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Das Finanzamt schenkt auch im Advent nichts her. Das bedeutet für Arbeitgeber: Selbst bei betrieblichen Weihnachtsfeiern und ähnlichen Betriebsveranstaltungen kann Lohnsteuer anfallen.

Betriebliche Weihnachtsfeier – samt Bescherung fürs Finanzamt?

Bei „Weihnachtsfeier“ denken manche Leute an Schneeflocken und Glockenläuten, andere an Shopping-Stress oder „Last Christmas“ in Endlosschleife. Steuerrechtler sehen den § 19 Abs. 1 Nr. 1a EstG vor sich.

Dort finden sich die Regelungen zur Lohnsteuerpflicht durch Betriebsveranstaltungen mit und für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die betriebliche Weihnachtsfeier mag das gesamte Team in fröhlicher Atmosphäre zusammenbringen. Das Finanzamt sieht den Anlass trotzdem nüchtern.  Bezahlt der Chef den Mitarbeitern eine Party, so die steuerrechtliche Logik, dann ist das grundsätzlich eine Form von Lohn. Deshalb stellt sich die Frage nach der Lohnsteuer.

Allerdings will der Fiskus nicht in jedem Fall Steuern, sobald im Betrieb gefeiert wird. Es gibt Freibeträge. Entscheidend ist, wie teuer die Veranstaltung für das Unternehmen war, wer eingeladen wurde und wie viele mitgefeiert haben.

Die Regelungen im Überblick: Lohnsteuer auf Weihnachtsfeiern und andere Betriebsveranstaltungen

• 19 Einkommensteuergesetz legt fest: was Arbeitgeber für „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ ausgeben, zählt grundsätzlich als Arbeitslohn.
• Deshalb muss auf die vom Arbeitgeber getragenen Kosten der Betriebsveranstaltung möglicherweise Lohnsteuer bezahlt Bemessungsgrundlage ist der finanzielle Aufwand durch die Feier, und zwar die Gesamtausgaben abzüglich von Freibeträgen.
  Das Gesetz stellt ausdrücklich den „rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung“ lohnsteuerpflichtig, nicht nur den Wert dessen, was Mitarbeiter direkt erhalten oder verzehren. Zur Bemessungsgrundlage gehören damit zum Beispiel die Saalmiete, die Getränke, das Catering sowie die Gage für den extra engagierten Weihnachtsmann oder Stand-Up-Comedian. Gegebenenfalls zählen auch Übernachtungskosten, der Bus oder das Ausflugsschiff zum Veranstaltungsort, Eintrittskarten sowie Buchungsgebühren dazu.
• Die Kosten der Feier müssen auf die anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umgelegt werden. Pro Kopf gilt bei Beschäftigten ein Freibetrag von 110 Euro pro Feier. Was darüber liegt, ist lohnsteuerpflichtig. Dabei zählen die Ausgaben mit Umsatzsteuer, nicht netto.
• Die Lohnsteuer kann pauschal abgeführt werden, und zwar in Höhe von 25 Prozent. Das reduziert den Aufwand für die Lohnabrechnung erheblich. Außerdem ist die Arbeitgeberleistung in diesem Fall sozialversicherungsfrei ( 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG und § 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).
• Der Freibetrag darf nur an zwei Betriebsfeiern pro Jahr genutzt werden. Veranstaltet das Unternehmen für seine Belegschaft ein Frühlingsfest, eine Sommer-Party und eine Weihnachtsfeier, ist mindestens eines dieser Events voll steuerpflichtig.
• Der 110-Euro-Freibetrag setzt voraus, dass die Feier „allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht“. Eine Weihnachtsfeier rein für die Marketing-Abteilung oder nur eine Filiale ist okay. Eine Party allein für Führungskräfte oder nur für die Lieblingsmitarbeiter des Chefs muss dagegen voll versteuert werden.
• Damit es sich um eine Betriebsfeier handelt, sollten „überwiegend“ Betriebsangehörige und deren Begleitpersonen teilnehmen. Als Betriebsangehörige zählen in diesem Kontext neben aktiven auch frühere Beschäftigte sowie Praktikanten. Leiharbeitnehmer akzeptiert das Finanzamt ebenfalls.
• Begleitpersonen dürfen beim Umlegen der Kosten nicht eingerechnet werden. Sie haben keinen Freibetrag. Ihr Kostenanteil wird rechnerisch dem oder der Beschäftigten zugewiesen, der sie mitgebracht hat.
• Betriebsangehörige, die zwar eingeladen oder angemeldet waren, aber nicht erschienen sind, dürfen ebenfalls nicht in die Rechnung eingehen.

