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MeinBüro - Das Mahnwesen

Gepostet am 05.02.2021;

Dieser Eintrag beschreibt die Einstellungen für das Mahnwesen.

 

Inhaltsverzeichnis:

 

  1. Die Einstellungen
  2. Erzeugen einer Mahnung
  3. Mahnstatus der Rechnung prüfen

 

1. Die Einstellungen

 

Die Einstellungen für das Mahnwesen finden Sie durch Klick auf das "Zahnrad" links unten, dann auf "Mahnwesen".

 

 

Als erster Punkt lässt sich der Automatische E-Mail Versand von Mahnungen aktivieren.

 

 

Was dies bedeutet: Sobald die Fälligkeit überschritten und eine Rechnung überfällig ist, wird automatisch eine Mahnung per E-Mail an den entsprechenden Kunden gesendet. Diese Einstellung gilt nicht rückwirkend für die Rechnungen, die zuvor bereits geschrieben wurden.

Auch wenn der automatische E-Mail Versand von Mahnungen nicht aktiv ist, können Sie später noch

  • für bestimmte Rechnungen auf Wunsch das automatische Mahnwesen aktivieren
  • für bereits überfällige Rechnungen Mahnungen erstellen

Diese Möglichkeiten werden weiter unten beschrieben.

Durch Klick auf "Textbausteine einblenden" lassen sich der Einleitungstext und Schlusstext der Mahnung sowie der Text für E-Mail Versand anzeigen und auf Wunsch bearbeiten.

 

 

Zudem kann die Anzahl der Tage, die nach der Rechnungserstellung bis zur jeweiligen Mahnstufe liegen, festgelegt werden. Im Fall der Zahlungserinnerung sind in diesem Beispiel 14 Tage nach Rechnungserstellung hinterlegt, bis diese fällig ist. Dies wird hier als x Tage nach Fälligkeitsdatum vorschlagen bezeichnet. Eine Vorschlagsliste der Mahnungen gibt es jedoch nicht, nach Ablauf der Tage ist die entsprechende Mahnstufe direkt fällig.

Falls Sie Änderungen an der Fälligkeit oder den Textbausteinen einzelner Mahnstufen vornehmen, übernehmen Sie diese durch Klick auf "Speichern".

Auf Wunsch können einzelne Mahnstufen wie beispielsweise die Zahlungserinnerung deaktiviert werden, sodass direkt die nächste Mahnstufe gilt.

 

 

Wichtig: Es ist nicht möglich, eine Mahnstufe zwischen zwei aktiven Mahnstufen zu deaktivieren, beispielsweise die 1. Mahnung, wenn die übrigen Mahnstufen weiterhin aktiv sind. Es ist jedoch möglich, die Zahlungserinnerung zu deaktivieren und den Rest aktiv zu lassen.

 

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2. Erzeugen von Mahnungen

 

Wie oben erwähnt, wird zu den überfälligen Rechnungen automatisch eine Mahnung per E-Mail an den Kunden gesendet, sofern dieser Haken gesetzt ist. Das Erzeugen von Mahnungen und der Versand per E-Mail läuft ab dann vollautomatisiert.

 

 

Diese Einstellung greift aber nicht rückwirkend auf bereits geschriebene Rechnungen.

Wie können Sie nun das Mahnwesen gezielt für einzelne Rechnungen aktivieren oder auch eine Mahnung zu einer bereits überfälligen Rechnung erzeugen?

Für noch offene Rechnungen können Sie "Autom. mahnen" aktivieren. Der automatische Versand von Mahnungen ist somit aktiviert. Dies greift nur für diese Rechnung und auch erst, sobald diese überfällig ist.

 

 

Ist eine Rechnung bereits überfällig, der E-Mail Versand von Mahnungen aber nicht aktiv, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, die Mahnung direkt zu erzeugen und den automatischen Versand von Mahnungen per E-Mail für weitere Mahnstufen zu aktivieren. In der Rechnungsliste finden sich diese Rechnungen mit dem Status überfällig.

 

 

Rechts oben sehen Sie nun den Button "Mahnung erstellen". Ist der automatische Versand von Mahnungen per E-Mail bereits aktiv, ist dieser Button nicht sichtbar, da der Versand automatisch geschieht. Dies betrifft auch noch nicht überfällige Rechnungen.

 

 

Nach Klick auf Mahnung erstellen haben Sie die Wahl, die Mahnung "per E-Mail" zu versenden oder eine "PDF" zu erzeugen.

 

 

Bei der Auswahl "Per E-Mail" sehen Sie eine Vorschau der Mahnung und können Betreff, E-Mail Adresse und die Nachricht an den Kunden prüfen und gegebenenfalls bearbeiten. Zudem lässt sich der Haken "Zukünftige Mahnungen automatisch versenden" aktivieren, damit der Mahnlauf für diese Rechnung in Zukunft automatisch abläuft.

 

 

Eine andere Möglichkeit, bei der Rechnungserstellung direkt das Mahnwesen zu aktivieren, ist über die Zahlungsbedingung in der Rechnung. Klicken Sie dazu auf die Zahlungsbedingung bei der Erstellung der Rechnung.

 

 

Im nächsten Fenster können Sie nun den Versand von Mahnungen per E-Mail gezielt für diese Rechnung aktivieren.

 

 

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3. Mahnstatus der Rechnung prüfen

 

Rechnungen, zu denen bereits eine Mahnung erzeugt wurde, tragen den Status Angemahnt.

 

 

Klicken Sie auf Angemahnt, um eine Vorschau der Mahnung zu öffnen. Somit sehen Sie den Mahnstatus der Mahnung, die der Kunde erhalten hat.

 

 

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