Jahresrückblick im Verein

• 05. Januar. 2024
• hfischer
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Nachdem Ihr das alte Jahr verabschiedet habt, heißt es nun wieder „Auf zu neuen Taten“. Doch bevor Ihr Euch in die Vereinsarbeit stürzt, solltet Ihr erst einmal das vergangene Jahr in einem Jahresrückblick Revue passieren lassen. Was hat gut funktioniert, was kann verbessert werden, wo ergeben sich neue Schwerpunkte für das begonnene Jahr? Ein Jahresrückblick hilft Euch dabei, einmal gemachte Fehler nicht erneut zu wiederholen. In diesem Beitrag geben wir Euch Tipps, wie man einen Jahresrückblick im Verein organisiert, welche Themen auf jeden Fall beim Jahresrückblick im Verein besprochen werden sollten und welche Bedeutung der Jahresrückblick für das neue Jahr hat.

Wer erstellt den Jahresrückblick im Verein?

Der Jahresrückblick in Eurem Verein sollte mit möglichst vielen aktiven Mitgliedern Eures Vereins in Angriff genommen werden. Das erleichtert zum einen die Arbeit, zum anderen werden Eure Mitglieder aktiv mit eingebunden und erhalten ein Stück weit Verantwortung in der Vereinsarbeit – das stärkt das Gemeinschaftsgefühl. Dazu bildet Ihr Gruppen, die jeweils einen oder mehrere Monate (je nachdem, wie viele Gruppen Ihr bilden könnt) unter die Lupe nehmen. Hierüber erstellt Ihr dann einen zusammenfassenden Bericht, der dann mit allen Teilnehmern diskutiert wird.

Welche Informationen sollte der Jahresrückblick enthalten?

Die Berichte für den Jahresrückblick sollen zusammenfassen, was im jeweiligen Zeitraum geschehen ist. Dabei geht es nicht nur um Veranstaltungen und Aktionen. Es sollten auch die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Gab es Streitigkeiten innerhalb des Vereins? Wenn ja: was löste den Streit aus und konnte er inzwischen beigelegt werden?
• Haben sich die Teilnehmerzahlen an den Vereinsaktivitäten verändert? Sowohl bei einer positiven, als auch bei einer negativen Entwicklung sollten die Gründe analysiert werden.
• Haben sich Sponsoren zurückgezogen? Wenn ja, warum? Wenn neue Sponsoren gefunden wurden: Wie konnte man sie gewinnen?
• Gab es Ereignisse, die bei den Mitgliedern besonders gut oder auch schlecht ankamen?

Natürlich können die berichtenden Gruppen bereits Lösungsvorschläge in ihren Bericht einarbeiten – wichtig ist aber zunächst, dass man einen Überblick über die Situation insgesamt gewinnt – die Lösungsansätze werden dann in der großen Gruppe diskutiert.

Für den eigentlichen Jahresrückblick Eures Vereins in der gesamten Gruppe solltet Ihr genügend Zeit einplanen. Ein Wochenende ist nicht zu lang hierfür. Die Tagesordnung könnte dann so aussehen:

1. Vorstellung der einzelnen Berichte mit kurzer Aussprache.
2. Zusammenfassungen:
   1. Termine: Waren es im vergangenen Jahr zu viele? Waren Aktionen und Veranstaltungen richtig terminiert?
   1. Aktionen und Veranstaltungen: Wie haben sie organisatorisch funktioniert?
   1. Mitglieder: Wie haben sich die Mitgliederzahlen entwickelt? Wie ist die Altersstruktur des Vereins?
   1. Vereinsinternes: Wie sind interne Veranstaltungen und Treffen besucht? Wie ist das Gemeinschaftsverhältnis im Verein?
   1. Finanzen: Wie hat sich die finanzielle Ausstattung verändert? Wurden alle Möglichkeiten der Mittelbeschaffung genutzt?
3. Bildung von Arbeitsgruppen zu den folgenden Themen:
   1. Terminplan für das neue Jahr
   1. Organisation von Aktionen und Veranstaltungen
   1. Mitgliederakquise
   1. Finanzierung des Vereins
   1. Internes Vereinsleben
4. Aussprache über die Gruppenergebnisse mit der Entwicklung einer Vorschlagsliste für den Vorstand.

Natürlich können sich auch Mitglieder des Vorstands an der Entwicklung des Jahresrückblicks Eures Vereins aktiv beteiligen. Wichtig ist aber, dass die Ergebnisse eine breite Basis haben.

Die Vorschläge, die sich aus dem Jahresrückblick entwickeln, sollten dann in einer Mitgliederversammlung besprochen werden. Je nach Umfang lohnt sich hier auch eine außerordentliche Mitgliederversammlung, die ausschließlich den Jahresrückblick des Vereins und seine Ergebnisse zum Thema hat.