Sie wollen es ganz genau wissen? Welche Regeln die Finanzverwaltung bei Betriebsveranstaltungen anwendet, fasst ein BMF-Schreiben zusammen (BMF vom 14.10.2015).

Ein Hinweis zur pauschalen Lohnsteuer

Im Gegensatz zur regulären Lohnsteuer nach individuellen Abzugsmerkmalen ist der Arbeitgeber bei pauschaler Lohnsteuer alleiniger Steuerschuldner des Finanzamts.

Es steht ihm aber frei, diese Steuer auf die Mitarbeiter „abzuwälzen“, das heißt den Betrag vom Bruttolohn abzuziehen. Eine besondere Vereinbarung muss er dazu nicht abschließen, da er sich auf § 40 Abs. 3 Satz 2 EstG als Rechtsgrundlage berufen kann.

Mögliche Stolperfalle: Nur wer mitfeiert, wird mitgerechnet

Beim Umrechnen der Kosten pro Kopf besteht die Finanzverwaltung darauf, dass nur die anwesenden Teilnehmer zählen. Angemeldete Mitarbeiter, die – aus welchen Gründen auch immer – nicht erschienen sind, dürfen nicht berücksichtigt werden.

In dem dort verhandelten Fall hatte ein Betrieb seine Weihnachtsfeier als gemeinsamen Kochkurs geplant. 27 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hatten zugesagt, von denen nur 25 kamen. Der Arbeitgeber musste für das adventliche Kochseminar trotzdem den ursprünglich vereinbarten Preis bezahlen, insgesamt 3.052,35 Euro.

Umlegen durfte er diese Gesamtausgabe bei der Berechnung der Freibeträge nur auf die 25 Anwesenden Für die beiden angemeldeten, aber nicht erschienenen Mitarbeiter gab es keinen Freibetrag, obwohl für sie mitbezahlt wurde. Diese Auffassung des Finanzamts hat der Bundesfinanzhof als oberstes deutsches Steuergericht bestätigt (BFH, 29. April 2021, VI R 31/18).

Begleitpersonen

Die Mitarbeiter können zur Weihnachtsfeier jemand mitbringen? Dann werden die Kosten, die auf die Begleitpersonen entfallen, den dazugehörigen Betriebsangehörigen zugeschlagen. Trotzdem bleibt es beim Freibetrag von 110 Euro.

Die Wahrscheinlichkeit, diesen Betrag zu überschreiten, steigt also, wenn die Beschäftigten eine oder sogar mehrere Personen mitbringen dürfen.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, die Firma Rentier-Schlittentransporte GmbH veranstaltet eine üppige Weihnachtsfeier für ihre 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 110 von ihnen sagen zu und werden beim Event-Service angemeldet. Allerdings geht ein grippaler Infekt um. So kommen nur 100 Beschäftigte tatsächlich zur Feier.

Von diesen 100 bringen 25 ihren Partner oder die Partnerin mit. Damit kommen 125 Teilnehmende zusammen.

Die Kosten der Veranstaltung – edle Location, großes Büffet, Freigetränke und umfangreiches Unterhaltungsprogramm – belaufen sich einschließlich Umsatzsteuer auf 15.250 Euro.

Die fällige Lohnsteuer ermittelt sich wie folgt:

1. Zunächst muss der geldwerte Vorteil pro Kopf ermittelt werden, den die Feier darstellt. Dazu werden die Gesamtkosten von 15.250 Euro durch die Zahl aller Teilnehmenden dividiert. Der geldwerte Vorteil beträgt also 122 Euro (= 15.250 Euro : 125).
2. Als nächstes müssten die geldwerten Vorteile der 25 Begleitpersonen den Beschäftigten zugeordnet werden, die sie mitgebracht haben.
   Von den 100 Arbeitnehmern bei der Weihnachtsfeier sind 75 allein gekommen: auf sie entfällt jeweils ein geldwerter Vorteil von 122 Euro.
   25 haben je eine Person mitgebracht, auf sie entfallen damit jeweils 244 Euro.
3. Bei allen 100 Beschäftigten wird jeweils der Freibetrag von 110 Euro vom jeweiligen geldwerten Vorteil der Feier abgezogen:
   bei 75 Beschäftigten bleiben damit je 12 Euro (= 122 Euro – 110 Euro),
   bei 25 der Beschäftigten bleiben je 134 Euro (= 244 Euro – 110 Euro).
4. Damit kann die Lohnsteuerpflicht ermittelt werden: Bemessungsgrundlage sind 4.250 Euro (= 75 x 12 Euro + 25 x 134 Euro). Wird die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent abgeführt, ergibt sich eine Steuerforderung von 1062,50 Euro.

Geschenke ab 60 Euro: „anlässlich“ oder „bei Gelegenheit“ der Weihnachtsfeier?

Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas schenkt, dann gelten dafür eigene steuerliche Regeln. Allerdings fließen Geschenke, die im Rahmen einer betrieblichen Feier verteilt werden, grundsätzlich in den Aufwand der Feier mit ein und können in deren Rahmen mitversteuert werden. Solange der Wert der Geschenke 60 Euro pro Mitarbeiter nicht überschreitet, ist das in der Regel kein Problem: Es wird nicht beanstandet, dass dieser Aufwand als Teil der Kosten des Fests betrachtet wird.

Liegt der Wert darüber, nimmt es die Finanzverwaltung genauer: Dann unterscheidet sie Geschenke, die „anlässlich“ der Feier erfolgen, von solchen, die nur „bei Gelegenheit“ der Veranstaltung überreicht werden. Im zweiten Fall greifen die allgemeinen Regeln für Geschenke an Arbeitnehmer (grundsätzlich: pauschale Lohnsteuer in Höhe von 30 Prozent des Werts, § 37b EstG).

Die Nichtbeanstandungsregel bei Geschenken mit einem Wert bis 60 Euro ergibt sich aus einem BMF-Schreiben (BMF v. 07.12.2016, dort „zu Punkt 2“).

Vorsicht: Verspätete Steueranmeldung führt zu Sozialversicherungspflicht!

Mit der pauschalen Versteuerung des geldwerten Vorteils durch eine Betriebsveranstaltung dürfen Arbeitgeber nicht zu lange warten. Die Lohnsteuer-Anmeldung zur Weihnachtsfeier sollte gleich für den entsprechenden Lohnabrechnungs-Zeitraum erfolgen, allerspätestens bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung zu Ende Februar des Folgejahrs.

Verzögerungen können teuer werden: Dann droht der Verlust der Sozialversicherungsfreiheit. Das musste eine GmbH erfahren, die ein Firmenjubiläum im September feierte. Die Feier wurde jedoch erst im folgenden März bei der Lohnsteuer-Anmeldung berücksichtigt. Das war zu spät für die Sozialversicherungsträger: sie forderten die Nachzahlung von Beiträgen zur Sozialversicherung. Zurecht, befand das Bundessozialgericht. Das Unternehmen hätte die Pauschalversteuerung schon mit der Lohnsteuer-Anmeldung  für September erklären müssen (BSG, 23.04.2024 – B 12 BA 3/22 R).

Bestimmte Unternehmen sind am Ende des Geschäftsjahrs zu einer Inventur verpflichtet. Ziel ist die genaue Bestandsaufnahme des Betriebsvermögens. Soweit sich die Werte nicht aus den Büchern ergeben, werden Waren, Produkte und Investitionsgüter gezählt, gewogen oder gemessen. Eine Inventur kann viel Aufwand und eine ärgerliche Unterbrechung des Betriebs bedeuten. Moderne Geschäftssoftware begrenzt den Arbeits- und Zeitaufwand.

„Wegen Inventur geschlossen“ – was steckt dahinter?

Einmal im Jahr müssen Unternehmen für die Steuer einen Jahresabschluss machen. Für bestimmte Unternehmen ist dazu eine Inventur notwendig.

