Euer Verein als Arbeitgeber

• 25. Dezember. 2023
• cmeckel
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Eine wichtige Grundlage Eurer Vereinsarbeit ist die Tätigkeit der ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer. Doch es ist nicht immer möglich, alle satzungsgemäßen Aufgaben mit freiwilligen Kräften zu bewältigen. In dem Moment, wo Mitarbeiter des Vereins jedoch bezahlt werden, wird Euer Verein fast immer zum Arbeitgeber. Wenn Euer Verein in die Rolle des Arbeitgebers gerät, muss er sich darüber im Klaren sein, dass er keine Privilegien gegenüber anderen Arbeitgebern genießt. Hier muss vor allen Dingen zwischen selbstständigen Honorarkräften und abhängig beschäftigten Mitarbeitern im Verein unterschieden werden. In diesem Beitrag erklären wir unter anderem wann Euer Verein als Arbeitgeber auftritt, welche Regeln gelten, wenn ein Sponsor und nicht Euer Verein als Arbeitgeber fungiert, wer den Verein als Arbeitgeber vertritt und was der Unterschied zwischen Arbeitnehmer und selbständiger Honorarkraft ist.

Wann ist Euer Verein ein Arbeitgeber?

Grundsätzlich gilt, dass Eure ehrenamtlichen Mitarbeiter keine Arbeitnehmer sind. Ihnen gegenüber tritt Euer Verein nicht als Arbeitgeber auf. Deshalb kann ihnen gegenüber auch das Arbeitsrecht nicht angewandt werden. Als bezahlte Kräfte können im Verein klassischer Arbeitnehmer und selbstständige Honorarkräfte beschäftigt werden. Eine der wichtigsten Unterschiede zwischen diesen beiden Gruppen liegt darin, dass bei den klassischen Arbeitnehmern der Verein als Arbeitgeber für die Versteuerung des Einkommens verantwortlich ist. Selbstständige Honorarkräfte hingegen sind hierfür selbst in der Pflicht.

Wenn der Sponsor zahlt

Es ist gar nicht so selten, dass ein Sponsor einen Mitarbeiter in seinem Betrieb einstellt und dort als normalen Arbeitnehmer beschäftigt. Einen Großteil seiner Arbeit verrichtet der Mitarbeiter aber nicht im Unternehmen sondern beim Verein. Steuerrechtlich seid Ihr dann aus dem Schneider: der Helfer wird vom Sponsor direkt bezahlt. Er übernimmt damit auch alle steuerrechtlichen Verpflichtungen. Hier fungiert der Verein nicht als Arbeitgeber. Was in einem solchen Fall jedoch noch geklärt werden muss, ist die Frage der Unfallversicherung des Mitarbeiters. Diesen Faktor sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen. Für die Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ist der Sponsor und nicht Euer Verein als Arbeitgeber verantwortlich.

Gerade Sportvereine stehen oftmals vor dem Problem, dass sie Sportler umfassend ausbilden. Treten  diese Sportler eine Profikarriere an, kann sie der Verein aber nicht mehr entsprechend honorieren. Auch hier springen häufig Sponsoren ein. Der Sponsor schließt dann mit dem Sportler einen Vertrag, in dem genau festgelegt wird, welche Leistungen der Spieler für den Sponsor erbringen muss, welche Kleidung bzw. Werbeembleme auf der Kleidung getragen werden müssen, inwieweit der Sportler für Medienauftritte zu Verfügung stehen muss usw. Hier tritt der Verein nicht als Arbeitgeber auf. Die Abrechnung und steuerliche Behandlung ist eine Sache, die zwischen Sponsor und Sportler geregelt wird.  

Wer vertritt den Verein als Arbeitgeber?

Der Verein als Arbeitgeber ist gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugt. Der Arbeitnehmer ist also an die Anweisungen des Arbeitgebers gebunden. Der Verein ist aber eine  juristische Person, die nicht in der Lage ist, Anweisungen zu geben. Hierfür müssen „natürliche Personen“ vorhanden sein. Wer den Verein als Arbeitgeber vertritt und dessen Rechte ausüben darf, muss in der Satzung eindeutig geregelt werden.

