Briefverkehr mit Behörden – das solltet Ihr bei der Behördenkorrespondenz beachten

• 18. Januar. 2024
• hfischer
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Wenn es um die Korrespondenz mit Behörden geht, tun sich viele Vereine schwer. Hier hängt viel davon ab, wie und auch wann man die Schreiben vom Amt beantwortet. In diesem Beitrag geben wir Euch Tipps, wie Ihr Euch gegenüber Behörden verhalten und mit ihnen korrespondieren solltet. Wir erläutern hier, warum Ihr auf Briefe von Behörden zügig reagieren und Terminvorgaben beachten solltet, warum man Briefe von Behörden genau studieren sollte, wie Ihr einen Brief an Behörden überzeugend formuliert und worauf Ihr bei angeforderten Unterlagen achten müsst. Ihr habt noch offene Fragen zum Thema Behördenkorrespondenz? Dann hinterlasst uns sehr gerne einen Kommentar. ❤️

Warum Ihr keine Angst vor Briefen der Behörden haben müsst

Im Zeitalter von E-Mail und WhatsApp sind Briefe etwas Besonderes geworden. Ist der Absender eine Behörde, wird daraus in vielen Köpfen etwas Bedrohliches. Doch Ihr müsst nicht gleich das Schlimmste befürchten. In vielen Fällen würde man Euch auch lieber eine Mail schicken. Doch häufig ist dies aus rechtlichen Gründen nicht immer möglich. Ein Brief von einer Behörde bedeutet also nicht gleich, dass Ihr vom Schlimmsten ausgehen müsst.

Briefe der Behörden gewissenhaft lesen und verstehen

Wir neigen alle dazu, einen Brief erst mal zu „überfliegen“. Aber gerade bei Behördenschreiben ist das riskant. Denn dank des „Beamtendeutsch“ sind die Schreiben oft für den Laien nur schwer zu verstehen und man überliest schnell wichtige Details. Behörden verweisen auch häufig auf beigefügte Unterlagen. Oft sind hier wichtige Details versteckt, mit denen man den eigentlichen Brief erst richtig einordnen kann.

Am besten lest Ihr den Brief mit anderen Vorstands- oder Vereinsmitgliedern. Dabei klärt Ihr vor allen Dingen die folgenden Fragen:

• Was will die Behörde? Verlangt sie die Vorlage von Unterlagen, stellt sie Forderungen usw.?
• Sind die Forderungen und die Begründungen für Euch nachvollziehbar?
• Ist das Schreiben nicht nachvollziehbar: Habt Ihr Unterlagen, die Eure Meinung untermauern? Müsst Ihr Unterlagen für eine Antwort beschaffen?
• Welche Fristen werden von der Behörde gesetzt?

Manchmal werden Euch auch nach gemeinsamen Lesen Dinge unklar bleiben. Meldet Euch dann bei oder Behörde und klärt die offenen Fragen.

Warum Terminvorgaben bei Behörden besonders wichtig sind

Selbst wenn der Brief der Behörde eine unangenehme Nachricht beinhaltet, solltet Ihr Euch auf jeden Fall mit dem Inhalt zügig auseinandersetzen. Auf keinen Fall solltet Ihr die Schreiben ignorieren. Häufig beinhalten die Briefe Terminvorgaben, bis wann eine Antwort erfolgen soll. Reagiert Ihr nicht und versäumt die Frist, kann dies im Extremfall unabsehbare Folgen haben. Wenn Ihr aber reagiert und beispielsweise um eine Terminverlängerung bittet, ist man bei den meisten Behörden entgegenkommend.

Auf Briefe der Behörden richtig antworten

Natürlich stehen bei amtlichen Schreiben Fakten im Vordergrund. Aber wenn es sich nicht um Standardfälle handelt, werden heute immer noch – glücklicherweise – die meisten Entscheidungen von Menschen gefällt. Zeigt deshalb in Eurem Brief auch immer Verständnis für die Situation des Absenders.

Verbale Entgleisungen in einem Antwortschreiben machen sich natürlich nie gut. Solltet Ihr aufgebracht oder verärgert sein, neigt Ihr vielleicht auch zu missverständlichen Formulierungen, die vom Empfänger negativ aufgenommen werden. Darum solltet Ihr so einen Brief nicht gleich abschicken – wartet ein, zwei Tage und lest Euer Schreiben noch einmal in Ruhe durch.

Wenn Ihr Euch unterhaltet, kann man das Gesagte oft mit „das habe ich so nicht gemeint“ korrigieren. Beim Brief geht das nicht. Darum lasst Eure Briefe von einem anderen Vorstands- oder Vereinsmitglied lesen, das Euch darauf aufmerksam macht, wenn eine Formulierung missverstanden werden könnte.

Wichtige Unterlagen als Kopie beifügen

Da es bei der Behördenkorrespondenz größtenteils um die Klärung von diversen Angelegenheiten geht, stehen hier dennoch die Fakten im Vordergrund. Die Hauptaufgabe ist deshalb meist die Recherche und Zusammenstellung der Unterlagen. Alle wichtigen Beweise für Eure Angaben im Brief fügt Ihr deshalb in Kopie bei.

