Die Aufgaben des Vorstands im Verein

• 25. August. 2023
• hfischer
• 12

Der Vorstand spielt im Verein eine wichtige Rolle. Jeder Verein muss einen Vorstand haben (§ 26 BGB). In diesem Beitrag befassen wir uns mit den verschiedenen Aufgaben Eures Vorstands im Verein und außerhalb des Vereins. Hier geht es also um folgende Themen:

• Die Aufgaben des Vorstands beim Verein als juristische Person.
• Die Geschäftsführung als Aufgabe des Vorstands im Verein und die damit verbundenen Pflichten.
• Die Aufgaben des Vorstands Eures Vereins außerhalb des Vereins.

Gesetzliche Aufgabe des Vorstands im Verein

In unserem Beitrag gehen wir davon aus, dass Euer Verein im Vereinsregister eingetragen wurde. Die Eintragung (im Vereinsnamen durch „e.V“ gekennzeichnet) macht Euren Verein zu einer sogenannten „juristischen Person“. Ohne Vorstand wird Euer Verein nicht ins Vereinsregister eingetragen. Durch die Eintragung ergeben sich auch gesetzliche Verpflichtungen und Aufgaben Eures Vorstands im Verein und außerhalb des Vereins. Euer Verein wird wie eine natürliche Person behandelt – aber da er eben „nur“ eine juristische Person ist, muss er einen „natürlichen Vertreter“ haben. Das ist Euer Vorstand. Euer Vorstand vertritt den Verein also als juristische Person und nimmt alle rechtlichen Aufgaben des Vereins wahr.

Die Aufgabenverteilung im Vorstand Eures Vereins

Wie viele Mitglieder Euer Vorstand hat, wird in der Satzung festgelegt. Meist besteht der Vorstand im Verein aus dem geschäftsführenden Vorstand (§ 26 BGB) und dem erweiterten Vorstand. Nur der geschäftsführende Vorstand wird ins Vereinsregister eingetragen. Geschäftsführender und erweiterter Vorstand bilden den Gesamtvorstand.

Alle offiziellen Aufgaben muss der Vorstand für den Verein wahrnehmen. Der geschäftsführende Vorstand vertritt Euren Verein in allen rechtlichen Angelegenheiten. So vertritt er Euren Verein beispielsweise vor Gericht, wenn er verklagt wurde oder klagt. Nur er vertritt den Verein nach außen. Wenn also Geschäfte im Namen Eures Vereins abgeschlossen werden, müssen die Verträge die Unterschrift des Vorstands tragen. Andere Vereinsmitglieder sind hierzu nicht befugt – auch nicht die Mitglieder Eures erweiterten Vorstands. Eine Ausnahme kann sich nur ergeben, wenn ein besonderer Vertreter mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet wurde.

Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, ist die Vertretungsbefugnis des geschäftsführenden Vorstands unbegrenzt.

Die Satzung Eures Vereins kann weitere Vorstandsmitglieder benennen. Diese übernehmen meist spezielle Aufgaben, z. B. als Kassierer, Zeugwart, Jugendwart, Mediensprecher usw. Sie werden nicht ins Vereinsregister eingetragen und können den Verein auch nicht nach außen vertreten. Zusammen mit dem geschäftsführenden Vorstand bilden sie den erweiterten Vorstand.

Die Aufgaben des 1. Vorsitzenden im Verein

Ein mehrköpfiger Vorstand sollte einen 1. Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden haben. Ob man auf den 1. Vorsitzenden verzichten kann, ist umstritten. Es gibt aber immer mehr Vereine, die die Funktionen auf ein Kollektiv übertragen. Solange man sich im Team einig ist, dürfte das auch nicht zu Problemen führen. Bei Streitigkeiten kann es jedoch zu Problemen kommen, die mit einem 1. Vorsitzenden vermieden werden.

