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Die Überlassung von Firmen-Handys, Tablets oder Notebooks an die Beschäftigten zum Privatgebrauch ist steuerfrei. Diese Regelung im Einkommensteuerrecht ist auch für kleinere Arbeitgeber ein interessantes Mittel zur Mitarbeiterbindung.

Die Überlassung von Smartphones oder Laptops an Beschäftigte ist steuerfrei

Das Einkommensteuergesetz kennt eine ganze Reihe an Arbeitgeberleistungen, für die keine Lohnsteuer anfällt. Zu den steuerfreien Leistungen gehört auch die Möglichkeit „der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten“.

Einfacher ausgedrückt: Wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein iPhone, ein neues Notebook, ein schickes Tablet oder einen Highend-Laptop überlässt, die auch oder ausschließlich zum Privatgebrauch bestimmt sind, dann hat der Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil. Schließlich muss er das entsprechende Gerät nicht selbst anschaffen. Lohnsteuer muss er auf diese Form von Sachlohn jedoch nicht bezahlen.

Die Steuerfreiheit gilt außer …

• für das Gerät selbst auch
• für Zubehör wie einen WLAN-Router oder ein Ladegerät,
• für Software wie etwa ein Anti-Viren-Programm (aber nur, wenn es auch betrieblich eingesetzt wird),
• für Dienstleistungen rund um diese Geräte wie eine kostenpflichtige Installation oder Reparatur und
• für vom Arbeitgeber übernommene Verbindungsentgelte für diese Geräte, d. h. die Internet- und Mobilfunkosten.

Dagegen schließt die Finanzverwaltung „Spaßgeräte“ wie Smart-TVs, Spielekonsolen oder E-Book-Reader von der Steuerbegünstigung aus. Entsprechendes gilt für Software: vom Arbeitgeber bezahlte Spiele sind nicht steuerfrei.

Voraussetzung: Eigentum des Arbeitgebers

Entscheidende Voraussetzung: Das überlassene Gerät bleibt weiterhin Eigentum des Arbeitgebers. Wenn der oder die Beschäftigte es selbst im Fall der Kündigung behalten kann, ist die Nutzung nicht steuerfrei. Um das eindeutig zu regeln, sollte eine Überlassungsvereinbarung unterzeichnet werden. Entsprechendes gilt, falls das Gerät geleast ist: dann muss der Arbeitgeber Vertragspartner des Leasing-Gebers sein.

Außerdem muss derjenige, dem das Gerät überlassen wird, beim Arbeitgeber beschäftigt sein. Es genügt bereits ein Minijob.

Die Lohnsteuerfreiheit ist bei überlassenen Smartphones und Laptops im Gegensatz zu vielen anderen steuerfreien Leistungen nicht darauf beschränkt, dass dieser Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn oder Gehalt gewährt wird. Der Barlohn kann alternativ im Gegenzug zur Überlassung des Smartphones um dessen Wertbetrag gesenkt werden. Die Steuerfreiheit erfasst auch solche Barlohn-Umwandlungen.

Das stimmt nicht in Bezug auf die Sozialversicherung. Die steuerfreie Überlassung ist in der Sozialversicherung abgabenfrei – jedoch nur, wenn diese Leistung zusätzlich erfolgt.

Der Mitarbeiter bekommt das Gerät geschenkt? Dann kann die Lohnsteuer pauschal berechnet werden

Wenn das vom Arbeitgeber bezahlte Smartphone, Tablet oder Notebook Eigentum des Mitarbeiters wird („Übereignung“), muss auf seinen Wert Lohnsteuer bezahlt werden. Die Steuer kann jedoch pauschal in Höhe von 25 Prozent entrichtet werden. In der Folge entfallen die Sozialversicherungsabgaben. Je nach Einkommen ergibt sich also selbst bei Übereignung eine Steuerersparnis.

Für die pauschal besteuerte Übereignung kommen „Datenverarbeitungsgeräte“ und ihr Zubehör einschließlich Software und Internetzugang in Frage. Der Arbeitgeber kann zudem Zuschüsse zu den Internetkosten des Arbeitnehmers leisten, diese müssen dann aber zusätzlich zum Lohn oder Gehalt erfolgen. Reine Telefongeräte ohne Internetzugriff sind von der Lohnsteuer-Pauschalierung ausgeschlossen, aber davon gibt es ja kaum noch welche.

