x
Mein Büro Blog
Mittwoch, 4. Juli 2018 | Kategorie: Business-Basics

Rechnungsvorlagen für Excel, Word und als PDF zum Download

Sie sind auf der Suche nach Rechnungsvorlagen, die Sie ganz einfach in Word, Excel und als PDF bearbeiten können? Dann finden Sie in diesem Blogbeitrag die entsprechenden Musterrechnungen. Denn wer eine rechtlich gültige Rechnung schreiben will, muss einige Punkte beachten. Neben den allgemeinen Pflichtangaben soll eine Rechnung natürlich auch professionell aussehen.

Eigentlich wollen Sie sich um Ihren Geschäftsbetrieb kümmern und nicht noch eine Rechnung gestalten. So kann einem die Büroarbeit schnell den Blutdruck in die Höhe treiben – doch das muss nicht sein. Jetzt kostenfreie Rechnungsvorlagen von MeinBüro für Word, Excel und als PDF erhalten!

Rechnungsvorlagen mit und ohne Umsatzsteuer

Wenn Sie zunächst mit einer Rechnungsvorlage in Word, Excel oder als PDF arbeiten möchten, verwenden Sie unsere Muster zum kostenfreien Download. Sie können die offenen Vorlagen ganz einfach bearbeiten und anpassen.

Rechnungsvorlagen mit Umsatzsteuer

Rechnungsvorlagen ohne Umsatzsteuer

GoBD konforme Rechnungen schreiben in Word, Excel oder als PDF

Beachten Sie beim Verwenden von Rechnungsvorlagen immer die Grundsätze der GoBD zur Belegspeicherung. GoBD ist eine Abkürzung für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dies ist ein langer Begriff des Finanzamtes, hinter dem sich ebenso viel Bürokratie versteckt.

In Bezug auf eine Rechnungsstellung mit Word, Excel oder als PDF bedeutet die GoBD für Sie: Sie müssen mit Ihrem Steuerberater Maßnahmen zur Unveränderlichkeit sowie Nachvollziehbarkeit schaffen und eine lückenlose Dokumentation einführen. Oder Ihnen drohen der Verlust des Vorsteuerabzugs sowie eine Steuerschätzung. Mehr Informationen zur GoBD konformen Rechnungsstellung finden Sie nach nur einem Klick!

Welche Pflichtangaben sind auf einer Rechnung notwendig?

Bei einer Rechnung handelt es sich um ein offizielles Dokument, daher sind im Umsatzsteuergesetz alle notwendigen Angaben festgelegt. Hierzu zählen beispielsweise: Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers. Aber auch das Ausstellungsdatum, sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer müssen auf der Rechnung stehen. Darüber hinaus muss neben der Nennung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ebenso die Höhe der Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Umsatzsteuer richtig auf Rechnungsvorlagen ausweisen

Eine Umsatzsteuer wird auf fast alle Produkte und Dienstleistungen erhoben und ist vom Gesetzgeber fest vorgeschrieben. Dabei beläuft sich der normale Satz auf 19% und der ermäßigte Satz beläuft sich auf 7%, wie zum Beispiel für kulturelle Güter.

Sonderfall: Pflichtangaben auf Kleinstbetragrechnungen

Im Rahmen der Umsatzsteuer gibt es auch noch einen Sonderfall, die sogenannte Kleinbetragsrechnung. Diese kann für Rechnungen in Höhe von bis 250€ inklusive Umsatzsteuer ausgestellt werden. Bei dieser Betragshöhe reicht eine Rechnung mit weniger Pflichtangaben aus. Dadurch soll der bürokratische Aufwand für Existenzgründer, Freiberufler und Selbstständige zumindest etwas eingedämmt werden.

Buchführung nach Rechnungsstellung mit Rechnungsvorlage

Eng verbunden mit dem Schreiben einer Rechnung ist auch immer eine ordnungsgemäße Buchführung im Anschluss der Rechnungsstellung. Die Buchhaltung gehört selten zu Kernkompetenzen von Gründern oder jungen Unternehmen und hat oft einen unliebsamen Beigeschmack. Denn es gibt hier ebenso viel zu beachten und vor allem falsch zu machen. Daher geben viele Unternehmen Ihre Buchführung an einen externen Dienstleiter oder einen Steuerberater ab. Doch dies ist mit hohen Kosten verbunden.

