E-Rechnung erstellen

Wer heute eine Rechnung schreiben möchte, steht vor anderen Anforderungen als noch vor wenigen Jahren. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Eine elektronische Rechnung im rechtlichen Sinne muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat vorliegen. Ein als PDF gespeichertes Word-Dokument, eine per E-Mail versandte Excel-Tabelle oder eine gescannte Papierrechnung erfüllen diese Definition nicht – auch dann nicht, wenn sie digital übermittelt werden. Entscheidend ist nicht der Übertragungsweg, sondern das Format.

Rechtsgrundlage ist die europäische Norm EN 16931, auf der alle in Deutschland zulässigen E-Rechnungsformate basieren. Sie definiert, welche Pflichtangaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und in welcher Struktur diese maschinenlesbar hinterlegt sein müssen. Unternehmen im B2B-Bereich sind seit Jahresbeginn 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können – unabhängig von Branche, Rechtsform oder Unternehmensgröße. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, riskiert, dass eingehende Rechnungen nicht fristgerecht verarbeitet werden können und Vorsteuerabzüge gefährdet sind.

Die Umstellung betrifft dabei nicht nur große Unternehmen. Auch Einzelunternehmer, Freelancer und Selbstständige, die regelmäßig Leistungen an andere Unternehmen erbringen, sind von der Pflicht erfasst. Der Gesetzgeber hat bewusst auf Größenschwellen verzichtet: Sobald eine Transaktion zwischen zwei inländischen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen stattfindet, gelten die neuen Anforderungen. Die einzige relevante Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sowie Fahrausweise – diese dürfen weiterhin in vereinfachter Form ausgestellt werden.

Im deutschen B2B-Bereich haben sich zwei Formate als Standard etabliert, die beide auf der EN 16931 basieren und für die E-Rechnungspflicht seit 2025 anerkannt sind: XRechnung und ZUGFeRD.

Ein reines XML-Format – ohne Software für einen Menschen nicht lesbar. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist es vorgeschrieben, im Behördenumfeld bereits seit 2020 verbindlich. Wer mit Behörden arbeitet, kommt an XRechnung nicht vorbei.

Verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei. Der Empfänger kann die Rechnung visuell prüfen oder maschinell weiterverarbeiten – je nachdem, was auf seiner Seite technisch möglich ist. Das macht ZUGFeRD besonders praktikabel im privatwirtschaftlichen B2B-Austausch. Das Profil „EN 16931″ stellt die volle Normkonformität sicher.

• Rechnungen an Behörden → XRechnung
• Rechnungen an Unternehmen → ZUGFeRD oder XRechnung, je nach Absprache
• Rechnungen im EU-Ausland → ZUGFeRD EN 16931

Welches Format richtig ist, musst du bei WISO Business nicht selbst entscheiden. Du gibst die Rechnungsdaten wie gewohnt ein – Format, Formatierung und Validierung übernimmt die Software automatisch im Hintergrund.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt eine wichtige Unterscheidung, die häufig durcheinandergebracht wird: Empfang und Versand sind zwei verschiedene Pflichten.

Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 – diese Pflicht kennt keine Ausnahme.

Versenden müssen sie dagegen nicht: Nach § 34a UStDV sind Kleinunternehmer dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen. Sie können weiterhin klassische Rechnungen ohne Umsatzsteuer verschicken – mit dem Pflichthinweis auf § 19 UStG. Wer trotzdem freiwillig umsteigt, wirkt professioneller gegenüber größeren Geschäftspartnern.

• Bis 31. Dezember 2026: mit Zustimmung des Empfängers noch in herkömmlichem Format
• Bis 31. Dezember 2027: bei einem Vorjahresumsatz unter 800.000 €
• Ab 1. Januar 2028: verpflichtend für alle inländischen B2B-Rechnungen

• Der Hinweis auf § 19 UStG muss auch maschinenlesbar im XML-Teil stehen, nicht nur sichtbar im PDF – ein häufiger Fehler bei manuellen Lösungen
• Bei regelbesteuerten Unternehmen muss stattdessen der korrekte USt-Satz (19 % oder ermäßigt 7 %) im Datenteil hinterlegt sein
• Beim Reverse-Charge-Verfahren geht die Steuerschuld auf den Empfänger über: Die Rechnung wird netto ausgestellt, mit klarem Hinweis auf die Steuerschuldumkehr, ebenfalls maschinenlesbar hinterlegt

Erstellst du deine E-Rechnungen direkt aus der Rechnungssoftware, läuft der gesamte Prozess von der Ausstellung bis zur Steuererklärung in einem Workflow. Das entlastet dich vor allem, wenn du als Selbstständiger oder Freelancer keine separate Buchhaltungssoftware nutzen willst.

Der Vorteil: Einnahmen aus ausgestellten Rechnungen fließen automatisch als Betriebseinnahmen in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung – ohne manuelles Übertragen, ohne Tippfehler, ohne vergessene Positionen. Eingangsrechnungen lassen sich genauso direkt einlesen: Der Betrag wird als Betriebsausgabe erfasst und steht sofort für die laufende EÜR bereit.

Der entscheidende Unterschied zu anderen Buchhaltungslösungen: WISO Business ist die einzige Lösung am Markt, die deine EÜR-Daten direkt in die Steuererklärung übernimmt – ohne Excel-Export, ohne manuelles Übertragen in ein zweites Programm.

WISO Business verbindet Rechnungsstellung, Umsatzsteuerberechnung und EÜR-Vorbereitung in einer durchgehenden Lösung – von der ersten Rechnung bis zur fertigen Steuererklärung. Und du startest kostenlos.

Zehn Jahre. So lange musst du deine Rechnungen aufbewahren – lesbar, unveränderbar, jederzeit abrufbar. Die GoBD konkretisieren diese Anforderungen für digitale Belege. Ein Ordner auf dem eigenen Rechner ohne Versionierung und Zugriffskontrolle reicht dafür in den meisten Fällen nicht aus.

• Alle Belege werden unveränderbar gespeichert
• Jede Dokumentversion ist nachvollziehbar protokolliert
• Zugriff von jedem Gerät – Laptop, Tablet, Smartphone
• Filter- und Exportfunktion nach Datum, Rechnungsnummer oder Empfänger