„Inventur“ nennt man die Bestandsaufnahme, durch die ein „Inventar“ erstellt wird. So bezeichnet das Handelsgesetzbuch die genaue Aufstellung des gesamten Betriebsvermögens eines Unternehmens (§ 240 HGB). Bei der Inventur sind sämtliche Vermögensgegenstände zu ermitteln und zu bewerten, ebenso die Bargeld- und Konto-Bestände und sämtliche Forderungen, die gegen das Unternehmen bestehen.

Viele der für das Inventar erforderlichen Beträge und Zahlen ergeben sich aus den Unterlagen der Buchführung. Anderes muss gezählt, gemessen, gewogen oder geschätzt werden. Das betrifft grundsätzlich auch die Warenbestände im Einzelhandel. Deshalb findet man rund um Sylvester noch immer an vielen Ladentüren den Hinweis „Wegen Inventur geschlossen“.

Allerdings werden solche Schilder seltener. Das liegt daran, dass sich die Betriebsunterbrechung zu Inventurzwecken deutlich verringern oder sogar ganz vermeiden lässt. Voraussetzung ist eine gut geführte Buchhaltung samt Warenwirtschaft (ERP). Außerdem sollte man die Alternativen zur klassischen „Zähl- und Wiege-Inventur“ kennen.

Wer muss Inventur machen?

Zur Inventur verpflichtet sind alle Unternehmen und Selbstständigen, die doppelte Buchführung betreiben und eine Bilanz erstellen müssen:

• Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt)
• Personengesellschaften wie die OHG oder KG
• eingetragene Kaufleute
• Selbstständige und andere Unternehmen wie die GbR, wenn sie einen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern“, das ist spätestens ab 80.000 Euro Gewinn oder 800.000 Euro Umsatz im Jahr der Fall.

Entscheidend sind also Unternehmensgröße und Rechtsform. Selbstständige und Unternehmen, die nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen müssen, sind von der Inventurpflicht befreit. Dazu gehören sämtliche freiberufliche Selbstständige.

Rechtliche Grundlage der Inventurpflicht ist § 240 HGB in Verbindung mit § 141 AO.

Wann und wie oft muss die Inventur gemacht werden?

• Ein vollständiges Inventar muss bei Gründung oder Übernahme des Unternehmens erstellt werden. Das Gleiche gilt bei Schließung, Verkauf oder Übergabe und bei einem Rechtsformwechsel.
• Außerdem verlangt das Handelsgesetzbuch und damit auch das Steuerrecht, das am Ende jedes Geschäftsjahrs eine Inventur erfolgt. Das Geschäftsjahr fällt für die meisten Unternehmen mit dem Kalenderjahr zusammen.
• Vorgeschrieben ist nur die zeitnahe Stichtagsinventur, nicht der allerletzte Tag des Geschäftsjahrs. Die Bestandsaufnahme darf bis zu zehn Tage davor und danach stattfinden. Das ergibt 21 Tage als Zeitraum, um den Inventur-Stichtag zu wählen, beispielsweise vom 21. Dezember bis zum 10. Januar.

Inventurmethoden: Buchinventur und körperliche Inventur

Der Begriff der „Vermögensgegenstände“, die für das Inventar erfasst werden, bezieht sich im Handelsrecht nicht nur auf Dingen zum Anfassen. Auch immaterielle Werte wie Rechte oder Forderungen fallen darunter, genau wie Immobilien und liquide Mittel.

Zur Inventur gibt es zwei unterschiedliche methodische Ansätze. Welcher von beiden passt, hängt von den jeweiligen Vermögenswerten und von der betrieblichen Organisation ab:

• Die körperliche Inventur besteht darin, physisch vorhandene Dinge durch Scannen, Zählen, Wiegen oder Messen zu erfassen. Im Einzelhandel werden dann zum Beispiel die verschiedenen Produkte gezählt, die sich in den Verkaufsräumen und Warenlagern befinden.
• Das alternative Vorgehen nennt man Buchinventur. Damit werden immaterielle Vermögenswerte sowie Forderungen registriert, die sich nicht zählen oder ausmessen lassen. Beispiele dafür sind Kredite oder Lizenzrechte. Solche Vermögenswerte sind in den Büchern erfasst, die benötigten Zahlen können von dort übernommen werden.
  Bei anderen Dingen ist das physische Zählen zwar möglich, aber überflüssig, weil sich die Zahlen ebenfalls aus der Buchhaltung ergeben. Ein Beispiel sind Maschinen oder Fahrzeuge. Ihr Bestand ergibt sich normalerweise aus Anlageverzeichnissen, der Wert unter Berücksichtigung der Abschreibung aus dem Rechnungswesen.