Zeit und Nerven sparen mit einer Rechnungs- und Bürosoftware

Die Rechnungsstellung über Rechnungsvorlagen mit Word, Excel oder als PDF ist immer nur eine kurzfristige Lösung. Am Ende kostet Sie diese Form der Buchhaltung wertvolle Zeit, Geld für den Steuerberater und raubt Ihnen den letzten Nerv. Damit Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, hilft Ihnen MeinBüro dabei Ihre laufenden Kosten und Ihre Verwaltungszeit zu reduzieren. Sie übernehmen dabei Ihre Rechnungsstellung und Ihre Buchführung mit nur wenigen Klicks selbst.

Sie wollen noch mehr wichtige Informationen rund um das Thema Rechnungen schreiben erhalten? Gerne doch, Sie finden nützliche Tipps und Tricks auf unserer Übersichtsseite zum Thema Rechnungen schreiben.

Warum sich MeinBüro für Sie lohnt

Ein professionelles Unternehmen braucht einen professionellen Auftritt – für Sie, für Ihre Kunden und Ihre Partner. Lassen Sie Ihr Geschäft mit MeinBüro im besten Licht erstrahlen. Denn eine Rechnung ist eines der Aushängeschilder Ihres Unternehmens im Kundenkontakt.

In MeinBüro sind alle geschäftlichen Papiere professionell gestaltet und enthalten alle rechtlichen Pflichtangaben. Darüber hinaus bietet Ihnen MeinBüro vorformulierte Textbausteine mit denen das Schreiben von Geschäftsbriefen leicht und vor allem fehlerfrei von der Hand geht. Über das Schreiben von Rechnungen hinaus bietet Ihnen MeinBüro vielfältige Möglichkeiten Ihr komplettes Unternehmen zu verwalten. Dabei passt sich die All-in-One Bürosoftware immer den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Jetzt 30 Tage kostenlos Bürosoftware testen

Damit MeinBüro perfekt zu Ihnen passt, nehmen Sie Kontakt zu unseren erfahrenen Kaufberatern auf. Diese unterstützen Sie bei der Auswahl passender Erweiterungen und klären Sie immer auch über mögliche Alternativen auf. So erhalten Sie eine Bürosoftware mit genau dem Funktionsumfang, den Sie benötigen und Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich brauchen.

Wenn doch einmal Fragen aufkommen, bietet der kostenfreie technische Support schelle Antworten. Auf diese Weise können Sie Ihre Büroarbeit spielend erledigen und Ihr Geschäft voranbringen.

MeinBüro auf einen Blick

Donnerstag, 22. März 2018 | Kategorie: News & Trends

Zwangs-Altersvorsorge für Selbstständige?

Alles neu macht der März: Nachdem die neue Regierung vereidigt ist, lohnt sich für Selbstständige ein Blick auf die im Koalitionsvertrag enthaltenen Vorhaben. Besonders folgenreich ist die dort angekündigte allgemeine Altersvorsorgepflicht. Im vorletzten Absatz auf Seite 92 heißt es wörtlich:

„Um den sozialen Schutz von Selbstständigen zu verbessern, wollen wir eine gründerfreundlich ausgestaltete Altersvorsorgepflicht für alle Selbstständigen einführen, die nicht bereits anderweitig obligatorisch (z. B. in berufsständischen Versorgungswerken) abgesichert sind. Grundsätzlich sollen Selbstständige zwischen der gesetzlichen Rentenversicherung und – als Opt-out-Lösung – anderen geeigneten insolvenzsicheren Vorsorgearten wählen können. Wobei diese insolvenz- und pfändungssicher sein und in der Regel zu einer Rente oberhalb des Grundsicherungsniveaus führen müssen.“

Mit anderen Worten:

  1. In Zukunft sollen grundsätzlich alle Selbstständigen und Unternehmer versicherungspflichtig in der gesetzlichen Rentenversicherung sein. Die für manche Berufe und Branchen obligatorischen Pflicht-Versorgungseinrichtungen werden als gleichwertig anerkannt. Das sind zum Beispiel die berufsständischen Versorgungswerke der „verkammerten“ Freiberufler (wie z. B. Anwälte, Ärzte, Architekten etc.)
  2. Wer eine andere insolvenz- und pfändungssichere private Altersvorsorge nachweisen kann, kann von der gesetzlichen Versicherungspflicht befreit werden. Die private Vorsorge soll dabei im Alter zu monatlichen Einkünften führen, die oberhalb des Grundsicherungsniveaus liegen (Größenordnung 2018: 416 Euro + Miete und Nebenkosten der Wohnung). Inwieweit zum Beispiel Wohneigentum und anderes Sachvermögen als Beitrag zur Altersvorsorge berücksichtigt wird, ist völlig offen.
  3. Die Rentenversicherungsbeiträge für Selbstständige sollen „gründerfreundlich“ sein: Konkrete Aussagen zur geplanten Beitrags-Bemessungsgrundlage von Selbstständigen gibt es noch nicht. Die bereits jetzt pflichtversicherten Selbstständigen (z. B. Erzieher, Lehrer und Pflegekräfte) entrichten derzeit einen Renten-Regelbeitrag in Höhe von 566 Euro (West) bzw. 501 Euro (Ost). Gründer zahlen die Hälfte. Der monatliche Mindestbeitrag beträgt zurzeit 83,70 Euro. Es gibt aber auch die Möglichkeit, „einkommensgerechte Beiträge“ zu zahlen: Berechnungsgrundlage der Monatsbeiträge ist 1/12 des Vorjahresgewinns laut Einkommensteuerbescheid – multipliziert mit dem aktuellen RV-Beitragssatz von 18,6 %.
  4. Immerhin: Wer Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung einzahlt, bekommt bei Erreichen der Altersgrenze und im Fall der Erwerbsminderung eine Rente und hat zudem Anspruch auf Reha-Leistungen.
  5. Völlig offen ist die Frage, ab wann die geplante Rentenversicherungspflicht für Selbstständige gelten soll – und vor allem, für welchen Personenkreis:
    • tatsächlich für alle (also auch die bisher bereits) Selbstständigen, soweit sie nicht von einer „Opt-out“-Möglichkeit Gebrauch machen dürfen,
    • nur für Gründer und sonstige Wechsler in die Selbstständigkeit,
    • nur für haupt- oder auch für nebenberuflich Selbstständige,
    • nur für Selbstständige, die bei Inkrafttreten der Neuregelung unterhalb einer bestimmten Altersgrenze liegen etc.

Ausblick: Da das für die Ausgestaltung der Rentenversicherungspflicht zuständige Arbeits- und Sozialministerium auch in Zukunft von der SPD geführt wird, spricht vieles dafür, dass der betroffene Personenkreis vergleichsweise groß sein wird.

Hintergrund

Mit der Renten-Pflichtversicherung will die Regierung verhindern, dass Selbstständige sich auf die zwar karge, aber staatlich garantierte „Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung“ verlassen. Auf die in § 41 SGB XII geregelte Sozialhilfe-Leistung haben Menschen nach Erreichen der Altersgrenze oder bei voller Erwerbsminderung Anspruch, wenn sie „hilfebedürftig“ sind: Das bedeutet, dass sie ihren „notwendigen Lebensunterhalt nicht oder nicht ausreichend aus Einkommen und Vermögen“ bestreiten können. Anders als bei Hartz-IV-Leistungen kann sich der Staat die Ausgaben für die Grundsicherung normalerweise nicht von Angehörigen und anderen Unterhaltspflichtigen zurückholen.

Zusätzliche Ausgaben zur gesetzlichen Renten-Pflichtversicherung fallen vielen Selbstständigen schwer – insbesondere in der schwierigen Gründungs- und Anlaufphase. Deshalb ist die drohende Pflichtversicherung für viele Freelancer und kleine Gewerbetreibende ein rotes Tuch. Sie hat aber auch ihre Vorzüge: Nachdem der Generationenvertrag lange Zeit als teures und wenig attraktives Modell der Altersvorsorge eingestuft wurde, gilt er seit der Wirtschafts- und Finanzkrise, spätestens seit Beginn der Niedrig- bis Nullzins-Phase als vergleichsweise krisenfestes und halbwegs rentables Modell. Manche Experten raten Selbstständigen mit bestehenden Rentenansprüchen inzwischen sogar zu freiwilligen Einzahlungen!

Ausblick: Neben den Rentenplänen finden sich im Koalitionsvertrag aus Sicht von Selbstständigen weitere wichtige Sozialversicherungs-Vorhaben. Mehr dazu im nächsten MeinBüro-Newsletter.

