Die Mitglieder-Datenbank – Dreh- und Angelpunkt von WISO Mein Verein

Sie bildet die Basis für die Mitgliederverwaltung und daher zahlreiche automatisierte Programmfunktionen – zum Beispiel den Beitragseinzug, den Rundbrief-Versand oder auch das Erstellen von Mahnungen an säumige Zahler oder auch Geburtstags- und Jubiläumslisten. Nehmen Sie sich für die Erfassung der Mitgliederdaten also ruhig ein wenig Zeit: Es lohnt sich!

Sie erreichen die Datenzentrale des Vereins über den Menüpunkt „Stammdaten“ – „Mitglieder“. Falls noch keine Datensätze angelegt sind, starten Sie die Datenerfassung per Mausklick auf die Schaltfläche „Neues Mitglied anlegen“. Anderenfalls klicken Sie auf „<F10> Neu“:

 

Kontakt- und Adressverwaltung

Die Angaben zur Person sowie die Adress- und Kommunikationsdaten erfassen Sie auf der Haupt-Registerkarte „Adresse“. Dort können Sie außerdem…

• Ihren Mitgliederbestand in selbst definierte Kategorien einteilen.
• Fotos im JPG-Format einfügen und
• entscheiden, ob die betreffende Person beim Versand von Serienbriefen und E-Mail-Newslettern berücksichtigt werden soll

 

Interaktion und Automation

Neben der Haupt-Registerkarte „Adresse“ gibt es aber noch weitere sieben Karteikarten – und die haben es zum Teil in sich:

 

Karteikarte „Vereinsdaten“

In diesem Bereich erfassen Sie die vereinsbezogenen Angaben zum jeweiligen Mitglied – insbesondere Beginn und Ende der Mitgliedschaft, die Zuordnung zu bestimmten Abteilungen oder auch Vereins- und Betreuerfunktionen. Bei Familien, Firmen und anderen Gruppenmitgliedschaften können Sie außerdem ein „Übergeordnetes Mitglied“ festlegen:

WISO Mein Verein nutzt diese Informationen zum Beispiel um…

• Newsletter, Serienbriefe und andere Mitteilungen gezielt an bestimmte Personenkreise zu verschicken,
• bei Mitgliedschaften von Firmen, Familien und anderen Gruppen das zahlungspflichtige Mitglied auszuwählen, oder um
• im Arbeitsbereich „Kommunikation“ eine laufend aktualisierte „Jubiläumsliste“ bereitzustellen: Per Knopfdruck erstellen Sie auf dieser Grundlage zum Beispiel Glückwunschschreiben für langjährige Mitglieder.

 

Karteikarte „Beiträge & Spenden“

Hier machen Sie die Angaben zu den Beitragszahlungen Ihres neuen Mitglieds:

• Sie wählen die persönlichen Beitragssätze und tragen bei Bedarf einen einmaligen (Grund-) Betrag ein,
• legen das Rechnungs-Intervall und das Datum der nächsten Rechnung fest und
• geben Sie die „Zahlungsinformationen“ ein:

Sobald Sie in diesem Bereich den Zahlungspflichtigen, die Zahlungsart und Bankverbindung festgelegt haben, erledigt das Programm die Beitragsabrechnung und den dazugehörigen Zahlungsverkehr  im günstigsten Fall vollautomatisch! Und zwar inklusive rechtssicherer SEPA-Mandatsverwaltung und Lastschrift-Benachrichtigungen! Mehr dazu im Abschnitt „Ohne Moos nix los!“

 

Karteikarte „Bankverbindungen“

Die Informationen in diesem Bereich bilden die zweite Säule des komfortablen Beitragsinkassos: Unter „Bankverbindung anlegen / bearbeiten“ tragen Sie den Kontoinhaber und die IBAN des Mitglieds ein – alle anderen Angaben ergänzt die Software automatisch:

Wichtig: Falls Sie die Zahlungsart „SEPA-Lastschrift“ ausgewählt haben, markieren Sie die dazugehörige Bankverbindung und klicken zum Abschluss auf die Schaltfläche „SEPA-Lastschriftmandate“. Im folgenden Dialog erfassen Sie die Daten zur Lastschriftvollmacht des Mitglieds.

 

Karteikarte „Individuelle Felder“

Sie möchten Informationen speichern, für die auf den übrigen Karteikarten keine Eingabefelder vorgesehen sind? Kein Problem: In bis zu 20 „individuellen Feldern“ können Sie Inhalt und Bezeichnung nach Belieben festlegen.

• Sportvereine erfassen auf diese Weise zum Beispiel die T-Shirt-Größen aller Mannschaftsmitglieder, um Trikot-Sammelbestellungen für die Teams zu beschleunigen. Auch der Besitz von Trainer- oder Schiedsrichterscheinen lässt sich so im Blick behalten.
• Chöre und Orchester halten systematisch fest, welche Stimmlagen und / oder Instrumente einzelne Mitglieder beherrschen.
• Rettungs- und Sozialvereine wiederum haben die Möglichkeit, die Qualifikationen, Fachkenntnisse und erfolgreiche Prüfungen Ihrer Fachkräfte in strukturierter Form festzuhalten:

Bitte beachten Sie: Eingaben sind nur in den Feldern möglich, die unter „Stammdaten“ – „Mein Verein“ – „Individuelle Felder“ vereinsweit aktiviert worden sind. Falls Sie die noch nicht eingerichtet haben, wechseln Sie per Mausklick auf den Link „Individuelle Felder definieren“ dorthin.

 

Noch mehr „Karteikarten“

• „Ansprechpartner“: Hier können Sie einer Sammelmitgliedschaft oder einem Kontakt mehrere Personen zuordnen.
• Unter „Sonstiges“ finden Sie hier ein Freitextfeld („Anmerkungen“), in dem Sie beliebige Eintragungen machen können. Falls Sie den „Datenabgleich mit meinverein.de“ aktiviert haben, können Sie hier außerdem erkennen, ob das betreffende Mitglied beim Webportal meinverein.de registriert ist.
• Dokumente: Sie haben die Möglichkeit, Ihren Mitgliedern und Kontakten elektronische Dokumente aller Art und Formate zuzuordnen, Papierbelege einzuscannen und im PDF-Format zu speichern.