Vereinfachte Inventurverfahren

Das Handelsgesetz sieht zusätzliche Möglichkeiten vor, um den Unternehmen die Inventurpraxis zu erleichtern.

• Bei der Stichprobeninventur wird nur eine Stichprobe des Gesamtbestandes an Waren, Rohstoffen etc. gezählt oder gemessen. Das Ergebnis wird „mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden“ hochgerechnet. So kann zum Beispiel die Lagermenge an Waren für eine bestimmte Fläche exakt ermittelt und auf die Gesamtlagerfläche des Unternehmens extrapoliert werden. Die Stichproben-Methode ist nur zulässig, wenn sie genauso aussagekräftige Ergebnisse liefert wie eine körperliche Bestandsaufnahme.
• Außerdem kann der Stichtag der Bestandsaufnahme verschoben werden, und zwar auf einen Tag in den drei Monaten vor Ablauf des Geschäftsjahrs oder in die zwei Monate danach.
• Schließlich kann auch eine permanente Inventur zulässig sein. Dabei wird die körperliche Bestandsaufnahme soweit erforderlich zu einem selbst gewählten Stichtag durchgeführt. Danach werden die Zahlen und Beträge fortlaufend gemäß der Bestandsbuchhaltung oder Warenwirtschaft fortgeführt.

Stichprobeninventur, die Verschiebung des Inventur-Stichtags und permanente Inventur müssen vom Finanzamt genehmigt werden.

Körperliche Erfassung bringt Transparenz

Bei Stichproben- und laufender Inventur besteht wie bei der Buchinventur das Problem, das Über- und Fehlbestände nicht offengelegt werden. Ein Vorteil der körperlichen Inventur liegt darin, dass sie Diskrepanzen aufdeckt, die durch Diebstahl, Dokumentations- und Übermittlungsfehler oder Beschädigungen entstehen.

Deshalb ist es möglicherweise trotz des größeren Aufwands sinnvoll, Dinge körperlich nachzuzählen: in der Warenwirtschaft mengenmäßig erfasste Produktvorräte, in den Büchern verzeichnete Anlagegüter wie Maschinen und Werkzeuge oder auch Kassenbestände. Nicht selten ergeben sich überraschende Abweichungen.

Was muss gezählt werden, was wird anders erfasst?

• Vorratsvermögen und Verkaufsbestände sollten grundsätzlich jedes Jahr körperlich inventarisiert werden. Beispiele sind das Warenlager eines Industriebetriebs oder die Regale eines Einzelhändlers.
  Die Notwendigkeit kann entfallen, wenn sich die Zahlen verlässlich und nachvollziehbar aus anderen Quellen ergeben. Das können eine ERP-Software oder die Lagerverwaltung sein. Eine gut geführte Warenwirtschaft spart auch in dieser Beziehung viel Arbeit. Mehr dazu steht im Abschnitt „Vereinfachte Inventurverfahren“.)
• Körperlich erfasst werden in der Regel auch zum Verbrauch oder zur Weiterverarbeitung bestimmte Produktions- und Massengüter wie Rohstoffe, Schüttgut oder für den Betrieb erforderliche Flüssigkeiten, etwa Heizöl. Je nach Art werden sie gezählt, gemessen, gewogen oder auch geschätzt.
• Investitionsgüter des Anlagevermögens wie Maschinen oder Fahrzeuge müssen in der Regel nicht gezählt werden. Voraussetzung ist, dass sie mit genauen Anschaffungsdaten, Wertangaben und den laufenden Abschreibungsbeträgen in Anlageverzeichnissen verzeichnet sind.
• Kontoguthaben, Wertpapiere und Depotguthaben ergeben sich aus den jeweiligen Bestandskonten.
• Bargeld-Kassen müssen entweder gezählt werden, oder der Kassenbestand ergibt sich aus dem laufenden Kassenbuch. Digitale Kassen ermöglichen das direkte Auslesen.
• Immaterielle Werte wie Schulden, Patentrechte oder Software-Lizenzen werden aus den entsprechenden Buchführungskonten erfasst.
• Auch die Immobilienwerte des Unternehmens ergeben sich aus den Büchern.
• „Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens“ sowie „Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“ dürfen von Jahr zu Jahr mit einem Festwert angesetzt werden. Voraussetzung: sie werden im Betrieb regelmäßig ersetzt und ihr Gesamtwert ist wirtschaftlich von nachrangiger Bedeutung. Ein Beispiel sind die Shampoo-Fläschchen, mit denen Hotels ihre Zimmer ausstatten. Bei Nutzung der Festwert-Methode sollte alle drei Jahre eine physische Inventur stattfinden, d. h. gezählt werden.

