Beitragsrechnung im Verein ist kein Hexenwerk – oder doch?

Ok, ich gebe zu: Mathe ist für viele nicht gerade das Schönste auf der Welt, aber dennoch ist es im Vereinsmanagement ein unverzichtbares Thema. Und zudem betreten wir wieder einmal äußerst sensibles Terrain. Denn heute geht es um die Berechnung von Mitgliedsbeiträgen im Verein. Die Beitragsrechnung hängt ja nicht selten damit zusammen, dass Mitglieder ihre Beiträge nicht zahlen. Wie also berechne ich einen angemessenen Mitgliedsbeitrag im Verein?

 

Woran liegt es, dass der Mitgliedsbetrag nicht gezahlt wird?

Versuchen wir doch erstmal nachzuvollziehen, warum die Beitragsrechnung im Verein ein so zentrales Thema ist. Für alle, die das nicht interessiert, bitte runter scrollen zu der Anleitung „Wie berechnet man einen fairen Mitgliedsbeitrag?“. 😊

Säumige Zahler zahlen aus den verschiedensten Gründen nicht.

Nummer 1: Wir kennen sie alle, die notorischen Nichtzahler. Häufig sind diese auch bekannt als Schussel und sind ziemlich unstrukturiert und unorganisiert unterwegs. Sie legen keinen Dauerauftrag an und auch keine Erinnerung. Daher vergessen sie es einfach. Schlechte Nachrichten: Diese Menschen werden sich tendenziell nicht ändern. Dann liegt es leider an euch, das Geld in die Vereinskasse einzutreiben.

Nummer 2: Es gibt aber auch öfter den Fall, dass sich Mitglieder über Beschlüsse im Verein ärgern und daher nicht zahlen oder die Nichtzahlung als Druckmittel nutzen. Da hilft nur reden, reden, reden. Klingt einfach – ist aber so!

Nummer 3: Das ist wohl das schwierigste Thema: Die Mitglieder haben privat finanzielle Probleme. Auch in diesem Fall liegt es an euch im Vorstandsteam, sensibel und verständnisvoll auf die Probleme einzugehen. Aber hier ist auch zu beachten, dass die wenigsten Menschen gerne offen zugeben möchten, dass in ihrer privaten Kasse Ebbe herrscht. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, liebe Vereinsvorstände!

Sebastian hat eine Anleitung für euch zusammengestellt, wie ihr vorgehen könnt, wenn Mitglieder ihre Beiträge nicht zahlen.

 

Wie berechnet man einen fairen Mitgliedsbeitrag?

Dass es im Verein faire Mitgliedsbeiträge gibt, ist Grundvoraussetzung dafür, dass die Beiträge auch gezahlt werden.

Viele fragen sich natürlich, an welchen Zahlen man sich überhaupt orientieren sollte, wenn man Mitgliedsbeiträge errechnet. Zurecht!

Wir haben hier eine Beispielrechnung für euch, an der ihr euch orientieren könnt:

  1. Ermittlung der Kosten des Vereins innerhalb eines Jahres
  2. Ermittlung der Einnahmen des Vereins ohne Mitgliederbeiträge
  3. Differenz aus 1. und 2. bilden
  4. Puffer für etwaige geringere Einnahmen bilden. Hier ist beispielsweise zu berücksichtigen, ob die Sponsoren im kommenden Jahr noch zur Verfügung stehen – es könnte ja auch sein, dass ein Unternehmen finanziell nicht mehr in der Lage ist, den Verein auch in Zukunft zu fördern. Auch eine einmalige Spende – etwa eine Erbschaft – die im kommenden Jahr nicht zu erwarten ist muss herausgerechnet werden.
  5. Berechnung der zu erwartenden Mitgliederzahl. Hier muss geklärt werden, wie die Mitgliederzahlen sich in den letzten drei bis vier Jahren entwickelt haben (steigend oder fallend). Der durchschnittliche Prozentsatz der Zu- und Abgänge wird dann von der bestehenden Mitgliederzahl abgezogen beziehungsweise wird ihr zugeschlagen.
  6. Der Differenz (3.) wird nun der Puffer (4.) zugeschlagen und dieser Wert durch die erwartete Mitgliederzahl (5.) geteilt.

