervoranmeldung für Juni (bzw. das zweite Quartal) ist dann nicht am 10. Juli, sondern erst am 10. August fällig.

So weit, so bekannt. Viel weniger bekannt und noch seltener praktiziert ist die Termin-Wahlfreiheit: Niemand verlangt, dass Sie die Zusatzfrist jedes Mal in Anspruch nehmen. Sie können die Fristverlängerung auch nutzen, um die Anzahl Ihrer Meldetermine zu halbieren: Sie erledigen einfach alle zwei Monate zwei Voranmeldungen auf einmal – und haben anschließend zwei Monate Melde-Pause.

Beispiel:

  • Durch die Dauerfristverlängerung können Sie sich mit der Voranmeldung für Juni bis zum 10. August Zeit lassen.
  • Wenn Sie nun Anfang August nicht nur die Voranmeldung für Juni, sondern gleich auch die für Juli übermitteln, haben Sie bis Oktober Ruhe!
  • Anfang Oktober erledigen Sie dann auf einen Rutsch die Voranmeldungen für August und September – und so weiter.

Zugegeben: Viel weniger Arbeit ist das zwar nicht unbedingt. Sie müssen sich aber nur halb so oft in die Umsatzsteuerthematik hineindenken. Abgesehen davon: Festgelegt sind Sie auf die Doppelmeldungen nicht. Die komfortable Melde-Pause lässt sich auch vorausschauend einsetzen, um sich beispielsweise im Urlaub oder bei absehbaren Belastungsspitzen den Rücken freizuhalten.

Bitte beachten Sie:

  • Wenn Sie zu monatlichen Voranmeldungen verpflichtet sind, geht die Dauerfristverlängerung mit einer einmaligen Steuervorauszahlung einher. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Vorjahreszahllast und wird zu Beginn des Folgejahres abgerechnet. Quartalsmelder brauchen keine Sondervorauszahlung zu leisten.
  • Mit WISO MeinBüro ist der Antrag im Handumdrehen übermittelt. Sie finden das elektronische Formular im Arbeitsbereich „Finanzen“ – „Steuerauswertungen“.
  • Gründer können den Antrag auf Dauerfristverlängerung jederzeit stellen. Monatsmelder übermitteln den Antrag auf Dauerfristverlängerung fürs laufende Jahr bis zum 10. Februar. Quartalsmelder können sich mit dem Antrag bis 10. April Zeit lassen.
  • Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für WISO MeinBüro Desktop finden Sie hier: Wie mache ich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung

Und: Wie der Name Dauerfristverlängerung schon sagt: Einmal beantragt, gilt die Fristverlängerung dauerhaft. Eine Verlängerung muss also nicht jährlich neu beantragt werden.

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Vorteile einer Buchhaltungssoftware

  • Automatisierung der Berechnungen: Moderne Buchhaltungssoftware kann Umsatzsteuerberechnungen automatisch durchführen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert und Zeit spart.
  • Integration in andere Geschäftsprozesse: Eine gute Buchhaltungssoftware lässt sich nahtlos in andere Geschäftsbereiche wie Rechnungsstellung, Lohnbuchhaltung und Bestandsmanagement integrieren, was einen umfassenden Überblick über die Finanzen ermöglicht.
  • Aktualität der gesetzlichen Anforderungen: Buchhaltungssoftware wird regelmäßig aktualisiert, um den neuesten gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Das bedeutet, dass Unternehmen stets auf der sicheren Seite sind, was die Einhaltung aktueller Vorschriften angeht.
  • Direkte Übermittlung an das Finanzamt: Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über eine Schnittstelle an das Finanzamt zu übermitteln, was den Prozess weiter vereinfacht und beschleunigt.

TIPP

Überlegen Sie, wie eine Buchhaltungssoftware Ihr Geschäft unterstützen könnte? Beginnen Sie heute mit einer kostenlosen Testversion oder kontaktieren Sie einen unserer Experten, um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Lösungen Ihnen helfen können, Ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten.

Fazit

Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware zur Erleichterung der Umsatzsteuervoranmeldung ist eine effiziente Lösung, die nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch die Genauigkeit und Compliance verbessert. Ob Sie ein Kleinunternehmer oder ein mittelständisches Unternehmen sind, die Investition in eine solide Buchhaltungssoftware zahlt sich langfristig aus.

