Der Vorstand spielt im Verein eine wichtige Rolle. Jeder Verein muss einen Vorstand haben (§ 26 BGB). In diesem Beitrag befassen wir uns mit den verschiedenen Aufgaben Eures Vorstands im Verein und außerhalb des Vereins. Hier geht es also um folgende Themen:
- Die Aufgaben des Vorstands beim Verein als juristische Person.
- Die Geschäftsführung als Aufgabe des Vorstands im Verein und die damit verbundenen Pflichten.
- Die Aufgaben des Vorstands Eures Vereins außerhalb des Vereins.
Gesetzliche Aufgabe des Vorstands im Verein
In unserem Beitrag gehen wir davon aus, dass Euer Verein im Vereinsregister eingetragen wurde. Die Eintragung (im Vereinsnamen durch „e.V“ gekennzeichnet) macht Euren Verein zu einer sogenannten „juristischen Person“. Ohne Vorstand wird Euer Verein nicht ins Vereinsregister eingetragen. Durch die Eintragung ergeben sich auch gesetzliche Verpflichtungen und Aufgaben Eures Vorstands im Verein und außerhalb des Vereins. Euer Verein wird wie eine natürliche Person behandelt – aber da er eben „nur“ eine juristische Person ist, muss er einen „natürlichen Vertreter“ haben. Das ist Euer Vorstand. Euer Vorstand vertritt den Verein also als juristische Person und nimmt alle rechtlichen Aufgaben des Vereins wahr.
Euer Vorstand muss in der Satzung vorgesehen werden (§ 26 BGB) und von einem Vereinsgremium – üblicherweise von der Mitgliederversammlung – gewählt werden. Wie eine solche Mitgliederversammlung in der Regel abläuft, erklären wir Euch in diesem Beitrag.
Die Aufgabenverteilung im Vorstand Eures Vereins
Wie viele Mitglieder Euer Vorstand hat, wird in der Satzung festgelegt. Meist besteht der Vorstand im Verein aus dem geschäftsführenden Vorstand (§ 26 BGB) und dem erweiterten Vorstand. Nur der geschäftsführende Vorstand wird ins Vereinsregister eingetragen. Geschäftsführender und erweiterter Vorstand bilden den Gesamtvorstand.
Alle offiziellen Aufgaben muss der Vorstand für den Verein wahrnehmen. Der geschäftsführende Vorstand vertritt Euren Verein in allen rechtlichen Angelegenheiten. So vertritt er Euren Verein beispielsweise vor Gericht, wenn er verklagt wurde oder klagt. Nur er vertritt den Verein nach außen. Wenn also Geschäfte im Namen Eures Vereins abgeschlossen werden, müssen die Verträge die Unterschrift des Vorstands tragen. Andere Vereinsmitglieder sind hierzu nicht befugt – auch nicht die Mitglieder Eures erweiterten Vorstands. Eine Ausnahme kann sich nur ergeben, wenn ein besonderer Vertreter mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet wurde.
Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, ist die Vertretungsbefugnis des geschäftsführenden Vorstands unbegrenzt.
Die Satzung Eures Vereins kann weitere Vorstandsmitglieder benennen. Diese übernehmen meist spezielle Aufgaben, z. B. als Kassierer, Zeugwart, Jugendwart, Mediensprecher usw. Sie werden nicht ins Vereinsregister eingetragen und können den Verein auch nicht nach außen vertreten. Zusammen mit dem geschäftsführenden Vorstand bilden sie den erweiterten Vorstand.
Die Aufgaben des 1. Vorsitzenden im Verein
Ein mehrköpfiger Vorstand sollte einen 1. Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden haben. Ob man auf den 1. Vorsitzenden verzichten kann, ist umstritten. Es gibt aber immer mehr Vereine, die die Funktionen auf ein Kollektiv übertragen. Solange man sich im Team einig ist, dürfte das auch nicht zu Problemen führen. Bei Streitigkeiten kann es jedoch zu Problemen kommen, die mit einem 1. Vorsitzenden vermieden werden.
