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Wie können alte Daten archiviert werden?

Gepostet am 25.08.2017

Ein Jahresabschluß und/oder eine gesonderte Archivierung für zurückliegende Jahre, sofern eine ausdrückliche Trennung zwischen Jahren erfolgen soll, kann mit den folgenden Schritten durchgeführt werden:

  1. Optional: Vergeben Sie über "Datei" mit "Umbenennen" der Datenbank einen neuen Namen, zum Beispiel durch Zusatz des geplanten Endjahres.
  2. Legen Sie über "Datei" mit "Speichern Unter" eine Kopie der aktuellen Datenbank an.
  3. Vergeben Sie dabei eine neuen, eindeutigen Namen, zum Beispiel durch den Zusatz der aktuellen Jahreszahl.
  4. Rufen Sie die Buchungsliste des (ersten) Kontos auf.
  5. Für offline geführte Konten: Notieren Sie sich den Endsaldo des betreffenden Kontos.
  6. Legen Sie mit "freier Zeitraum" den Anzeigezeitraum auf den gewünschten Zeitraum fest, der zu archivieren ist oder nutzen Sie einen der enthaltenen Vorschläge, wie "letztes Jahr".
  7. Markieren Sie mit der Tastenkombination "STRG" und "A" alle Buchungen des gewählten Zeitraums.
  8. Entfernen Sie über "Buchung > Löschen" oder mit der Entfernen -Taste die markierten Buchungen.
  9. Erzeugen Sie über "Neu" eine "Ausgleichsbuchung" - die Software schlägt automatisch die Differenz vor, welche durch das Löschen entstanden ist. Bei offline geführten Konten ist der notierte Endsaldo (siehe Punkt 5.) einzutragen.
  10. Wählen Sie als Datum der Ausgleichsbuchung den letzten Tag des gelöschten Zeitraums oder alternativ den ersten Tag des verbleibenden Zeitraums.
  11. Wiederholen Sie die Schritte ab Punkt 4. für alle weiteren Konten in der Datenbank.

Auf diese Weise arbeiten Sie mit einer angepassten und umbenannten Kopie der ursprünglichen Datenbank weiter. Bei Bedarf können Sie die ursprüngliche Datenbank (siehe Punkt 1.) über "Datei" mit "Öffnen" aufrufen, welche noch die entfernten Buchungen enthält.



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