Für jeden, der eine Buchführung unterhalten muss – und dazu gehören auch die Aufzeichnungen in der Einkommen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins – muss sich an die in der Abgabenordnung festgelegten Grundsätze der EÜR halten (ab § 145 AO). In diesem Beitrag möchten wir Euch daher die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erklären: Richtigkeit, Klarheit, Vollständigkeit, Chronologie und zeitlich korrekte Zuordnung.
Richtigkeit
Nach dem Grundsatz der Richtigkeit müssen alle Vorgänge so erfasst werden, dass der Vorgang dadurch richtig wiedergegeben werden kann. Eine Änderung der Einträge solltet Ihr auf jeden Fall vermeiden. Muss dennoch etwas geändert werden, muss nach der Änderung erkennbar bleiben, was geändert wurde (Eintrag muss erkennbar bleiben) und wann die Änderung erfolgte. Ihr dürft also nie in den Aufzeichnungen radieren oder einen Eintrag zukleben.
Damit Ihr immer sicher sein könnt, dass Eure Buchhaltung dem Grundsatz der Richtigkeit folgt, ist es in unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web nicht möglich, Buchungen zu löschen. Stattdessen wir eine Stornobuchung durchgeführt, sodass die ursprüngliche Aufzeichnung zu Dokumentationszwecken bestehen bleibt. So seid Ihr immer sicher, dass die Vereinsbuchhaltung sauber abgewickelt wird. Noch kein WISO MeinVerein Web Kunde? Dann testet unsere Vereinsverwaltung jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich!
Vollständigkeit
Zu den Grundsätzen der EÜR zählt die Vollständigkeit. Diese besagt, dass alle steuer- und finanzrelevanten Vorfälle erfasst werden müssen. Deshalb ist auch die Führung von „schwarzen Kassen“ verboten und strafbar.
Klarheit
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins muss so aufgebaut werden, dass jede Person mit entsprechender Sachkenntnis binnen kurzer Zeit die Aufzeichnungen versteht. Die Angaben müssen deshalb klar sein. Abkürzungen dürft Ihr zwar verwenden, doch sie müssen eindeutig und nachvollziehbar sein. Die Erfassung gleicher Vorgänge sollten immer in gleicher Weise erfolgen. Belege müssen leicht zuzuordnen sein (deshalb werden sie mit fortlaufenden Nummern versehen, die auch in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins festgehalten werden).
Damit die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins dem Grundsatz der Klarheit treu bleibt, gibt es in unsere Online-Vereinssoftware WISO MeinVerein Web eindeutig und nachvollziehbare Zuordnungen von Kontobewegungen und Belegen. Alle Belege erhalten automatisch eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird. So vermeidet Ihr Chaos in Eurer Vereinsbuchhaltung.
Für die Klarheit ist bei Vereinen besonders wichtig, dass die einzelnen Vorgänge auch dem richtigen Bereich des Vereins (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweck- und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) zugeordnet werden. Hier erfahrt Ihr mehr über die vier Steuerbereiche des Vereins.
Chronologie
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sollte immer auf einem aktuellen Stand sein. Dies wollen wir Euch besonders ans Herz legen – denn leider wird viel zu häufig mit der Erfassung zu lange gewartet. Dann müssen Belege erst mal in die chronologische Reihenfolge sortiert werden, unklare Vorgänge müssen mühsam rekonstruiert werden – kurz: Es entsteht unnötige Arbeit, die Zeit und Nerven kostet.
Die Buchhaltung im Verein ist oftmals mühselig und mit viel Arbeitsaufwand verbunden. Zeit, die man im Ehrenamt in der Regel nicht hat. Damit Ihr wieder mehr Zeit für die schönen Dinge des Vereinslebens habt, haben wir WISO MeinVerein Web entwickelt. In unserer Vereinssoftware werden alle Belege nach Ihrer Erfassung chronologisch sortiert und den passenden Kontobewegungen zugeordnet – so vermeidet Ihr Chaos in der Buchhaltung und einer ordnungsgemäßen EÜR steht nichts mehr im Weg!
Zeitlich korrekte Zuordnung
Die Erfassung muss so erfolgen, dass die aufgezeichneten Vorfälle auch dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden. Das ist vor allem am Jahresende / Jahresanfang zu beachten. Entscheidend ist in den meisten Fällen das Belegdatum. Werden Kontoauszüge vom Anfang eines Jahres genutzt, müssen die Vorjahresbuchungen auf dem Auszug auch in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins im Vorjahr gebucht werden.
Fazit
Wie jeder Buchhaltung muss auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach eindeutigen Grundsätzen der EÜR geführt werden. Sie muss so beschaffen sein, dass Änderungen erkennbar sind und ein fachkundiger Dritter sie in angemessener Zeit überblicken kann.
Häufig gestellte Fragen zu den Grundsätzen der EÜR
Wo sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung geregelt?
Welche Grundsätze gibt es?
Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung gelten stets die Grundsätze der Richtigkeit, der Klarheit, der Vollständigkeit, der Chronologie sowie der zeitlich korrekten Zuordnung.
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