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Wer eine Konditorei betreibt, nimmt für das private Kaffeetrinken den Kuchen aus dem eigenen Betrieb. Eine Selbstständige, die Heimtextilien verkauft, besorgt sich die Vorhänge für die Privatwohnung aus ihrem Sortiment. Solche Formen des Eigenverbrauchs sind aus Sicht des Finanzamts genauso steuerpflichtig, wie der Verkauf der Waren oder Produkte an reguläre Kunden.
In den meisten Fällen muss die Entnahme deshalb einzeln verbucht werden. In bestimmten Fällen gibt es allerdings eine Erleichterung: Selbstständige mit einer Bäckerei, Fleischerei, einem Getränke- oder Lebensmitteleinzelhandel oder einem gastronomischen Betrieb dürfen Lebensmittel, Speisen und Getränke, die sie im Privathaushalt verbrauchen, pauschal abrechnen. Dafür gelten im Jahr 2024 neue, höhere Pauschalen.
Im Steuerrecht spricht man von „Entnahmen zum Eigenverbrauch“ (§ 4 Abs. 1 EStG). Gemeint sind Waren, Erzeugnisse und andere Wirtschaftsgüter, die Selbstständige aus ihrem Betrieb entnehmen, um sie für sich, ihren Haushalt oder für andere „betriebsfremde Zwecke“ zu verwenden.
Immerhin müssen Sie sich nicht selbst den gleichen Preis berechnen, den reguläre Kunden bezahlen. Vielmehr ist der „Teilwert anzusetzen“ (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EstG). Das ist der Betrag, den die betreffende Sache zum gesamten Unternehmenswert beisteuert. Der Teilwert darf nicht niedriger liegen als der Betrag, der zur Wiederbeschaffung oder Wiederherstellung anfallen würde, und nicht höher als der Preis, zu dem die Sache einzeln verkauft würde. Ansonsten bleibt bei der Feststellung des Teilwerts ein gewisser Bewertungsspielraum.
Die „Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben“, wie die pauschalen Beträge für den Eigenverbrauch von Nahrungsmitteln und Getränken im offiziellen Sprachgebrauch heißen, werden jedes Jahr neu festgesetzt.
Dazu wertet das Bundesfinanzministerium Daten des Statistischen Bundesamts aus. Durch den Inflationsanstieg haben sich die Pauschbeträge für 2024 gegenüber dem Vorjahr spürbar erhöht. Für die Zeit vom 01. Januar bis 31. Dezember 2024 gelten pro Person (ab 12) und Jahr diese Werte:
Gewerbe/Erzeugnis | Jahreswert insgesamt | Anteil zu 7 % USt | Anteil zu 19 % USt |
Bäckerei | 1.811 Euro | 1.605 Euro | 206 Euro |
Fleischerei | 1.974 Euro | 1.492 Euro | 545 Euro |
Gaststätte mit kalten Speisen | 2.415 Euro | 1.399 Euro | 1.016 Euro |
Gaststätte mit kalten und warmen Speisen | 3.976 Euro | 2.253 Euro | 1.723 Euro |
Getränke-Einzelhandel | 384 Euro | 118 Euro | 266 Euro |
Café/Konditorei | 2.122 Euro | 1.547 Euro | 575 Euro |
Milch, Milchprodukte, Fettwaren und Eier im Einzelhandel | 693 Euro | 693 Euro | 0 Euro |
Nahrungs- und Genussmittel im Einzelhandel | 1.694 Euro | 1.340 Euro | 354 Euro |
Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln im Einzelhandel | 531 Euro | 369 Euro | 162 Euro |
Die Pauschbeträge decken nur Lebensmittel und Getränke ab. Wenn Sie daneben weitere Dinge im Sortiment haben, beispielsweise Tabakwaren oder Körperpflegemittel, müssen Sie deren Entnahme zum Eigenverbrauch einzeln erfassen. Das Gleiche gilt, wenn Ihr Geschäft oder Betrieb nicht in die genannten Gewerbezweige fällt. Als Nachweis zur Einzelbuchung bietet sich ein Eigenbeleg an.
