Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Verein

• 13. Oktober. 2023
• hfischer
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In vielen Vereinen gehört die Buchhaltung zu den unbeliebtesten Aufgaben, obwohl sie eine zentrale Aufgabe des Vorstands ist. Glücklicherweise reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Vereine meist aus. Dennoch ist sie immer wieder eine Herausforderung, weil doch eine ganze Reihe an Bestimmungen zu beachten sind. In diesem Beitrag wollen wir uns daher intensiv mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Vereine befassen.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz?

Spätestens ab der Eintragung ins Vereinsregister ist Euer Verein zur Buchhaltung verpflichtet. Es spielt dabei keine Rolle, ob Euer Verein Einnahmen erzielt oder nicht – selbst wenn Ihr als Verein keine Mitgliedsbeiträge erheben würdet – die Buchhaltung muss sein. Denn das Finanzamt will auch wissen, welche Einnahmen und Ausgaben Euer Verein hat. Euer als gemeinnützig anerkannter Verein ist zwar steuerbegünstigt, aber nicht steuerfrei. Deshalb verlangt das Finanzamt vom Verein zumindest eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die es ihm ermöglicht, festzustellen, ob und in welcher Höhe Steuern abzuführen sind.

Warum die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Vorstandsaufgabe ist

Für die ordnungsgemäße Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins ist in erster Linie Euer geschäftsführende Vorstand zuständig. Auch wenn die Aufgabe von einem Schatzmeister übernommen wird, der nicht dem Vorstand angehört, bleibt die Verantwortung beim geschäftsführenden Vorstand. Weitere Informationen zu den Aufgaben des Vorstands im Verein lest Ihr hier.

Hier spielt nicht nur die Vertretung Eures Vereins gegenüber den Behörden – hier primär dem Finanzamt – eine Rolle. Mindestens genauso wichtig ist die Auskunftspflicht des Vorstands gegenüber den Vereinsmitgliedern (§ 666 BGB). Zu dieser Informationspflicht gehört natürlich auch, dass die finanzielle Situation des Vereins vor den Mitgliedern offengelegt wird, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederversammlung. Den entsprechenden Rechenschaftsbericht erstellt der Vorstand bzw. die von ihm beauftragte(n) Person(en) anhand der Einnahmen-Überschuss-Rechnung des Vereins.

Diese Steuerbereiche müsst Ihr beachten

Einem gemeinnützigen Verein gewährt der Gesetzgeber folgende Steuervorteile:

Steuerart	Vereinsprivileg	Gesetzliche Grundlage
Körperschaftssteuer	Befreit	§ 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG
Umsatzsteuer	Bestimmte Umsätze befreit	§ 4 UstG
	Verminderter Steuersatz	§ 12 Abs. 2 Nr. 8 UStG
Gewerbesteuer	Befreit	§ 3 Nr. 6 GeWStG

Allerdings gelten diese Privilegien nahezu ausschließlich für den ideellen Bereich des Vereins. Darum muss aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins hervorgehen, in welchen der vier Bereiche eines Vereins die Einnahmen oder Ausgaben entstanden sind. Deshalb müsst Ihr die EÜR Eures Vereins in vier Bereiche aufteilen:

• Ideeller Bereich: Alle direkt mit der Erfüllung der satzungsgemäßen, als gemeinnützig anerkannten Aufgaben verbunden sind. Die damit verbundenen Tätigkeiten dürfen nicht im Wettbewerb mit kommerziellen Unternehmen stehen.
• Zweckbetrieb: Ein Betrieb, der für die Erreichung der satzungsgemäßen Ziele notwendig ist und diese Ziele direkt verwirklicht oder unterstützt.
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Hierunter fallen alle Tätigkeiten, die nicht den vorhergenannten Bereichen zugeordnet werden. In den meisten Fällen handelt es sich um Betriebe, die der Mittelbeschaffung dienen.
• Vermögensverwaltung: Einnahmen, die entstehen, wenn vorhandenes Vermögen oder Rechte des Vereins gegen Entgelt an Dritte übertragen werden.

Die vier Steuerbereiche des Vereins erläutern wir detailliert hier.

Was bedeutet „Zu- und Abflussprinzip“?