Oft wird angenommen, dass der 1. Vorsitzende eine besondere Kontrollfunktion gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern ausübt. Doch alle Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, dazu beizutragen, dass der Verein ordentlich, gesetzmäßig und satzungsgerecht geführt wird. Darum sollten sich alle Vorstandsmitglieder gegenseitig kontrollieren.
Die Satzung bestimmt, welche besonderen Funktionen ein 1. Vorsitzender übernimmt. Normalerweise handelt er intern als Organisator der Geschäftsführung und extern als Repräsentant Eures Vereins in der Öffentlichkeit. Die Satzung schreibt vor, welche Aufgaben er allein ausführen darf und wann er nur zusammen mit anderen Vorstandsmitgliedern aktiv werden darf.
Jeder 1. Vorsitzende sollte unbedingt einen Stellvertreter haben, der ihn bei seinen vielfältigen Aufgaben unterstützt und bei Abwesenheit vertritt. Die beiden Vorsitzenden arbeiten eng zusammen, damit die Geschäftsführung auch bei Ausfall einer der beiden problemlos fortgeführt werden kann.
Geschäftsführung durch Euren Vorstand und seine Pflichten
Aufgabe des Vorstands im Verein ist die Geschäftsführung. Er hat alle Handlungen im Sinne des Vereins durchzuführen. Euer Vorstand kann einzelne Aufgaben delegieren und dabei auch externe Kräfte (z. B. Steuerberater) beauftragen. Die Geschäftsführung bleibt aber immer in der Verantwortung des Vorstands. Wenn die Satzung nichts anderes vorschreibt, entscheidet der Vorstand im Rahmen der Vorstandssitzung mit einfacher Mehrheit. Mit der Geschäftsführung ergeben sich für den Vorstand grundsätzliche Pflichten, die auch nicht auf andere Personen abgewälzt werden können. Diese möchten wir Euch nachfolgend etwas näher erläutern.
Die Sorgfaltspflicht
Die Sorgfaltspflicht ist die hervorragende Pflicht eines jeden Vorstands. Die Aufgaben des Vereins muss Euer Vorstand so sorgfältig und ordnungsgemäß ausüben, wie eine gewissenhafte Person mit ausreichenden Fachkenntnissen es tun würde. Auch vor diesem Hintergrund solltet Ihr schon bei der Auswahl der Vorstandsmitglieder auf entsprechende Fähigkeiten und Kenntnisse achten. Die Haftung der Vorstandsmitglieder gilt gegenüber dem Verein – nicht gegenüber einzelnen Mitgliedern.
Pflicht, das Vereinsvermögen zu erhalten
Euer Vereinsvorstand ist auch verpflichtet, das Vereinsvermögen zu erhalten. Er muss also dafür sorgen, dass sich Euer Verein nicht überschuldet. Dazu gehört auch, dass Euer Vorstand darauf achtet, dass Einnahmequellen zugunsten des Vereins umfassend genutzt werden. So muss Euer Vorstand beispielsweise auch sicherstellen, dass die Mitgliedsbeiträge der Satzung oder Beitragsordnung entsprechend pünktlich und umfassend eingezogen werden.
Es kann aber nicht ausgeschlossen werden, dass trotz aller Bemühungen Eures Vorstands eine Überschuldung eintritt. Dann ist der Vorstand verpflichtet, einen Insolvenzantrag zu stellen. Auch, wenn es zur Zahlungsunfähigkeit Eures Vereins kommt, ist er verpflichtet, einen Insolvenzantrag zu stellen.
