Professionelle Angebote:
Grundlage Ihres Unternehmenserfolgs

Sieht man einmal ab von Lieferterminen, Freizeichnungsklauseln und anderen Informationen zur Vertragsanbahnung, enthält ein Angebot grundsätzlich jedoch dieselben Angaben wie die spätere Rechnung. Wenn Sie Ihre Angebote mit MeinBüro schreiben, sieht das zum Beispiel so aus:

1. Angebots-Absender und Kontaktdaten,
2. eindeutiger Adressat (nur der darf Ihre Angebotskonditionen in Anspruch nehmen!),
3. Angebotsdatum,
4. Angebotsnummer,
5. Art, Bezeichnung, Qualität und Preis der Ware bzw. Art, Umfang und Vergütung der Dienstleistung oder des Werks,
6. Lieferbedingungen,
7. Zahlungsbedingungen
8. zeitliche, mengenmäßige und sonstige Begrenzungen der Angebotsgültigkeit durch Freizeichnungsklauseln sowie
9. Steuernummer und / oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Unverbindliche Angebote oder sogenannte Freizeichnungsklauseln sorgen dafür, dass Sie Ihren potenziellen Vertragspartnern unmissverständlich mitteilen, dass Sie sich nur bedingt, nur befristet – oder gar nicht an Ihr Angebot gebunden fühlen. Mit kaufmännischen Fachbegriffen wie „freibleibend“ oder „unverbindlich“ sorgen Sie dafür, dass Sie im rechtlichen Sinne noch gar kein Angebot abgeben, sondern Ihre Waren und Dienstleistungen lediglich „anpreisen“.

Sie können freibleibende Angebote auch:

• zeitlich befristen („Dieses Angebot gilt bis zum …“),
• unter Preisvorbehalt stellen („Preis freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“) und
• unter Mengenvorbehalt stellen („Lieferung vorbehalten“ oder „Lieferung solange der Vorrat reicht“).

Ein Angebot ist immer dann sinnvoll, wenn Ihr Kunde auf eine schriftliche Offerte besteht. Denn ein Angebot …

• können Sie als „schriftliches Verkaufsgespräch“ einsetzen und dadurch mehr Aufträge an Land ziehen als durch informelle mündliche oder telefonische Absprachen,
• zwingt Sie, den Auftrag gründlich zu durchdenken,
• hilft Ihnen, den Nutzen passender Produkte und Dienstleistungen im konkreten Anwendungskontext des Kunden zu erläutern,
• ermöglicht Ihnen, Vertrauen zu schaffen, Kundenorientierung zu demonstrieren und Zusatzaufträge zu generieren,
• schafft eine günstige Verhandlungsbasis (weil Sie selbst die vertraglichen Rahmenbedingungen vorgeben) und
• sichert die Beweislage: Auf diese Weise vermeiden Sie spätere Missverständnisse und Unstimmigkeiten über den Auftragsumfang, die Liefer-, Zahlungs- und sonstigen Konditionen.

Im Geschäftsleben werden Angebote zwischen Unternehmen (B2B) in erster Linie mit Nettobeträgen ausgewiesen.

1. Ein Nettoangebot gestaltet sich in der Regel so, dass sämtliche, einzeln aufgeführte Auftragspositionen mit Netto-Werten bepreist werden.
2. Die Positionen werden am Ende der Angebotsauflistung zu einem Netto-Gesamtbetrag zusammengeführt.
3. Darunter erfolgt die Ausweisung des fälligen Umsatzsteuer-Betrages. Hier muss lediglich der zugeschlagene Mehrwertsteuersatz kommuniziert werden.
4. Ihr Angebot endet mit dem finalen Brutto-Endbetrag, den Ihr Kunde zu zahlen hat.

Im Gegensatz dazu wird im Endkundengeschäft (B2C) mit Brutto-Beträgen gearbeitet. Diese Beträge der einzelnen Auftragspositionen sind:

1. Inklusive Umsatzsteuer ausgewiesen, sodass sich in Summe direkt ein Brutto-Gesamtbetrag ergibt.
2. Der im Preis enthaltene Umsatzsteuer-Betrag wird separat ausgewiesen.

Einen Sonderfall stellen Angebote ins Ausland dar. Für Unternehmenskunden wird beispielsweise innerhalb der EU keine deutsche Umsatzsteuer erhoben und darf demnach auch auf einer Rechnung nicht auftauchen.

Bei Angeboten an Privatkunden im Ausland verbleibt der Leistungsort bei Ihnen in Deutschland. So weisen Sie ganz normal Ihre Umsatzsteuer aus und müssen an Ihrem Angebot nichts verändern.

Gehen Sie in Ihrem MeinBüro in die Sektion “Verkauf” – “Angebote”. Dort erzeugen Sie mit einem Mausklick auf “Neu F10” ein leeres Angebot. Sind in Ihrer Arbeitsumgebung erst einmal ein paar Vorgänge angelegt, erreichen Sie das gleiche Ziel oftmals schneller und bequemer, indem Sie ein bereits vorhandenes Angebot “Kopieren und bearbeiten”. Diese Funktion rufen Sie in der Angebotstabelle über die Funktionstaste F5 auf – oder über das Kontextmenü bzw. den Button “Weitere Funktionen”:

So erstellt MeinBüro ein inhaltsgleiches Angebot – nur eben versehen mit dem aktuellen Datum und einer neuen Angebotsnummer. Falls Sie das Angebot an einen anderen als den ursprünglichen Kunden richten oder einzelne Angebotspositionen ändern, hinzufügen oder löschen wollen, können Sie das im neu angelegten Vorgang problemlos tun.