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Umsatzsteuer: Alles, was Sie wissen müssen

Alles Wissenswerte zur Umsatzsteuer-ID: Ein Leitfaden für Unternehmen

Was ist die Umsatzsteuer ID?

Die Umsatzsteuer-ID ist eine einzigartige Kennnummer, die von den nationalen Steuerbehörden an Unternehmen und Selbstständige vergeben wird, die grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU tätigen. Diese Nummer ist essenziell, um Umsatzsteuerregelungen innerhalb der EU korrekt anzuwenden und ermöglicht eine vereinfachte Abwicklung von Geschäften über Ländergrenzen hinweg.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist für Geschäfte innerhalb der EU unverzichtbar

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), manchmal auch Umsatzsteuer-Identnummer genannt, wird von allen in der EU ansässigen Unternehmern benötigt, die ihre Waren und Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union grenzüberschreitend verkaufen und erwerben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfüllt eine zentrale Funktion im Umgang mit der komplizierten Umsatzbesteuerung bei grenzüberschreitenden Geschäften auf dem europäischen Binnenmarkt. Im Gegensatz dazu ist die deutsche Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer nur für Geschäfte zwischen deutschen Anbietern und Kunden innerhalb von Deutschland relevant.

Warum ist die Umsatzsteuer-ID wichtig?

  1. Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Unternehmen, die Waren von einem EU-Land in ein anderes versenden, können diese Lieferungen unter bestimmten Bedingungen steuerfrei stellen. Die Umsatzsteuer-ID beider beteiligten Unternehmen ist hierfür eine zwingende Voraussetzung.
  2. Vereinfachung des internationalen Handels: Mit einer gültigen Umsatzsteuer-ID können Unternehmen den administrativen Aufwand reduzieren, da sie bei der Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer berechnen müssen, wenn der Empfänger der Ware ebenfalls über eine gültige Umsatzsteuer-ID verfügt.
  3. Vermeidung von Steuerbetrug: Die Umsatzsteuer-ID hilft den Steuerbehörden, Transaktionen zwischen EU-Mitgliedsstaaten zu überwachen und Steuerbetrug zu verhindern.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss überprüft werden – am besten schon, bevor man eine grenzüberschreitende Geschäftsbeziehung in der EU eingeht

Ein Unternehmer, der mit einem anderen Unternehmer innerhalb der EU Geschäfte tätigen will, ist zur Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Geschäftspartners verpflichtet. Die Besteuerung des Umsatzes erfolgt nämlich in diesem Fall nicht im eigenen EU-Land, in dem das Unternehmen ansässig ist, sondern wird in das EU-Land des Geschäftspartners verlagert. Auf diese Weise lässt sich ein umständliches Erstattungsverfahren zwischen den betreffenden EU-Ländern vermeiden. Fehlt auf der Rechnung an den Geschäftspartner dessen USt-IdNr. oder ist diese fehlerhaft, muss der Rechnungssteller im schlimmsten Fall selbst die Umsatzsteuer an das Finanzamt seines Landes abführen. Zu beachten ist allerdings, dass dem EU-Geschäftspartner keinesfalls die deutsche Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden darf. 

Die deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sind 11-stellig und beginnen mit dem Ländercode ‚DE’ für Deutschland, gefolgt von neun Ziffern. Generell beginnen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aller EU-Länder mit dem jeweiligen Ländercode, der immer aus zwei Buchstaben besteht, allerdings ist die Länge der Ziffernfolge EU-weit nicht einheitlich geregelt, sie variiert zwischen acht und zwölf Ziffern. Das Bundeszentralamt für Steuern hat eine Website http://evatr.bff-online.de/eVatR/ eingerichtet, auf der die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern online abgefragt und überprüft werden können.

Laut § 18a UStG müssen beide Geschäftspartner darüber hinaus in der Zusammenfassenden Meldung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des jeweils anderen angeben. Daher muss auf der Rechnung ebenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des rechnungsstellenden Unternehmers ausgewiesen sein.

Wie beantragt man eine Umsatzsteuer-ID?

Die Beantragung einer Umsatzsteuer-ID erfolgt in Deutschland über das Bundeszentralamt für Steuern. Der Prozess ist in der Regel unkompliziert:

  1. Antragsstellung: Unternehmen können den Antrag postalisch oder online über das BZSt-Portal einreichen.
  2. Überprüfung und Zuteilung: Nach Überprüfung der Angaben wird die Umsatzsteuer-ID zugewiesen und kann für alle EU-weiten Geschäfte genutzt werden.

Wo kann man die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen?

Beantragt werden kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer online per Formular unter www.bzst.de, schriftlich oder telefonisch beim Bundeszentralamt für Steuern. Bei der Neugründung eines Unternehmens kann man die USt-IdNr. auch sofort direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt beantragen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird dem Unternehmen eindeutig zugewiesen und bleibt auch nach einem Umzug innerhalb Deutschlands dieselbe. Mehr dazu

Best Practices für den Umgang mit der Umsatzsteuer-ID

  • Überprüfung der Umsatzsteuer-IDs: Vor der Durchführung von geschäftlichen Transaktionen sollte die Gültigkeit der Umsatzsteuer-ID des Geschäftspartners über das EU-System VIES (VAT Information Exchange System) überprüft werden.
  • Aktualisierung der eigenen Daten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten im Umsatzsteuer-ID-Register stets aktuell sind. Änderungen in der Firmenstruktur oder Adresse sollten umgehend gemeldet werden.
  • Dokumentation und Nachweisführung: Für alle Transaktionen, die unter Verwendung der Umsatzsteuer-ID abgewickelt werden, ist eine sorgfältige Dokumentation erforderlich. Dies erleichtert die Nachweisführung bei steuerlichen Prüfungen.

Fazit

Die Umsatzsteuer-ID ist ein unerlässliches Werkzeug für Unternehmen, die im europäischen Binnenmarkt agieren. Durch die korrekte Anwendung und Nutzung der Umsatzsteuer-ID können Unternehmen nicht nur Steuervorteile realisieren, sondern auch ihren administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Es lohnt sich daher, sich eingehend mit den Regelungen und Anforderungen rund um die Umsatzsteuer-ID vertraut zu machen und diese konsequent in der Geschäftspraxis zu integrieren.

 

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