Beitragslauf in WISO MeinVerein Web

Eine zentrale Funktion der Software MEINVEREIN ist der Einzug der Mitgliedsbeiträge. Um Ihnen den Zugang und Umgang mit dieser zu erleichtern, finden Sie nachstehend eine ausführliche Anleitung. Berücksichtigen Sie bitte, dass diese Option im kostenlosen Freemium Tarif nicht zur Verfügung steht.

Hinweis: Das Inhaltsverzeichnis ist interaktiv und leitet Sie mit einem Mausklick direkt an die gewünschte Stelle.

Inhaltsverzeichnis:

1. Beiträge und Spenden einstellen
2. Das Briefpapier einrichten
3. Die Textbausteine Anpassen
4. Beiträge zuweisen im Mitgliedsprofil
5. Beiträge zuweisen über die Massenänderung
6. Die Beitragsliste
7. Beiträge ausführen
8. Der Lastschriftjob
9. Die Rechnungsbelege
10. Belege zuordnen

1. Beiträge und Spenden einstellen

​​​​​​​Beiträge und regelmäßige Spenden sind zunächst in den Einstellungen unter "Beiträge & Spenden" zu definieren, bevor diese anschließend den Mitgliedern zugewiesen werden können.

Beitrag erstellen:

• Allgemeine Einstellungen:
  • Jeder Beitrag lässt sich in der Bezeichnung beliebig anpassen.
  • Jeder Beitrag lässt sich löschen. Sind Verknüpfungen im Profil vorhanden, erscheint eine Warnung. Das Löschen ist dennoch möglich, jedoch werden die zugehörigen Daten in den Profilen unwiderruflich entfernt.
  • Beiträge lassen sich deaktivieren, sodass sie für die Abrechnung NICHT mehr generiert werden.
  • Gespeicherte Beiträge lassen sich nur in bestimmten Feldern anpassen.
  • Jeder Beitrag kann beliebig dupliziert werden.
• Typ
  • Standardbeitrag
    • Hierbei wird ein Betrag festgelegt, der allgemein für alle Mitglieder gleich berechnet wird.
  • Beitrag nach Alter
    • Der Betrag funktioniert hier als Richtwert. Der Anwender kann zusätzlich Alterspannen festlegen, bei denen prozentuale oder feste Beträge zusätzlich auf den Betrag auf oder abgerechnet werden.
      • Beispielsweise Senioren ab 60 oder Kinder bis 11 Jahre zahlen 50% weniger
    • Das Alter wird nach dem im Mitglied hinterlegten Geburtsdatum berechnet. Entsprechend wird anhand dieser Information individuell der jeweilige Beitrag ermittelt. Wurde im Mitglied kein Geburtsdatum hinterlegt, ist keine Berechnung möglich.
  • Beitrag nach Mitgliedsdauer
    • Dieser Beitrag funktioniert wie die Berechnung nach dem Alter. Allerdings findet die Berechnung anhand der Mitgliedsdauer statt.
    • Ausschlaggebend ist dafür das älteste "Mitglied seit-Datum". (Wenn mehrere Mitgliedschaften vorhanden sind, orientiert sich die Anwendung am ersten Eintrittsdatum des Mitglieds)
  • Zusatzleistungen
    
    • Können genutzt werden, um weitere anfallende Kosten abzurechnen die prozentual oder über feste Beträge hinzukommen oder wegfallen.
      
      • Beispielsweise Platzmieten oder Mietgebühren für Instrumente.
    • Zusatzleistungen können nur zusätzlich zu einem bestimmten Beitrag zugeordnet und nicht einzeln abgerechnet werden.
      • Die Zuordnung kann nur erfolgen, wenn der Zeitraum des Zusatzbeitrags und dem regulären Beitrag übereinstimmen.
    • Bei einer prozentualen Berechnung wird der Betrag des jeweiligen Beitrags als Richtwert genommen.
  • Spende
    
    • Hiermit können regelmäßige Spenden, die von Mitgliedern oder Kontakten eingezogen werden sollen, abgebildet werden.
    • Die abzurechnenden Spenden tauchen bei der Beitragsabrechnung auf.
• Zeitraum:
  
  • Hier legt der Anwender fest, in welchem Intervall der Beitrag anfällt.
• Abrechnungszeitraum:
  
  • Je nach Verein kann dies variieren. Manche Zahlungen erfolgen nach Abschluss des Zeitraums, manche werden im Voraus gezahlt. Die Angabe wirkt sich auf den Verwendungszweck und die Beschreibung in der Rechnungsposition aus.
    