Oft wird angenommen, dass der 1. Vorsitzende eine besondere Kontrollfunktion gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern ausübt. Doch alle Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, dazu beizutragen, dass der Verein ordentlich, gesetzmäßig und satzungsgerecht geführt wird. Darum sollten sich alle Vorstandsmitglieder gegenseitig kontrollieren.

Die Satzung bestimmt, welche besonderen Funktionen ein 1. Vorsitzender übernimmt. Normalerweise handelt er intern als Organisator der Geschäftsführung und extern als Repräsentant Eures Vereins in der Öffentlichkeit. Die Satzung schreibt vor, welche Aufgaben er allein ausführen darf und wann er nur zusammen mit anderen Vorstandsmitgliedern aktiv werden darf.

Geschäftsführung durch Euren Vorstand und seine Pflichten

Aufgabe des Vorstands im Verein ist die Geschäftsführung. Er hat alle Handlungen im Sinne des Vereins durchzuführen. Euer Vorstand kann einzelne Aufgaben delegieren und dabei auch externe Kräfte (z. B. Steuerberater) beauftragen. Die Geschäftsführung bleibt aber immer in der Verantwortung des Vorstands. Wenn die Satzung nichts anderes vorschreibt, entscheidet der Vorstand im Rahmen der Vorstandssitzung mit einfacher Mehrheit. Mit der Geschäftsführung ergeben sich für den Vorstand grundsätzliche Pflichten, die auch nicht auf andere Personen abgewälzt werden können. Diese möchten wir Euch nachfolgend etwas näher erläutern.

Die Sorgfaltspflicht

Die Sorgfaltspflicht ist die hervorragende Pflicht eines jeden Vorstands. Die Aufgaben des Vereins muss Euer Vorstand so sorgfältig und ordnungsgemäß ausüben, wie eine gewissenhafte Person mit ausreichenden Fachkenntnissen es tun würde. Auch vor diesem Hintergrund solltet Ihr schon bei der Auswahl der Vorstandsmitglieder auf entsprechende Fähigkeiten und Kenntnisse achten. Die Haftung der Vorstandsmitglieder gilt gegenüber dem Verein – nicht gegenüber einzelnen Mitgliedern.

Pflicht, das Vereinsvermögen zu erhalten

Euer Vereinsvorstand ist auch verpflichtet, das Vereinsvermögen zu erhalten. Er muss also dafür sorgen, dass sich Euer Verein nicht überschuldet. Dazu gehört auch, dass Euer Vorstand darauf achtet, dass Einnahmequellen zugunsten des Vereins umfassend genutzt werden. So muss Euer Vorstand beispielsweise auch sicherstellen, dass die Mitgliedsbeiträge der Satzung oder Beitragsordnung entsprechend pünktlich und umfassend eingezogen werden.

Es kann aber nicht ausgeschlossen werden, dass trotz aller Bemühungen Eures Vorstands eine Überschuldung eintritt. Dann ist der Vorstand verpflichtet, einen Insolvenzantrag zu stellen. Auch, wenn es zur Zahlungsunfähigkeit Eures Vereins kommt, ist er verpflichtet, einen Insolvenzantrag zu stellen.

Euer Vorstand darf bei Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit nicht nach dem „Prinzip Hoffnung“ reagieren. Wenn die Fakten eindeutig sind, kann Euer Vorstand auch wegen Insolvenzverschleppung haftbar gemacht werden. Gerade vor diesem Hintergrund empfehlen wir Euch, spätestens wenn eine Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung drohen, mit einem Steuerberatungsunternehmen zusammenzuarbeiten.

Die Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern

Der Vorstand ist gegenüber Euren Vereinsmitgliedern verpflichtet, über die Belange des Vereins zu informieren. Das heißt aber nicht, dass jedes Mitglied jederzeit von Eurem Vorstand Auskunft verlangen kann. Normalerweise kommt Euer Vorstand seiner Auskunftspflicht im Rahmen der Mitgliederversammlung nach. Nur in Ausnahmefällen – beispielsweise bei privaten Angelegenheiten, die nur dieses eine Mitglied betreffen – kann ein einzelnes Mitglied individuelle Auskunft verlangen. Unter Umständen kann aber auch eine Gruppe Eurer Mitglieder Auskunft verlangen.

