Wenn die Mitglieder nicht zahlen

Natürlich lebt ein Verein von seinen Mitgliedern – aber auch von den Beiträgen. Was aber tun, wenn Mitglieder ihren Beitrag nicht zahlen? Man will ja schließlich keine Mitglieder verlieren – andererseits kann man auf die Einnahmen nicht verzichten. Hier findest du einen Wegweiser, der dir zeigt, wie man in solchen Situationen vorgehen sollten.

 

Die Regelung der Beitragszahlung

Grundsätzlich gilt, dass eine Mitgliedschaft in einem Verein ohne Beitragsregelung beitragsfrei ist. Darum muss die grundsätzliche Beitragsregelung in der Satzung festgelegt werden. Details der Beitragshöhe und –zahlung kann auch in einer eigenen Beitragsordnung geregelt werden, auf die in der Satzung Bezug genommen wird.

Wie man einen fairen Mitgliedsbeitrag berechnet, erfährst du hier. 

Ab wann ist ein Mitglied in Verzug?

Die Zahlungstermine für die Beiträge ergeben sich aus der Satzung beziehungsweise der Beitragsordnung. Grundsätzlich ist ein Mitglied mit seiner Zahlung im Verzug, wenn die Zahlung nicht spätestens am in Satzung oder Beitragsordnung angegebenen Termin erfolgt. Schon am drauf folgenden Tag könntest du also bereits mahnen. Dennoch sollte man eine bis zwei Wochen warten. Mahnt man sehr früh, könnte sich die Mahnung mit dem Zahlungseingang überschneiden, was bei dem Mitglied für Unmut sorgen dürfte.

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Geld fehlt in der Vereinskasse, wenn die Mitglieder nicht zahlen.

Einzelfall prüfen

Geht eine Zahlung auch eine angemessene Frist nach dem Termin nicht ein, sollte zunächst geprüft werden, ob es sich bei dem betroffenen Mitglied um einen notorischen Spätzahler oder gar Zahlungsverweigerer handelt oder ob sich das Mitglied in der Vergangenheit immer an seine finanziellen Verpflichtungen gehalten hat. Je nachdem, sollte das Vorgehen gegenüber dem Mitglied entsprechend abgestimmt werden.

Das Vorgehen im Überblick

Je nach Mitglied kann das nachfolgend beschriebene Vorgehen auch verkürzt werden. Die beiden ersten Stufen sind überflüssig, wenn es sich um einen notorischen Zahlungsunwilligen handelt.

  1. Stufe: Hinterfragung der Gründe
  2. Stufe: Telefonat zur Sachverhaltsklärung
  3. Stufe: Schriftliche Mahnung
  4. Stufe: Weitere Mahnungen bis zur Androhung des Ausschlusses
  5. Stufe: Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn die Mitglieder zahlen Schritte für das Vorgehen

1. Stufe: Hinterfragung der Gründe

Es kann die unterschiedlichsten Gründe haben, wenn ein Mitglied, das bisher pünktlich seine Beiträge zahlte, plötzlich mit der Zahlung in Verzug gerät. Es wurde schlicht vergessen oder das Mitglied befindet sich in einer kurzfristigen finanziell schwierigen Situation oder es wird auch auf Dauer nicht in der Lage sein, die Beiträge zu bezahlen. Darum sollte man im ersten Schritt versuchen, die Gründe herauszufinden, warum die Zahlung nicht eingegangen ist. Dies klärt man am besten im persönlichen Gespräch (unter vier Augen, weil man ja nicht weiß, welche Gründe hinter der Nichtzahlung steht). Ist dies nicht möglich, sollte man einen persönlichen Brief an das Mitglied richten.

Grundsätzlich gilt, dass man in dieser Stufe nicht mit irgendwelchen Sanktionen droht. Es geht darum, Gründe zu erfahren und, wenn möglich, Hilfe anzubieten. Ein solches Schreiben in der ersten Stufe könnte beispielsweise so aussehen:

Beispiel für ein persönliches Gespräch bei Nichtzahlung des Mitgliedsbeitrages

Lieber Vereinskamerad …,

gestern haben wir wieder einmal unsere Zahlungseingänge überprüft. Dabei fiel uns auf, dass Sie Ihren Beitrag noch überwiesen haben. Das hat uns sehr erstaunt, denn in der Vergangenheit kamen Ihre Zahlungen immer pünktlich. Jetzt fragen wir uns natürlich, warum dies diesmal nicht funktionierte.