Werden hier keine klaren Regelungen getroffen, würde § 32 Abs. 1 BGB greifen, wonach grundsätzlich die Mitgliederversammlung für alle Entscheidungen zuständig ist. Dies wäre aber kaum praktikabel. In der Satzung sollte deshalb genau geregelt werden, wer berechtigt ist, außerhalb der Mitgliederversammlung die Rechte des Vereins als Arbeitgeber wahrzunehmen. Hierzu gehören beispielsweise der Abschluss von Arbeits- und Honorarverträgen und die Erteilung von Weisungen an die Arbeitnehmer. Üblicherweise vertritt der geschäftsführende Vorstand außerhalb der Mitgliederversammlung den Verein als Arbeitgeber. Ob beispielsweise Arbeitsverträge nachträglich von der Mitgliederversammlung bestätigt werden müssen, muss dann in der Satzung festgelegt werden.  Bezüglich der Weisungsbefugnis kann der geschäftsführende Vorstand diese auch delegieren.

Schließt aber beispielsweise ein Abteilungsleiter einen Vertrag mit einem Trainer, ohne dazu befugt zu sein, kommt der Vertrag rechtlich nicht zu Stande. Weigert sich der Vorstand (der in den allermeisten Fällen vom Verein hierzu befugt ist) den Vertrag anzuerkennen, muss dieser rückabgewickelt werden. Dadurch kann es sein, dass der Abteilungsleiter privat gegenüber dem von ihm eingestellten Mitarbeiter haftet.

Arbeitnehmer oder selbständige Honorarkraft

Zunächst muss geklärt werden, ob ein klassisches Arbeitsverhältnis entsteht oder ein Honorar– oder Werkvertrag geschlossen wird. Daraus ergibt sich, ob der Verein als Arbeitgeber fungiert und für die Abführung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben verantwortlich ist. Darüber hinaus müssen Haftungsfragen geklärt werden.

Handelt es sich um einen klassischen Arbeitnehmer, trägt Euer Verein als Arbeitgeber die Verantwortung für die Abführung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Eine selbständige Honorarkraft stellt Eurem Verein eine Rechnung, die bezahlt wird. Für Steuer und Sozialversicherung ist die Honorarkraft selbst zuständig. 

Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat einen „Katalog bestimmter Berufsgruppen zur Abgrenzung zwischen abhängiger Beschäftigung und selbständiger Tätigkeit“ zusammengestellt, an dem Ihr Euch orientieren solltet, wenn es darum geht, festzustellen, ob bei bestimmte Tätigkeiten davon auszugehen ist, dass der Verein als Arbeitgeber fungiert. Einen Auszug aus dem Katalog könnt Ihr hier downloaden. Grundsätzlich gilt, dass eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit auch versteuert werden muss.

Die Rechte und Pflichten Eures Vereins

Wenn ein regelrechter Arbeitsvertrag zustande kommt, ergeben sich für Euren Verein als Arbeitgeber eine Reihe von Verpflichtungen. Die meisten dieser Verpflichtungen gelten nicht für Werks- oder Honorarverträge. Welche Verpflichtungen Ihr als Verein für welches Arbeitsverhältnis habt, haben wir Euch in der nachfolgenden Tabelle zusammengetragen.

Verpflichtung	Arbeitsvertrag (Verein als Arbeitgeber)	Werk-/Honorarvertrag (Verein als Vertragspartner)
Entlohnung	Wie im Vertrag vereinbart automatisch	Erst nach Rechnungsstellung durch Auftragnehmer
Lohnsteuer	Vom Verein einzubehalten und abzuführen	Versteuerung durch den Auftragnehmer
Sozialversicherung	Vom Verein einzubehalten und abzuführen	Sache des Auftragnehmers
Berufsgenossenschaft	Anmeldung durch den Verein	Meist keine Anmeldung erforderlich
Probezeit	Üblich, bei Azubis verpflichtend vorgeschrieben	Selten üblich – meist erst ein Probevertrag, dann folgen weitere Aufträge.
Zeitliche  Befristung	Genau beachten – unter Umständen kann aus einem befristeten Vertrag bei Nichtbeachtung ein unbefristeter werden	Müssen klar aus dem Vertrag hervorgehen.
Zusätzliche Vereinbarungen	Aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen zulässig.

Durch einen Arbeitsvertrag entstehen für Euren Verein im Rahmen der abhängigen Beschäftigung zahlreiche Rechte und Pflichten. 

Das zentrale Recht Eures Vereins als Arbeitgeber ist das Direktions- oder Weisungsrecht. Der Verein – beziehungsweise die ihn vertretenden Organe (meist der Vorstand) bestimmt, wann und wo welche Arbeiten durchgeführt werden. Dieses Recht kann durch Regeln im Arbeitsvertrag eingeschränkt werden. Außerdem sind die gesetzlichen Bestimmungen (z. B. Arbeitszeitgesetz, Arbeitsstättenverordnung, Arbeitsschutzvorschriften usw.) einzuhalten. 

