Die Mitgliederversammlung ist das höchste Gremium des Vereins. Normalerweise wählt sie auch den Vorstand. Der Vorstand ist den Mitgliedern Eures Vereins – die ja auch alle Mitglieder der Mitgliederversammlung sind – zur Auskunft verpflichtet, d.h. es gibt eine Auskunftspflicht und eine Rechenschaftspflicht für den Vorstand Eures Vereins. Es gibt zwar (seltene) Ausnahmen, in diesem Beitrag gehen wir aber davon aus, dass die Mitgliederversammlung die Vorstandswahl durchführt und ihm per Beschlüsse Weisungen erteilt. Unter Umständen kann die Satzung das Weisungsrecht auch auf ein anderes Vereinsorgan übertragen. In diesem Beitrag möchten wir Euch heute erklären,
- wie weit der Vorstand an die Beschlüsse der Mitgliederversammlung gebunden ist.
- wann der Vorstand zur Auskunft gegenüber den Mitgliedern verpflichtet ist.
- welche Bedeutung der Rechenschaftsbericht im Verein hat.
- wann der Vorstand die Auskunft verweigern kann.
Der Vorstand und die Beschlüsse der Mitgliederversammlung
Euer Vorstand muss die Beschlüsse Eurer Mitgliederversammlung grundsätzlich ausführen. Stellt sich jedoch heraus, dass rechtliche Gründe oder Satzungsregelungen gegen die Umsetzung eines Beschlusses sprechen, kann der Vorstand den Beschluss nicht umsetzen. Setzt Euer Vorstand Beschlüsse nicht um, muss er dies bei der nächsten Mitgliederversammlung im Rechenschaftsbericht vor dem Verein begründen. Führt der Vorstand unzulässige Maßnahmen durch, kann er dies nicht mit einem Beschluss Eurer Mitgliederversammlung entschuldigen. Auch eine nachträgliche Genehmigung durch die Mitgliederversammlung würde hier nichts nutzen.
In der Satzung können Regelungen getroffen werden, mit denen die Bindung des Vorstands an die Beschlüsse der Mitgliederversammlung beschränkt oder erweitert werden. In den meisten Fällen dürfte es hier aber keine Regelungen geben. Dann ist Euer Vorstand zunächst an die Entscheidungen der Mitgliederversammlung gebunden.
Eure Mitgliederversammlung entscheidet darüber, ob die Arbeit Eures Vorstands im Sinne des Vereins und der bestehenden Gesetze korrekt war. Diesen Vorgang nennt man Entlastung. Es wird oft angenommen, dass die Entlastung gesetzlich geregelt sei. Aber eine Entlastung muss nur diskutiert werden, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist oder ohne Satzung gewissermaßen als „Gewohnheitsrecht“ bereits regelmäßig durchgeführt wurde. Basis für die Entlastung sind die Rechenschaftsberichte, über die der Verein vom Vorstand informiert wird.
Mit der Entlastung verzichtet der Verein auf Ansprüche gegenüber dem Vorstand, die sich aus der Vorstandsarbeit ergeben könnten. Die Entlastung wirkt sich aber nur auf Tatsachen aus, die der Mitgliederversammlung bekannt wurden. Verheimlicht der Vorstand einzelne Vorgänge in seinen Rechenschaftsberichten vor dem Verein, wird er für diese Vorgänge auch nicht entlastet. Die Entlastung kann von der Mitgliederversammlung gegenüber dem gesamten Vorstand oder einzelnen Mitgliedern ausgesprochen oder verweigert werden.
Die Entlastung muss in der Tagesordnung zur Mitgliederversammlung als eigener Tagesordnungspunkt aufgeführt werden. Damit die Mitglieder eine Entscheidung fällen können, muss die Entlastung immer hinter den Rechenschaftsberichten und den Berichten der Kassenprüfererfolgen.
Die Entlastung erfolgt, wenn die Satzung nichts anderes vorsieht, mit einfacher Stimmenmehrheit. Euer Vorstand wird also entlastet, wenn mindestens eine Stimme mehr dafür stimmt, als dagegen. Enthaltungen spielen keine Rolle. Die Vorstandsmitglieder sind nicht stimmberechtigt. Einen Rechtsanspruch auf Entlastung haben die Vorstandsmitglieder nicht.
