20. September 2016

Business-Knigge – Teil 1

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In der Kantine mit ausgestrecktem Arm auf den Chef zulaufen? Den neuen Kollegen ungefragt duzen oder beim Telefonieren schnell nebenbei ein Brötchen essen? Das geht gar nicht, sagt Knigge-Coach Susanne Beckmann: „Unternehmen achten heute wieder verstärkt darauf, wie sich jemand benimmt, nicht nur darauf, was er fachlich kann. Wer durch schlechte Manieren auffällt, ist im Job schnell unten durch.“ Doch wo lauern die Stolpersteine? Und wie geht es richtig? Tipps von der Benimm-Expertin.

„Guten Tag!“: Grüßen und Begrüßen

Im Allgemeinen ist es so, dass derjenige, der den anderen zuerst sieht, auch zuerst grüßt. Doch auch heute noch gelten für das Grüßen und Begrüßen feste Regeln. Gegrüßt wird in dieser Reihenfolge:

  • Der Herr grüßt die Dame
  • Jüngere grüßen Ältere
  • Mitarbeiter grüßen Vorgesetzte
  • Einzelne grüßen Gruppen

Bei der Begrüßung mit Handreichung ist die Reihenfolge übrigens genau umgekehrt. Dabei reicht der Ältere dem Jüngeren die Hand, der Chef dem Mitarbeiter. Im Geschäftsleben stehen Rang und Alter außerdem vor Geschlecht. Das bedeutet, dass der männliche Vorgesetzte vor der weiblichen Kollegin begrüßt wird, wenn er in der Hierarchie höher steht. Sind beide in der Hierarchie gleich, wird auch hier die Dame zuerst begrüßt.

„Mein Name ist Lisa Schmidt.“: sich Vorstellen

Wenn Sie jemanden treffen, den Sie noch nicht kennen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, sich vorzustellen. Sie können wählen zwischen:

  • „Ich bin Lisa Schmidt.“
  • „Ich heiße Lisa Schmidt.“
  • „Mein Name ist Lisa Schmidt.“
  • „Lisa Schmidt.“

Vermeiden Sie Floskeln wie „Darf ich mich vorstellen?“, „Gestatten?“, „Sehr erfreut!“ oder „Angenehm!“. Lassen Sie Titel und akademische Grade auf jeden Fall bei der eigenen Vorstellung weg und verzichten Sie auf „Herr“ oder „Frau“. Nennen Sie Ihren Vornamen, das klingt persönlicher und macht Sie unverwechselbar.

„Das ist Frau Doktor Schäfer.“: andere miteinander bekannt machen

Anders ist es, wenn Sie andere Personen vorstellen. Dabei werden alle akademischen Grade und Titel genannt. Wie beim Begrüßen gibt es auch beim Bekanntmachen eine feste Reihenfolge:

Als erstes wird

  • der Herr der Dame vorgestellt,
  • der Jüngere dem Älteren vorgestellt,
  • ein Einzelner der Gruppe vorgestellt,
  • ein Ankommender den Anwesenden vorgestellt,
  • der Inländer dem Ausländer vorgestellt,
  • der Kollege dem Kunden oder Geschäftspartner vorgestellt.

Achten Sie darauf, dass die wichtigere Person als erstes die Information bekommt, wer vor ihr steht.

Hallo, Kollege!“: Sie oder Du?

Grundsätzlich ist es in Deutschland üblich, Menschen ab einem Alter von 18 Jahren zu siezen. Diese Regel weicht jedoch immer mehr auf; in einigen Firmen gehört das Du inzwischen zur Unternehmenskultur. Dann sollte man sich dieser Gepflogenheit anpassen. Ansonsten beachten Sie Folgendes:

  • Ein „Du-Angebot“ geht immer von der ranghöheren Person aus. Wenn Sie neu in einem Unternehmen sind, sollten Sie zunächst alle Mitarbeiter und Vorgesetzten grüßen und abwarten, bis Ihnen das Du angeboten wird.
  • Wenn Sie lieber auf Distanz bleiben möchten, können Sie ein solches Angebot auch ablehnen. Das sollte man sich jedoch gut überlegen. Ein mehr oder weniger grundlos abgelehntes Du bekommt man nicht so schnell wieder angeboten und man wirkt schnell unsympathisch.
  • Die freundlichere Variante: Begründen Sie, warum Sie sich mit einem schnellen Du-Angebot unwohl fühlen. Zum Beispiel so: „Vielen Dank für Ihr freundliches Angebot. Ich bin noch sehr jung im Unternehmen und brauche noch ein wenig Zeit, um ältere Kollegen zu duzen.“ So halten Sie sich eine Option offen und lehnen das Angebot nicht rigoros ab.

„Schön, dass Sie anrufen!“: erfolgreich telefonieren

Telefonieren ist in vielen Berufen eine wichtige Aufgabe. Es hat genauso große Bedeutung wie ein persönliches, direktes Gespräch. Es zeigt sich, wer wirklich Interesse an seinem Gegenüber hat – und wie wohl sich der Anrufer bei Ihnen fühlt.

  • Melden Sie sich professionell und deutlich mit dem Firmennamen und Ihrem eigenem Namen.
  • Vermeiden Sie Floskeln wie: „Was kann ich für Sie tun?“ oder „Wie kann ich Ihnen helfen?“ Das mag niemand mehr hören.
  • Achten Sie auf den Namen des Anrufers und schreiben Sie sich ihn auf. So können Sie Ihren Gesprächspartner noch ein bis zweimal mit seinem Namen anreden, besonders, wenn das Gespräch beendet wird. Das wirkt sehr sympathisch.
  • Sitzen Sie während des Telefonats aufrecht und lächeln Sie. So kommen Sie offen und konzentriert beim Anrufer an.
  • Schenken Sie Ihrem Gesprächspartner Ihre volle Aufmerksamkeit, machen Sie nichts nebenbei. Das heißt: Essen oder trinken Sie nicht, kramen Sie nicht in Unterlagen herum oder kritzeln Bildchen auf Papier. Tippen Sie nur dann im Computer, wenn Sie Informationen für den Anrufer heraussuchen müssen.
  • Vermeiden Sie eher negativ geprägte Sätze, formulieren Sie positiv. Zum Beispiel:
    • „Ich hole mir eben die Unterlagen dazu“ statt „Ich muss die Unterlagen holen.“
    • „Herr Müller ist für Sie am Telefon“ statt „Da ist ein Herr Müller.“

„Gut sehen Sie aus!“: das passende Outfit

Soviel ist klar: Welche Kleidung im Beruf angemessen ist, hängt stark davon ab, in welcher Branche jemand arbeitet. Ein Handwerker kleidet sich anders als ein Banker oder eine Bürokauffrau. Es gibt jedoch ein paar Regeln, die für die meisten gelten:

  • Die Kleidung sollte gepflegt und in einwandfreiem Zustand sein. Offene Nähte, Flecken oder Löcher sind tabu.
  • Zu viel Haut ist nicht angesagt. Röcke, Kleider und kurze Hosen enden mindestens eine Hand breit über dem Knie. Damenschuhe sind zumindest vorne geschlossen.
  • Auch ein sexy Outfit gehört nicht in den Job. Tiefe Dekolletees, spannende Blusen und schulterfreie Tops haben im Berufsleben nichts verloren. Die Abätze von Damenschuhen sollten nicht höher als sechs Zentimeter sein.
  • Herren tragen geschlossene Schuhe und keine kurzen Hosen. In vielen Branchen sind auch kurzärmelige Hemden ein No-Go. Sie wirken wenig professionell.
  • Tattoos und Piercings können heikel sein. Verstecken Sie sie gegebenenfalls besser unter Ihrer Kleidung.

Nicht vergessen: Mit unserem Kleidungsstil können wir direkten Einfluss darauf nehmen, wie wir wahrgenommen werden. Seriös und kompetent? Oder lässig und individuell? Machen Sie sich morgens vor dem Kleiderschrank Gedanken darüber, wie Sie auf Kunden, Kollegen und Chefs wirken wollen.

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