Sachentnahmen sollten Sie nicht nur bei der Gewinnermittlung für die Einkommensteuer mitberücksichtigen, sondern auch bei der Umsatzsteuer. Bei Ihren Umsatzsteueranmeldungen und der Umsatzsteuerklärung dürfen Sie den Umsatzsteueranteil, der auf die entnommenen Dinge anfällt, nicht vergessen.
Das gilt auch dann, wenn Sie die Pauschbeträge nutzen. Die Gesamtbeträge sind zu diesem Zweck in zwei Teilbeträge unterteilt, die den statistischen Anteil von umsatzsteuerermäßigten und nicht umsatzsteuerermäßigten Produkten abbilden.
Wenn Sie ein Bäckerei betreiben, allein leben und Ihre Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise erledigen, sind also jeweils Umsätze zum ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent in Höhe von 401,25 Euro zusätzlich zu berücksichtigen (ein Viertel von 1.605 Euro), außerdem Umsätze zum vollen Steuersatz von 19 Prozent in Höhe von 51,50 Euro (ein Viertel von 206 Euro).
Im Geschäftsleben lässt sich Zeit und Geld sparen, indem Sie Rechnungen nicht teuer ausdrucken, kuvertieren, frankieren und postalisch verschicken, sondern einfach per E-Mail an Ihre Kunden versenden. Immer öfter richten Unternehmen hierfür eigene E-Mail-Adressen ein, an die alle Eingangsrechnungen verschickt werden sollen. Neben einer allgemeinen „info@“-Adresse, sowie den E-Mail-Adressen unterschiedlicher Ansprechpartner kann es schnell unübersichtlich werden.
In diesem Quicktipp zeigen wir Ihnen, wie Sie in Ihren Kunden-Stammdaten eine dedizierte E-Mail-Adresse für Rechnungen hinterlegen können.
Öffnen Sie dazu unter „Stammdaten > Kunden“ einen Kunden Ihrer Wahl per Doppelklick. Navigieren Sie anschließend zum Reiter „Anschriften“ und legen Sie mit einem Klick auf „Neu“ eine neue Anschrift an. Hier müssen nur einige wenige Felder ausgefüllt werden; es ist nicht notwendig, die postalische Adresse zu ändern:
Anschließend wählen Sie die eben angelegte Anschrift im Feld „Rechnungen“ aus und verlassen die Kundenakte mit einem Klick auf „OK“:
Fertig! In jeder neuen Rechnung, die Sie nun für diesen Kunden erstellen, ist automatisch die korrekte E-Mail-Adresse hinterlegt.
Klicken Sie aus der Druckansicht heraus auf die Schaltfläche „E-Mail“ wird die richtige Adresse fett markiert:
Bei Rechnungen, die Sie per Kontextmenü direkt aus der Rechnungsliste heraus per E-Mail verschicken, wird die korrekte E-Mail-Adresse direkt an Ihr Mailprogramm übergeben:
Durch das Ampelsystem können Sie standardmäßig bereits erkennen, ob sich eine Rechnung noch im Entwurfsmodus befindet oder bereits ausgegeben wurde. Das Feld „letzte Verarbeitung“ hilft Ihnen zusätzlich zu erkennen, wann und auf welchem Weg (Druck, E-Mail-Versand) Sie (oder einer Ihrer Mitarbeitenden) die Rechnung Ihrem Kunden zugesandt haben.
So aktivieren Sie die Spalte „letzte Verarbeitung“ in Ihrer Vorgangsliste:
Anschließend ist die Spalte „letzte Verarbeitung“ in Ihrer Vorgangsliste zu sehen:
Hier können Sie auf einen Blick erkennen, wie und zu welchem Zeitpunkt Ihre Rechnung ausgegeben wurde. Per Drag-and-Drop mit gedrückter linker Maustaste auf „letzte Verarbeitung“ können Sie die Spalte an eine beliebige andere Position in Ihrer Vorgangsliste verschieben.
Übrigens: Das funktioniert nicht nur in der Rechnungsliste, sondern auch in der Übersicht Ihre Angebote oder Briefe.
Testphase endet automatisch - keine Kündigung nötig.
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Beide Produkte sind nicht miteinander kompatibel.