Mittwoch, 12. Juli 2017 | Kategorie: Tools & Services

Tooltipp: So filetieren Sie eine PDF-Datei

Das PDF-Format hat sich im Laufe der Jahre zu einem Quasistandard beim dokumentenbasierten Informationsaustausch entwickelt. Hersteller Adobe stellt dafür eine weltweit kostenlos verfügbare und brauchbare Lese-Software zur Verfügung. Die im Acrobat Reader enthaltenen Bearbeitungsfunktionen sind allerdings mehr als dürftig – kein Wunder: Schließlich dient der Reader auch als eine Art Einstiegsdroge für die teure „Adobe Acrobat DC“-Vollversion.

 

Andererseits kann der Acrobat Reader deutlich mehr als oft vermutet: Wie sich zum Beispiel Teams professionell über Korrekturen und Überarbeitungen austauschen, haben wir vor einiger Zeit in diesem Newsletter erläutert. Es gibt aber auch Funktionen, nach denen man in der kostenlosen Basisversion vergeblich sucht. Eine der besonders häufig vermissten Features ist das gezielte Entnehmen ausgewählter Seiten aus PDF-Dokumenten.
PDF Datei filetieren

Angenommen, Sie möchten Seite 377 der umfangreichen MeinBüro-Bedienanleitung an einen Kollegen oder Mitarbeiter weiterleiten. Dann suchen Sie im Acrobat Reader leider vergeblich nach einer selektiven Speicher-Funktion. Doch zum Glück ist das „Filetieren“ von PDF-Dokumenten über einen kleinen Umweg mit Bordmitteln durchaus möglich – ohne dass Zusatz-Software installiert oder sogar teuer bezahlt werden muss. Einzige Voraussetzung: Der Urheber des PDF-Dokuments darf die „Druck“-Funktion nicht unterbunden haben. Und so gehen Sie vor:

  • Sie öffnen die betreffende PDF-Datei,
  • rufen die Druckfunktion auf (zum Beispiel über den Menübefehl „Datei > Drucken“ oder die Tastenkombination „STRG+P“) und
  • wählen anstelle des lokalen Druckers die virtuelle PDF-Druckfunktion „Microsoft Print to PDF“. (Falls die „Print-to-PDF“-Funktion bei Ihnen nicht vorhanden ist, werfen Sie einen Blick auf den „Zusatztipp“ im übernächsten Absatz.)

Drucken als PDF WISO Mein Büro

  • Anschließend geben Sie im Abschnitt „Zu druckende Seiten“ die gewünschte(n) Seitenzahl(en) ein – in unserem Fall die Seite „377“. Es lassen sich aber auch größere und sogar nicht zusammenhängende Seitenbereiche wählen: Mit der Seitenangabe „15; 75-99;110-115“ entnehmen Sie zum Beispiel die Seite 15 sowie die Seitenbereiche 75 bis 99 sowie 110 bis 115 aus der Ursprungsdatei. In den „Weiteren Optionen“ stehen sogar noch mehr Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Nun klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“ und
  • geben der neuen PDF-Datei mit dem gewünschten Seitenauszug einen Namen und klicken zum Abschluss auf „Speichern“.

Das war’s dann auch schon: Fertig ist Ihr PDF-Filet: Guten Appetit!

Zusatztipp: Falls die Druck-Option „Microsoft Print to PDF“ im Druckdialog Ihres PDF-Readers nicht zur Verfügung steht, nehmen Sie den Umweg über Ihren Browser. In dessen Druckmenüs finden Sie vielfach die Option „PDF speichern“. Die genaue Bezeichnung hängt vom verwendeten Browser ab – im „Google Chrome“-Browser heißt sie zum Beispiel „Als PDF speichern“. Das Dialogfenster sieht dort so aus:

MeinBüro Tutorial als PDF speichern

Bei Microsofts „Edge“-Browser nennt sich die virtuelle PDF-Druckfunktion „Microsoft Print to PDF“:

Microsoft Print to PDF

Mittwoch, 8. März 2017 | Kategorie: MeinBüro

Hier finden Sie Hilfe zu WISO Mein Büro

Heute einmal ein Blogbeitrag in eigener Sache. Natürlich bemühen wir uns, unsere Software so einfach wie möglich zu halten. Denn wir wollen, dass Sie WISO Mein Büro wie ein gutes Werkzeug schnell und perfekt einsetzen können.

Für den Fall aber, dass Sie doch Hilfe zu WISO Mein Büro benötigen, haben wir diesen kleinen Leitfaden über unsere Hilfsangebote zusammengestellt.