    • Nachschüssig
      
      • Die Zahlung wird hier für den vergangenen Zeitraum genutzt.
        
        • Beispielsweise am 01.01.2021 wird der Betrag für das Jahr 2020 abgerechnet.
    • Aktuell
      
      • Die Zahlung wird hier für den aktuellen Zeitraum genutzt.
        
        • Die Beitragszahlung von September erfolgt im September.
    • Vorschüssig
      
      • Die Zahlung wird hier für den kommenden Zeitraum genutzt.
        
        • Der Beitrag für das Jahr 2021 wird am 31.12.2020 abgerechnet.
• Betrag
  
  • Hier sind keine negativen Beträge möglich
  • Es sind nur numerische Eingaben erlaubt
  • (!) 0,00 € Beträge können bei der Beitragsabrechnung Komplikationen verursachen
• Steuerkategorie
  
  • Die möglichen Steuerkategorien aus dem SKR49 sind hier vorgefiltert und können genutzt werden.
• Verwendungszweck / Rechnungsposition
  
  • Die angebotenen Tags können verwendet werden, um bestimmte Informationen automatisch zu übernehmen
  • Der Anwender kann eigene Angaben und Texte hinzufügen
  • Sonderzeichen und Umlaute sind nicht erlaubt und werden daher beim Verwendungszweck rausgefiltert
  • Über das "(i)" Icon neben der Überschrift wird Ihnen eine Vorschau der Eingabe ermöglicht

• Weitere Funktionen:
  • Aktivieren/Deaktivieren von Beiträgen:
    • Deaktivierte Beiträge werden nicht mehr zur Abrechnung angezeigt
  • Beitrag duplizieren
    
    • Gespeicherte Beiträge können nicht mehr in allen Feldern bearbeitet werden (Typ und Zeitraum sind nicht änderbar). Man kann den Beitrag aber duplizieren und anschließend anpassen. Berücksichtigen Sie bitte, dass es anschließend erforderlich ist den neuen Beitrag entsprechend zuzuweisen
  • Beitragsbezeichnung bearbeiten
  • Beitrag löschen
    
    • Hinweis: Beiträge werden dabei auch aus den Mitgliedsprofilen entfernt.

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2. Das Briefpapier einrichten

Im Einstellungsbereich unter "Briefpapier" besteht die Möglichkeit das Briefpapier der Rechnungen anzupassen. Der Bereich beinhaltet auch eine Vorschau, die anzeigt, wie die Rechnung letztlich aussehen kann. 

• Vereinslogo
  • Hier erscheint das Vereinslogo, welches in den Vereinsdaten hinterlegt ist. In MEINVEREIN wird dieses Logo mit einer kreisförmigen Umrandung angezeigt. Auf einer Rechnung erscheint es wieder im Originalformat. Zudem kann hier gewählt werden, ob das Logo angezeigt werden soll oder nicht. Alternativ erscheint der Vereinsname.
• Fußzeile
  • Die Felder der Fußzeile sind vorausgefüllt mit...
    • Anschrift
    • Kontakt
    • Bankverbindung
  • können aber individuell angepasst werden. Die erste Zeile im Feld wird dabei immer als Überschrift fett abgebildet. Alle Änderungen werden Ihnen in der Vorschau dargestellt.