15.04.2024

Quicktipp: Listenpreis bei rabattierten Positionen anzeigen

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In WISO MeinBüro Desktop ist es einfach möglich, einen prozentualen Rabatt in ihren Positionen anzugeben. In der Druckansicht wird dann die Höhe des Rabatts sowie der rabattierte Einzelpreis angezeigt:

 

Möchten Sie Ihrem Kunden den angegeben Nachlass noch schmackhafter machen, ist es zusätzlich möglich, noch den nicht rabattierten Listenpreis anzuzeigen. So sieht Ihr Kunde noch deutlicher, wie hoch die Ersparnis ist. Dies ist über eine zusätzliche Rechnungsvorlage, die Sie sich kostenfrei herunterladen können, möglich. Klicken Sie dazu in der Druckansicht auf „Weitere Vorlagen online suchen“:

 

Laden Sie die Vorlage „Rechnung mit Listenpreis“ mit einem Klick auf „Download“ herunter und schließen Sie das Fenster:

 

Nun steht Ihnen am oberen Fensterrand unter der Rubrik „Vorlage“ jederzeit die Druckvorlage „Rechnung mit Listenpreis“ zur Verfügung. Ist diese ausgewählt, wird, sobald Sie einen Rabatt in einer Position eingeben, automatisch die Spalte „Listenpreis“ angezeigt, die den regulären Preis vor Abzug des Rabatts anzeigt:

 

Übrigens: Zusätzliche Online-Vorlagen zum Download mit weiteren Funktionen gibt es nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Angebote, Aufträge oder Lieferscheine. Schauen Sie sich gerne um, ob dort noch interessante Vorlagen für Sie zur Verfügung stehen!

Haben Sie zusätzliche Wünsche und Anforderungen, die über die standardmäßig verfügbaren Vorlagen hinausgehen? Unser Technical Customer Success Service prüft gerne mit Ihnen, ob wir individuelle Anpassungen vornehmen können. Mehr Informationen finden Sie unter https://www.buhl.de/buero/service/#g-einrichtung.

 

12.04.2024

Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung: Das müssen Arbeitgeber wissen

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Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer dokumentieren. Das geht aus einem Beschluss des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 hervor. Derzeit wird zudem ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) diskutiert, nach dem Arbeitszeiten explizit elektronisch zu erfassen sind. Wir zeigen auf, was Arbeitgeber jetzt schon wissen müssen.

Wie lautet die Rechtslage zur Zeiterfassungspflicht?

Gemäß eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (C-55/18), auch Stechuhr-Urteil genannt, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Verfügung zu stellen, mit dem die tägliche Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufgezeichnet werden kann.

Dieses Urteil wurde durch einen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) bestätigt und in deutsches Recht überführt. Eine konkrete Form sowie mögliche Sanktionen bei Nichteinhaltung wurden in diesem Zuge jedoch noch nicht verabschiedet.

Dies hat sich mit dem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) am 18. April 2023 geändert. Dieser schreibt explizit die elektronische Form zur Arbeitszeiterfassung vor. Aufzeichnungen in Papierform sind demnach unzulässig, auch wenn diese nachfolgend digitalisiert werden. Die Verabschiedung der Gesetzesänderung steht derzeit noch aus, wird aber für 2024 erwartet.

Sobald es Neuigkeiten zu dem Thema gibt, informieren wir Sie in diesem Beitrag ausführlich darüber.

 

Was sind die Vorteile einer elektronischen Zeiterfassung?

Das Ziel einer Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ist der Arbeitsschutz. Durch die präzise und nachvollziehbare Aufzeichnung von Arbeitsstunden sollen die gesetzlichen Höchstarbeits- und Ruhezeiten der Arbeitnehmer festgehalten und so die Gesundheit selbiger geschützt werden.

Darüber hinaus bietet eine minutengenaue Zeiterfassung zahlreiche weitere Vorteile:

  • Transparenz: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber haben jederzeit einen klaren Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden.
  • Fairness: Die minutengenaue Zeiterfassung garantiert, dass Überstunden erkannt und entsprechend vergütet oder ausgeglichen werden.
  • Work-Life-Balance: Ein korrektes Zeitmanagement fördert eine gesunde Balance zwischen Beruf und Privatleben für den Arbeitnehmer.
  • Effizienz: Automatisierte Arbeitsprozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand für beide Parteien erheblich, sodass die eingesparte Zeit anderweitig genutzt werden kann.
  • Zugänglichkeit: Die erfassten Zeiten können jederzeit und von überall eingesehen werden, was besonders im Homeoffice oder bei flexiblen Arbeitsmodellen vorteilhaft ist.

