Alte Rechnungen drucken

  • Hallo,


    ein Kunde möchte Rechnungen vom alten Jahr erneut zugestellt haben.


    Das Problem: aktuell haben wir eine neue Anschrift, Bankverbindung etc. Wenn ich in seinem Kundenkonto die Rechnungen aufrufe und ausdrucke, erhalte ich aber eine Rechnung mit den aktuellen Daten.


    Wie kann ich die original erstellten Rechnungen erneut ausdrucken?


    Danke im voraus für die Antworten.


    Grüße


    Hamza

  • Das hört sich so an, als hättet ihr das Briefpapier geändert und würdet jetzt die bestehenden Rechnungen auf Briefpapier mit den neuen Angaben drucken. Das wäre auch so, wenn ihr im Drucker anderes Papier hättet, die Rechungen sehen dann anders aus.


    Was kann man nun tun?
    1. Es gibt ein Rechnungsarchiv, in dem automatisch Rechnungskopien abgelegt werden - wenn das dann aktiviert ist.
    Dazu schau mal unter "Datei | Einstellungen | Allgemein...", unter "Pfade" nach, was da eingestellt ist.
    Mit Glück findest Du Schwarz-Weiss Kopien der Rechnungen.
    2. Wenn Du dort (noch) keine Kopien findest, habt ihr vielleicht dem Kunden seine Rechnungen als Mail-Anhang geschickt.
    Dann schau mal im Ausgangskorb eurer E-Mails nach.
    3. Wenn das alles nichts hilft und es kein altes, vorgedrucktes Briefpapier mehr gibt, könnt ihr noch das geänderte Briefpapier in der Software zurückändern, die Rechnungskopien drucken und dann das Briefpapier wieder ändern.


    Das sind alles technische Möglichkeiten, bitte beachte, dass hier keine Beratung zum Thema "Rechnungskopien" im steuerlichen oder rechtlichen Sinne stattgefunden hat.

  • Wenn ihr den alten Briefkopf noch als Datei irgendwo rumliegen habt (Word Datei etc.), dann deaktivierst du für den Ausdruck in MB einfach das Briefpapier. Und für die Zukunft bitte merken: Bei Änderungen am Briefkopf in MB immer eine Kopie mit neuem Namen erstellen und diese dann bearbeiten. Dann kann MB bei alten Rechnungen auf das alte Briefpapier zugreifen. ;)


    • Andererseits sei die Frage gestattet, wie du deine Rechnung archivierst? Wenn du - wie Hamich schon gesagt hat - in MB das Rechnungsarchiv aktiviert hast, findest du die Rechnung dort, ansonsten solltest du ja einen Ausdruck in Papierform vorhalten können, den du nun kopieren könntest.
  • Bei Änderungen am Briefkopf in MB immer eine Kopie mit neuem Namen erstellen und diese dann bearbeiten

    Wenn die Änderung nur in einer Adressänderung (samt TelefonNr., Konto usw) im Briefpapier bei einer der Layout-Auswahlen 1 bis 8 bestanden hat, genügt es, temporär die alten Daten in die entsprechenden Felder einzutragen und dies nach Ausdruck der Duplikate wieder rückgängig zu machen.


    Wenn das Briefpapier allerdings über "Briefpapier bearbeiten ... | Erweiterte Bearbeitung.." angepasst wurde, ist es etwas komplizierter.
    Die Vorlage liegt dann als Datei mit dem Namen "Layout0.RTM" im Verzeichnis "...\Reports\1\Layout" im Vorlagenverzeichnis.
    Diese Datei wird bei Änderungen überschrieben.
    Um eine Kopie zu erhalten, sollte man sie in ein anderes Verzeichnis kopieren.
    Dann kann sie bei Bedarf die vorher veränderte ersetzen.

  • Hallo Hamza,
    Wie schon hier im Tread erwähnt gibt es ein Rechnungsarchiv. Auf jeden Fall sollte das angehakt sein.


    Was ist der Sinn des Archivs?
    Mit Druckerstellung einer Rechnung, brauchst Du ein Dokument für Deine eigene EÜR Buchführung. In diesem Archiv ist exakt die Rechnung in PDF Form abgespeichert wie sie zum Druckzeitpunkt an den Kunden ging. Es ist ein unentbehrliches Dokument.


    Seit der Einführung der Verfahrensdokumentation in Mein Büro in 2017 (> Finanzen > Änderungsprotokoll) wird zudem jede Änderung im Vorgang Rechnung festgehalten. Wenn Du eine Rechnung zum 2. x ausdruckst, wird auch im Archiv das Datum des Zweitausdruckes samt einer weiteren PDF angelegt. Also solltest du nicht im Vorgang nachdrucken.


    Wird eine Kopie notwendig, ist also immer im Archiv das PDF des Originals der Rechnung vorhanden. Hier im Archiv ist der ideale Platz darauf zu zugreifen. Spätere Änderungen am Briefpapier samt den Ratschlägen kannst du also getrost ignorieren, wenn das Archiv verfügbar ist.


    ein Kunde möchte Rechnungen vom alten Jahr erneut zugestellt haben.

    "Erneut" geht nicht das nicht so gerade mal. Es sind Dokumente im Original, die einzigartig sind. Da wäre ich vorsichtig mit Nachdrucken.


    Wenn ich in seinem Kundenkonto die Rechnungen aufrufe und ausdrucke, erhalte ich aber eine Rechnung mit den aktuellen Daten.

    verstehe ich nicht. Nachdruck löst keine Datumsänderung aus.


    MFG

  • Moin,
    ich habe das bei mir so gelöst, dass ich für Rechnungen im Vorlagedesigner einen PDF Drucker als Standarddrucker eingerichtet habe, der eine gute Qualität bei kleiner Dateigröße bietet. Und ich kann jede Rechnung so sehen, wie ich sie an den Kunden ausgedruckt und verschickt habe. Und das in Farbe ;) .
    Ich würde auf jeden Fall einen Zusatz wie Kopie der Originalrechnung hinzufügen (geht z.B. einfach mit dem Adobe Reader)

  • Vielen Dank für die Antworten.


    Der Hinweis mit dem Archiv war gut, nur leider war dort kein Häkchen drin, so dass die Rechnungen bisher nicht archiviert wurden. Ich meine, mich zu erinnern, dass mich MeinBüro bei der Installation gefragt hätte und ich mit Ja geantwortet habe, könnte mich aber auch irren.


    Jedenfalls werde ich dem Kunden eine Kopie ohne Briefpapierangaben zuschicken und hoffe, dass ihm das so ausreicht.


    Vielen Dank für die Hinweise.

  • Dabei aber bitte beachten, dass es Pflichtangaben auf einer Rechnung gibt.

    Hallo allerseits,
    Aber nicht für von verschlampt gegangene Rechnungen deren Kopien. Da würde ich zu Deiner Absicherung ganz klar sein, und vermerken, dass die Originale zugesandt wurden.
    Und aber auch Du bist hier drinnen verwickelt. Du selbst brauchst Originalabbilder Deiner Rechnungen für Deine EÜR Unterlagen.
    Und diese hätten zeitnah erstellt worden sein müssen und nicht jetzt nachträglich mit Wiederherstellung des temporär alten Briefkopfes.

  • Ja, inzwischen weiß ich das mit der Absicherung auch.


    Allerdings finde ich, dass Mein Büro, die quasi als Software "für den Laien" beworben wird, das Archiv für solche Fälle auch automatisch anlegen sollte.

  • Allerdings finde ich, dass Mein Büro, die quasi als Software "für den Laien" beworben wird, das Archiv für solche Fälle auch automatisch anlegen sollte.

    Ich weiß nicht, ob die Einstellung standardmäßig aktiviert ist. Ich würde das aber nicht wollen, weil ich ein Papierarchiv habe und die zusätzlichen, bei jeder Änderung neu erstellten Archiv-PDFs nicht brauche.
    Ein Hinweis bei der Programmeinrichtung wäre aber in der Tat hilfreich.