Zentrale Themen des Jahresrückblicks Eures Vereins

Grundsätzlich sollten alle Themen, die sich aus dem Jahresrückblick ergeben, besprochen werden. Einige Punkte müssen jedoch immer berücksichtigt werden.

Termin- und Projektplanung

Beim Jahresrückblick Eures Vereins wird in sehr vielen Fällen deutlich, dass man sich in einem Jahr entschieden zu viel vorgenommen hat. Darum sollte beim Jahresrückblick auch wirklich jeder Termin geprüft werden.

Bei erstmals durchgeführten Aktionen oder Projekten unterscheidet ihr zwischen einmaligen und turnusmäßig stattfindenden Aktivitäten und Maßnahmen. Die einmaligen Events spielen in der Terminplanung für das neue Jahr keine Rolle – sie werden aber unter dem Thema „Planung und Organisation“ besprochen.

Werden neue Veranstaltungen im vergangenen Jahr fortgesetzt, analysiert Ihr, wie der Start im Vorjahr gelaufen ist. Wurden die Erwartungen erreicht, übertroffen oder war das Ergebnis enttäuschend? Wenn Ihr unzufrieden wart, klärt Ihr, ob es an organisatorischen Problemen lag oder sich abzeichnet, dass das Thema nicht auf das gewünschte Interesse trifft. Im ersten Fall besprecht Ihr das unter dem Gesichtspunkt „Planung und Organisation“. War das Interesse nicht so, wie Ihr erwartet habt, stellt sich die Frage, ob man das Projekt weiter betreibt. Bedenkt dabei aber auch, dass jede Neuerung ihre Anlaufschwierigkeiten hat.

Bei Aktionen und Projekten, die bereits mehrere Jahre laufen, solltet Ihr die Entwicklung in den vergangenen Jahren unter die Lupe nehmen. Zeichnet sich eine stabile, positive oder negative Tendenz ab? Bei stabiler, negativer Entwicklung solltet Ihr überlegen, ob das Konzept noch der Zeit entspricht und das Projekt durch ein „Lifting“ wieder auf eine positive Spur gebracht werden kann. Schließt aber nicht von vornherein aus, die Aktion zu beenden.

Unter dem Thema Terminierung solltet Ihr auch konkrete Vorschläge zur Festlegung von Terminen machen. Dabei solltet Ihr auch den Kalender und seine Feiertage berücksichtigen.

Planung und Organisation

Im Bereich Planung und Organisation geht es hauptsächlich darum, Schwachpunkte aufzudecken, die bei der Vorbereitung einer Veranstaltung oder Organisation zu Schwierigkeiten geführt haben. Ihr solltet aber auch positive Aspekte (was hat besonders gut funktioniert) betrachten und versuchen hierzu Ablaufpläne zu entwickeln, die dann in der Zukunft genutzt werden können.

In den meisten Fällen gibt es bei zwei Punkten die meisten Probleme: bei der Planungszeit und der Anzahl der Helferinnen und Helfer.

In sehr vielen Fällen werden die Vorbereitungszeiten unterschätzt und man beginnt zu spät mit der Planung. Planungszeiträume von einem halben Jahr oder länger sind nicht zu reich bemessen. Wichtig ist auch, dass in der Planung „Pufferzonen“ eingebaut werden, damit das ganze Konzept nicht ins Schwanken gerät, wenn mal etwas nicht wie vorgesehen erledigt werden kann oder eben einfach mal etwas schief läuft.

Bezüglich der Helferinnen und Helfer hilft nur, dass Ihr nicht nur darauf hinweist, dass Ihr Kräfte für eine Aktion oder Veranstaltung benötigt, sondern auch verdeutlicht, warum diese Projekte für den Verein von existenzieller Bedeutung sind. Außerdem solltet Ihr nach Abschluss einer Aktion den Dank an die aktiven Helferinnen und Helfer nicht vergessen. Auch das hilft, andere zu motivieren, beim nächsten Mal aktiv dabei zu sein.

Mitgliederakquise

Die Mitgliederentwicklung spielt in nahezu allen Vereinen eine zentrale Rolle. Zeichnet sich im Vergleich über mehrere Jahre ein negativer Trend ab, ist höchste Eile geboten. Wird im abgelaufenen Jahr erstmals ein Rückgang verzeichnet, solltet Ihr auch das nicht auf die leichte Schulter nehmen und Maßnahmen zumindest vorbereiten.

Unsere Gesellschaft altert. Das hat zu einem wahren „Run“ auf jüngere Mitglieder geführt, die man für den Verein gewinnen will. Es ist auch sicher richtig, dass jeder Verein frisches Blut benötigt, um weiter wirken zu können. Dennoch solltet Ihr Euch auch um ältere Neuzugänge bemühen. Sie verfügen über ausreichend Zeit und Erfahrungen, die dem Verein nutzen kann.