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins wird das Zu- und Abflussprinzip angewandt. Das bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, in dem sie tatsächlich zu- oder abgeflossen sind. Darum wird beispielsweise eine Rechnung erst als Ausgabe gebucht, wenn sie bezahlt wurde und eine Zahlung erst als Einnahme gilt, wenn das Geld auf dem Konto Eures Vereins eingegangen ist. Durch diese Regelung soll sichergestellt werden, dass der tatsächliche finanzielle Zustand Eures Vereins zu einem bestimmten Zeitpunkt genau erfasst wird.

Es wird also nicht nach Rechnungsstellung oder -erhalt – wie bei der Bilanzbuchhaltung – gebucht, sondern nach Zahlungseingang oder -ausgang. Das kann für den Verein Vorteile haben, da dadurch etwaige Steuerzahlungen zumindest nach hinten verschoben werden können. Im Extremfall kann das aber auch dazu führen, dass Euer Verein bei hohen Einnahmen im Vorjahr zwar keine Steuern zahlt, im darauffolgenden Jahr aber umso mehr zahlen muss und dadurch Liquiditätsprobleme bekommt. Es ist also wichtig, das Zu- und Abflussprinzip sorgfältig zu überwachen.

Das System hat Vor- und Nachteile, die wir Euch nachfolgend gerne einmal verdeutlichen möchten:

Vorteile	Nachteile
Es werden nur wirklich eingegangene Zahlungen bei der Steuererklärung berücksichtigt.	Verlangt eine zeitnahe, sorgfältige Erfassung, um zuverlässige Werte zu erhalten.
Klare Übersicht über die aktuelle Finanzsituation des Vereins.	Da offene Posten nicht erfasst werden, kann ein verzerrtes Bild der Finanzsituation entstehen.
Bessere Planbarkeit laufender und zukünftiger Investitionen.
Durch geschickte Steuerung der Einnahmen und Ausgaben können Steuervorteile genutzt werden.

Um das System optimal zu nutzen, solltet Ihr bei der EÜR Eures Vereins darauf achten, dass Einnahmen und Ausgaben zeitlich sinnvoll vorgenommen werden. So können beispielsweise größere Ausgaben am Ende des Jahres vorgenommen werden, um das zu versteuernde Einkommen zu reduzieren. Auch eine genaue Planung der Sponsor-Einnahmen kann sich lohnen, um das Prinzip bestmöglich anzuwenden. Bei Abrechnung der Beträge sollte immer ein Termin am Ende eines Intervalls (Quartal, Halbjahr) gewählt werden, um die Einnahme erst im kommenden Jahr einzunehmen. Umgekehrt kann es sinnvoll sein, größere Ausgaben so zu tätigen, dass sie noch im laufenden Jahr bezahlt werden. Wichtig ist jedoch immer eine korrekte und vollständige Buchführung, um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen. Mit ein wenig Aufmerksamkeit und Planung könnt Ihr als Verein jedoch von den Vorteilen des Zu- und Abflussprinzips profitieren und so Steuervorteile erzielen.

Aufbau der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins

Normalerweise wäre die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins ganz einfach. Eine Spalte für Datum der Buchung, eine Spalte für eine Buchungsnummer, eine für Einnahmen und eine für Ausgaben – fertig. Doch das ist aus mehreren Gründen nicht empfehlenswert. Zunächst könnt Ihr so nicht ermitteln, für welche Einnahmen Umsatz- oder Körperschaftssteuern abgeführt werden müssen. Ihr müsst aber für Euren Verein eine Steuererklärung abgeben und Umsatzsteuer in Intervallen abführen (je nach Höhe der abzuführenden Umsatzsteuer monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich). Damit das gewährleistet ist, muss die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins zumindest in die vier Steuerbereiche aufgeteilt werden.

Genauso wichtig ist es, dass Ihr Unterlagen habt, mit denen auch die wirtschaftliche Zukunft des Vereins geplant werden kann und Ihr den Mitgliedern umfassend Auskunft zur finanziellen Situation des Vereins geben könnt. In beiden Fällen hilft Euch eine differenzierte Darstellung der Einnahmen und Ausgaben.

