Besondere Vertreter nach § 30 BGB – Stützen des Vorstands

• 06. Oktober. 2023
• cmeckel
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Der geschäftsführende Vorstand ist das offizielle Vertretungsorgan Eures Vereins. Doch ab einer gewissen Größenordnung geht es nicht anders: Euer geschäftsführende Vorstand braucht umfassende Unterstützung. Deshalb steht ihm auch der erweiterte Vorstand zur Seite. Darüber hinaus kann die Mitgliederversammlung „besondere Vertreter nach § 30 BGB“ berufen. Sie werden mit weitgehenden Rechten und Pflichten ausgestattet. In diesem Beitrag erläutern wir unter anderem, was ein besonderer Vertreter nach § 30 BGB ist, welche Befugnisse er hat, wo er nach § 30 BGB eingesetzt werden und in welcher Beziehung er zum geschäftsführenden Vorstand steht.

Was ist ein besonderer Vertreter nach § 30 BGB?

Der besondere Vertreter nach § 30 BGB ist ein zusätzliches Organ Eures Vereins, das aber nur eine begrenzte, in der Satzung festgelegte Zuständigkeit hat. Innerhalb dieser Zuständigkeit verfügt er über weitgehende Autonomie, deren Grenzen von der Satzung bestimmt werden. Je nachdem, wie Ihr das in der Satzung festlegt, kann er auch an Weisungen – insbesondere des geschäftsführenden Vorstands – gebunden sein.

Welche Befugnisse hat ein besonderer Vertreter nach § 30 BGB?

In der Satzung könnt Ihr verankern, dass der besondere Vertreter nach innen an die Weisungen des geschäftsführenden Vorstands gebunden bleibt. Auch die Vertretung nach außen kann eingeschränkt werden, sodass dieser den Verein beispielsweise nur zusammen mit einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstands vertreten kann.  

Natürlich könnt ihr auch die Vertretung auf ein Sachgebiet begrenzen und festlegen, dass bestimmte Rechtsgeschäfte (beispielsweise Ein- oder Verkäufe über einem bestimmten Limit) ausgeschlossen sind. Der besondere Vertreter muss aber Euren Verein in einem Mindestumfang nach außen vertreten können.

Wo werden besondere Vertreter nach § 30 BGB eingesetzt?

Besondere Vertreter werden beispielsweise bei größeren Vereinen als Leiter einer vereinsabhängigen Unterabteilung eingesetzt (Beispiel: Leiter der Kinder- und Jugendabteilung oder einer Fachabteilung wie etwa Volleyball in einem Sportverein). Sie werden zudem eingesetzt, um ein bestimmtes Aufgabengebiet (Beispiel: Vereinswerbung) oder einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb wie beispielsweise die Restauration im Clubheim (mehr oder weniger) eigenverantwortlich zu übernehmen.

Besondere Vertreter nach § 30 BGB als bezahlte Mitarbeiter

Wird der besondere Vertreter nach § 30 BGB fest eingestellt, muss das grundsätzlich vom geschäftsführenden Vorstand beschlossen werden. Ob und wie eine hauptamtliche Kraft eingestellt wird, regelt Eure Satzung. In ihr kann beispielsweise festgelegt werden, dass

• die Mitgliederversammlung zunächst grundsätzlich einer Personalentscheidung zustimmen muss, bevor der geschäftsführende Vorstand die Auswahl trifft und über die Einstellung entscheidet.
• der geschäftsführende Vorstand eine Einstellung nur unter Vorbehalt  der nachträglichen Genehmigung durch die Mitgliederversammlung vornehmen kann oder
• die Einstellung durch die Mitgliederversammlung vorgenommen wird und der geschäftsführende Vorstand die notwendigen (weitgehend verwaltungstechnischen) Maßnahmen durchführt.

Der fest eingestellte besondere Vertreter nach § 30 BGB muss wie jeder andere Arbeitnehmer behandelt werden. Er ist auch sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig.

Die Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Vorstand

Euer Vorstand ist das höchste Gremium Eures Vereins, wenn keine Mitgliederversammlung stattfindet. Der besondere Vertreter nach § 30 BGB kann darum an Anweisungen oder Entscheidungen des Vorstands gebunden sein. Der Vorstand hingegen trifft seine Entscheidungen souverän und ist nie auf die Zustimmung des Vertreters angewiesen.

Der Vorstand kann also – wenn die Satzung nichts anderes regelt – auch in das Tätigkeitsgebiet des besonderen Vertreters eingreifen. Allerdings solltet Ihr das möglichst vermeiden – sonst gibt es ein Entscheidungs-Chaos, das Eurer Vereinsorganisation mehr schadet als nutzt. Welche Aufgaben der Vorstand im Verein hat, erklären wir Euch in einem separaten Blogbeitrag.

Solange der besondere Vertreter nach § 30 BGB seine Tätigkeit gewissenhaft und der Satzung entsprechend ausführt, haftet der Verein für die von ihm abgeschlossenen Rechtsgeschäfte. Dabei muss er sich natürlich an die Einschränkungen halten, die in der Satzung für seine Tätigkeit festgelegt wurden.

Voraussetzungen für die Bestellung eines besonderen Vertreters

Gesetzlich ist nur geregelt, dass ein besonderer Vertreter nach § 30 BGB bestellt werden kann. Wie die Bestellung beziehungsweise Abberufung durchgeführt wird, ist nicht geregelt. Zwingend ist deshalb eine Regelung in der Satzung. Ohne entsprechende Satzungsregelungen könnt Ihr keine besonderen Vertreter nach § 30 BGB ernennen. Die Mitgliederversammlung muss zunächst eine Satzungsänderung vornehmen und kann erst danach den Vertreter ernennen. Die Änderung einer Geschäftsordnung reicht für die Ernennung nicht aus. In der Satzung legt Eure Mitgliederversammlung fest,

• dass man einen besonderen Vertreter nach § 30 BGB berufen kann, also nur bei Bedarf ernannt wird.
• für welchen Bereich dieser nach § 30 BGB zuständig sein soll. Der Bereich muss sehr genau beschrieben werden. Die Abgrenzung muss deutlich machen, dass der besondere Vertreter nicht so weitgehende Rechte hat, wie der geschäftsführende Vorstand.
• welche Entscheidungskompetenz der besondere Vertreter hat. Ihr könnt aber auch festlegen, dass der Umfang der Vertretung (ab wann muss der Vorstand eingeschaltet werden?) erst mit der Bestellung von der Mitgliederversammlung oder dem geschäftsführenden Vorstand festgelegt wird.

Ein besonderer Vertreter nach § 30 BGB kann nie für alle Aufgaben des Vorstands berufen werden und dadurch gewissermaßen durch die Hintertür ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstands werden. Darum muss der Aufgabenbereich und die Entscheidungsfreiheit möglichst präzise in der Satzung festgelegt werden. Regelt Ihr in der Satzung nicht, wie weit die Verfügungsgewalt geht, kommt das einer Generalvollmacht für den festgelegten Bereich gleich (§ 30 BGB). Er darf dann in dem festgelegten Aufgabenfeld alle Geschäfte tätigen, von denen man in diesem Bereich ausgehen kann.

Normalerweise hat der besondere Vertreter in seinem Wirkungsbereich auch die Vertretungsmacht nach außen. Ihr müsst ihm aber diese Vertretungsmacht nicht unbedingt zugestehen. Es reicht aus, dass er in dem für ihn bestimmten Aufgabengebiet nach außen selbstständig handeln kann.  

Ihr müsst in der Satzung nicht den Begriff „besonderer Vertreter“ nutzen. So kann beispielsweise – wie schon beschrieben – ein Geschäftsführer, der nicht Mitglied des Vorstands ist, berufen werden. Zur Klarstellung solltet Ihr Euch aber immer auf den § 30 BGB beziehen.

Bestellung und Abberufung eines besonderen Vertreters

Soweit Eure Satzung nichts anderes vorsieht, bestellt die Mitgliederversammlung den besonderen Vertreter nach § 30 BGB. In der Satzung kann diese Aufgabe aber beispielsweise auch an den geschäftsführenden Vorstand übertragen werden. Wenn die Satzung die Mitgliedschaft in Eurem Verein nicht zwingend vorschreibt, kann auch ein Nichtmitglied berufen werden.

Der besondere Vertreter wird als Organ Eures Vereins von der Mitgliederversammlung abberufen – vorausgesetzt es gibt keine anderslautende Satzungsregelung.

Eine Eintragung ins Vereinsregister ist nicht zwingend vorgeschrieben. Die Gerichte entscheiden hier aber unterschiedlich. Um Ärger zu vermeiden, empfehlen wir die Position und seine Befugnisse im Vereinsregister eintragen zu lassen.

Fazit

Euer Vorstand hat jede Menge Aufgaben zu erledigen. Manche muss er aber nicht selbst erledigen. Andere kann er nicht übernehmen, weil ihm dafür die Kompetenz fehlt (zum Beispiel bei Steuerfragen). Hierfür können „besondere Vertreter“ berufen werden, wenn diese in der Satzung vorgesehen sind. Euer Vorstand kann dem besonderen Vertreter auch die Erlaubnis erteilen, für einen bestimmten Aufgabenbereich den Verein nach außen zu vertreten und auch rechtsverbindliche Geschäfte abzuschließen. Diese Kompetenzen müssen aber durch die Satzung gedeckt sein. Allgemeine Vollmachten sind ausgeschlossen, da man so ein „Vorstandsmitglied durch die Hintertür“ installieren würde.

Häufig gestellte Fragen