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3. Die Textbausteine anpassen

• Der angegebene Text bezieht sich auf die E-Mail und Chat-Nachrichten, die an die Mitglieder versendet werden
• Zusätzlich kann hier entschieden werden, ob eine Benachrichtigung an den Empfänger versendet werden soll und, ob die Rechnung in Form eines PDF-Anhangs, in der Mail angehängt werden soll.
• Benachrichtigungen per Mail werden nur verschickt, wenn auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Mitglied mit der Anwendung verknüpft ist, oder nicht.
• Verknüpfte Mitglieder erhalten zusätzlich eine Nachricht per Chat.
• Die erste Benachrichtigung zu den Rechnungsbelegen wird immer aus dem Textbaustein der Rechnungen erzeugt. Alle darauffolgenden Benachrichtigungen beinhalten den Text der Rechnungserinnerung.

• Die Textbausteine in diesem Bereich beziehen sich auf die Lastschriftvorankündigung. Hierbei kann der Anwender entscheiden, ob er eine Vorankündigung per Mail versenden möchte und ob die Mail eine Rechnungs-PDF enthält. Die Verpflichtung zur Vorankündigung bei Erstlastschriften oder Änderungen des Einzugs liegt hier beim Verwalter selbst. Wir prüfen oder erzwingen dies nicht.

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4. Beiträge zuweisen im Mitgliedsprofil

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5. Beiträge zuweisen über die Massenänderung

• Mitgliedsbeitrag
  • Auswahl wird aus den Beiträgen generiert, die in den Einstellungen erstellt wurde.
• Nächste Fälligkeit
  •  Gibt an, ab wann der Beitrag abgerechnet werden soll.
• Option: "Bestehende Daten überschreiben"
  • Sowohl bei der Mitgliedschaft als auch den Beiträgen ist es möglich, mehrere Einträge pro Profil zu hinterlegen. Entsprechend kann hier entschieden werden, ob ein zusätzlicher Eintrag erscheinen soll oder ob die bestehenden Daten in den Profilen gelöscht und ersetzt werden.
  • !ACHTUNG! Das Löschen und Ersetzen der Daten kann nicht rückgängig gemacht werden.

• Es ist möglich folgende Optionen über die Massenänderung festzulegen:
  • Per Rechnung
    • Kann bei jedem Mitglied eingestellt werden
  • Per Lastschrift
    • Um diese Zahlungsart einzustellen ist es erforderlich, dass eine Bankverbindung inklusive aktivem SEPA Mandat im Profil hinterlegt wurde
    • Sind Mitglieder ausgewählt, die dieses Kriterium nicht erfüllen, werden die Änderungen nicht übernommen und die vorherige Einstellung beibehalten. Betroffene Einträge sind in der Liste dann weiterhin angewählt.
  • Die Option "Anderes Mitglied/Kontakt" kann nur im Profil angepasst werden, da noch weitere Informationen nötig sind.

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6. Die Beitragsliste

Nachdem die Beiträge erstellt und zugewiesen wurden, wird automatische eine Liste generiert, die unter "Finanzen -> Beiträge" zu finden ist.

Hier ist es nun möglich aus den Beiträgen Rechnungen zu erstellen, die dann verschickt oder direkt über den Lastschrifteneinzug eingezogen werden können.

Übersicht der Spalten:

• Status
  • Anhand des Datums im Feld "Nächste Fälligkeit" wird der Status generiert. Ist dort ein Eintrag enthalten der heute oder in der Vergangenheit liegt, bekommt der Beitrag den Status "Fällig". Liegt das Datum in der Zukunft, bleibt der Beitrag "Anstehend".
  • Der Status symbolisiert lediglich eine interne Information. Die Beiträge können unabhängig vom Status abgerechnet werden.
• Fällig am:
  • Das Datum im Feld "Nächste Fälligkeit" wird hier nochmal angezeigt.
• Name (vollständig)
  • Hier werden die Namen der Mitglieder angezeigt, denen der Beitrag zugewiesen wurden.
  • Mit einem Klick kann hier direkt das Mitgliedsprofil aufgerufen werden, um Änderungen vorzunehmen.
• Zeitraum:
  • Hier wird der eingestellte Zeitraum hinterlegt.
  • Pro Beitrag kann nur ein Zeitraum abgerechnet werden. Das bedeutet ich kann nicht rückwirkend den Beitrag der letzten drei Monate oder Jahre abrechnen. Jeder Beitrag wird einmalig nach und nach erzeugt. Dieses Verhalten ist bewusst so gewählt um Komplikationen zu vermeiden.
• Typ:
  • Der Beitragstyp wird hier nochmal aufgezeigt.
• Art der nächsten Lastschrift
  • Abgelaufene oder inkorrekte Lastschriftenmandate werden in dieser Spalte rot markiert. Eine Ausführung des Beitrags ist solange nicht möglich, bis die Komplikation behoben wurde.
• Zahlungsart
  • Bei Mitgliedern, die über eine andere Person zahlen, wird hier die Zahlungsart des zahlenden Mitglieds angezeigt.
• Rechnungsempfänger
  • Bei Mitgliedern, die über eine andere Person zahlen, wird hier das jeweilige zahlende Mitglied angezeigt.
• Betrag
  • Beträge von 0,00€ oder negativen Beträgen (durch Abzüge der Zusatzleistungen) können Komplikationen verursachen und nicht abgerechnet werden.
• Ebene 1 & 2
  • Die Ebenen können für weiterer Information als Spalte eingeblendet werden. Somit wird eine Abrechnung auf Ebenenbasis ermöglicht.

Übersicht der Listenfunktionen:

• Wie in der Mitgliederliste auch, lassen sich die verschiedenen Spalten filtern, sortieren und verschieben.
• Über die Spalteneinstellungen können überflüssige Spalten ausgeblendet und wichtige Spalten eingeblendet werden.

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7. Beiträge ausführen

Die Ausführung der Beiträge ist manuell vorzunehmen. Die Liste gibt lediglich einen Überblick darüber, welche Beiträge für die Abrechnung fällig sind. 

Beiträge ausführen per Lastschrift:

Checkliste für Vereine, die per Lastschrift einziehen möchten:

• Das Vereinskonto ist mit der Anwendung verknüpft.
  • Wichtig ist, dass der Nutzer, der den Zugriff zu dem Konto eingerichtet hat, auch die Beiträge einzieht.
• Die Geschäftsvorfälle Einzel- und Sammellastschrift sind bei der Bank für das Online-Banking freigeschaltet worden.
  • !ACHTUNG! Es handelt sich hier um zwei verschiedene Vorfälle, daher bitte beides freischalten lassen.
• Restriktionen der Bank wurden beachtet. (Zum Beispiel ein für den Einzug festgelegter Maximalwert der nicht überschritten werden darf)
• In den Vereinsdaten ist die Gläubiger-ID hinterlegt worden.
• Die Mitglieder, bei denen per Lastschrift eingezogen werden soll, haben alle ein gültiges SEPA-Mandat.
  • (!) Mitglieder, bei denen das erste Mal eingezogen wird, sind zu benachrichtigen. Die Anwendung übernimmt dies NICHT automatisch.
• Die Beiträge enthalten keinen Null-Beträge.

Nur wenn ALLE Punkte der Checkliste erfüllt sind kann der Einzug beginnen:

• Wählen Sie die abzurechnenden Beiträge aus und klicken Sie dann auf "Ausführen".
• Es öffnet sich eine Übersicht der Beiträge. Angezeigt wird:
  • Welcher Betrag in Rechnung gestellt wird.
  • Welcher Betrag per Lastschrift eingezogen wird.
• Zusätzlich können Sie bei den Lastschriften entscheiden, auf welches Konto eingezogen werden soll.
  • Sobald das Konto ausgewählt wurde, prüft die Anwendung ob das Konto für die Einzel- bzw. Sammellastschriften freigeschaltet ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine entsprechende Meldung. Wir empfehlen dann die Funktion "Bankkontakt synchronisieren" im Menü des Kontos anzuwählen. Sollte dies nicht helfen, wenden Sie sich bitte an Ihre Bank.
• Nach Bestätigung wird erneut eine Übersicht der auszuführenden Lastschriften angezeigt. Bitte beachten Sie hier das Ausführungsdatum:
  • Wann die Buchung ausgeführt wird, ist bankenabhängig. Wir rechnen mit einem Maximalwert von 5 Banktagen. Liegt ein Wochenende dazwischen, werden entsprechend 7 Tage berechnet. Das Datum wird in den Textbausteinen, sofern der Platzhalter angegeben ist, entsprechend gefüllt.
  • TIPP: Gibt es ein vereinbartes oder gewünschtes Abbuchungsdatum, sollten Sie die Ausführung entsprechend 5 Banktage vorher anstoßen.
• Anschließend erfolgt dann die PIN und TAN Abfrage.
• Die Rechnungen sind anschließend im Bereich "Belege" zu finden. Der zugehörige Lastschriftenjob wird unter "Lastschriften" aufgelistet.

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8. Der Lastschriftenjob

Im Bereich "Lastschriften" können die ausgeführten Einzüge eingesehen werden. Aktuell gibt der Bereich lediglich Informationen über den Status, die Anzahl und den Gesamtbetrag preis.

• Der Status:
  • Erfolgreich:
    • Der Lastschriftenjob wurde erfolgreich an die Bank übertragen. Das bedeutet NICHT, dass die Ausführung auch erfolgen wird. Der letzte Schritt erfolgt bei der Bank. Die Anwendung überträgt lediglich den Auftrag.
  • Zeitüberschreitung:
  • Fehlgeschlagen:
    • Generell kann der Lastschriftenjob aus verschiedenen Gründen bei der Bank fehlschlagen. Sollte dieser Status angezeigt werden, empfehlen wir daher, dort genauere Informationen einzuholen.
• TIPP:
  • Die Anwendung kann, sobald der Einzug erfolgt und die entsprechende Buchung auf dem Konto erschienen ist, die offenen Rechnungen automatisch zuordnen und auf bezahlt setzen. Als wichtiger Indikator dient dazu der Betrag. Damit der Abgleich erfolgen kann, sollten nicht mehrere Lastschriftenjobs mit dem gleichen Betrag vorhanden sein. Zumindest nicht in der gleichen Zeitspanne von 14 Tagen. Wir empfehlen daher, bei Ausführung mehrerer Jobs darauf zu achten, dass die Gesamtbeträge abweichen.
• INFO:
  • Die Buchung auf dem Konto erscheint generell, wenn nicht anders mit der Bank vereinbart, als Sammelbuchung. Dabei können die Zahler nicht einzeln angezeigt werden. Da wir als Drittanbieter lediglich Buchungen so abbilden, wie es die Bank uns vorgibt, haben wir nicht die Möglichkeit hier Einzelbuchungen anzuzeigen.

Tipp: Im Bereich "Finanzen > Beiträge" erhalten Sie oben rechts über das Info-Symbol weitere Tipps und Tricks über die Beitragsausführung. Hier erhalten Sie ebenfalls Hinweise, wenn die Ausführung der Lastschriften nicht möglich ist.

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9. Die Rechnungsbelege

Im Bereich "Belege" werden nach Abschluss der Lastschriftenausführung die Beitragsrechnungen angezeigt.