Vielleicht haben Sie die Bank gewechselt und den Dauerauftrag noch nicht eingerichtet? Oder Sie haben die Zahlung schlicht vergessen. Das kann alles passieren und ist kein Problem. Wir würden uns aber freuen, wenn Sie dann das Geld in den nächsten Tagen zu überweisen.

Aber es kann ja auch noch ganz andere Gründe geben, die Ihnen die Zahlung des Beitrags erschweren. Dann rufen Sie uns doch bitte an. Wir haben im Verein immer zusammengehalten und uns gegenseitig geholfen – das soll auch in Zukunft so sein. Wenn wir Ihnen deshalb in einer schwierigen Situation helfen können, tun wir das gerne. Schließlich konnten wir uns ja auch immer auf Ihre Unterstützung verlassen. Dass unsere Gespräch vertraulich behandelt werden, ist dabei selbstverständlich.

Wir hoffen, bald von Ihnen zu hören und wünschen Ihnen und Ihrer Familie alles Gute.

Meldet sich das Mitglied und verweist auf private Zahlungsschwierigkeiten, solltest du ihm so weit wie möglich entgegenkommen. Räume beispielsweise die Zahlung in kleinere Teilbeträge ein. Vielleicht gibt es ja sogar eine Möglichkeit, bei besonders schwierigen Fällen auf eine (aber wirklich nur eine!) Beitragszahlung zu verzichten.

 

2. Stufe: Telefonat zur Sachverhaltsklärung

Diese Stufe kannst du überspringen, wenn du bereits in Stufe 1 mit dem Mitglied persönlich gesprochen hast. Wurde aber ein Brief versandt und blieb die Reaktion des Mitglieds aus, solltest du es jetzt telefonisch versuchen.

Bei diesem Gespräch mann man äußerst vorsichtig taktieren. Oft verbirgt sich hinter einem nicht gezahlten Beitrag ein menschliches Schicksal, bei dem die Beitragsschuld zu einer Marginalie wird. Hat beispielsweise das Mitglied seinen Arbeitsplatz verloren, wird er sich kaum Gedanken über die Zahlung seiner Beiträge machen – er hat ganz andere Sorgen. Gleichzeitig sind aber viele Menschen in dieser Situation nicht bereit, hierüber zu reden und schweigen aus falscher Scham heraus.

Versuche also herauszubekommen, warum das Mitglied nicht zahlt und bei Problemfällen Lösungen zu finden, die beiden Seiten gerecht wird.

 Wenn die Mitglieder nicht zahlen, hilft zunächst Kommunikation. Was ihr sonst noch tun könnt, erfahrt ihr hier.

3. Stufe: Die schriftliche Mahnung

Rund drei Wochen nach dem Telefonat sollte das Geld (der Beitrag oder eine vereinbarte Teilzahlung) auf dem Konto des Vereins sein. Ist dies nicht der Fall, sollte jetzt die erste offizielle Mahnung verschickt werden. Die Mahnung sollte bewusst wie ein Vordruck gestaltet sein und das unpersönlichere „Sie“ verwenden. Die Mahnung könnte so aussehen:

Praxis-Beispiel

Mitgliedsbeitrag für das Jahr …
Fälligkeitstermin: …

Sehr geehrter Herr …,

trotz schriftlicher und mündlicher Erinnerung haben Sie bis heute Ihren Mitgliedsbeitrag in Höhe von …,.. Euro auf unser Konto 08154711 bei der Vereinsbank Musterstadt (BLZ 123 456 78) nicht überwiesen. Bitte holen Sie dies bis spätestens … … … nach.

Sie sind uns als Mitglied sehr wichtig. Darum verzichten wir zunächst auf die Berechnung von Bearbeitungskosten oder Mahngebühren, obwohl uns durch die verspätete Zahlung Kosten entstehen.

Beachten Sie bitte, dass wir lediglich Zahlungseingänge bis zum … berücksichtigt haben. Sollten Sie nach diesem Zeitpunkt Ihren Beitrag überwiesen haben, ist dieses Schreiben natürlich gegenstandslos und wir bitten um Verständnis.

Für die Zukunft wäre vielleicht das Einzugsverfahren für Sie die praktischere Lösung. Einen entsprechenden Vordruck haben wir diesem Brief beigefügt.