Beispielszenario: iPhone statt Barlohn

Ihr Mitarbeiter möchte sich ein neues iPhone für 950 Euro holen. Sie schlagen ihm vor: Sie als Arbeitgeber kaufen das Gerät und überlassen es ihm zur rein privaten Nutzung. Sie übernehmen auch die Mobilfunkkosten. Im Gegenzug senken Sie sein Bruttogehalt einmalig um 950 Euro. Dazu schließen Sie eine Überlassungsvereinbarung mit ihm ab, die festlegt, dass das iPhone Unternehmenseigentum bleibt. Ihr Mitarbeiter spart Geld, denn er zahlt keine Verbindungsgebühren. Außerdem wird ihm die Lohnsteuer, die auf die 950 Euro anfallen würde, nicht abgezogen. Allerdings fallen auf den Betrag die Sozialversicherungsbeiträge an. Außerdem muss der Mitarbeiter das Telefon zurückgeben, falls er das Unternehmen verlässt.

Oder: Sie kaufen das Gerät, ohne das Gehalt zu senken. Nutzen darf es der Mitarbeiter, Eigentümer ist ihr Unternehmen. In diesem Fall entfallen sowohl die Lohnsteuer als auch die Sozialversicherungsabgaben auf den Wert des Telefons.

In beiden Fällen können Sie den Kaufpreis des iPhones als Betriebsausgaben ansetzen, selbst wenn es ausschließlich privat von Ihrem Mitarbeiter genutzt wird.

Andere mögliche Gestaltung: „Arbeitgeber kauft Mitarbeiter-Handy“

Eine andere Variante zum Sparen von Lohnsteuer: der Arbeitgeber kauft der Mitarbeiterin ihr privates Smartphone für einen geringen Betrag ab – als Kaufpreis genügt ein Euro. Dann stellt er es ihr durch einen Überlassungsvertrag zur Verfügung. Damit liegt das Telefon jetzt im Eigentum des Unternehmens. Trotzdem lohnt sich die Sache für die Mitarbeiterin, denn der Arbeitgeber verpflichtet sich zur Übernahme aller Verbindungskosten sowie möglicher Reparaturkosten. Diese Leistung ist für sie steuerfrei.

Dieses Gestaltungsmodell wollte die Finanzverwaltung lange nicht akzeptieren. Im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch wird es noch immer als unzulässig dargestellt. Doch das ist überholt: Der Bundesfinanzhof hat es inzwischen ausdrücklich gebilligt.

Lohnsteuer-Sparmodell für kleinere Betriebe

Nicht jedem Arbeitnehmer wird es gefallen, wenn sein privat genutztes Telefon oder das zuhause verwendete Notebook Eigentum des Arbeitgebers ist. Auf Grundlage einer guten Vertrauensbasis lassen sich die beschriebenen Steuervergünstigungen jedoch praxisnah nutzen. Selbst kleinere Arbeitgeber können damit die Lohnsteuerlast senken, je nach Gestaltung auch noch Sozialversicherungsabgaben sparen und die Beschäftigten enger ans Unternehmen binden.

Die gesetzliche Grundlage und andere Quellen

Die Steuerfreiheit der Überlassung folgt aus § 3 Nr. 45 EstG. Die Finanzverwaltung hat im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch Hinweise zur Umsetzung veröffentlicht (LStH R 3.45 und H 3.45). Die auf den Fall der zusätzlichen Leistung beschränkte Sozialversicherungsfreiheit ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV.

Die pauschale Versteuerung übereigneter IT-Geräte ist Gegenstand von § 40 Abs. 2 Nr. 5 EstG. Auch dazu gibt es Richtlinien im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch (LStH R 40.2, „Datenverarbeitungsgeräte und Internet“). Die Sozialversicherungsfreiheit folgt aus § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV.

Die Steuerfreiheit der vom Arbeitgeber bezahlten Verbindungsentgelte, nachdem er dem Arbeitnehmer das Handy für einen Euro abgekauft hat, wurde vom Bundesfinanzhof Ende 2022 anerkannt (BFH, 23.11.2022, VI R 50/20).

Gilt der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 Prozent oder der ermäßigte Satz von 7 Prozent? Die Antwort zu finden, ist in der Praxis oft gar nicht so einfach. Viele Selbstständige berechnen in Zweifelsfällen einfach immer die volle „Mehrwertsteuer“. Wer es sich so einfach macht, handelt sich leicht Probleme ein.

Umsatzsteuer: 19 oder sieben Prozent?