Von Zahlungsunfähigkeit spricht man, wenn der Verein nicht mehr in der Lage ist, sofort fällige Zahlungen vereinbarungsgemäß zu leisten und dieser Zustand nicht nur zeitweise besteht. Kann Euer Verein eine Rechnung nicht bezahlen, aber absehbar ist, dass er durch eingehende Mitgliedsbeiträge wieder liquide wird, handelt es sich noch nicht um eine Zahlungsunfähigkeit, die zur Insolvenzbeantragung führen muss. Sind aber so viele Rechnungen zu begleichen, dass zu erwartende Einnahmen diese Kosten nicht mehr decken, muss Euer Vorstand die Insolvenz beantragen. Eine Überschuldung Eures Vereins liegt vor, wenn die Verbindlichkeiten höher sind, als das Vereinsvermögen.
Euer Vorstand darf bei Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit nicht nach dem „Prinzip Hoffnung“ reagieren. Wenn die Fakten eindeutig sind, kann Euer Vorstand auch wegen Insolvenzverschleppung haftbar gemacht werden. Gerade vor diesem Hintergrund empfehlen wir Euch, spätestens wenn eine Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung drohen, mit einem Steuerberatungsunternehmen zusammenzuarbeiten.
Der Vereinsvorstand hat eine geschäftsführende vielfältige und zeitaufwendige Position. Damit Ihr als Vorstand die Zeit nicht nur am Schreibtisch verbringt, sondern viel mehr aktiv am Vereinsleben teilnehmen könnt, haben wir unsere Vereinsverwaltung WISO MeinVerein Web entwickelt. Unsere Software unterstützt Euch bei der Vereinsverwaltung, sodass Ihr wieder mehr Zeit für die schönen Dinge des Vereinsalltags habt. Noch kein WISO MeinVerein Web Kunde? Dann jetzt kostenlos testen und selbst überzeugen!
Die Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern
Der Vorstand ist gegenüber Euren Vereinsmitgliedern verpflichtet, über die Belange des Vereins zu informieren. Das heißt aber nicht, dass jedes Mitglied jederzeit von Eurem Vorstand Auskunft verlangen kann. Normalerweise kommt Euer Vorstand seiner Auskunftspflicht im Rahmen der Mitgliederversammlung nach. Nur in Ausnahmefällen – beispielsweise bei privaten Angelegenheiten, die nur dieses eine Mitglied betreffen – kann ein einzelnes Mitglied individuelle Auskunft verlangen. Unter Umständen kann aber auch eine Gruppe Eurer Mitglieder Auskunft verlangen.
Einberufung einer Mitgliederversammlung
Die Einberufung der Mitgliederversammlung gehört zu den gesetzlichen Pflichten des Vorstandes (§ 36 BGB). Er muss eine Mitgliederversammlung nicht nur zu den in der Satzung genannten Terminen einberufen. Auch, wenn eine Versammlung im Interesse des Vereins ist, muss er diese einberufen. Außerdem kann eine Minderheit der Vereinsmitglieder eine Einberufung der Mitgliederversammlung verlangen. Wie viele Mitglieder für dieses Minderheitsbegehren stimmen müssen und wie dieses beantragt wird, ergibt sich aus der Satzung. Sieht die Satzung keine Anzahl vor, können mindestens 10 % der Mitglieder ein Minderheitenvotum durchsetzen (§ 37 BGB). Weigert sich Euer Vorstand eine Mitgliederversammlung einzuberufen, kann diese unter Umständen auch gerichtlich erzwungen werden.
Wir Ihr richtig zu einer Mitgliederversammlung einladet und was Ihr dabei beachten solltet, erklären wir Euch im Beitrag „Einladung zur Mitgliederversammlung: So geht’s richtig„.
Information des Registergerichts
Euer Vorstand muss außerdem die vorgeschriebenen Anmeldungen beim zuständigen Vereinsregister vornehmen. Ein bei der Gründungsversammlung gewählter Vorstand muss also sich selbst beim Vereinsregister anmelden. Dabei sind bestimmte Formvorschriften zu beachten. Außerdem muss jede Satzungsänderung und alles gemeldet werden, was zu Änderungen der Eintragungen im Vereinsregister führt. Hierzu gehören auch die von der Mitgliederversammlung beschlossenen Satzungsänderungen.
