Rechnungsprogramm für Selbstständige

Ein Rechnungsprogramm ist eine Software, mit der du Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellst, versendest und archivierst. Der Nutzen liegt nicht im Schreiben selbst – das ginge auch in Word. Er liegt in allem, was drumherum passiert: Das Programm kennt die gesetzlichen Pflichtangaben, vergibt Rechnungsnummern lückenlos, rechnet Steuersätze korrekt aus und legt jedes Dokument so ab, dass es einer Prüfung standhält.

Genau daran scheitern selbst gebaute Vorlagen. Eine doppelt vergebene Rechnungsnummer, eine fehlende Steuernummer oder ein falsch ausgewiesener Steuersatz führen dazu, dass dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen kann und die Rechnung kommt zurück. Das kostet dich doppelt: einmal die Zeit für die Korrektur, einmal Wochen beim Zahlungseingang.

Ein gutes Rechnungsprogramm nimmt dir deshalb wiederkehrende Handgriffe ab: Du wählst den Kunden aus, ergänzt deine Leistung und versendest ein einheitlich gestaltetes Dokument. Pflichtangaben, Steuersätze und fortlaufende Rechnungsnummern werden nicht jedes Mal neu zusammengesucht, sondern zuverlässig in den Ablauf eingebunden. So wird aus einer lästigen Verwaltungsaufgabe ein klarer Standardprozess. Du musst nicht mehr überlegen, welche Vorlage aktuell ist, wo die letzte Rechnungsnummer vergeben wurde oder ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde. Stattdessen hast du Rechnungen, Belege und Zahlungsstände zentral an einem Ort – und damit mehr Zeit für Aufträge, Kunden und dein eigentliches Business.

Dazu kommt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand strukturierter Rechnungen greift gestaffelt:

• ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
• ab 2028 für alle übrigen

Eine PDF-Datei per E-Mail ist ausdrücklich keine E-Rechnung, weil ihr die strukturierten Daten nach dem XML-Format fehlen.

Wer heute eine Rechnungssoftware auswählt, sollte deshalb nicht nur an die nächste Rechnung denken, sondern an den gesamten künftigen Ablauf. Mit WISO Business kannst du klassische Rechnungen und E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen, ohne später das System wechseln oder deine Prozesse neu aufbauen zu müssen.

Was auf einer Rechnung stehen muss, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formal fehlerhaft und dein Kunde darf die Vorsteuer nicht abziehen.

Ein Rechnungsprogramm wie WISO Business sorgt dafür, dass keine wichtigen Angaben fehlen und jede Rechnung professionell aufgebaut ist. So sparst du Zeit, vermeidest unnötige Fehler und erstellst mit wenigen Klicks vollständige Rechnungen für deine Kunden mit den folgenden Pflichtangaben:

• Vollständiger Name und Anschrift – von dir als leistendem Unternehmen und von deinem Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – bei Leistungen an Kunden in anderen EU-Mitgliedstaaten ist die USt-IdNr. verpflichtend
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
• Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
• Steuersatz und Steuerbetrag oder, bei einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV: Es genügen unter anderem Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus, brauchst dafür aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Viele Rechnungsprogramme helfen nur bis zum Versand der Rechnung. Danach beginnen Buchhaltung und Steuer in getrennten Anwendungen erneut. WISO Business verbindet diese Schritte so einfach wie noch nie: Rechnungen, Belege, Einnahmen und Ausgaben bleiben in einem gemeinsamen Prozess und können für deine Steuer weiterverwendet werden.

Damit richtet sich WISO Business besonders an diejenigen, die professionell auftreten möchten, aber keine unnötig komplizierten Rechnungsprogramme brauchen. Du kannst kostenlos starten, beliebig viele Rechnungen schreiben und deinen Ablauf später erweitern, ohne wieder von vorn anzufangen.

Welche Funktionen besonders wichtig sind, hängt von deinem Geschäftsmodell ab. Auf diese Grundlagen solltest du jedoch nicht verzichten:

• Kunden- und Leistungsdaten speichern: Wiederkehrende Angaben lassen sich direkt übernehmen. Das spart Zeit und verhindert Tippfehler.
• Rechnungsnummern automatisch vergeben: Fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummern sorgen für nachvollziehbare Abläufe.
• E-Rechnungen erstellen: Die Software sollte strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützen.
• Offene Rechnungen überblicken: Du erkennst sofort, welche Zahlungen noch ausstehen.
• Zahlungen vereinfachen: Zahlungslinks ermöglichen Kunden eine schnelle und bequeme Online-Zahlung.
• Belege digital erfassen: Einnahmen, Ausgaben und die dazugehörigen Dokumente bleiben zentral verbunden.
• Rechnungen sicher archivieren: Eine übersichtliche digitale Ablage sorgt dafür, dass Dokumente jederzeit auffindbar sind.
• Cloud und App nutzen: Mit einer cloudbasierten Rechnungssoftware greifst du von verschiedenen Geräten auf aktuelle Daten zu und kannst Belege direkt unterwegs erfassen.

Die meisten Rechnungsprogramme enden dort, wo die Steuer anfängt. Du exportierst eine Liste, schickst sie an die Steuerberatung oder tippst die Summen in ein Steuerprogramm. Genau in diesem Übergang entstehen die Fehler: vergessene Belege, doppelt erfasste Ausgaben, abweichende Summen zwischen Buchhaltung und Erklärung.

Mit WISO Business schließt du diesen Bruch. Einnahmen und Ausgaben, die du übers Jahr erfasst hast, übernimmst du mit einem Klick in die Steuererklärung – betrieblich und privat in einem Durchgang, inklusive Vorab-Check und sicherer Online-Abgabe ans Finanzamt. Für Selbstständige mit überschaubarer Buchhaltung ersetzt das in vielen Fällen die separate Beratung für die laufende Erklärung.