Euer Verein als Arbeitgeber hat gegenüber dem Arbeitnehmer eine Vergütungspflicht. Das im Arbeitsvertrag vereinbarte Gehalt muss dem Mitarbeiter pünktlich wie vereinbart zur Verfügung stehen. Dabei sind tarifvertragliche Regelungen nur zu berücksichtigen, wenn sich Euer Verein einem Arbeitgeberverband angeschlossen hat (was nur selten der Fall ist) oder seine Arbeitsverträge freiwillig nach tariflichen Regeln gestaltet. 

Außerdem ist Euer Verein als Arbeitgeber verpflichtet, der Sozialversicherungspflicht nachzukommen. Hierzu gehört die Abführung der Beiträge zu den in der Tabelle aufgeführten Versicherungen.

Versicherung	Gesamt*	Arbeitnehmeranteil	Arbeitgeberanteil
Krankenversicherung	14,6	7,3	7,3
Individueller Zusatzbeitrag	Variabel	Komplett	Kein Anteil
Rentenversicherung	18,6	9,3	9,3
Arbeitslosenversicherung	2,6	1,3	1,3
Pflegeversicherung	2,4 – 3,4	Abhängig von der Anzahl der Kinder des Arbeitnehmers

Hinzu kommen noch die Insolvenzgeldumlage und die Unfallversicherung. 

Euer Verein muss als Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer auch Lohnunterlagen führen und mindestens sechs Jahre, abschlussrelevante Unterlagen sogar zehn Jahre aufbewahren. 

Außerdem ist Euer Verein als Arbeitgeber verpflichtet, vom Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung zu verlangen. Der Arbeitnehmer kann sie über das ELSTER-Portal elektronisch abrufen. Liegt keine Bescheinigung vor, muss die ungünstigste Steuerklasse zur Berechnung der Lohnsteuer herangezogen werden.

Die Lohnsteuer-Anmeldung und die Lohnsteuerbescheinigungsdaten müssen elektronisch via Internet an das für Euren Verein zuständige Finanzamt übermitteln werden. Nur in Ausnahmefällen erlaubt das Finanzamt auf Antrag die manuelle Übermittlung, Zur elektronischen Übermittlung müsst Ihr Euren Verein auf dem ELSTER-Portal anmelden. 

Dürfen Abteilungen des Vereins Mitarbeiter beschäftigen?

In vielen Vereinen sind die Abteilungen sehr selbstständig. Manchmal auch zu selbstständig. Wenn es um die Einstellung von Mitarbeitern geht, kann dies für die Abteilungsverantwortlichen sehr gefährlich werden. Denn grundsätzlich tritt nur der Verein als Arbeitgeber auf. Für ihn können nur die laut Satzung vertretungsberechtigten Gremien (Vorstand) das Recht, Verträge abzuschließen, erlangen. Ein Abteilungsleiter ist dazu in den meisten Fällen nicht befugt. Stellt er dennoch Kräfte für den Verein ein, haftet er hierfür privat.

Das Recht, Mitarbeiter einzustellen, kann eine Abteilung nur bekommen, wenn das Recht per Satzung eingeräumt wird oder es sich bei der Abteilung um einen sogenannten selbstständigen Zweigverein handelt. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Die Abteilung wird als selbstständiger Zweigverein in das Vereinsregister eingetragen oder es handelt sich um einen nichtrechtsfähigen Zweigverein nach § 54 BGB. Bei einen nichtrechtsfähigen Zweigverein haftet grundsätzlich der Handelnde persönlich, wenn die Satzung des Hauptvereins nichts anderes ergibt.

Eine Untergliederung Eures Vereins wäre als nichtrechtsfähiger Zweigverein anzusehen, „wenn sie auf Dauer Aufgaben nach außen im eigenen Namen durch eine eigene, dafür handlungsfähige Organisation wahrnehmen. Nicht erforderlich ist, dass Zweck und Organisation der Untergliederung in einer von dieser beschlossenen Satzung festgelegt sind; sie können sich auch aus der Satzung des Hauptvereins ergeben.“ (Amtlicher Leitsatz des Bundesgerichtshofs vom 19.03.1984 – Aktenzeichen II ZR 168/83)

Wenn sich aus den oben genannten Kriterien ergibt, dass Eure Abteilung(en) einen nicht rechtsfähigen Verein darstellen, tut ihr gut daran, in der Satzung festzulegen, welche Kompetenzen auf die Abteilung übertragen werden sollen und welche nicht. 