Wichtig ist hier, dass das Vereinsleben ein Miteinander der Generationen fördert. Die Aufnahme von jüngeren und älteren Mitgliedern darf nicht dazu führen, dass der Verein sich spaltet. Über ein vernünftiges Miteinander solltet Ihr Euch schon Gedanken machen, bevor Ihr die Gewinnung neuer Mitglieder plant. Denn die Aufnahme neuer Interessenten ist nicht einmal „die halbe Miete“. Entscheidend ist, die Mitglieder auch im Verein zu halten. Wie Ihr neue Mitglieder für Euren Verein gewinnt, erklären wir Euch in diesem Beitrag.

Finanzen

Um ein Jahr erfolgreich zu planen, ist es wichtig, dass Euch die hierzu benötigten Mittel zur Verfügung stehen. Darum solltet Ihr auch einen Blick auf die Ausgaben im ablaufenden Jahr werfen. Insbesondere im Bereich des Energieverbrauchs (Heizung, Licht usw.) ergeben sich bestimmt Einsparpotenziale.

Beim Jahresrückblick Eures Vereins prüft Ihr auch die Haupteinnahmequellen. Hier spielen die Mitgliedsbeiträge eine wichtige Rolle. Waren die Einnahmen stabil? Achtet auch auf die Altersstruktur Eures Vereins. Je älter das Durchschnittsalter Eures Vereins ist, umso größer wird leider auch das Risiko, dass Ihr Mitglieder durch Krankheit oder Tod verliert. Zudem solltet Ihr noch einmal prüfen, ob alle Mitgliedsbeiträge gezahlt wurden. Was ihr tun könnt, wenn die Beiträge von einem Mitglied nicht gezahlt werden, zeigen wir Euch in diesem Beitrag.

Immer wichtiger werden auch die Sponsoren. Hier solltet Ihr die wirtschaftliche Entwicklung der einzelnen Sponsoren beachten. Haben die Sponsoren schon im vergangenen Jahr Ihr Engagement in Euren Verein zurückgefahren, ist dies oft ein Zeichen, dass das Unternehmen des Sponsors die entsprechenden Mittel eines umfangreicheren Sponsorings nicht zur Verfügung stellen kann. In diesem Zusammenhang solltet Ihr auch prüfen, ob sich Euer Verein im ablaufenden Jahr ausreichend um die Sponsoren gekümmert hat. Gerade, wenn die wirtschaftliche Lage schwierig ist, wird ein Sponsor bei seiner Entscheidung, wen er zukünftig nicht unterstützen will, auch darauf achten, welcher Verein den Sponsor auch wertschätzte.

Prüft auch, ob Ihr alle Möglichkeiten nutzt, um Finanzmittel zu generieren. Häufig wird dabei übersehen, dass es auch überregionale Geldquellen (Land, Bund, EU) gibt, Stiftungen, die Projekte (mit-)finanzieren und auch jährlich viele Wettbewerbe für Vereine ausgeschrieben werden, bei denen sehr attraktive Preisgelder ausgelobt werden. Über aktuelle Fördermittel für Vereine informieren wir Euch regelmäßig auf unserem Blog.

Internes Vereinsleben

Die Mitgliedergewinnung ist in den meisten Vereinen ein jedes Jahr ein wichtiges Thema. Doch genauso wichtig, wenn nicht gar noch wichtiger ist es, das interne Vereinsleben so zu gestalten, dass die Mitglieder weiter dem Verein treu bleiben und auch aktiv an der Erreichung der Vereinsziele mitarbeiten.

So wird es immer wichtiger, dass Eure Vereinstreffen nicht nur ein beliebtes Miteinander sind. Sie müssen auch Inhalte schaffen, die für die Mitglieder interessant sind. Hier könnt Ihr auch Maßnahmen platzieren, die über die Zielsetzungen des Vereins hinausgehen. Allerdings dürfen diese Aktionen nicht wichtiger werden als die Vereinsziele.

Fazit

Der Jahresrückblick im Verein ist die Basis für die Planung im neuen Jahr. Darum solltet Ihr Euch hierfür genügend Zeit nehmen und die Ergebnisse des Rückblicks bei Eurer Planung berücksichtigen. Ihr spart dadurch Zeit und vielen Fällen hilft der Jahresrückblick auch, die Finanzmittel im neuen Jahr effektiver zu nutzen. Ihr habt noch offene Fragen rund um den Jahresrückblick im Verein? Dann hinterlasst uns diese in den Kommentaren – wir melden uns so schnell es geht darauf zurück. ❤️

Häufig gestellte Fragen zum Thema Jahresrückblick im Verein

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