Wie erfasse ich eine Sonderumlage?

 Option 1: Sonderumlage über eine bestehende Rücklagenart 

• Schritt 1: Erfassen der Sonderumlage 

• Schritt 2: Verbuchen der Sonderumlagen 

• Schritt 3: Umbuchen der Sonderumlage  

Option 2: Sonderumlage über die Hausgeldvorschüsse 

Option 3: Separate Rücklagenart für Sonderumlagen 

• Schritt 1: Rücklagenart anlegen 

• Schritt 2: Sonderumlage erfassen 

Option 1: Sonderumlage über eine bestehende Rücklagenart 

Schritt 1: Erfassen der Sonderumlagen 

Werden in einem Abrechnungsjahr Sonderumlagen für das Rücklagenkonto geleistet, so sind diese zunächst über die “Rücklagenvorauszahlungen” in den Stammdaten zu erfassen. Folgen Sie dazu unter “Stammdaten > Wohnung/Einheiten”, wählen eine betreffende Wohneinheit aus und folgen weiter unter “Angaben zu den Eigentümern > Eigentümerumlage”.  

Hier bestehen idealerwiese schon die Beträge der regelmäßig zu leistenden Hausgeld- sowie Rücklagenvorschüsse. Klicken Sie nun auf “Neu” und geben ein Datum an, ab wann die Sonderumlage geleistet werden soll. Tragen Sie nun die laufenden Vorauszahlungen ein und erhöhen den Betrag der Rücklagenvorauszahlungen um die Summe der Sonderumlage und “Speichern”. Anschließend klicken Sie wieder erneut auf “Neu” und definieren für den Folgemonat die ursprünglichen Beträge der Vorauszahlungen ohne der Sonderumlage und “Speichern”. 

Exemplarisch zahlt hier der Eigentümer ab dem 01.01.2024 eine monatliche Hausgeldvorauszahlung von 80€, für die Heizkostenvorauszahlungen 60€ und für die Rücklagenvorauszahlungen 50€. Über “Neu” wird ab dem 01.08.2024 die Sonderumlage mit integriert. Die Sonderumlage soll 1.000€ betragen. Folglich wird für Hausgeldvorauszahlungen 80€, für die Heizkostenvorauszahlung 60€ und für die Rücklagenvorauszahlung 1.050€ erfasst. Abschließend werden wieder über “Neu” ab dem 01.09.2024 die ursprünglichen Werte erfasst. 

Schritt 2: Verbuchen der Sonderumlagen 

Sind die gewünschten Sonderumlagen in den Stammdaten erfasst, so können Sie diese automatisiert mit den Einnahmen verbuchen. Nutzen Sie dazu bitte den “Assistenten” “Offene Posten erzeugen” und erzeugen die gewünschten offenen Posten. Anschließend können Sie die offenen Posten über “Offene Posten verbuchen” als vom Eigentümer geleistet Einnahmen verbuchen. 

Schritt 3: Umbuchen der Sonderumlage 

Um abschließend die Sonderumlage vom Hausgeldkonto auf das Rücklagenkonto umzubuchen, folgen Sie dem Assistenten “Rücklagen erfassen”. Wählen Sie bei Art der “Buchungsart > Zuführung (Umbuchung vom Hauskonto)” aus und bebuchen den Betrag der Sonderumlage um. 

Option 2: Sonderumlage über das Hausgeldkonto 

In manchen Fällen wird eine Sonderumlage von den Eigentümern geleistet und die Ausgabenposition erfolgt noch im selben Abrechnungsjahr über das Hausgeldkonto. Dann kann, wenn gewünscht, auf die Rücklagenbuchung verzichtet werden. Dabei erfolgt die Sonderumlage über die Hausgeldvorauszahlung und wird wie jede andere Betriebskostenposition innerhalb der Abrechnung berücksichtigt und verrechnet. Gehen Sie bei der Anpassung der Hausgeldvorauszahlungen genauso vor wie für Schritt 1 beschrieben, jedoch passen den Betrag unter “Hausgeldvorauszahlungen” an. Buchen Sie anschließend die Einnahmen ebenfalls über den Assistenten, wie in Schritt 2 erläutert.  

Option 3: Separates Rücklagenkonto für Sonderumlagen 

Schritt 1: Rücklagenart erfassen 

Steht eine Sonderumlage an, für die Sie eine separate Rücklagenart bereitstellen möchten, so können Sie dies ebenfalls gesondert bebuchen. Folgen Sie dazu unter “Stammdaten > Gebäude > Rücklagen > Rücklagenarten und zugeordnete Bankverbindungen verwalten” und tragen über “Neu” die neue Rücklagenart ein. 

Schritt 2: Sonderumlage erfassen 

Für die Erfassung der Sonderumlage für die Vorauszahlungen folgen Sie der Anleitung wie unter Option 1: Schritt 1. Hinterlegen hier jedoch die Werte für die weitere Umlage. Die laufenden Einnahmen werden auch hier wie in Option 1 Schritt 2 verbucht. In der Abrechnung erfolgt die Darstellung dann explizit in einer Rücklagenentwicklung  für die neu erfasste Rücklagenart.