Ob im Kundencenter, im direkten Austausch mit anderen Usern im Forum oder mit unseren umfassenden Bedienungsanleitungen: wir wollen, dass für Sie keine Frage unbeantwortet bleibt.

Sie brauchen Hilfe zu WISO Mein Büro? Hier kommt sie. Wir zeigen Ihnen die einfachsten Wege, wie Sie Ratschläge und Unterstützung erhalten.

1. Bedienanleitung

Wir haben ein umfängliches Handbuch zusammengestellt, das Ihnen leicht verständlich alle Features unserer Software genau erklärt. Sie finden es in der Software unter dem Menüpunkt  Hilfe > Bedienanleitung. Sie können die Themen, die Sie interessieren, im Inhaltsverzeichnis direkt anklicken. So springt das Dokument sofort zu den für Sie relevanten Inhalten.

Außerdem können Sie die PDF-Datei mit der Tastenkombination „Strg + F“ nach Schlagwörtern durchsuchen.

Tipp: Sie sind schon registrierter Kunde bei uns? Dann haben Sie die Möglichkeit, über Ihr buhl:Konto eine gedruckte Version des Handbuches exklusiv und kostenfrei anzufordern.

2. Unser Kundencenter

FAQs

In unserem Kundencenter finden Sie eine Sammlung von FAQs – mit Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unserer Software. Sie erhalten dort zum Beispiel Anleitungen zur Netzwerkinstallation oder zur Erstellung von Datensicherungen. Alle wichtigen Erklärungen und Hilfen zu WISO Mein Büro sind hier zusammengefasst.

Ticket-System

Über das Ticket-System haben Sie die Möglichkeit, schriftlich Kontakt zu unserem technischen Support aufzunehmen. Möchten Sie unserem Support-Team Screenshots von Fehlermeldungen senden? Werden Sie aufgefordert, uns eine Datensicherung von Ihrer Mein Büro Software zukommen zu lassen? Für solche Aufgaben ist unser Ticket-System das richtige Werkzeug.

3. Telefon

Kaufberatung

Haben Sie das Gefühl, Sie nutzen nicht alle Möglichkeiten von WISO Mein Büro? Fragen Sie unser Team. Hier erhalten Sie auch Informationen über mögliche Zusatzmodule, die die Grundfunktionen der Software sinnvoll erweitern und Ihnen noch mehr Effizienz und Zeitersparnis beim Arbeiten bringen.

Alle Fragen zu unserer Software und den Zusatzmodulen beantwortet Ihnen unsere Kollegen in der Kaufberatung. Rufen Sie uns an, unter 02735 776 65001!

Technischer Support

Zu unserer Hilfe zu WISO Mein Büro gehört für unsere Vertragskunden auch der perfekte technische Support. Er beantwortet Ihnen beispielsweise Fragen zu der Einstellung von Zahlungsbedingungen oder Verknüpfungen Ihres Kontos mit dem Online-Banking.

Auch Fragen zum Anliegen von zusätzlichen Währungseinheiten werden durch unseren kostenfreien technischen Support erfolgreich beantwortet. Und sollten Sie einmal eine Fehlermeldung der Software erhalten, die Sie nicht verstehen, erhalten Sie hier die perfekte Hilfe zu WISO Mein Büro. Sie erreichen den technischen Support für Bürosoftware unter 02735 90 96 20!

4. Einrichtungsservice

Benötigen Sie spezielle Auswertungen? Möchten Sie das Layout Ihres Geschäftspapiers in die Software integrieren oder Vorlagen für Angebote oder Rechnungen formatiert haben? Bei all diesen Fragen hilft unser Einrichtungsservice weiter.

Es ist ebenfalls möglich, über den Einrichtungsservice individuelle Schulungen zu buchen – entweder online, per Telefon oder über eine Fernwartung. Auch ein persönlicher Termin bei Ihnen zu Hause ist hierüber zu buchen.

Der Einrichtungsservice ist eine kostenpflichtige Dienstleistung. Sie erhalten vorab ein detailliertes Angebot, so dass Sie genau wissen, welche Kosten auf Sie zukommen. Erst durch Ihre explizite Bestätigung bestellen Sie diese zusätzlichen Serviceleistungen. Unseren Einrichtungsservice erreichen Sie unter 02735 776 65005!

5. Forum

Unser Forum vermittelt Ihnen nicht nur Grundlagen- und Detailwissen, sondern bietet Ihnen die Möglichkeit, sich mit anderen Anwendern auszutauschen. Hier erhalten Sie schnelle Hilfe zu WISO Mein Büro.

Neben wertvollen Tipps von anderen Usern können Sie auch Ihre Erfahrungen mit unserer Software in der Forumsgruppe teilen. Außerdem können Sie selbst stöbern und schauen, wie andere Anwender WISO Mein Büro nutzen und individuell anpassen. Eine wirklich nützliche Hilfe zu WISO Mein Büro.

6. Crashkurse

Die Crashkurse sind eine gute Möglichkeit, um mehr aus Ihrer Version von WISO Mein Büro herauszuholen. Gemeinsam mit unseren Referenten gehen Sie verschiedene Inhaltsbereiche der Software durch und erhalten wichtige Informationen, wie Sie effizient mit der Software arbeiten können.

Da nicht nur Sie, sondern auch andere Nutzer gemeinsam am Seminar teilnehmen, entsteht ein reger Erfahrungsaustausch, wie man mit der Software am erfolgreichsten arbeitet.

Tipp: Zusätzlich bieten wir auch einen Buchführungs-Crashkurs an. Für den Fall, dass Sie Ihrem Steuerberater in Zukunft etwas Arbeit abnehmen möchten.

 

Montag, 8. August 2016 | Kategorie: Tools & Services

3-Sekunden-Sicherheits-Check gegen Viren & Erpressungs-Trojaner

Nach Feststellungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) war im letzten halben Jahr jedes dritte Unternehmen von Schadsoftware betroffen – Tendenz: stark steigend! Besonders Erpressungs- und Verschlüsselungstrojaner (sogenannte Ransomware) sind demnach dramatisch auf dem Vormarsch: Als Ransomware wird eine Form der digitalen Erpressung bezeichnet, bei der Schadprogramme den Zugriff auf Software und Daten unterbinden oder einschränken. Erst gegen Zahlung eines „Lösegeldes“ (engl. ransom) werden die Ressourcen dann wieder freigegeben.
Ransom-Trend

 

Bei vielen betroffenen Betrieben kam es im Zuge solcher Erpressungen zum Teil- oder Komplettausfall der IT-Infrastruktur. Mehr als jedes zehnte Unternehmen beklagte sogar den dauerhaften Verlust wichtiger Daten. In einem 20-seitigen Themenpapier Ransomware beschreibt das BSI die aktuelle Bedrohungslage und gibt konkrete Empfehlungen für die Prävention und die Reaktion im Schadensfall.

Besonders bemerkenswert: Drei Viertel aller Infektionen sind nach Feststellungen des BSI auf infizierte E-Mail-Anhänge zurückzuführen. Mit anderen Worten: Die Fehlerquelle sitzt vor dem Bildschirm. So wichtig laufende Sicherheits-Patches, Firewalls und Backups sind: Dreh- und Angelpunkt aller Sicherheitskonzepte ist die Mitarbeitersensibilisierung. Die meisten E-Mail-Empfänger sind nach wie vor viel zu unkritisch gegenüber elektronischer Eingangspost.

Dabei kann die Infektionsgefahr bereits mit einem simplen „3-Sekunden-Sicherheits-Check“ (plus ein wenig gesundem Menschenverstand) deutlich verringert werden. Ein kritischer Blick auf Absender, Betreff und Anhang genügt demnach um festzustellen, ob eine E-Mail als vertrauenswürdig einzustufen ist:

3-Sekunden-Check
  • Ist der Absender bekannt?
  • Klingt der Betreff sinnvoll und plausibel?
  • Wird überhaupt ein Anhang von diesem Absender erwartet?

Ergibt der Dreifach-Check von Absender, Betreff und Anhang insgesamt kein stimmiges Bild, rät das BSI zu allergrößter Vorsicht: Mitteilungen aus unbekannten Quellen mit vagen Betreffzeilen („Dringende Nachricht“, „Ihre Rechnung“ oder „Mahnung“) sollten am besten gleich gelöscht werden. Selbst bei namentlich bekannten Absendern müssten die Alarmglocken allerspätestens vor dem Doppelklick auf einen Dateianhang schrillen. Im Zweifel empfiehlt sich eine persönliche Nachfrage beim Absender, ob er eine E-Mail geschickt hat und der Dateianhang sicher ist.

Praxistipp

Mit ein wenig Vorsicht und gesundem Menschenverstand lassen sich viele Bedrohungen abwenden. An der Notwendigkeit regelmäßiger Datensicherungen ändert das allerdings nichts!