Einberufung einer Mitgliederversammlung

Die Einberufung der Mitgliederversammlung gehört zu den gesetzlichen Pflichten des Vorstandes (§ 36 BGB). Er muss eine Mitgliederversammlung nicht nur zu den in der Satzung genannten Terminen einberufen. Auch, wenn eine Versammlung im Interesse des Vereins ist, muss er diese einberufen. Außerdem kann eine Minderheit der Vereinsmitglieder eine Einberufung der Mitgliederversammlung verlangen. Wie viele Mitglieder für dieses Minderheitsbegehren stimmen müssen und wie dieses beantragt wird, ergibt sich aus der Satzung. Sieht die Satzung keine Anzahl vor, können mindestens 10 % der Mitglieder ein Minderheitenvotum durchsetzen (§ 37 BGB). Weigert sich Euer Vorstand eine Mitgliederversammlung einzuberufen, kann diese unter Umständen auch gerichtlich erzwungen werden.

Wir Ihr richtig zu einer Mitgliederversammlung einladet und was Ihr dabei beachten solltet, erklären wir Euch im Beitrag „Einladung zur Mitgliederversammlung: So geht’s richtig„.

Information des Registergerichts

Euer Vorstand muss außerdem die vorgeschriebenen Anmeldungen beim zuständigen Vereinsregister vornehmen. Ein bei der Gründungsversammlung gewählter Vorstand muss also sich selbst beim Vereinsregister anmelden. Dabei sind bestimmte Formvorschriften zu beachten. Außerdem muss jede Satzungsänderung und alles gemeldet werden, was zu Änderungen der Eintragungen im Vereinsregister führt. Hierzu gehören auch die von der Mitgliederversammlung beschlossenen Satzungsänderungen.

Außerdem kann das Registergericht jederzeit vom Vorstand verlangen, eine Bescheinigung vorzulegen, wie viele Mitglieder der Verein zählt (§ 72 BGB).

Schweigepflicht

Im Rahmen seiner Tätigkeit erhält Euer Vorstand Informationen, die er zwar zur Ausübung seiner Vorstandsarbeit benötigt, die aber vertraulich zu behandeln sind. Hierzu gehören Informationen über einzelne Mitglieder oder auch Informationen zu Projekten Eures Vereins. Diese Informationen muss jedes Vorstandsmitglied vertraulich behandeln. Personen-Informationen unterliegen einem besonderen Schutz, sodass hier in fast allen Fällen eine Schweigepflicht gilt. Bei anderen Informationen müssen Eure Vorstandsmitglieder abwägen, ob hier die Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern mehr Gewicht hat als die vertrauliche Behandlung von Vorgängen. Auch vor diesem Hintergrund solltet Ihr Vertreter der Medien nicht zu Eurer Mitgliederversammlung einladen. Sie können später durch eine Medieninformation oder Medienkonferenz umfassend informiert werden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Aufgaben des Vorstands im Verein

Unser Fazit

Der geschäftsführende Vorstand ist die juristische Vertretung Eures Vereins nach außen und ist nach innen für die ordnungsgemäße Geschäftsführung zuständig. Er übernimmt damit die Verantwortung für den Verein als juristische Person. Dabei wird er von den Mitgliedern des erweiterten Vorstands unterstützt. Da die Mitgliederversammlung das höchste Vereinsorgan – noch vor dem Vorstand – ist, muss Euer Vorstand vor der Versammlung Rechenschaft über seine Arbeit ablegen. Deshalb gibt er vor der Versammlung Rechenschaftsberichte ab. Danach entscheidet die Versammlung, ob sie die Arbeit des Vorstands in Ordnung war und erteilt – wenn ja – die Entlastung. Die Haftung des Vorstands für etwaige Fehler ist auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz begrenzt. Ansonsten handelt Sie als Vertreter des Vereins, der als juristische Person haftet.

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