Eine professionelle Warenwirtschaft erleichtert die Inventur enorm. Tipps dazu liefert „Effiziente Warenwirtschaft: Wie Sie Ihren Lagerbestand im Griff behalten und rechtliche Stolpersteine vermeiden“.

Professionelle ERP-Lösungen bietet die Buhl-Lösungen Unternehmer 365 Professional. Anlagenbuchhaltung ist Teil von Buchhaltung 365 Professional.

Welche Form muss das Inventar haben?

Grundsätzlich muss das Inventar jeden Vermögensgegenstand mit Art, Menge und Wert einzeln auflisten. Gleiches gilt für Forderungen. Zusammengefasst werden dürfen „gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens“ – also beispielsweise alle Rohlinge eines Typs, ebenso „andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände“. Auch gleichartige Schulden können zusammengefasst werden. (§ 240 Abs. 4 HGB).

Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Allerdings sollten Inventurlisten neben den Angaben zu Art oder Typ, Menge oder Anzahl sowie dem Wert der erfassten Vermögensgegenstände stets auch Angaben zum Datum und den Namen der an der Erfassung und/oder Kontrolle beteiligten Personen enthalten. Ob man das Inventar auf Papier, mit digitalen Hilfsmitteln wie Excel oder mit einer professionellen Inventar-Software erstellt, hängt von der Größe des Unternehmens, der Art und Menge der Vermögensgegenstände und den eigenen Präferenzen ab.

Übrigens: Für Inventare gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (§ 257 Abs. 1 HGB). Das schließt Inventurlisten, Protokolle und andere Begleitdokumente ein. Die digitale Archivierung ist zulässig.

Was passiert, wenn man die Inventur versäumt?

Wer trotz Inventurpflicht keine Inventur durchführt, muss damit rechnen, Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen. Schließlich beruhen dann der Jahresabschluss und somit die Steuererklärung zur Einkommen- oder Körperschaftsteuer auf Zahlen ohne Grundlage. Das kann zu einer Schätzung der Steuerlast führen – was sich kaum zugunsten des Unternehmens auswirkt.

Schlimmstenfalls kann eine versäumte oder fingierte Inventur zu strafrechtlichen Problemen führen. Das Ergebnis kann eine Anklage wegen Steuerhinterziehung oder Steuerverkürzung, wegen Betrugs im Zusammenhang mit Unternehmenstransaktionen oder wegen Bankrotts („Insolvenzbetrug“) sein.

Einführung der E-Rechnung: das gilt für Verträge und Dauerrechnungen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft auch Mietverträge, Wartungsverträge und andere sogenannte Dauerschuldverhältnisse. Lesen Sie, was in Zukunft bei Dauerrechnungen über wiederkehrende Zahlungen erforderlich ist.

Ausführliche Informationen zur E-Rechnungspflicht allgemein lesen Sie in unserem Beitrag „Ab 2025 kommt die E-Rechnung: Was zu tun ist“.

Verträge und Dauerschuldverhältnisse

Mit Dauerschuldverhältnissen sind Vereinbarungen gemeint, die eine kontinuierliche Dienstleistung oder Lieferung betreffen. Beispiele dafür sind:

• Abonnements
• Mietverträge
• Software-Lizenzverträge, Domain- und Hosting-Verträge sowie Service Level Agreements
• Wartungsverträge
• Verträge mit Energieversorgern oder Müllentsorgungsbetrieben
• Vereinbarungen zur regelmäßigen Belieferung mit Rohstoffen oder Lebensmitteln
• Leasing-Verträge
• etc.