Außerdem kann das Registergericht jederzeit vom Vorstand verlangen, eine Bescheinigung vorzulegen, wie viele Mitglieder der Verein zählt (§ 72 BGB).
Schweigepflicht
Im Rahmen seiner Tätigkeit erhält Euer Vorstand Informationen, die er zwar zur Ausübung seiner Vorstandsarbeit benötigt, die aber vertraulich zu behandeln sind. Hierzu gehören Informationen über einzelne Mitglieder oder auch Informationen zu Projekten Eures Vereins. Diese Informationen muss jedes Vorstandsmitglied vertraulich behandeln. Personen-Informationen unterliegen einem besonderen Schutz, sodass hier in fast allen Fällen eine Schweigepflicht gilt. Bei anderen Informationen müssen Eure Vorstandsmitglieder abwägen, ob hier die Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern mehr Gewicht hat als die vertrauliche Behandlung von Vorgängen. Auch vor diesem Hintergrund solltet Ihr Vertreter der Medien nicht zu Eurer Mitgliederversammlung einladen. Sie können später durch eine Medieninformation oder Medienkonferenz umfassend informiert werden.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Aufgaben des Vorstands im Verein
Kann der 1. Vorsitzende allein entscheiden?
Muss ein Verein einen 1. Vorsitzenden haben?
Die Funktion des 1. Vorsitzenden ist nicht vorgeschrieben. § 26 BGB schreibt zwar einen Vorstand vor, der bestimmte Aufgaben übernehmen muss – diese Aufgaben werden aber auf den Vorstand und nicht auf ein bestimmtes Mitglied übertragen. Ob Euer Verein einen 1. Vorsitzenden haben soll, legt Ihr in der Satzung fest.
Welche Aufgaben hat der Vorstand eines Vereins?
Der Vorstand ist nach außen der natürliche Vertreter Eures Vereins. Der geschäftsführende Vorstand vertritt Euren Verein gerichtlich und außergerichtlich nach außen. In der Satzung könnt Ihr die Vertretungsmacht des Vorstands begrenzen. (§ 26 BGB). Bei einem mehrköpfigen Vorstand entscheidet die Mehrheit der Vorstandsmitglieder. Intern übernimmt der Vorstand die Geschäftsführung des Vereins. Auch hier entscheidet bei einem mehrköpfigen Vorstand die Mehrheit.
Eure Satzung kann die Befugnisse und die Voraussetzungen für Beschlüsse festlegen. Die Regelungen dürfen den Vorstand aber nicht handlungsunfähig machen. Ihr könnt auch eine Geschäftsordnung für den Vorstand verabschieden, auf die in der Satzung verwiesen wird.
Welche Aufgaben haben der 1. und 2. Vorsitzende?
Bei mehrköpfigen Vorständen wird meist ein 1. Vorsitzender und sein Stellvertreter (2. Vorsitzender) ernannt. Der 1. Vorsitzende übernimmt dann die Repräsentation des Vereins nach außen und die Leitung der Geschäftsführung nach innen. Details können in der Satzung geregelt werden. Der 2. Vorsitzende nimmt die Aufgaben des 1. Vorsitzenden wahr, wenn dieser verhindert ist. Er unterstützt auch den 1. Vorsitzenden. Weitere Aufgaben können sich aus der Satzung ergeben.
Unser Fazit
Der geschäftsführende Vorstand ist die juristische Vertretung Eures Vereins nach außen und ist nach innen für die ordnungsgemäße Geschäftsführung zuständig. Er übernimmt damit die Verantwortung für den Verein als juristische Person. Dabei wird er von den Mitgliedern des erweiterten Vorstands unterstützt. Da die Mitgliederversammlung das höchste Vereinsorgan – noch vor dem Vorstand – ist, muss Euer Vorstand vor der Versammlung Rechenschaft über seine Arbeit ablegen. Deshalb gibt er vor der Versammlung Rechenschaftsberichte ab. Danach entscheidet die Versammlung, ob sie die Arbeit des Vorstands in Ordnung war und erteilt – wenn ja – die Entlastung. Die Haftung des Vorstands für etwaige Fehler ist auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz begrenzt. Ansonsten handelt Sie als Vertreter des Vereins, der als juristische Person haftet.