Bei kleineren Vereinen kann schon eine einfache Gliederung ausreichen, die aber eine Auswertung zur Zukunftsplanung nur begrenzt ermöglicht. Diese einfache Form kann beispielsweise so aussehen:

	Einnahmen				Ausgaben
Datum Buchungs-Nummer Vorgang	Ideeller Bereich	Vermögensverwaltung	Zweck-betrieb	Wirtsch. Geschäfts-Betrieb	Ideeller Bereich	Vermögensverwaltung	Zweck- betrieb	Wirtsch. Geschäfts-betrieb

Wie bereits beschrieben, ist so eine Lösung nur für kleine Vereine ratsam. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Euren Verein in dieser Art ermöglicht zwar die Anforderungen der Steuererklärung zu erfüllen, aber schon die Erstellung eines Rechenschaftsberichts für die Mitgliederversammlung macht hier eine Menge Arbeit.

Hinzu kommt, dass im oben abgebildeten Schema nur Bruttobeträge erfasst würden. Da aber zumindest im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb abzuführende Umsatzsteuer (oft Mehrwertsteuer genannt) anfallen kann, sollte jede Spalte noch einmal in zwei Spalten (Nettobetrag, Umsatzsteuer) unterteilt werden. Die Umsatzsteuerspalte müsste dann noch einmal in zwei Spalten (verminderter und normaler Steuersatz) unterschieden werden.

Grundsätze für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins muss bestimmte Grundsätze erfüllen, die sich aus den gesetzlichen Regelungen ergeben. Im Vordergrund steht dabei die Abgabenordnung (AO) und das Körperschaftssteuergesetz (KStG). Aber auch das Umsatzsteuergesetz (UstG – allgemein auch „Mehrwertsteuergesetz“ genannt), das Einkommensteuergesetz (EStG) und auch das Gewerbesteuergesetz (GewStG) müssen berücksichtigt werden. Nun muss Euer Kassenwart oder wer sonst die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins erstellt, diese Gesetze nicht auswendig kennen – aber er sollte doch Grundkenntnisse in der Buchführung besitzen.

Der § 146 AO legt für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins folgende Regeln verbindlich fest.

• Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss vollständig sein
• Die EÜR muss zeitgerecht geführt werden – Eintragungen sollen möglichst direkt nach einem zu erfassenden Vorgang vorgenommen werden.
• Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins ist geordnet zu führen. Die Eintragungen müssen nach Datum sortiert und mit Buchungsnummer erfolgen.
• Es ist ein Kassenbuch zu führen, in dem Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich erfasst werden
• In der EÜRechnung des Vereins dürfen nur Abkürzungen verwenden werden, die für Dritte nachvollziehbar sind.
• Änderungen in der EÜR müssen so erfolgen, dass die ursprünglichen Eintragungen noch erkennbar sind. Außerdem müssen Änderungen mit Datum festgehalten werden.

Nach § 147 AO müssen die zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung gehörenden Unterlagen, möglichst nach Datum oder Buchungsnummer geordnet, 10 Jahre aufbewahrt werden. Die 10-Jahresfrist beginnt mit dem Jahr, das auf die letzte Eintragung in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung folgt.

Darüber hinaus gelten auch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, die unter anderem vorschreibt, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Mit den Belegen beweist Ihr, dass die aufgezeichneten Transaktionen tatsächlich stattgefunden haben. Man unterscheidet interne und externe Belege. Extern handelt es sich beispielsweise um Eingangsrechnungen, Quittungen für Barzahlungen, Kontoauszüge usw. Interne Belege sind Ausgangsrechnungen Eures Vereins, Belege für Entnahmen aus der Kasse, Gehaltsabrechnungen usw.

Für die Erfassung in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gelten außerdem die folgenden Grundsätze, die wir in einem eigenen Beitrag nochmal detailliert erläutern:

• Alle Angaben müssen den Tatsachen entsprechen (Richtigkeit)
• Alle Vorgänge müssen erfasst werden (Vollständigkeit)
• Die Einnahmeüberschussrechnung muss für einen sachverständigen Dritten in kurzer Zeit nachvollziehbar sein. (Klarheit, Nachprüfbarkeit)
• Alle Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen und chronologisch erfasst werden  (Zeitliche Erfassung)
• Alle Aufzeichnungen müssen den Zeiträumen zugeordnet werden, in denen sie wirtschaftlich entstehen (Periodengenauigkeit)

Tipps zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins

Obwohl die Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine einfache Form der Buchhaltung ist, gibt es einige Dinge, die Ihr hierbei beachten müsst.