Typisch für solche Vertragsverhältnisse ist, dass die Abrechnung in regelmäßigen Zeitabständen erfolgt, zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder jährlich. Oft verlängern sie sich automatisch, oder sind mit unbegrenzter Laufzeit abgeschlossen, so dass sie erst durch eine Kündigung beendet werden. Das muss allerdings nicht der Fall sein.

Der Vertrag als Rechnung: Dauerrechnung

Wie bei einmaligen Geschäften sind die fortlaufenden Dienstleistungen oder kontinuierlichen Lieferungen in den meisten Fällen umsatzsteuerpflichtig. Wenn der pro Zahlungsintervall anfallend Betrag gleichbleibt, muss nicht für jeden Zahlungszeitraum eine eigene Rechnung gestellt werden.

Stattdessen kann der Vertrag als Dauerrechnung fungieren, wenn er alle Informationen enthält, die § 14 UStG als Pflichtangaben auf Rechnungen vorsieht, wie Name und Sitz beider Vertragsparteien, die Rechnungsnummer oder USt-IDNr. des Ausstellers, die Höhe des Zahlbetrags netto und brutto sowie Angaben zur Umsatzsteuer. Enthält der Vertrag über das „Dauerschuldverhältnis“ diese Angaben, wird eine monatliche, quartalsweise oder jährliche Rechnung zu jeder Zahlung überflüssig.

Stattdessen belegen der Vermieter oder das Entsorgungsunternehmen mit dem Vertrag als Dauerrechnung, warum sie wiederkehrend einen bestimmten Betrag als Umsatzsteueranteil an der Miete bzw. Entsorgungsgebühr eingezogen haben. Der Mieter oder Kunde untermauert damit bei Bedarf seinen Anspruch auf die Vorsteuererstattung dieser Beträge.

So war zumindest die Rechtslage bisher. Mit der Einführung der E-Rechnung gelten in Zukunft jedoch Besonderheiten.

Ab 2027: zu Dauerrechnungen/Verträgen muss einmalig eine E-Rechnung erstellt werden

Ab 2027 muss in den geschilderten Fällen, in denen ein Vertrag als Dauerrechnung fungiert, einmalig eine E-Rechnung erstellt werden, und zwar für den ersten Monat, das erste Quartal oder den sonstigen Teilleistungszeitraum. So sieht es das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 in Abschnitt 3.3 vor. Dieses Dokument fasst Verwaltungsanweisungen zur E-Rechnung für die Finanzämter zusammen.

Dank der E-Rechnung werden die umsatzsteuerlichen Gegebenheiten für das Finanzamt digital erfassbar. Dazu muss der Vertrag, der die Rechnungspflichtangaben enthält, als Anhang in die E-Rechnung eingebunden werden, oder es muss sich auf andere Art klar ergeben, dass eine Dauerrechnung vorliegt.

Bei Änderungen im Vertragsverhältnis, die sich auf die Rechnungspflichtangaben beziehen, muss erneut eine einmalige E-Rechnung ausgestellt werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich Preise, Stundensätze oder Honorare ändern, einer der Vertragspartner umzieht oder die Dienstleistung wechselt.

Laufende Verträge sind nicht betroffen

Die Regelung gilt nur für Verträge, die ab dem 01. Januar 2027 neu abgeschlossen werden. Für Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen oder Lizenzverträgen, die die bereits jetzt laufen oder bis zu diesem Zeitpunkt neu abgeschlossen werden, muss keine E-Rechnung erstellt werden.

Manchmal wird das falsch dargestellt. Im Entwurf zu dem erwähnten BMF-Schreiben war als Stichtag noch der 01. Januar 2025 vorgesehen. Wäre dies so beschlossen worden, hätte in vielen Fällen schon recht bald zu Gewerbemietverträgen, Wartungsverträgen und ähnlichem mehr E-Rechnungen verschickt werden müssen. Doch dieser frühe Termin ist nun vom Tisch.