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Darf der 1.vorsitzende,einfach einen ,2.vorsitzenden bestimmen wenn der vorherige alles hin geschmissen hat?und keiner der Mitglieder davon etwas weiss????...
Darf der 1.vorsitzende,einfach einen ,2.vorsitzenden bestimmen wenn der vorherige alles hin geschmissen hat?und keiner der Mitglieder davon etwas weiss????
Hallo Elke, vielen Dank für Deinen Kommentar. Die Rechte des 1. Vorsitzenden ergeben sich ausschließlich aus der Satzung. Werden ihm dort keine Privilegien eingeräumt, ist er faktisch ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstands. In der Satzung sollte auch geklärt sein, wie man verfährt, wenn ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstands zurücktritt. Wir hoffen, dass wir Deine Frage beantworten konnten. Viele Grüße Dein WISO MeinVerein Team
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KANN DER VORSTAND OHNE MITGLIEDERVERSAMMLUNG und ABSTIMMUNG, NEUE REGELN ERLASSEN?...
KANN DER VORSTAND OHNE MITGLIEDERVERSAMMLUNG und ABSTIMMUNG, NEUE REGELN ERLASSEN?
Hallo Wessel, vielen Dank für Deine Frage. Ob der Vorstand ohne Mitgliederversammlung und Abstimmung neue Regeln erlassen kann, kommt auf die jeweiligen Regeln an. Der Vorstand ist bei seinen Beschlüssen zunächst immer an die Beschlüsse der Mitgliederversammlung gebunden. Sind Regeln notwendig, um die Beschlüsse umzusetzen, kann der Vorstand diese festlegen. Auch, wenn es darum geht, organisatorische Regeln für die Vorstandssitzungen zu beschließen, kann dies ohne Rücksprache mit der Mitgliedsversammlung geschehen, soweit sie nicht dem Gesetz oder der Satzung widersprechen. Wir hoffen, wir konnten Deine Frage beantworten. Viele Grüße Dein WISO MeinVerein Team
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Der Artikel über die Arbeit der / des Ersten Vorstandsvorsitzenden hört sich gut an, meistens haben einige immer was zu meckern, aber eben nicht die Mehrheit. Also soweit so gut. Jetzt frage ich mich, wie ich die Protokolle und Beschlüsse später ...
Der Artikel über die Arbeit der / des Ersten Vorstandsvorsitzenden hört sich gut an, meistens haben einige immer was zu meckern, aber eben nicht die Mehrheit. Also soweit so gut. Jetzt frage ich mich, wie ich die Protokolle und Beschlüsse später für meine Nachfolger aufheben kann bzw. wie lange wird ein Beschluss aufgehoben. Wer kann das sagen, denn jetzt ist ein Gartenfreund nach 52 Jahren ausgetreten und hat ganz Viele Belege mitgebracht, die lt. Beschluss wieder zurückgezahlt werden sollen. Wie kann ich das überprüfen.
Hallo Brigitte, vielen Dank für Deinen Kommentar. Es gibt keine gesetzliche Regelung, nach der der Vorstand ein Protokoll führen muss. Diese Fragen müssen deshalb in Eurer Satzung geregelt werden. Um das hier aufgetauchte Problem zu vermeiden, sollte in der Satzung geregelt werden, dass Belege innerhalb einer festgelegten Frist beim Schatzmeister vorgelegt werden müssen. Schau daher am besten mal in Eure Vereinssatzung rein, um die Frist zu erfahren. Ist keine angegeben, solltet Ihr darüber nachdenken, die Satzung entsprechend anzupassen. Als Tipp: In WISO MeinVerein Web könnt Ihr all Eure Protokolle und Beschlüsse ablegen und somit für alle notwendigen Personen zugänglich machen. Das hilft insbesondere dann, wenn der Vorstand einen Nachfolger bekommt oder Vorsitzende einmal krank oder verhindert sind. Viele Grüße Dein WISO MeinVerein Team
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Hallo, ist der 1. Vorsitzende gegenüber seinen Kollegen imVorstand weisungsbefugt? Kann er z.B. denPressewart anweisen einen Beitrag zu löschen? Mit freundlichen Grüßen...