Das deutsche Umsatzsteuerrecht ist hochkomplex und steckt voller Fallen. Die Abgrenzung der Waren und Dienstleistungen, auf die der reguläre Steuersatz von 19 Prozent anfällt, von denjenigen, für die der ermäßigte Satz von sieben Prozent gilt, gehört zu den typischen Problemen.

Eigentlich sollte alles ganz einfach sein:

• Grundsätzlich werden 19 Prozent „Mehrwertsteuer“
• Für eine Reihe von Umsätzen, die in 12 Abs. 2 UStG aufgezählt werden, fällt jedoch nur ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von sieben Prozent an. Genannt sind dort neben vielen anderen Dingen beispielsweise die künstliche Tierbesamung, das Herstellen künstlicher Gebisse, der Verkauf von Theaterkarten, die Lizensierung von Urheberrechten, Zirkusvorführungen, die Verabreichung von Heilbädern, die Personenbeförderung mit Drahtseilbahnen, die Vermietung von Campingplatz-Stellflächen und die Überlassung digitaler Medien,
• Zur weiteren Klarheit enthält das Gesetz als Anlage 2 eine Liste von Waren zum ermäßigten Steuersatz. Sie umfasst unter anderem lebende Schweine, rohe Knochen, gekühlte Tomaten, künstliche Gelenke und Kunstgegenstände. Nicht nur beim Verkauf, auch bei Einfuhr und Vermietung der aufgelisteten Gegenstände und Tiere greift der ermäßigte Umsatzsteuersatz nach § 12 UStG.
• Für einige wenige Geschäfte, die in Absatz 3 desselben Paragrafen genannt werden, beträgt die Umsatzsteuer null Prozent. Dazu gehört vor allem die Lieferung von kleineren Photovoltaik-Anlagen und ihrer Bauteile.
• Um in der Praxis für alle Unklarheiten gerüstet zu sein, gibt es schließlich noch den amtlichen Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Der umfasst als PDF-Dokument fast 900 Seiten. Die Regelungen zum für den Steuersatz einschlägigen § 12 UStG reichen von Seite 445 bis 482 und klären Fragen wie die nach dem korrekten Umsatzsteuersatz beim Handel mit getrockneten Schweineohren.

Was welchem Umsatzsteuersatz unterliegt, ist für Laien oft kaum zu bestimmen

In manchen Fällen ist der Umsatzsteuersatz klar. In vielen anderen Fällen hilft dagegen nur der Anruf beim Steuerberater oder der Steuerberaterin. Es geht ja nicht nur darum, die im eigenen Fall relevante Ware oder Dienstleistung in den Paragrafen, Listen und BMF-Schreiben wiederzufinden. Der Umsatz muss korrekt zugeordnet werden.

• Ein Beispiel: Auf das Gestalten eines Webdesigns als Dienstleistung fallen sieben Prozent Umsatzsteuer an, wenn das Werk die notwendige Schöpfungshöhe für urheberrechtlichen Schutz erreicht. Für das einfache Anpassen eines vorgegebenen Templates an die Kundenwünsche werden dagegen 19 Prozent Umsatzsteuer fällig. Wie soll die Webdesignerin, die ein WordPress-Theme auch visuell in vielen Bereichen verändert hat und nun an der Rechnung für ihren Kunden sitzt, diese urheberrechtliche Betrachtung anstellen?
• Ein anderes Beispiel: Auf die bereits erwähnten getrockneten Schweineohren ist nach Festlegung der Steuerverwaltung der ermäßigte Steuersatz anzuwenden – aber nur, wenn sie für den menschlichen Verzehr geeignet Unter dieser Voraussetzung gilt die „Mehrwertsteuer“ von sieben Prozent selbst dann, wenn die Schweineohren als Hundeleckerli gedacht sind. Angenommen, Sie arbeiten als Hunde-Trainer und ein Schlachtbetrieb bietet Ihnen diese Delikatesse an, um etwas zusätzlichen Umsatz zu generieren: wie finden Sie auf sich selbst gestellt heraus, ob Sie sieben oder 19 Prozent Umsatzsteuer berechnen sollen?

Falscher Umsatzsteuersatz führt zu Problemen

Genau in solchen Fällen hören Selbstständige oft den Rat: „Nimm einfach die 19 Prozent, das ist die sichere Variante“. Diese Empfehlung ist, man kann es nicht oft genug sagen, falsch.

Nehmen wir die Webdesignerin aus unserem Beispiel. Angenommen, sie hat ein sehr kreatives und völlig eigenes Design für eine Website gestaltet. In diesem Fall bezahlt ihr Kunde sie – zumindest auch – dafür, dieses visuelle Werk nutzen zu dürfen: es handelt sich bei dieser Dienstleistung um die Übertragung von Urheberrechten. Und deshalb ist der ermäßigte Umsatzsteuersatz einschlägig.

Das Problem:

• Weist die Rechnung stattdessen 19 Prozent Umsatzsteuer aus, schuldet die Designerin dem Finanzamt auch den regulären Umsatzsteuersatz, obwohl dieser fälschlich berechnet wurde.
• Ihr Kunde darf sich jedoch nur sieben Prozent Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.

Weil ihm das nicht klar ist, dürfte der Kunde die auf der Rechnung ausgewiesenen 19 Prozent in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung ansetzen. Wird eine Betriebsprüfung des Finanzamts entweder beim Kunden oder bei der Designerin auf den fehlerhaften Umsatzsteuersatz aufmerksam, muss der Kunde mit einer Rückforderung durch das Finanzamt rechnen. Vermutlich wird er sich anschließend an seine Auftragnehmerin wenden.

Ebenso problematisch: ermäßigter Umsatzsteuersatz, obwohl die volle Mehrwertsteuer gilt

Nicht weniger problematisch wäre es, wenn die Web-Gestalterin in der Rechnung sieben Prozent Umsatzsteuer ansetzt, obwohl sie zwar ein vorgegebenes Template angepasst und installiert, dabei aber keine eigene „schöpferische Leistung“ erbracht hat. In diesem Fall schuldet sie dem Finanzamt die vollen neunzehn Prozent. Wird das bei einer Steuerprüfung oder im Zusammenhang mit ihrer Umsatzsteuererklärung aufgedeckt, muss sie die Differenz nachzahlen. Dem Kunden dann nachträglich noch in Form einer Rechnungskorrektur den höheren Satz zu berechnen, dürfte schwierig werden.

Fazit: Beraten lassen und für Klarheit sorgen

Zu hoch oder zu niedrig angesetzte Umsatzsteuer wird vor allem dann virulent, wenn es um viele Aufträge oder Verkäufe geht. Wurde für eine bestimmte Leistung oder ein bestimmtes Produkt immer wieder ein fehlerhafter Bruttopreis berechnet, kommen schnell sehr empfindliche oder sogar existenzgefährdende Gesamtbeträge zusammen. Von dem nachträglichen Ärger mit den Kunden gar nicht zu reden.

Natürlich betrifft das Problem auch die Auftraggeber- oder Käufer-Seite. Auch für sie kann es bedrohlich sein, wenn ein erheblicher Anteil der Vorsteuerabzugs der zurückliegenden Jahre plötzlich für unzulässig erklärt und zurückgefordert wird, weil Lieferanten oder Dienstleister sich geirrt haben. Das Finanzamt ist ein unangenehmer Gläubiger.

Umso wichtiger ist es, umsatzsteuerrechtliche Grenz- und Zweifelsfälle von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater klären zu lassen. Die sind nicht nur darauf spezialisiert, den korrekten Umsatzsteuersatz zu bestimmen. Sie haften auch für Fehlberatung, etwa für einen unzureichend ermittelten umsatzsteuerlichen Sachverhalt.

Weitere Stolperfallen …

Die Wahl des richtigen Umsatzsteuersatzes ist nur einer von vielen Stolpersteinen, die das Umsatzsteuerrecht bereithält. Probleme bereiten außerdem Dinge wie die korrekte Abgrenzung umsatzsteuerfreier Waren und Leistungen, die Kleinunternehmerregelung oder der Wechsel der Steuerschuldnerschaft im sogenannten Reverse-Charge-Verfahren.

Anmerkung zum Nullsteuersatz

Von den oben erwähnten Leistungen zum Nullsteuersatz müssen die in § 4 UStG genannten umsatzsteuerbefreiten Lieferungen und Leistungen unterschieden werden. Beim Nullsteuersatz ist, anders als bei steuerbefreiten Umsätzen, der Vorsteuerabzug möglich: der Lieferant einer entsprechenden PV-Anlage bekommt die Umsatzsteuer, die er an seine eigenen Zulieferer überweisen musste, vom Finanzamt erstattet. Das ist bei umsatzsteuerbefreiten Waren und Dienstleistungen wie etwa ärztlichen Behandlungen nicht möglich.