Originalunterlagen schickt man grundsätzlich nur auf Anforderung an die Behörde. Werden Originale verlangt, macht Euch Kopien und – wenn es wichtige Dokumente sind – lasst die Kopien auf dem Rathaus beglaubigen. Werden Originale verlangt, fertigt Kopien für Eure Unterlagen an. Je nach Bedeutung sollte man sich die Kopie auf dem Rathaus beglaubigen lassen.

Darauf solltet Ihr außerdem bei der Behördenkorrespondenz achten

Für Behördenschreiben gelten eine Reihe von Regeln, die Ihr bei der Behördenkorrespondenz einhalten solltet. Hier einige Hinweise, die Euch beim Verfassen helfen:

• Fasst Euch kurz: Der Brief sollte auf eine DIN-A4-Seite passen.
• Nennt auf jeden Fall einen Ansprechpartner mit Kontaktdaten, der möglichst auch zur Bürozeit der Behörde telefonisch erreichbar ist.
• Gebt im Betreff immer das Aktenzeichen der Behörde an. Daran erkennt die Poststelle, in welches Büro Euer Schreiben gehört.
• Verwendet eine freundliche Anrede, wie „Guten Tag Herr … / Frau …”. Auch, wenn die Behörde noch eine hölzerne Anrede verwendet.
• Behörden schreiben meist im „Ich-Stil“ – Ihr schreibt besser im „Wir-Stil“, da Ihr ja im Auftrag Eures Vereins schreibt.
• Wählt einen freundlichen, aber sachlichen Schluss-Satz
  (Beispiel: „Wir hoffen, dass damit die Angelegenheit geklärt ist. Für Rückfragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.“)
• Auch wenn Ihr Euch noch so sehr geärgert habt: Beendet den Brief mit „freundlichen Grüßen“.
• Werden von der Behörde mehrere Fragen aufgezählt, übernehmt die Aufzählung für Eure Antworten. (Beispiel: „Zu den in Ihrem Schreiben gestellten Fragen, nehmen wir wie folgt Stellung:
  1) Nein, ein Antrag bei einer anderen Behörde wurde von unserer Seite nicht gestellt.
  2) Ja, der Verein ist derzeit in einer schwierigen finanziellen Lage, kann aber seine finanziellen Verpflichtungen jederzeit erfüllen.
  3) Die von Ihnen angeforderte Bescheinigung wurde angefordert und wird zeitnah nachgereicht.“)
• Der Brief muss unterschrieben werden, wie es die Satzung vorsieht und wie es beim Registergericht hinterlegt ist. Falls die Aufgabe delegiert wurde, unterschreibt man „im Auftrag“ (i.A.)
• Obwohl sonst nicht mehr üblich, führt Ihr am Ende auf, welche Unterlagen mitgeschickt werden.
• Haltet unter allen Umständen die von der Behörde vorgegebenen Termine ein. Ist das nicht möglich, informiert die Behörde so früh wie möglich und bittet um eine Fristverlängerung.

Handelt immer wahrheitsgemäß

Es kann vorkommen, dass Ihr keine Argumente findet, die das unangenehme Schreiben der Behörde entkräften könnten. Hier gilt der Grundsatz „Besser ein Ende mit Schrecken, als ein Schrecken ohne Ende“. Fadenscheinige Argumente, um Zeit zu schinden oder gar zu versuchen, die Tatsachen zu Euren Gunsten zu verdrehen, ist in keinem Fall ratsam. Wichtig ist, dass Ihr unbedingt bei der Wahrheit bleibt. Damit man Euch keine kriminellen Handlungen unterstellen kann oder Euch sogar mit einer Anzeige droht, solltet Ihr immer wahrheitsgemäß antworten. Die Behörden arbeiten mit sehr strengen Richtlinien, die unbedingt einzuhalten sind.

Sind mit dem Schreiben finanzielle Forderungen verbunden, die der Verein nicht gleich begleichen kann, solltet Ihr umgehend reagieren. Schreibt zunächst, dass Euer Verein die Forderungen anerkennt. Begründet dann, warum diese Forderung derzeit nicht bezahlt werden kann und bis wann die Forderung beglichen wird. Es muss aber im Brief deutlich werden, dass Ihr nur einen kurzfristigen Engpass habt.

Briefe an Behörden müssen normalerweise nicht per Einschreiben geschickt werden. Eine Ausnahme können Sendungen darstellen, denen Originalunterlagen beigefügt wurden. Hier ist es aber empfehlenswert im Brief darauf hinzuweisen: „Da es sich hier um Originalunterlagen handelt, haben wir sie per Einschreiben versandt“. Eventuell solltet Ihr auch Terminsachen per Einschreiben verschicken, wenn diese knapp vor Fristablauf versandt wurden.

Je nachdem, welches Schreiben Euch ins Vereinsheim flattert, solltet Ihr nicht selbst antworten. Wenn es um rechtliche Probleme geht oder hohe finanzielle Forderungen handelt, zieht Euer Verein besser einen Anwalt oder Steuerberater für die Behördenkorrespondenz zurate.

Fazit zur Behördenkorrespondenz

Bei Briefen von Behörden braucht Ihr keinen Schreck zu bekommen. Es steht nicht immer etwas Negatives drin. Wenn Ihr das Schreiben beantwortet, nehmt Euch auf jeden Fall Zeit und lest sehr genau, was man von Euch will. Besonders wichtig ist, dass Ihr von der Behörde gesetzte Termine einhaltet.

Häufig gestellte Fragen rund um das Thema Behördenkorrespondenz