Auch bei Verträgen gilt die E-Rechnungspflicht nicht immer

Viele Umsätze sind generell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dann entfällt auch die Pflicht zur einmaligen E-Rechnungsstellung bei Dauerschuldverhältnissen. Das gilt für:

• Umsätze, bei denen die Kunden oder Abnehmer Privatleute beziehungsweise Endverbraucher sind
• Umsätze bis 250 Euro brutto, für die eine Kleinbetragsrechnung genügt
• umsatzsteuerfreie Umsätze (allerdings nicht die Umsätze von Kleinunternehmern)
• Umsätze mit Kunden im Ausland

Außerdem gelten für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsregelungen. Zwei davon gelten bis zum Ablauf des Kalenderjahrs 2027. Sie betreffen damit auch den Fall von Verträgen als Dauerrechnung.

• Die wichtigere dieser Übergangsregelungen betrifft Unternehmen, deren Vorjahresumsatz bei Vertragsabschluss beziehungsweise Rechnungsstellung nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Sie können, wenn der Geschäftspartner einverstanden ist, auch bis zum Ende des Jahres 2027 noch auf E-Rechnungen verzichten und stattdessen eine „sonstige Rechnung“ ausstellen, zum Beispiel auf Papier oder als einfaches PDF. Damit entfällt für diesen Zeitraum auch die Pflicht zur einmaligen E-Rechnung bei Dauerrechnungen.
  Wichtig: die Übergangsregelung greift nur, wenn die abgerechneten Umsätze und damit die Rechnung sich auf Umsätze im Jahr 2027 beziehen. Demnach muss spätestens mit dem ersten Abrechnungszeitraum im Jahr 2028 die einmalige E-Rechnung erstellt werden.
• Ein weitere Übergangsregelung bezieht sich auf Rechnungen im Rahmen von EDI („Electronic Data Interchange“, ein bestimmtes Datenaustauschsystem für Business-Anwendungen.) Auch EDI-Rechnungen können im Jahr 2027 noch anstatt einer E-Rechnung ausgestellt werden, und auch dafür muss der entsprechende Umsatz ebenfalls. ins Jahr 2027 fallen, nicht in einen späteren Zeitraum.

Eine Anmerkung: Umsatzsteuerpflicht bei Gewerbemietverträgen und Leasingverträgen

• Gewerbemiete: Grundsätzlich nimmt das Umsatzsteuergesetz Mietverträge von der Umsatzsteuerpflicht aus ( 4 Nr. 12 a) UStG). Gleichzeitig räumt es Gewerbe-Vermietern die Option ein, trotzdem Umsatzsteuer auf die Miete aufzuschlagen. Voraussetzung ist, dass der Mieter erstens Unternehmer und zweitens selbst vorsteuerabzugsberechtigt ist (§ 9 Abs. 1 und 2 UStG).
  So können sich bei Gewerbemietverträgen beide Situationen ergeben: Mietzahlungen mit Umsatzsteuer, so dass bei Abschluss ab 2027 eine einmalige E-Rechnung als Dauerrechnung gestellt werden muss, oder ein Mietverhältnis ohne Umsatzsteuer, so dass die E-Rechnungspflicht entfällt.
• Leasing-Verträge: Noch komplizierter ist die Umsatzsteuerpflicht bei Leasing-Verträgen. Hier gibt es ebenfalls grundsätzlich zwei Möglichkeiten, sofern das Leasinggeschäft umsatzsteuerpflichtig ist.
  Wird das Leasingverhältnis als Lieferung eingeordnet, muss die gesamte Umsatzsteuer auf sämtliche Leasingraten schon zu Beginn berechnet werden. Die einzelnen Leasingraten werden dann später ohne Umsatzsteuer fällig. Das gilt dann, wenn der Leasing-Vertrag eine Kauf- oder Übernahme-Option am Ende der Laufzeit enthält und die Ausübung der Option wirtschaftlich sinnvoll erscheint.
  Ist das Leasing-Verhältnis stattdessen eine sonstige Leistung, wird die Umsatzsteuer mit den einzelnen Raten fällig.
  Die Abgrenzung der beiden Fälle ist alles andere als trivial. In diesem Fall hängt nicht nur die Gestaltung der E-Rechnung, sondern die Umsatzsteuerpflicht insgesamt von der korrekten Zuordnung ab.

Wie immer, so gilt auch für Unklarheiten zur E-Rechnung bei Dauerschuldverhältnissen: Fragen zum konkreten Einzelfall stellen Sie am besten Ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater.