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Mein Büro Blog
Mittwoch, 4. Juli 2018 | Kategorie: Business-Basics

Rechnungsvorlagen für Excel, Word und als PDF zum Download

Sie sind auf der Suche nach Rechnungsvorlagen, die Sie ganz einfach in Word, Excel und als PDF bearbeiten können? Dann finden Sie in diesem Blogbeitrag die entsprechenden Musterrechnungen. Denn wer eine rechtlich gültige Rechnung schreiben will, muss einige Punkte beachten. Neben den allgemeinen Pflichtangaben soll eine Rechnung natürlich auch professionell aussehen.

Eigentlich wollen Sie sich um Ihren Geschäftsbetrieb kümmern und nicht noch eine Rechnung gestalten. So kann einem die Büroarbeit schnell den Blutdruck in die Höhe treiben – doch das muss nicht sein. Jetzt kostenfreie Rechnungsvorlagen von MeinBüro für Word, Excel und als PDF erhalten!

Rechnungsvorlagen mit und ohne Umsatzsteuer

Wenn Sie zunächst mit einer Rechnungsvorlage in Word, Excel oder als PDF arbeiten möchten, verwenden Sie unsere Muster zum kostenfreien Download. Sie können die offenen Vorlagen ganz einfach bearbeiten und anpassen.

Rechnungsvorlagen mit Umsatzsteuer

Rechnungsvorlagen ohne Umsatzsteuer

GoBD konforme Rechnungen schreiben in Word, Excel oder als PDF

Beachten Sie beim Verwenden von Rechnungsvorlagen immer die Grundsätze der GoBD zur Belegspeicherung. GoBD ist eine Abkürzung für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dies ist ein langer Begriff des Finanzamtes, hinter dem sich ebenso viel Bürokratie versteckt.

In Bezug auf eine Rechnungsstellung mit Word, Excel oder als PDF bedeutet die GoBD für Sie: Sie müssen mit Ihrem Steuerberater Maßnahmen zur Unveränderlichkeit sowie Nachvollziehbarkeit schaffen und eine lückenlose Dokumentation einführen. Oder Ihnen drohen der Verlust des Vorsteuerabzugs sowie eine Steuerschätzung. Mehr Informationen zur GoBD konformen Rechnungsstellung finden Sie nach nur einem Klick!

Welche Pflichtangaben sind auf einer Rechnung notwendig?

Bei einer Rechnung handelt es sich um ein offizielles Dokument, daher sind im Umsatzsteuergesetz alle notwendigen Angaben festgelegt. Hierzu zählen beispielsweise: Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers. Aber auch das Ausstellungsdatum, sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer müssen auf der Rechnung stehen. Darüber hinaus muss neben der Nennung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ebenso die Höhe der Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Umsatzsteuer richtig auf Rechnungsvorlagen ausweisen

Eine Umsatzsteuer wird auf fast alle Produkte und Dienstleistungen erhoben und ist vom Gesetzgeber fest vorgeschrieben. Dabei beläuft sich der normale Satz auf 19% und der ermäßigte Satz beläuft sich auf 7%, wie zum Beispiel für kulturelle Güter.

Sonderfall: Pflichtangaben auf Kleinstbetragrechnungen

Im Rahmen der Umsatzsteuer gibt es auch noch einen Sonderfall, die sogenannte Kleinbetragsrechnung. Diese kann für Rechnungen in Höhe von bis 250€ inklusive Umsatzsteuer ausgestellt werden. Bei dieser Betragshöhe reicht eine Rechnung mit weniger Pflichtangaben aus. Dadurch soll der bürokratische Aufwand für Existenzgründer, Freiberufler und Selbstständige zumindest etwas eingedämmt werden.

Buchführung nach Rechnungsstellung mit Rechnungsvorlage

Eng verbunden mit dem Schreiben einer Rechnung ist auch immer eine ordnungsgemäße Buchführung im Anschluss der Rechnungsstellung. Die Buchhaltung gehört selten zu Kernkompetenzen von Gründern oder jungen Unternehmen und hat oft einen unliebsamen Beigeschmack. Denn es gibt hier ebenso viel zu beachten und vor allem falsch zu machen. Daher geben viele Unternehmen Ihre Buchführung an einen externen Dienstleiter oder einen Steuerberater ab. Doch dies ist mit hohen Kosten verbunden.

Zeit und Nerven sparen mit einer Rechnungs- und Bürosoftware

Die Rechnungsstellung über Rechnungsvorlagen mit Word, Excel oder als PDF ist immer nur eine kurzfristige Lösung. Am Ende kostet Sie diese Form der Buchhaltung wertvolle Zeit, Geld für den Steuerberater und raubt Ihnen den letzten Nerv. Damit Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, hilft Ihnen MeinBüro dabei Ihre laufenden Kosten und Ihre Verwaltungszeit zu reduzieren. Sie übernehmen dabei Ihre Rechnungsstellung und Ihre Buchführung mit nur wenigen Klicks selbst.

Sie wollen noch mehr wichtige Informationen rund um das Thema Rechnungen schreiben erhalten? Gerne doch, Sie finden nützliche Tipps und Tricks auf unserer Übersichtsseite zum Thema Rechnungen schreiben.

Warum sich MeinBüro für Sie lohnt

Ein professionelles Unternehmen braucht einen professionellen Auftritt – für Sie, für Ihre Kunden und Ihre Partner. Lassen Sie Ihr Geschäft mit MeinBüro im besten Licht erstrahlen. Denn eine Rechnung ist eines der Aushängeschilder Ihres Unternehmens im Kundenkontakt.

In MeinBüro sind alle geschäftlichen Papiere professionell gestaltet und enthalten alle rechtlichen Pflichtangaben. Darüber hinaus bietet Ihnen MeinBüro vorformulierte Textbausteine mit denen das Schreiben von Geschäftsbriefen leicht und vor allem fehlerfrei von der Hand geht. Über das Schreiben von Rechnungen hinaus bietet Ihnen MeinBüro vielfältige Möglichkeiten Ihr komplettes Unternehmen zu verwalten. Dabei passt sich die All-in-One Bürosoftware immer den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an.

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Damit MeinBüro perfekt zu Ihnen passt, nehmen Sie Kontakt zu unseren erfahrenen Kaufberatern auf. Diese unterstützen Sie bei der Auswahl passender Erweiterungen und klären Sie immer auch über mögliche Alternativen auf. So erhalten Sie eine Bürosoftware mit genau dem Funktionsumfang, den Sie benötigen und Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich brauchen.

Wenn doch einmal Fragen aufkommen, bietet der kostenfreie technische Support schelle Antworten. Auf diese Weise können Sie Ihre Büroarbeit spielend erledigen und Ihr Geschäft voranbringen.

MeinBüro auf einen Blick

Donnerstag, 22. März 2018 | Kategorie: News & Trends

Zwangs-Altersvorsorge für Selbstständige?

Alles neu macht der März: Nachdem die neue Regierung vereidigt ist, lohnt sich für Selbstständige ein Blick auf die im Koalitionsvertrag enthaltenen Vorhaben. Besonders folgenreich ist die dort angekündigte allgemeine Altersvorsorgepflicht. Im vorletzten Absatz auf Seite 92 heißt es wörtlich:

„Um den sozialen Schutz von Selbstständigen zu verbessern, wollen wir eine gründerfreundlich ausgestaltete Altersvorsorgepflicht für alle Selbstständigen einführen, die nicht bereits anderweitig obligatorisch (z. B. in berufsständischen Versorgungswerken) abgesichert sind. Grundsätzlich sollen Selbstständige zwischen der gesetzlichen Rentenversicherung und – als Opt-out-Lösung – anderen geeigneten insolvenzsicheren Vorsorgearten wählen können. Wobei diese insolvenz- und pfändungssicher sein und in der Regel zu einer Rente oberhalb des Grundsicherungsniveaus führen müssen.“

Mit anderen Worten:

  1. In Zukunft sollen grundsätzlich alle Selbstständigen und Unternehmer versicherungspflichtig in der gesetzlichen Rentenversicherung sein. Die für manche Berufe und Branchen obligatorischen Pflicht-Versorgungseinrichtungen werden als gleichwertig anerkannt. Das sind zum Beispiel die berufsständischen Versorgungswerke der „verkammerten“ Freiberufler (wie z. B. Anwälte, Ärzte, Architekten etc.)
  2. Wer eine andere insolvenz- und pfändungssichere private Altersvorsorge nachweisen kann, kann von der gesetzlichen Versicherungspflicht befreit werden. Die private Vorsorge soll dabei im Alter zu monatlichen Einkünften führen, die oberhalb des Grundsicherungsniveaus liegen (Größenordnung 2018: 416 Euro + Miete und Nebenkosten der Wohnung). Inwieweit zum Beispiel Wohneigentum und anderes Sachvermögen als Beitrag zur Altersvorsorge berücksichtigt wird, ist völlig offen.
  3. Die Rentenversicherungsbeiträge für Selbstständige sollen „gründerfreundlich“ sein: Konkrete Aussagen zur geplanten Beitrags-Bemessungsgrundlage von Selbstständigen gibt es noch nicht. Die bereits jetzt pflichtversicherten Selbstständigen (z. B. Erzieher, Lehrer und Pflegekräfte) entrichten derzeit einen Renten-Regelbeitrag in Höhe von 566 Euro (West) bzw. 501 Euro (Ost). Gründer zahlen die Hälfte. Der monatliche Mindestbeitrag beträgt zurzeit 83,70 Euro. Es gibt aber auch die Möglichkeit, „einkommensgerechte Beiträge“ zu zahlen: Berechnungsgrundlage der Monatsbeiträge ist 1/12 des Vorjahresgewinns laut Einkommensteuerbescheid – multipliziert mit dem aktuellen RV-Beitragssatz von 18,6 %.
  4. Immerhin: Wer Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung einzahlt, bekommt bei Erreichen der Altersgrenze und im Fall der Erwerbsminderung eine Rente und hat zudem Anspruch auf Reha-Leistungen.
  5. Völlig offen ist die Frage, ab wann die geplante Rentenversicherungspflicht für Selbstständige gelten soll – und vor allem, für welchen Personenkreis:
    • tatsächlich für alle (also auch die bisher bereits) Selbstständigen, soweit sie nicht von einer „Opt-out“-Möglichkeit Gebrauch machen dürfen,
    • nur für Gründer und sonstige Wechsler in die Selbstständigkeit,
    • nur für haupt- oder auch für nebenberuflich Selbstständige,
    • nur für Selbstständige, die bei Inkrafttreten der Neuregelung unterhalb einer bestimmten Altersgrenze liegen etc.

Ausblick: Da das für die Ausgestaltung der Rentenversicherungspflicht zuständige Arbeits- und Sozialministerium auch in Zukunft von der SPD geführt wird, spricht vieles dafür, dass der betroffene Personenkreis vergleichsweise groß sein wird.

Hintergrund

Mit der Renten-Pflichtversicherung will die Regierung verhindern, dass Selbstständige sich auf die zwar karge, aber staatlich garantierte „Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung“ verlassen. Auf die in § 41 SGB XII geregelte Sozialhilfe-Leistung haben Menschen nach Erreichen der Altersgrenze oder bei voller Erwerbsminderung Anspruch, wenn sie „hilfebedürftig“ sind: Das bedeutet, dass sie ihren „notwendigen Lebensunterhalt nicht oder nicht ausreichend aus Einkommen und Vermögen“ bestreiten können. Anders als bei Hartz-IV-Leistungen kann sich der Staat die Ausgaben für die Grundsicherung normalerweise nicht von Angehörigen und anderen Unterhaltspflichtigen zurückholen.

Zusätzliche Ausgaben zur gesetzlichen Renten-Pflichtversicherung fallen vielen Selbstständigen schwer – insbesondere in der schwierigen Gründungs- und Anlaufphase. Deshalb ist die drohende Pflichtversicherung für viele Freelancer und kleine Gewerbetreibende ein rotes Tuch. Sie hat aber auch ihre Vorzüge: Nachdem der Generationenvertrag lange Zeit als teures und wenig attraktives Modell der Altersvorsorge eingestuft wurde, gilt er seit der Wirtschafts- und Finanzkrise, spätestens seit Beginn der Niedrig- bis Nullzins-Phase als vergleichsweise krisenfestes und halbwegs rentables Modell. Manche Experten raten Selbstständigen mit bestehenden Rentenansprüchen inzwischen sogar zu freiwilligen Einzahlungen!

Ausblick: Neben den Rentenplänen finden sich im Koalitionsvertrag aus Sicht von Selbstständigen weitere wichtige Sozialversicherungs-Vorhaben. Mehr dazu im nächsten MeinBüro-Newsletter.

Mittwoch, 12. Juli 2017 | Kategorie: Tools & Services

Tooltipp: So filetieren Sie eine PDF-Datei

Das PDF-Format hat sich im Laufe der Jahre zu einem Quasistandard beim dokumentenbasierten Informationsaustausch entwickelt. Hersteller Adobe stellt dafür eine weltweit kostenlos verfügbare und brauchbare Lese-Software zur Verfügung. Die im Acrobat Reader enthaltenen Bearbeitungsfunktionen sind allerdings mehr als dürftig – kein Wunder: Schließlich dient der Reader auch als eine Art Einstiegsdroge für die teure „Adobe Acrobat DC“-Vollversion.

 

Andererseits kann der Acrobat Reader deutlich mehr als oft vermutet: Wie sich zum Beispiel Teams professionell über Korrekturen und Überarbeitungen austauschen, haben wir vor einiger Zeit in diesem Newsletter erläutert. Es gibt aber auch Funktionen, nach denen man in der kostenlosen Basisversion vergeblich sucht. Eine der besonders häufig vermissten Features ist das gezielte Entnehmen ausgewählter Seiten aus PDF-Dokumenten.
PDF Datei filetieren

Angenommen, Sie möchten Seite 377 der umfangreichen MeinBüro-Bedienanleitung an einen Kollegen oder Mitarbeiter weiterleiten. Dann suchen Sie im Acrobat Reader leider vergeblich nach einer selektiven Speicher-Funktion. Doch zum Glück ist das „Filetieren“ von PDF-Dokumenten über einen kleinen Umweg mit Bordmitteln durchaus möglich – ohne dass Zusatz-Software installiert oder sogar teuer bezahlt werden muss. Einzige Voraussetzung: Der Urheber des PDF-Dokuments darf die „Druck“-Funktion nicht unterbunden haben. Und so gehen Sie vor:

  • Sie öffnen die betreffende PDF-Datei,
  • rufen die Druckfunktion auf (zum Beispiel über den Menübefehl „Datei > Drucken“ oder die Tastenkombination „STRG+P“) und
  • wählen anstelle des lokalen Druckers die virtuelle PDF-Druckfunktion „Microsoft Print to PDF“. (Falls die „Print-to-PDF“-Funktion bei Ihnen nicht vorhanden ist, werfen Sie einen Blick auf den „Zusatztipp“ im übernächsten Absatz.)

Drucken als PDF WISO Mein Büro

  • Anschließend geben Sie im Abschnitt „Zu druckende Seiten“ die gewünschte(n) Seitenzahl(en) ein – in unserem Fall die Seite „377“. Es lassen sich aber auch größere und sogar nicht zusammenhängende Seitenbereiche wählen: Mit der Seitenangabe „15; 75-99;110-115“ entnehmen Sie zum Beispiel die Seite 15 sowie die Seitenbereiche 75 bis 99 sowie 110 bis 115 aus der Ursprungsdatei. In den „Weiteren Optionen“ stehen sogar noch mehr Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Nun klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“ und
  • geben der neuen PDF-Datei mit dem gewünschten Seitenauszug einen Namen und klicken zum Abschluss auf „Speichern“.

Das war’s dann auch schon: Fertig ist Ihr PDF-Filet: Guten Appetit!

Zusatztipp: Falls die Druck-Option „Microsoft Print to PDF“ im Druckdialog Ihres PDF-Readers nicht zur Verfügung steht, nehmen Sie den Umweg über Ihren Browser. In dessen Druckmenüs finden Sie vielfach die Option „PDF speichern“. Die genaue Bezeichnung hängt vom verwendeten Browser ab – im „Google Chrome“-Browser heißt sie zum Beispiel „Als PDF speichern“. Das Dialogfenster sieht dort so aus:

MeinBüro Tutorial als PDF speichern

Bei Microsofts „Edge“-Browser nennt sich die virtuelle PDF-Druckfunktion „Microsoft Print to PDF“:

Microsoft Print to PDF