Hallo, ist der 1. Vorsitzende gegenüber seinen Kollegen imVorstand weisungsbefugt? Kann er z.B. denPressewart anweisen einen Beitrag zu löschen? Mit freundlichen Grüßen
Hallo Kaestner, vielen Dank für Deinen Kommentar. Der 1. Vorsitzende hat nur dann Vorrechte, wenn diese in der Satzung festgelegt werden. Ein Recht, den Pressewart anzuweisen, einen Beitrag zu löschen, besteht als nur, wenn dem 1. Vorsitzenden in der Satzung Weisungsrechte eingeräumt werden. Diese Weisungsrechte sollten aber genau festgelegt und begrenzt werden. Schau daher am besten mal in Eure Vereinssatzung. Wir hoffen, wir konnten Deine Frage beantworten. Viele Grüße Dein WISO MeinVerein Team
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Ist denn ein Vereinsvorsitzender tatsächlich Amtsträger im Sinne des StGB?...
Ist denn ein Vereinsvorsitzender tatsächlich Amtsträger im Sinne des StGB?
Hallo Alexandra, vielen Dank für Deinen Kommentar. Grundsätzlich: Nein. Der geschäftsführende Vorstand ist Amtsträger des Vereins. Ob eine Einschränkung der Amtsträgerschaft auf einzelne Personen des geschäftsführenden Vorstands möglich ist, müsste im Einzelfall von Juristen entschieden werden. Wir hoffen, wir konnten Deine Frage beantworten. Viele Grüße Dein WISO MeinVerein Team
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Das hört sich ja wirklich toll an. Aber es wird leider kaum etwas zurückgegeben von den Vereinsmitgliedern zumindest in den Vereinen in denen ich bisher war. Die wichtigste Aufgabe der Mitglieder ist meistens, mekern und nörgeln. Immer hat irgendwer ...
Das hört sich ja wirklich toll an. Aber es wird leider kaum etwas zurückgegeben von den Vereinsmitgliedern zumindest in den Vereinen in denen ich bisher war. Die wichtigste Aufgabe der Mitglieder ist meistens, mekern und nörgeln. Immer hat irgendwer etwas auszusetzen, an der Führung an den Mitgliedern an den geplanten Veranstaltungen. Wenn man etwas plant und um Hilfe bittet, Aufgaben weiterreichen möchte, beist man oft, nicht immer, auf Granit, so nach der Art, ich zahle ja Beitrag, nu macht mal. Und wenn man dann anbietet es nicht so zu machen und den Job weitergeben möchte, kommt nur heise Luft zurück.
Hallo Rainer, ich denke, alle Vereinsvorsitzenden kennen das Problem, das du beschreibst. Die, die nichts tun, meckern meist doch am lautesten. Lass dich davon bitte nicht unterkriegen, deine Arbeit ist wertvoll. Natürlich ist es aber auch wichtig, auf die Bedürfnisse und Wünsche der Vereinsmitglieder einzugehen. Ich denke, der Schlüssel zum Erfolg heißt: Transparenz. Versuche dein Amt so transparent wie möglich zu verwalten. Erkläre, warum du etwas tust, warum Entscheidungen getroffen wurden und frage ständig nach Feedback. Hilfe bekommst du, wenn du den Mitgliedern das Gefühl gibst, dass sie wirklich unersetzbar sind und gebraucht werden. Manchmal ist das ein schwieriges Pflaster - ja! Aber wer höflich und ehrlich nach Hilfe fragt, der hat sie noch immer bekommen, oder? Ich wünsche dir weiterhin viel Erfolg bei deiner Arbeit!
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