 

Wer bestimmt letzten Endes über die Höhe der Beiträge?

In den meisten Vereinen entscheidet die Mitgliederversammlung über die Festlegung des Beitrags.

In der Satzung kann auch vereinbart werden, dass der Vorstand über die Höhe der Mitgliedsbeiträge entscheidet. Diese Regelung hat durchaus Ihre Vor- und Nachteile. Wie ihr Beiträge schonend erhöht, erfahrt ihr übrigens von Jessica in einem Beitrag.

 

Warum ist es praktisch, die Beitragsrechnung im Verein dem Vorstand zu überlassen?

Ein Vorteil besteht beispielsweise darin, dass endlose Debatten in der Mitgliederversammlung vermieden und Erhöhungen schneller realisiert werden.

Entscheidet aber der Vorstand über die Höhe der Beiträge, kann es sein, dass sich die Mitglieder schnell übergangen fühlen und daraus für den Verein negative Konsequenzen ziehen.

Das kann beispielsweise eine Welle von Austritten aus dem Verein zur Folge haben. Deshalb sollte der Vorstand solche Entscheidungen immer transparent machen und die Mitglieder schon im Vorfeld umfassend über die Maßnahme informieren.

 

Was können Vorstände tun, um einer schlechten Zahlungsmoral entgegenzuwirken?

Dass der Mitgliedsbeitrag im Verein nicht gezahlt wird, dem wollen Vereinsvorstände entgegenwirken – logisch. Wie aber sollten sie das tun?

Erstens: Die Beitragsrechnung muss fair erfolgen! Daher ist unsere Anleitung oben ein heißer Tipp, wenn es darum geht, welche Zahlen ihr konkret in eure Rechnungen miteinbeziehen solltet.

Zweitens: Transparenz. Wenn ihr diese Zahlen den Mitgliedern offen legt, ist das umso besser. Man erzielt immer mehr Verständnis, wenn man einen offenen Dialog führt. Die Betonung liegt auf DIAlog. Also mit mehr als einer Person. Gebt euren Mitgliedern die Gelegenheit, Fragen zu stellen, damit sie eure Rechnung und Gedanken verstehen können.

Ihr werdet sehen, mit diesen zwei wirklichen simplen Tricks wird das ohnehin schon sensible Terrain weniger unangenehm. Denn, wenn man drüber spricht und eine Basis hat, die aus Fakten besteht, werden die Emotionen nicht hochkochen.

 

Warum drüber sprechen?

Ich kann es nicht oft genug sagen: Wenn ihr offen kommuniziert, werdet ihr ein harmonischeres Miteinander haben. Egal, in welchem Bereich. Wenn ihr bereits andere Blogbeiträge von mir gelesen habt, werdet ihr merken, dass ich es immer wieder predige. Ist ja halt auch so!

 

Fazit

Beitragsrechnung im Verein ist gar nicht so schwer. Mit unserer Liste (die nur 6 Schritte hat!) habt ihr eine gute Basis und bekommt einen Blick dafür, welche Kennzahlen miteinbezogen werden sollten.

Und wenn ihr dann noch mit offenen Karten spielt und euren Mitgliedern die Chance auf verstehen gebt, dann steht einer guten Zahlungsmoral nichts mehr im Wege. Egal ob es um den Beitrag an sich oder eine Beitragserhöhung im Verein geht.

Wenn eure Mitglieder verstehen, warum ihr Beitrag so wichtig für den Verein ist, wird die Thematik Mitgliedsbeitrag nicht gezahlt ganz bald der Vergangenheit angehören. Ganz sicher! 😊

In unserer Vereinslounge entsteht eine umfassende Informations-Seite zu allen Fragen rund um den Mitgliedsbeitrag im Verein. 

Lena Kullmann

Mein Name ist Lena Kullmann. Als Studentin habe ich im Marketing von MEINVEREIN gearbeitet. In dieser Zeit habe ich über verschiedene Themen rund um die Vereinswelt geschrieben.

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