4. Stufe: Weitere Mahnungen bis zur Androhung des Ausschlusses

Reagiert das Mitglied nicht auf die Mahnung kommt es auf den Einzelfall an, ob man noch weitere Mahnungen schickt oder gleich stärkere Geschütze auffährt. Wenn weitere Mahnungen erfolgen, sollte man hier aber auch Kosten für das Mahnverfahren geltend machen. Die Mahnungen sollten im Ton härter, aber immer höflich sein.

Wenn gar nichts mehr fruchtet, bleibt nur noch die Androhung des Ausschlusses. Ein entsprechendes Schreiben könnte etwa so aussehen:

Beitragszahlung für das Jahr …

Sehr geehrter Herr …,

nachdem Sie auf alle unsere Erinnerungen und Mahnungen – zuletzt am … – nicht reagiert haben, sind wir gezwungen, weitere Schritte einzuleiten. Wir bedauern dies umso mehr, da wir Sie als treues Mitglied schätzen. Andererseits haben wir aber auch eine Verpflichtung gegenüber den Kameradinnen und Kameraden, die ihre Beiträge pünktlich zahlen.

Gerne möchten wir Sie weiter in unseren Reihen behalten. Dies geht aber nur, wenn Sie bis zum … … … den Mitgliedsbeitrag in Höhe von …,.. Euro zuzüglich …,.. Euro Mahngebühren, also insgesamt …,.. Euro auf unser Konto …………………… überweisen. Können wir bis dahin keinen Zahlungseingang feststellen, sind wir laut Satzung (§ … Absatz …) gezwungen, ein Ausschlussverfahren gegen Sie einzuleiten.

Gleichzeitig ist unser Vorstand verpflichtet, bei Nichterfüllung der Beitragsforderung ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Dies versursacht erheblichen Koste, die ebenfalls zu Ihren Lasten gehen würden.

Lassen Sie es nicht so weit kommen. Vereinsausschluss und gerichtliches Mahnverfahren können doch nicht in Ihrem Interesse sein. Zur Überweisung des zu zahlenden Betrags haben wir einen vorbereiteten Überweisungsträger beigefügt.

 

5. Stufe: Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn alle Stricke reißen, kommt man um ein gerichtliches Mahnverfahren nicht herum. Du darfst dies auf keinen Fall mit einer Klageerhebung verwechseln. Beim Mahnverfahren beantragt man beim Gericht einen Mahnbescheid und danach einen Vollstreckungsbescheid. Das ist bei weitem günstiger als eine Klageerhebung.

Um einen Mahnbescheid zu erwirken, kannst du den Antrag online stellen (www.online-mahnantrag.de). Aus Sicherheitsgründen werden die Daten verschlüsselt und entweder mit einer digitalen Signatur versehen (die Ihr Verein wahrscheinlich nicht besitzt) oder es wird eine Datei erstellt, die nur mit einem Barcode geöffnet werden kann. Diesen Barcode müssen Sie ausdrucken und unterschrieben an das zuständige Gericht senden.

Als letzten Versuch kann man aber auch ein Formular im Handel kaufen, ausfüllen und eine Kopie an das Mitglied schicken. An die Kopie befestigt man eine Haftnotiz mit dem Hinweis, dass der in Kopie beigefügte Antrag am … abgesandt wird. Ob allerdings so eine „letzte Chance“ sinnvoll ist, muss man im Einzelfall entscheiden.

Das Mahnverfahren ist schneller als eine Klage, da es ohne Gerichtsverhandlung abgewickelt wird. Nach Erhalt des Mahnbescheids kann der Empfänger binnen zwei Wochen Widerspruch einlegen. Tut er dies, kommt es zur Gerichtsverhandlung. Verzichtet er darauf, kannst du nun einen Vollstreckungsbescheid beantragen, dem das Mitglied wieder innerhalb von 14 Tagen widersprechen kann.

 

In unserer Vereinslounge entsteht eine umfassende Informations-Seite zu allen Fragen rund um den Mitgliedsbeitrag im Verein. 

Sebastian Klein

Hallo! Ich bin Sebastian Klein und bin bei MEINVEREIN für das Marketing und die Produktentwicklung tätig. Privat bin ich schon immer in Vereinen unterwegs gewesen. Im Handballverein, im Segelflugverein und jetzt im Imkerverein. Neben meiner Tätigkeit als Marketingmanager bin ich Imker in meiner kleinen Imkerei Authentico. Die Honigmanufaktur. Schau' doch mal vorbei.