Vorsteuerabzug pauschalieren

Als gemeinnütziger Verein, der nicht bilanzieren muss, habt Ihr die Möglichkeit, für den Vorsteuerabzug den Durchschnittssatz von 7 % zu verwenden. Allerdings geht das nur, wenn der Umsatz Eures Vereins im Vorjahr 35.000 € nicht überschritten hat. Bei der Berechnung werden alle Umsätze Eures Vereins addiert.

Wie Ihr dabei vorgeht, zeigt unser Beispiel:

	Nettoumsatz	Umsatzsteuer
Umsätze im Zweckbetrieb (7 % Umsatzsteuer)	10.000,00 €	700,00 €
Umsätze im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (19 % Umsatzsteuer	5.000,00 €	950,00 €
Gesamtergebnisse	15.000,00 €	1.650,00 €
Pauschalierte Vorsteuer auf alle Umsätze (7 % von 15.000 €)		1.050,00 €
Nach Pauschalierung zu zahlen (Gesamtergebnis – Pauschalierter Wert – 1.650,00 – 1.050,00)		600,00 €

Rücklagen

Euer Verein muss normalerweise die ihm zufließenden Mittel spätestens am Ende des zweiten Jahres nach dem Zufluss verbraucht haben. Dies würde es Euch aber unmöglich machen, größere Investitionen zu tätigen, da keine Mittel angespart werden könnten. Darum gibt es die Möglichkeit, Rücklagen zu bilden.

Die Rücklagen müssen einzeln verfolgbar sein. Ihr müsst also für jede Rücklage eigene Aufzeichnungen anfertigen, aus denen die Höhe, der Zweck und das Datum der Bildung der Rücklage, der weitere Verlauf (weitere angesparte Rücklagen mit Datum und Höhe) sowie die fristgerechte Auflösung hervorgehen.

Im Jahresabschluss müsst Ihr die Rücklagen wie folgt nachweisen:

1. Grundlage der Rücklage:  § 62 Abs. 1 Nr. X AO (statt dem X die Nr. im § 62 einsetzen).
2. Grund der Rücklage: beispielsweise: „Anschaffung Kunstrasen für Stadionspielfeld
3. Höhe der Rücklage zum Beginn des Jahres
4. Verbräuche im Laufe des Jahres
5. Zuführungen im Laufe des Jahres
6. Höhe der Rücklage am Ende des Jahres

Spenden

Für die erhaltenen Spenden solltet Ihr neben der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Eures Vereins ein zusätzliches Spendenverwaltungsblatt anlegen. Hier wird dann das Datum des Spendenempfangs, der Spender, die Art der Spende und die Höhe des Spendenbetrags notiert. Das Blatt solltet Ihr in dem Ordner für die Zuwendungsbescheinigungskopien zuoberst abheften.

Bei Sachspenden solltet Ihr an die Kopie der Zuwendungsbescheinigung die Belege heften, mit deren Hilfe Ihr den Wert der Spende ermittelt habt. Das können beispielsweise Kopien aus Angeboten im Internet, Kostenvoranschläge oder Ähnliches sein. Das Finanzamt ist bei Sachspenden sehr genau. Schon eine runde Summe kann zu Problemen führen, da der Fiskus dann von einer Pauschalierung der Wertbestimmung ausgeht, die nicht zulässig ist.

Fazit zur EÜR im Verein

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist zwar die einfachere Variante einer Vereinsbuchhaltung, sie birgt aber eine ganze Reihe von Fallen, die nicht zuletzt aus den Steuerprivilegien eines gemeinnützigen Vereins entstehen. Grundsätzlich sollte deshalb die EÜR Eures Vereins von einer Person übernommen werden, die buchhalterische Kenntnisse besitzt. Empfehlenswert ist hier auch eine elektronische Buchhaltung, wie sie in WISO MeinVerein Web enthalten ist.

Häufig gestellte Fragen