E-Rechnung erstellen

Wer heute eine Rechnung schreiben möchte, steht vor anderen Anforderungen als noch vor wenigen Jahren. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Eine elektronische Rechnung im rechtlichen Sinne muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat vorliegen. Ein als PDF gespeichertes Word-Dokument, eine per E-Mail versandte Excel-Tabelle oder eine gescannte Papierrechnung erfüllen diese Definition nicht – auch dann nicht, wenn sie digital übermittelt werden. Entscheidend ist nicht der Übertragungsweg, sondern das Format.

Rechtsgrundlage ist die europäische Norm EN 16931, auf der alle in Deutschland zulässigen E-Rechnungsformate basieren. Sie definiert, welche Pflichtangaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und in welcher Struktur diese maschinenlesbar hinterlegt sein müssen. Unternehmen im B2B-Bereich sind seit Jahresbeginn 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können – unabhängig von Branche, Rechtsform oder Unternehmensgröße. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, riskiert, dass eingehende Rechnungen nicht fristgerecht verarbeitet werden können und Vorsteuerabzüge gefährdet sind.

Die Umstellung betrifft dabei nicht nur große Unternehmen. Auch Einzelunternehmer, Freelancer und Selbstständige, die regelmäßig Leistungen an andere Unternehmen erbringen, sind von der Pflicht erfasst. Der Gesetzgeber hat bewusst auf Größenschwellen verzichtet: Sobald eine Transaktion zwischen zwei inländischen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen stattfindet, gelten die neuen Anforderungen. Die einzige relevante Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sowie Fahrausweise – diese dürfen weiterhin in vereinfachter Form ausgestellt werden.

Im deutschen B2B-Bereich haben sich zwei Formate als Standard etabliert, die beide auf der EN 16931 basieren und für die E-Rechnungspflicht seit 2025 anerkannt sind: XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuellen Anteil. Die gesamte Rechnungsinformation ist ausschließlich in maschinenlesbarer Form hinterlegt – ein Mensch kann die Datei ohne entsprechende Software nicht direkt lesen. Dieses Format wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben und ist im Bereich der öffentlichen Verwaltung seit 2020 verbindlich. Wer als Lieferant oder Dienstleister mit Behörden arbeitet, kommt an XRechnung nicht vorbei. Für das XRechnung erstellen ist eine Software notwendig, die das XML-Schema korrekt befüllt und validiert.

ZUGFeRD verfolgt einen hybriden Ansatz: Das Format kombiniert ein für Menschen lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei, die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält. Der Empfänger kann die Rechnung sowohl visuell prüfen als auch maschinell weiterverarbeiten – je nachdem, welche technischen Möglichkeiten auf seiner Seite vorhanden sind. Das macht ZUGFeRD besonders flexibel im privatwirtschaftlichen B2B-Austausch, wo nicht alle Empfänger über vollautomatisierte Verarbeitungssysteme verfügen. ZUGFeRD existiert in mehreren Profilen, wobei das Profil „EN 16931″ die vollständige Konformität mit der europäischen Norm sicherstellt.

Für die Praxis bedeutet das:

• Rechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen → XRechnung
• Rechnungen an privatwirtschaftliche Unternehmen → ZUGFeRD oder XRechnung, je nach Absprache mit dem Empfänger
• Rechnungen im internationalen EU-Kontext → ZUGFeRD EN 16931 oder das europäische Pendant Peppol BIS

WISO Business erzeugt beide Formate automatisch und ohne technisches Vorwissen. Du gibst die Rechnungsdaten wie gewohnt ein – die korrekte Formatierung, Validierung und Ausgabe übernimmt die Software für dich im Hintergrund.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten beim Übergang zur E-Rechnung eigene Regeln, die in der öffentlichen Diskussion häufig vereinfacht dargestellt werden. Grundsätzlich gilt: Auch Kleinunternehmer sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Wer also als Kleinunternehmer Eingangsrechnungen von anderen Unternehmen erhält, muss sicherstellen, dass diese verarbeitet werden können.

Beim Versand von Ausgangsrechnungen gelten hingegen Übergangsfristen:

• Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen aller Größen dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch in herkömmlichen Formaten abrechnen
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € dürfen weiterhin sonstige Rechnungen versenden
• Ab 1. Januar 2028: Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden

Rechnungen für Kleinunternehmer enthalten keine Umsatzsteuer, müssen aber einen ausdrücklichen Hinweis auf die angewendete Regelung führen – zum Beispiel den Verweis auf § 19 UStG. Dieser Hinweis muss auch im strukturierten XML-Teil der E-Rechnung maschinenlesbar hinterlegt sein, nicht nur im sichtbaren PDF-Anteil. Das ist ein häufiger Fehler bei manuell erstellten Lösungen.

Bei regelbesteuerten Unternehmen muss der korrekte USt-Satz im Datenteil der E-Rechnung enthalten sein – 19 % oder ermäßigt 7 %. Das Umsatzsteuergesetz kennt darüber hinaus weitere Sonderfälle, die in der E-Rechnung korrekt abgebildet sein müssen. Besonders relevant im B2B-Kontext ist das Reverse-Charge-Verfahren: Bei bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen – sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Rechnung wird netto ausgestellt und muss einen klar formulierten Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft enthalten – sowohl im lesbaren als auch im maschinenlesbaren Teil.

Wer E-Rechnungen direkt aus der Rechnungssoftware erstellt, kann den gesamten Prozess von der Ausstellung bis zur Steuererklärung in einem Workflow abbilden. Das ist besonders für Selbstständige und Freelancer relevant, die keine separate Buchhaltungssoftware einsetzen und ihren administrativen Aufwand so gering wie möglich halten wollen.

Der entscheidende Vorteil liegt in der direkten Verbindung zwischen Rechnungsstellung und EÜR: Einnahmen aus ausgestellten Rechnungen fließen automatisch als Betriebseinnahmen in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein – ohne manuelles Übertragen zwischen verschiedenen Tools, ohne Tippfehler, ohne vergessene Positionen. Gleiches gilt für empfangene Eingangsrechnungen: Sie lassen sich direkt einlesen, der Betrag wird als Betriebsausgabe erfasst und steht sofort für die laufende EÜR zur Verfügung.

WISO Business verbindet Rechnungsstellung, Umsatzsteuerberechnung und EÜR-Vorbereitung in einer durchgehenden Lösung – von der ersten Rechnung bis zur fertigen Steuererklärung. Und das beste daran: du startest völlig kostenlos.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Archivierung. Das Steuerrecht schreibt vor, dass Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen – und zwar so, dass sie jederzeit lesbar, unveränderbar und vollständig abrufbar sind. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) konkretisieren diese Anforderungen für digitale Belege. Eine lokale Ablage auf dem eigenen Rechner ohne Versionierung und Zugriffskontrolle reicht in den meisten Fällen nicht aus.

WISO Business erfüllt genau diese Anforderungen:

• Alle ausgestellten und empfangenen Belege werden unveränderbar gespeichert
• Jede Version eines Dokuments ist nachvollziehbar protokolliert
• Der Zugriff ist von jedem Gerät möglich – Laptop, Tablet oder Smartphone
• Dokumente lassen sich gezielt nach Datum, Rechnungsnummer oder Empfänger filtern und exportieren

Jetzt kostenlos starten und E-Rechnungen von Anfang an rechtssicher erstellen, archivieren und später für die Steuer nutzen.