Vereinsleben

Die Vorstandssitzung im Verein

01. September. 2023
hfischer
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Euer geschäftsführender Vorstand ist für den Verein insgesamt und die Umsetzung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung verantwortlich. Das ist nicht nur viel Arbeit. Es ist auch notwendig, dass alle Mitglieder des Vorstands eng zusammenarbeiten. Darum führen sie Vorstandssitzungen durch, in der sie die Aufgaben besprechen und die anfallenden Arbeiten verteilen. In diesem Beitrag wollen wir uns mit diesen Sitzungen befassen, bei denen auch einige rechtliche Punkte zu beachten sind. Ihr erfahrt hier,

wie zur Vorstandssitzung eingeladen wird.
welche Beschlüsse in der Vorstandssitzung gefast werden.
was ungültige und nichtige Beschlüsse sind.
welche Bedeutung das Protokoll einer Vorstandssitzung hat.
wann die Amtszeit des Vorstands endet.

Inhaltsverzeichnis

Hinweis

In diesem Beitrag gehen wir immer von einem Vorstand aus, der aus mehreren Mitgliedern besteht. Für die Entscheidungen in der Vorstandssitzung gelten dann grundsätzlich die Vorschriften, die auch für eine Mitgliederversammlung gelten. Das gilt sowohl für die Beschlussfassung (§ 32 BGB), als auch für den etwaigen Ausschluss des Stimmrechts einzelner Vorstandsmitglieder (§ 34 BGB). In der Satzung könnt Ihr allerdings unterschiedliche Vorschriften für Eure Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen verankern (§ 40 BGB). Geht es um die Beschlussfassung, muss allerdings in der Satzung ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass diese Regelung auch für die Vorstandssitzung gelten soll.

Die Regeln für Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen sind in den meisten Fällen identisch, wenn in der Satzung keine abweichenden Regeln vereinbart wurden. Regelt die Satzung jedoch Bestimmungen der Mitgliederversammlung anders, als sie in § 32 BGB festgelegt sind, ist es umstritten, ob diese Änderungen auch auf eine Vorstandsitzung anzuwenden sind. Um hier Streitigkeiten zu vermeiden, solltet Ihr bei Satzungsregelungen für die Mitgliederversammlung gleichzeitig festlegen, ob diese Regel auch für die Vorstandssitzung gilt. Ergänzt die entsprechenden Satzungsstellen deshalb entweder mit „diese Regelung gilt analog auch für die Vorstandssitzung“ oder „diese Regelung ist nicht auf die Vorstandsitzung anzuwenden“.

Einladung

Die Einladung zur Vorstandssitzung

Zur Vorstandssitzung lädt üblicherweise – wenn die Satzung nichts anderes vorschreibt – der 1. Vorsitzende Eures Vorstands ein. Ist der 1. Vorsitzende verhindert, wird die Einladung durch den Vertreter des Vorsitzenden vorgenommen. Der Vorstand muss aber keinen 1. Vorsitzenden haben. Dann muss in der Satzung geregelt werden, wer zur Vorstandssitzung einlädt. Es müssen alle Vorstandsmitglieder zur Sitzung eingeladen werden. Sollen die Vorstandssitzungen regelmäßig stattfinden (z. B. immer am ersten Mittwoch eines Monats), kann dies auch in einer Geschäftsordnung des Vorstands festgeschrieben werden. Die Einladung zur Vorstandssitzung kann formlos erfolgen, wenn Satzung oder Geschäftsordnung keine bestimmte Form vorschreiben. Etwaige Fristen, wie sie es für die Mitgliederversammlung gibt, gelten nur, wenn diese Fristen ausdrücklich in der Satzung oder Geschäftsordnung auch für die Vorstandssitzung vereinbart wurden.

Welche Aufgaben der Vorstands Eures Vereins sonst noch zu erfüllen hat, erklären wir Euch in diesem Beitrag.

Beschlussfassung

Beschlussfassung in der Vorstandssitzung: Diese Regeln gelten

Sollen auf der Vorstandssitzung Beschlüsse gefasst werden, gelten dieselben Regeln wie bei der Mitgliederversammlung. Den Vorstandsmitgliedern muss also vor der Sitzung bekannt sein, worüber abgestimmt werden soll. Darum sollte man immer eine Tagesordnung erstellen, die den Vorstandsmitgliedern vor der Sitzung zugänglich gemacht wird.

Da der Gesetzgeber die Beschlussfähigkeit eines Vereinsvorstandes nicht geregelt hat, solltet Ihr für die Vorstandssitzung die wichtigsten Eckpunkte in der Satzung oder Geschäftsordnung festlegen. Zumindest sollte geregelt sein,

wie viele Vorstandsmitglieder an der Sitzung teilnehmen müssen, damit der Vorstand beschlussfähig ist.
wie bei Stimmengleichheit verfahren werden soll (z.B. bei Stimmengleichheit ist der Beschluss abgelehnt, wird durch Los entschieden oder entscheidet der 1. Vorsitzende).

Normalerweise hat jedes Vorstandsmitglied eine Stimme. Beschlüsse werden mit einer einfachen Mehrheit gefasst (der Beschluss erhält mehr Ja- als Nein-Stimmen, Enthaltungen und ungültige Stimmen spielen keine Rolle). Aber auch hier kann die Satzung oder Geschäftsordnung andere Regelungen vorsehen.

Ein Vorstandsmitglied kann von Beschlüssen in der Vorstandssitzung ausgeschlossen werden, wenn

über Rechtsgeschäfte entschieden wird, an dem das Vorstandsmitglied beteiligt ist (z. B. Kauf eines dem Mitglied gehörenden Grundstücks).
über die Einleitung oder Durchführung eines Rechtsstreits entschieden wird, an dem das Vorstandsmitglied und der Verein beteiligt sind.
Beschlüsse über Ordnungsmaßnahmen oder Vereinsstrafen, die gegenüber dem Vorstandsmitglied gefasst werden sollen.

Ungültige Beschlüsse

Ungültige und nichtige Beschlüsse

Es kann passieren, dass Beschlüsse der Vorstandssitzung angefochten werden. Stellt sich heraus, dass in der Vorstandssitzung nicht zulässige Beschlüsse gefasst wurden, muss man zwischen ungültigen und nichtigen Beschlüssen unterscheiden. Werden Beschlüsse für ungültig erklärt, wirkt sich dies nur für die Zukunft aus. Nichtige Beschlüsse werden so behandelt, als wären sie nie gefasst worden. Die Nichtigkeit gilt dann auch rückwirkend.

Nichtig sind unter anderem Beschlüsse, die

gegen geltendes Recht verstoßen,
im Widerspruch zur Satzung stehen,
nicht in die Zuständigkeit des Vorstands fielen oder
getroffen wurden und es bei der Vorstandssitzung zu Verfahrensfehlern kam (unkorrekte Einladung, keine vorherige Information über den geplanten Beschluss usw.).

Protokollführung

Das Protokoll der Vorstandssitzung

Ein Protokoll zur Vorstandssitzung kann in der Satzung oder Geschäftsordnung des Vorstandes vorgeschrieben werden. Auch wenn es keine Vorschriften hierzu gibt, sollten von jeder Vorstandssitzung Protokolle angefertigt werden, um bei Streitfragen auch auf verlässliche Informationen zurückgreifen zu können. Außerdem stellen die Protokolle eine wichtige Grundlage dar, wenn der Vorstand neu besetzt wird.

Grundsätzlich hat das Protokoll des Vereinsvorstandes nur eine informative Funktion. Beschlüsse werden auch wirksam, wenn sie nicht protokolliert wurden. Im Protokoll sollte aber immer folgende Inhalte festgehalten werden:

Ort und Datum der Vorstandssitzung.
Beginn und Ende (Uhrzeit).
Teilnehmer (mit dem Vermerk, dass Beschlussfähigkeit bestand).
die Tagesordnung (kann auch als Anlage beigefügt werden).
Inhalt der Diskussion über die einzelnen Tagesordnungspunkte (kurze Zusammenfassung) und
Ergebnisse der Abstimmungen (Ja-, Nein-, ungültige Stimmen und Enthaltungen).

Tipp

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Wann endet die Amtszeit eines Vorstands?

Die reguläre Amtszeit Eures Vorstands wird in der Satzung festgelegt. Doch die Vorstandsmitglieder können auch während der laufenden Amtszeit zurücktreten. Allerdings besteht die Möglichkeit, dass ein Rücktritt „zur Unzeit“ erfolgt. Das ist dann der Fall, wenn der Verein dadurch handlungsunfähig wird. Detaillierte Informationen zur Amtszeit des Vorstands findet Ihr hier.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zum Thema Vorstandssitzung

Wer nimmt an einer Vorstandssitzung teil?

An der Vorstandssitzung nehmen die gewählten Mitglieder des Vorstands teil. Üblich ist, dass der Gesamtvorstand (Geschäftsführender und erweiterter Vorstand) gemeinsame Vorstandssitzungen durchführt. Für Entscheidungen müssen so viele Vorstandsmitglieder anwesend sein, wie die Satzung vorschreibt.

Wie führt man eine Vorstandssitzung?

Wer die Leitung einer Vorstandssitzung übernimmt, kann in der Satzung bestimmt werden. Wenn keine Regelung vorliegt, übernimmt der 1. Vorsitzende die Leitung, im Verhinderungsfall sein Vertreter. In der Sitzung soll die Tagesordnung, die den Mitgliedern vorher zugänglich sein muss, abgearbeitet werden.

Wer lädt zur Vorstandssitzung ein?

Wenn die Satzung nichts anderes festlegt, lädt der 1. Vorsitzende zur Vorstandssitzung ein. Bei Verhinderung übernimmt dies sein Vertreter.

Wie oft findet eine Vorstandssitzung statt?

Wenn die Satzung oder die Geschäftsordnung nichts anderes vorschreibt, können die Vorstandssitzungen unregelmäßig, bei Bedarf stattfinden. Um einen transparenten Informationsfluss sicherzustellen, empfehlen wir Euch, regelmäßige Sitzungen durchzuführen.

Was ist eine Vorstandssitzung?

Wie der Name schon sagt, ist die Vorstandssitzung eine Versammlung der Vorstandsmitglieder, zu denen alle Vorstandsmitglieder eingeladen werden müssen. Bei Beschlussfähigkeit trifft der Vorstand in seinen Sitzungen Entscheidungen in Form von Beschlüssen, die mit einfacher Stimmenmehrheit verabschiedet werden.

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