Für die Lohnsteuer haftet immer der Hauptverein

Ihr solltet sehr vorsichtig sein, wenn ihr Euren Abteilungen das Recht einräumen wollt, selbstständig Personal einzustellen. Denn für die Abführung der Lohnsteuer ist der Hauptverein als Arbeitgeber in jedem Fall verantwortlich. In einem Urteil vom 13.3.2003 (Aktenzeichen VII R 46/02) stellt der Bundesfinanzhof nämlich fest:

„Arbeitgeber ist, wer die Schuldnerposition in dem die Rechtsgrundlage der Arbeitslohnzahlung bildenden Rechtsverhältnis inne hat. Ein Sportverein, der mit Spielern Arbeitsverträge abschließt und diesbezügliche Lohnsteueranmeldungen abgibt, ist folglich auch dann zur Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer verpflichtet, wenn nach der Satzung des Vereins Abteilungen mit eigenem Vertreter bestehen und diesen eine gewisse Selbständigkeit eingeräumt ist.“

Wenn auch hier nur vom Sportverein die Rede ist, so kann diese Regelung auch auf andere Vereine analog angewendet werden. Grundsätzlich sollte deshalb die Einstellung von Mitarbeitern in der Satzung ausdrücklich und ausschließlich dem geschäftsführenden Vorstand vorbehalten werden.

Stellt eine Unterabteilung des Vereins Mitarbeiter ein, ohne dafür von der Satzung befugt zu sein, haftet der Hauptverein als Arbeitgeber zwar weiter für die Lohnsteuerabführung, die Untergliederung kann aber intern für dabei entstehende Schäden haftbar gemacht werden. Darum sind klare Satzungsregelungen zwingend notwendig.

Vorstand als Arbeitnehmer

Grundsätzlich ist Euer Vorstand ehrenamtlich, also unentgeltlich tätig (§ 27 Abs. 3 BGB). In der Satzung kann jedoch eine abweichende Regelung getroffen werden. Aber auch, wenn Ihr Euren Vorstand bezahlt, gilt er im juristischen Sinne nicht als Arbeitnehmer. Das hat zur Folge, dass bei Streitigkeiten der Verein nicht als Arbeitgeber auftritt und das Arbeitsgericht nicht zuständig ist. Im Anstellungsvertrag könnt Ihr jedoch abweichende Regelungen treffen. Statt des Arbeitsrechts kommt bei einer Anstellung des Vorstandes das Dienstvertragsrecht zur Anwendung (§ 611 ff. BGB).

Im Dienstvertrag mit dem Vorstand können auch Elemente des Arbeitsrechts übernommen werden. Grundsätzlich geht aber der Schutz der Vorstandsmitglieder nicht so weit wie der Schutz eines „normalen Arbeitnehmers“.

Die Erstattung von Aufwendungen stellt natürlich keine Bezahlung dar. Nachgewiesene Kosten, die den Vorstandsmitgliedern in Ausführung ihrer Tätigkeit entstehen, können deshalb ersetzt werden.

Die Ehrenamtspauschale darf Vorstandsmitgliedern jedoch nur gewährt werden, wenn ihr das in der Satzung festgelegt habt. So lange keine Satzungsregelung besteht, kann die Ehrenamtspauschale auch nicht an Vorstandsmitglieder gezahlt werden. Bevor Ihr also die Ehrenamtspauschale zahlt, muss eine Satzungsregelung beschlossen sein. Die Zahlung der Ehrenamtspauschale macht aus einem Vorstandsmitglied jedoch kein bezahltes Vorstandsmitglied.

Fazit

Tritt Euer Verein als Arbeitgeber auf, kommen eine ganze Reihe von Aufgaben auf ihn zu. Da ein Verein als Arbeitgeber keine Privilegien geniest, sollten deshalb auf diesem Gebiet erfahrene Mitglieder zu Rate gezogen werden. Im Zweifelsfall kann es auch sinnvoll sein, hier auf externe Kräfte (z. B. Steuerberater) zurückzugreifen. Unser Tipp lautet auf jeden Fall: Prüft Eure Satzung und let ggf. neue Satzungsregelungen fest, bevor Ihr in Eurem Verein Mitarbeiter anstellt.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Verein als Arbeitgeber