Die Auskunftspflicht des Vorstands
Im Rahmen der Geschäftsführung ist der Vorstand zur Information der Mitglieder verpflichtet. Diese Informationspflicht erfüllt Euer Vorstand durch Rechenschaftsberichte auf den Mitgliederversammlungen. Zur Abgabe der Rechenschaftsberichte ist Euer Vorstand verpflichtet (§ 666 BGB). Bei berechtigten Zweifeln an den Angaben im Rechenschaftsbericht können die Mitglieder zusätzliche Informationen verlangen (§ 259 BGB).
Der Rechenschaftsbericht
Die Informationen aus dem Rechenschaftsbericht bilden die Grundlage, auf der Eure Mitgliederversammlung den Vorstand entlastet. Mit der Entlastung bestätigt Ihr dem Vorstand, dass er ordnungsgemäß gearbeitet war. Die Verantwortung für die Handlungen des Vorstands gehen damit auf den Verein als juristische Person über. Werden aber im Rechenschaftsbericht Informationen verschwiegen, wirkt sich die Entlastung auf diese Bereiche nicht aus. Schon von daher sollte Euer Vorstand seinen Rechenschaftsbericht möglichst umfassend und präzise gestalten. Ein umfassender Rechenschaftsbericht signalisiert den Mitgliedern auch, dass Euer Vorstand nichts zu verbergen hat.
Das Informationsbedürfnis der Mitglieder Eures Vereins ist sehr unterschiedlich. Ein umfassender Rechenschaftsbericht füllt aber viele Seiten. Ihn komplett vorzulesen, ist wenig sinnvoll. Selbst interessierte Mitglieder werden nur eine begrenzte Zeit zuhören. Außerdem ist es für das vortragende Vorstandsmitglied äußerst anstrengend, so lange sprechen zu müssen. Darum sollte der Sprecher Eures Vorstands nur eine Zusammenfassung des Berichts vortragen. Den kompletten Bericht solltet Ihr als Ausdruck zur Verfügung stellen. Habt Ihr im Internet einen geschützten, nur Euren Mitgliedern zugänglichen Bereich (wie er in WISO MeinVerein vorhanden ist), kann der ausführliche Rechenschaftsbericht dort eingestellt werden.
Mit unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web habt Ihr die Möglichkeit, den ausführlichen Rechenschaftsbericht Euren Mitgliedern zur Verfügung zu stellen. So könnt Ihr diesen beispielsweise als Anhang in Eurem Termin zur Mitgliederversammlung hinterlegen und somit für alle zugänglich machen. Noch kein WISO MeinVerein Web Kunde? Dann testet alle Funktionen unserer Vereinsverwaltung jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich!
Folgende Punkte gehören in jeden Rechenschaftsbericht
- Die Entwicklung der Mitgliederzahlen – wie viele Mitglieder kamen neu in Euren Verein, wie viele verließen den Verein. Hier solltet Ihr die Zahlen auch nach Geschlecht und Alter aufteilen. Daraus lässt sich dann auch die zahlenmäßige Entwicklung Eures Vereins prognostizieren. Im schriftlichen Rechenschaftsbericht könnt Ihr das Zahlenwerk als Anhang beifügen.
- Die gesamte finanzielle Situation. Hier haben Eure Mitglieder die meisten Fragen, wenn es um Schulden geht, die Euer Verein vielleicht machen musste. Deshalb sollte Euer Vorstand im Rechenschaftsbericht bei Kreditaufnahmen nicht nur die Zahlen nennen, sondern die Gründe für das Darlehen ausführlich erläutern. Entscheidet Eure Mitgliederversammlung über eine Beitragserhöhung, sollte Euer Vorstand bei der Darstellung der Finanzen auch verdeutlichen, dass die zu erwartenden Einnahmen nicht mehr die Kosten in den kommenden Jahren decken werden. Auch hier können ergänzende Angaben im schriftlichen Rechenschaftsbericht gemacht werden.
- Die Vereinsaktivitäten. Hier sollten nicht nur die Aktivitäten an sich vorgestellt werden. Der Vorstand sollte auch erläutern, welche Ziele die Aktion hatte und inwieweit diese Ziele erreicht wurden. Auch die entstandenen Kosten und erzielten Einnahmen sollten aufgeführt werden. Bei Werbeaktionen muss dann auch auf die Langzeitwirkung der Maßnahme hingewiesen werden. Im schriftlichen Bericht sollten hier auch Fotos von den Aktionen eingefügt werden. Ist es technisch möglich, kann mit den Fotos auch der Vortrag des Rechenschaftsberichts aufgelockert werden.
- Abschließend sollte Euer Vorstand auch auf Besonderheiten im Vereinsjahr eingehen. Hierzu gehören etwa die Bildung einer Jugendspielgemeinschaft mit anderen Vereinen oder die Teilnahme des Kulturvereins am örtlichen Karnevalsumzug als imagebildende Maßnahme. Wichtig ist dabei, dass die Gründe der Durchführung deutlich gemacht werden (Kostenersparnis, Imagemaßnahme usw.)
Es ist noch keinem Vorstand gelungen, einen Rechenschaftsbericht zu verfassen, der in der Mitgliederversammlung keine Fragen auslöste. In der Regel muss Euer Vorstand die Fragen Eurer Vereinsmitglieder auch beantworten. Auch hier hilft ein ausführlicher Rechenschaftsbericht, auf den man dann verweisen kann.
Können Fragen nicht direkt beantwortet werden, sollte Euer Vorstand zusagen, die aufgeworfenen Fragen zu klären und die Mitglieder nachträglich zu informieren. Natürlich muss dann auch Wort gehalten werden. Je nachdem kann das fragende Mitglied direkt informiert oder die Antwort allen Mitgliedern zugänglich gemacht werden.
Ausnahmen der Auskunftspflicht: Fragen, die der Vorstand nicht beantworten muss
Es gibt aber auch Fragen, die Euer Vorstand in seinem Rechenschaftsbericht nicht aufgreifen und nicht beantworten muss. Grundsätzlich kann Euer Vorstand die Auskunft verweigern, wenn durch die Beantwortung für Euren Verein erhebliche Nachteile entstehen könnten. Beispiel: Euer Vorstand verhandelt über die Vergabe von Baumaßnahmen mit verschiedenen Firmen. Die Antwort einer Frage aus der Mitgliederversammlung heraus würde die Verhandlungsposition schwächen.
Auch wenn Fragen zu anderen laufenden Verfahren gestellt werden, kann der Vorstand die Beantwortung von Fragen ablehnen, wenn dadurch die Situation Eures Vereins verschlechtert werden könnte. Das kann zum Beispiel bei Verhandlungen mit dem Finanzamt der Fall sein. Hier sollte man aber je nach Fall entscheiden, ob man im schriftlichen Rechenschaftsbericht erläutert, warum zu diesem Thema (aktuell) keine Auskunft gegeben wird. Im mündlich vorgetragenen Rechenschaftsbericht sollte man das Thema meiden.
Personenbezogene Fragen, die nur einzelne Mitglieder betreffen, muss Euer Vorstand in vielen Fällen nicht beantworten. Meist darf er das gar nicht, weil sonst die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Mitglieder verletzt werden könnten.
Auch Fragen nach Löhnen, Gehältern, Sachleistungen usw. können unter Umständen unbeantwortet bleiben. Allerdings entschied das Landgericht Frankfurt/Main, dass die Offenlegung der Budgetplanung eines Vereins, aus dem auch die einzelnen Trainervergütungen hervorgehen, keinen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung darstellt. Die Schadenersatzforderung eines Trainers wurde vom Gericht deshalb abgelehnt (Urteil vom 01.11.2021 – Aktenzeichen 2-01 S191/20).
Gesamtsummen der einzelnen Posten sollten aber aus dem Rechenschaftsbericht hervorgehen. Wird nach einzelnen Gehältern gefragt, kann der Vorstand abwägen und eventuell die Antwort verweigern. Allerdings sollte Euer Vorstand bei Beträgen, die die Vorstandsmitglieder betreffen, Auskunft geben. Das unterstreicht, dass der Vorstand nichts zu verbergen hat.
Fazit: Die Auskunftspflicht und Rechenschaftspflicht kurz und knapp zusammengefasst
Der Vorstand hat gegenüber den Vereinsmitgliedern eine Auskunftspflicht und eine Rechenschaftspflicht. Diesen Pflichten kommt er in der Mitgliederversammlung durch Vorlage der Rechenschaftsberichte nach. Die Entlastung des Vorstands bezieht sich immer nur auf die Fakten, die das Mitglied kennt. Stellt sich heraus, dass der Vorstand nicht vollständig informiert hatte, ist er für die fehlenden Informationen nicht entlastet. Fragen in der Mitgliederversammlung muss der Vorstand normalerweise beantworten. Nur in Ausnahmefällen kann er die Antwort verweigern. Außerhalb der Mitgliederversammlung haben Eure Mitglieder nur im Ausnahmefall ein Auskunftsrecht. Im Zweifelsfall kann eine zusätzliche Mitgliederversammlung per Minderheitenvotum herbeigeführt werden.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Auskunftspflicht des Vorstands
Welche Auskunftspflicht hat ein Vorstand gegenüber dem Mitglied?
Welche Auskunftsrechte haben Mitglieder?
Jedes Mitglied Eures Vereins hat das Recht, über die Belange des Vereins informiert zu werden. Dieses Recht kann es in der Mitgliederversammlung wahrnehmen. Allerdings hat es im Normalfall kein individuelles Auskunftsrecht. Lest dazu auch die Antwort auf die vorige Frage.
Welche Auskunftsverpflichtung besteht in der Mitgliederversammlung?
Euer Vorstand ist verpflichtet, innerhalb der Mitgliederversammlung umfassend über die Belange des Vereins zu informieren. Basis dafür ist der Rechenschaftsbericht. Fragen, die sich aus dem Bericht ergeben kann er nur in Ausnahmefällen verweigern. Der Rechenschaftsbericht muss umfassend und vollständig sein. Die Mitgliederversammlung entscheidet auf dieser Basis über die Entlastung des Vorstands. Die Entlastung gilt aber nur für die Tatbestände, über die der Vorstand informiert hat.
Welche Informationen müssen im Rechenschaftsbericht mitgeteilt werden?
Der Vorstand muss im Rechenschaftsbericht umfassend und vollständig über seine Arbeit und der Situation des Vereins informieren. Eine Vorschrift, was im Rechenschaftsbericht stehen muss, gibt es nicht. Mindestens folgende Informationen sollte er enthalten:
• Die Entwicklung der Mitgliederzahlen.
• Die finanzielle Situation.
• Die Vereinsaktivitäten.
• Besonderheiten im abgelaufenen Vereinsjahr (Veranstaltungen, Wettbewerbe, laufende Projekte)
Außerdem sollte eventuell über Gerichtsverfahren beziehungsweise deren Ausgang informiert werden.
Ist es erlaubt, Auskunftsrechte zu verweigern?
Nur im Ausnahmefall kann der Vorstand die Auskunft verweigern. Das ist beispielsweise der Fall, wenn durch die Auskunft Nachteile für den Verein entstehen können oder die Persönlichkeitsrechte einzelner Mitglieder tangiert werden.
Wann hat der Vorstand ein Auskunftsverweigerungsrecht?
Der Vorstand kann die Auskunft nur in Ausnahmefällen verweigern. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn durch die Beantwortung der Fragen erhebliche Nachteile für den Verein entstehen würden.
Kann das Auskunftsrecht auch gerichtlich durchgesetzt werden?
Grundsätzlich kann ein Mitglied auch versuchen, Auskünfte vom Vorstand gerichtlich zu erzwingen. Verfügt der Verein für solche Probleme Satzungsregelungen, muss das Mitglied zunächst die dort vorgegebenen Wege durchlaufen. Erst danach kann er die ordentlichen Gerichte anrufen.
Bestehen Auskunftsrechte auch außerhalb der Mitgliederversammlung?
Wenn einzelne Mitglieder Auskunft verlangen, kann dies nur in Ausnahmefällen außerhalb der Mitgliederversammlung geschehen. Bei einer größeren Anzahl von Mitgliedern besteht die Möglichkeit, dass diese ein Minderheitenbegehren durchsetzen, nach dem eine Mitgliederversammlung zu dem Thema stattfinden muss. Wenn die Satzung keine andere Regelung vorsieht, müssen mindestens 10 % Eurer Mitglieder hinter dem Begehren stehen (§ 37 BGB).
Was ist das Schikanenverbot?
Verlangt ein Mitglied eine Auskunft, deren Beantwortung nachweislich nur dazu dient, jemanden anderen Schaden zuzufügen, kann der Vorstand dies mit Hinweis auf das Schikanenverbot (§ 226 BGB) verweigern.
Wozu dient der Rechenschaftsbericht?
Der Rechenschaftsbericht ist die wichtigste Informationsquelle für die Mitglieder. Er wird in der Mitgliederversammlung abgegeben. Der Rechenschaftsbericht muss vollständig sein und den Mitgliedern die Möglichkeit geben, darüber zu entscheiden, ob der Vorstand entlastet werden kann.
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