• Folgende Funktionen sind vorhanden:
  • Die Benachrichtigungen per Mail können hier manuell angestoßen werden.
    • Wurde noch keine E-Mail-Benachrichtigung verschickt, wird zunächst der Textbaustein "Rechnungen" verschickt.
    • Bei erneuten Benachrichtigungen wird der Text der "Rechnungserinnerungen" verschickt.
    • Rechnungen, zu denen eine Lastschriftenankündigung versendet werden sollte, kann keine erneute Benachrichtigung angestoßen werden.
    • TIPP: Bei personalisierten E-Mail-Benachrichtigungen kann auch das E-Mail Tool der Anwendung genutzt werden. Dort kann dann das Rechnungs-PDF in den Anhang gepackt werden.
    • Eine Information, wann die letzte Benachrichtigung versendet wurde, findet sich in der Spalte "Versendet am". Das darin enthaltene Datum wird aktualisiert, sobald die Benachrichtigung per Mail neu angestoßen wird.
    • Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, das Rechnungs-PDF zu erzeugen, auszudrucken und per Post zu verschicken. Auch hier wird das Datum in der Spalte "Versendet am" aktualisiert, sobald die Datei erzeugt wird.  
  • Rechnungen stornieren:
    • Rechnungen, zu denen keine Zahlung verbucht wurde beziehungsweise zu denen auch keine Zahlung mehr eintreten wird, können storniert werden.
      • !ACHTUNG!: Der Status der Rechnung darf nicht "Bezahlt" sein.
    • Die betroffene Rechnung erhält den Status "Storniert". Zusätzlich wird automatisch eine Stornorechnung erstellt, die sofort den Status "Bezahlt" erhält. Die Gegenbuchungen dazu befinden sich auf dem Verrechnungskonto.
      • Die Buchungen und Rechnungen können nicht gelöscht werden.
      • Die Zuordnung kann nicht gelöst werden.
    • Das PDF der Stornorechnung kann als PDF ausgedruckt und verschickt werden.
  • Rechnungskorrektur anstoßen:
    • Muss ein schon bezahlter Beleg wieder zurückgebucht werden, zum Beispiel im Fall einer Rücklastschrift, kann dies über das Kontextmenü des jeweiligen Belegs angestoßen werden.
    • Über die Option "Gutschrift erstellen" kann dieser Prozess ausgelöst werden. Im nächsten Schritt wird ein neuer Beleg erstellt, der per Überweisung oder Barzahlung gezahlt werden kann. Zusätzlich kann der Beleg über eine bestehende Buchung bezahlt gesetzt werden.
    • Da die ursprüngliche Rechnung schon bezahlt wurde und verknüpft ist, muss hier keine Anpassung mehr erfolgen. 
    • Auch hier kann zu der "Gutschrift" ein PDF-Beleg erzeugt und ausgedruckt werden.
  • Rechnungen löschen:
    • !ACHTUNG!:
      • Generell ist es NICHT konform, Rechnungen zu löschen, die abgeschlossen wurden.
      • Die richtige Vorgehensweise wären die Stornofunktion bei nicht bezahlten Rechnungen oder die Rechnungskorrektur bei schon gezahlten Belegen.
      • Gelöschte Belege verursachen Lücken im Nummernkreis, die NICHT nachträglich korrigiert werden.
    • Es können lediglich Belege gelöscht werden, die nicht den Status "Bezahlt" haben.

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10. Belege zuordnen

Belege, zu denen eine Zahlung (Bar, per Überweisung oder Lastschrifteneinzug) eingegangen sind, können manuell verknüpft werden.

Barzahlungen zu Rechnungen auf dem Kassenbuch erstellen:

Sind Barzahlungen zu bestehenden Rechnungen im Kassenbuch eingegangen, können diese wie folgt verbucht werden:

• Kassenbuch öffnen
  • Um Buchungen auf dem Kassenbuch zu erstellen, muss der Anfangsbetrag festgelegt worden sein.
• Klicken Sie nun auf "Rechnungen verlinken" in der oberen Leiste des Bereichs.
• Es öffnet sich nun eine Liste aller abgeschlossenen aber noch nicht bezahlten Rechnungsbelegen.
• Per Klick können einer oder mehrere Belege ausgewählt werden.
• Sobald der Prozess abgeschlossen wird, werden die Rechnungen auf bezahlt gesetzt und es entstehen entsprechende verknüpfte Buchungen auf dem Kassenbuch.
• Mehrere Rechnungen zum gleichen Zahler werden in einer Buchung zusammengefasst.
• Mit einem Klick auf die verknüpften Buchungen, kann eingesehen werden, welche Rechnungen verknüpft wurden.

Rechnungen mit Buchungen auf dem Vereinskonto verknüpfen:

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