 

Wer muss Arbeitszeiten erfassen?

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Branche oder Größe des Unternehmens. Von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung soll es laut Referentenentwurf folgende Ausnahmen geben:

  • Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitenden
  • Chefärzte
  • Leitende Angestellte
  • Mitarbeiter, die auf Vertrauensbasis arbeiten
  • Hausangestellte in Privathaushalten

Ferner soll eine Tariföffnungsklausel Ausnahmen zur verpflichtenden, elektronischen Zeiterfassung ermöglichen.

 

Welche Daten müssen erfasst werden?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, mindestens folgende Daten zu erfassen:

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
  • Pausen
  • Überstunden
  • Feiertage und Urlaubstage

Darüber hinaus ist es ratsam, zusätzliche Informationen wie z. B. Reisezeiten und Zeiten im Homeoffice zu dokumentieren, um einen möglichst vollständigen Überblick über die Arbeitsleistung der Arbeitnehmer zu erhalten.

Die Zeiterfassung muss elektronisch, täglich und für jeden Arbeitnehmer einzeln erfolgen. Eine wöchentliche oder monatliche Erfassung ist nicht ausreichend. Die tägliche Arbeitszeiterfassung muss dabei nicht durch den Arbeitgeber erfolgen, sondern kann an die einzelnen Arbeitnehmer oder Dritte delegiert werden. Der Arbeitgeber muss dennoch dafür Sorge tragen, dass die Arbeitszeiten korrekt aufgezeichnet werden.

Der Arbeitgeber muss zudem die revisionssichere Archivierung der Arbeitszeiterfassungen von zwei Jahren sicherstellen. Auf Verlangen müssen die Aufzeichnungen den zuständigen Aufsichtsbehörden oder dem Betriebsrat vorgelegt werden können.

 

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Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?

Die Pflicht zur generellen Arbeitszeiterfassung besteht gemäß des Urteils des Europäischen Gerichtshofs bereits seit 2019. Für die Umstellung auf eine elektronische Arbeitszeiterfassung werden voraussichtlich folgende nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsfristen ab Inkrafttreten der Gesetzesänderung bestehen:

  • 1 Jahr ab 250 Arbeitnehmern
  • 2 Jahre bei weniger als 250 Arbeitnehmern
  • 5 Jahre bei weniger als 50 Arbeitnehmern

 

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?

Die Nichteinhaltung der Zeiterfassungspflicht gilt als Ordnungswidrigkeit und kann daher empfindliche Strafen nach sich ziehen. Arbeitgeber müssen mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß rechnen, die von den zuständigen Behörden wie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) verhängt werden können. Arbeitgeber, die der Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommen, riskieren zudem Klagen von Arbeitnehmern wegen unbezahlter Überstunden.

 

Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?

Die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung wird noch in 2024 erwartet. Arbeitgeber sollten daher schon jetzt handeln und ein entsprechendes System einführen, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Dies beugt nicht nur potentiellen Bußgeldern vor, sondern schafft auch den nötigen Zeitraum zur Umgewöhnung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Eine intuitive und rechtssichere Lösung zur elektronischen Zeiterfassung bietet WISO MeinBüro Personal. Ihre Mitarbeiter erfassen mittels Stoppuhr, automatisiert oder per manueller Dateneingabe Beginn, Ende und Pausen ihres Arbeitstags. Optional können Kostenstellen und -träger sowie eine Beschreibung hinzugefügt werden.

Die webbasierte Softwarelösung wartet darüber hinaus mit digitalen Personalakten, Ab- und Abwesenheitsverwaltung, vorbereitender Lohnbuchhaltung und automatisierten Workflows auf. Überzeugen Sie sich selbst: Testen Sie WISO MeinBüro Personal 14 Tage kostenlos und unverbindlich. Ihre Testphase endet automatisch. Für Sie entstehen keine Kosten und keine weiteren Verpflichtungen.

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