Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer (USt) besteuert den Konsum von Waren und Dienstleistungen. Deshalb spricht man auch von einer Verbrauchsteuer.
 
Als Unternehmer musst du dem Finanzamt regelmäßig mitteilen, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen hast. Dafür musst du ab einer bestimmten Umsatzhöhe monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Zusätzlich gibst du am Jahresende eine Umsatzsteuererklärung ab. Darin werden alle Umsätze, Vorsteuerbeträge und Vorauszahlungen des Jahres zusammengefasst.

In Deutschland werden die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer (MwSt.) oft synonym verwendet und bezeichnen letztlich dieselbe Steuer. Die Bezeichnung hängt von der Perspektive ab: Unternehmer sprechen von Umsatzsteuer, Verbraucher von Mehrwertsteuer.
 
Unternehmen berechnen diese Steuer auf ihre verkauften Waren und Dienstleistungen und führen sie an das Finanzamt ab. Sie agieren somit als Steuereinnehmer für den Staat. Für Unternehmen ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, da sie die Steuer zwar einnehmen, aber an das Finanzamt abführen müssen.
 
Verbraucher bezeichnen diese Steuer häufig als Mehrwertsteuer. Sie ist eine Verbrauchsteuer, die auf den Endverbrauch von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Der Konsument zahlt die Steuer direkt beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen und ist letztlich damit finanziell belastet. Die Mehrwertsteuer wird vom Endverbraucher nur einmalig und vollständig gezahlt.

In Deutschland dominieren 2 Umsatzsteuersätze: der Standardsteuersatz und der ermäßigte Steuersatz. Die genaue Anwendung dieser Sätze hängt von der Art der verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen ab:

In der Land- und Forstwirtschaft werden noch weitere Umsatzsteuersätze angewendet.

Als Selbstständiger oder Unternehmer rechnest du regelmäßig mit Nettobeträgen und musst die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Dafür brauchst du zwei einfache Formeln:

Nettobetrag → Bruttobetrag (Steuer aufschlagen): Brutto = Netto × 1,19 (bei 19 %) bzw. Netto × 1,07 (bei 7 %)

Bruttobetrag → Nettobetrag (Steuer herausrechnen): Netto = Brutto ÷ 1,19 (bei 19 %) bzw. Brutto ÷ 1,07 (bei 7 %)

Beispiel: Du stellst einer Kundin eine Rechnung über 800 € netto aus. Bei 19 % Umsatzsteuer kommen 152 € Steuer hinzu – der Rechnungsbetrag beträgt also 952 € brutto.

Umgekehrt: Steht auf einer Eingangsrechnung ein Bruttobetrag von 952 €, beträgt der enthaltene Steueranteil 952 ÷ 1,19 × 0,19 = 152 €.

Unter Umständen kannst du von einer Umsatzsteuerbefreiung profitieren. In dem Fall musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Das gilt in diesen Fällen:

• Du gehörst einer Berufsgruppe an, die von der Umsatzsteuer befreit ist (zum Beispiel Ärzte, Physiotherapeuten oder Heilpraktiker)
• Du hast dich für die sogenannte Kleinunternehmer-Regelung entschieden

Ab dem 1. Januar 2026 zahlen Restaurants für Speisen dauerhaft nur noch 7 % Umsatzsteuer statt 19 %. Getränke sind davon ausgenommen.
 
Die Senkung soll die Gastronomie entlasten und für gleiche Regeln sorgen: Denn Essen zum Mitnehmen oder Liefern wird schon länger nur mit 7 % besteuert.

Für Besitzer von PV-Anlagen gibt es seit dem 1. Januar 2023 eine Neuregelung in Bezug auf die Umsatzsteuer: den Nullsteuersatz. Das bedeutet, dass du für den Kauf und Installation einer PV-Anlage sowie für dazugehörige Stromspeicher keine Mehrwertsteuer zahlst. Für Wartung oder Reparatur fallen jedoch weiterhin 19 % Umsatzsteuer an.

Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer und Freelancer müssen im Jahresverlauf sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UStVA) abgeben. Mit diesen teilst du dem Finanzamt die Umsatzsteuer mit, die in einem bestimmten Zeitraum angefallen ist. Ob du monatlich oder vierteljährlich abgeben musst, richtet sich nach der Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres – du hast dabei kein Wahlrecht.

Dabei gilt immer die 10-Tage-Regelung: Die Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Monat, Vierteljahr) beim Finanzamt eingehen. Für den Monat Dezember oder für das vierte Quartal bei Quartalszahlern musst du die Zahlung bis zum 10. Januar des Folgejahres leisten.

Falls du weniger als 2.000 € Umsatzsteuer im Jahr gezahlt hast, befreit dich in der Regel das Finanzamt von den Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Dann genügt eine jährliche Umsatzsteuererklärung.

Einmal im Jahr musst du eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt einreichen – zusätzlich zu anderen Steuererklärungen, wie der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung. Erstellst du deine Umsatzsteuererklärung selbst, musst du sie grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt einreichen.

Sie ist eine Zusammenfassung deiner Voranmeldungen, die du im Jahresverlauf abgegeben hast. Neben den Umsatzsteuerbeträgen enthält die Umsatzsteuererklärung auch die Summe der Vorsteuerbeträge. Weitere steuerliche Vorgänge, die du vielleicht im Laufe des Jahres vergessen hast, können ebenfalls in die Erklärung einfließen.

Als Unternehmer bist du dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben. Und zwar unabhängig davon, ob du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben musst oder nicht. Grundsätzlich sind auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen, zum Beispiel Ärzte, zur Umsatzsteuererklärung verpflichtet.

Es wurde kürzliche eine neue Regelung festgelegt: Kleinunternehmer werden ab 2024 davon befreit, eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben. Ausnahmen:

• Fälle des § 18 Abs. 4a UStG, beispielsweise Gewerbetreibende, die Waren innerhalb der EU erwerben.
• Fordert das Finanzamt die Erklärung von dir ein, bist du weiterhin verpflichtet sie einzureichen.

Nachdem du deine Einkommensteuererklärung abgeschickt hast, bekommst du einen Steuerbescheid. Bei der Umsatzsteuer ist das anders. Das Finanzamt verschickt nur dann einen Umsatzsteuerbescheid, wenn das Ergebnis von deiner Erklärung abweicht. Also zum Beispiel dann, wenn du vergessen hast, eine Vorauszahlung in der Erklärung einzutragen. Wenn alles in Ordnung ist, bekommst du keinen Steuerbescheid.

Oft ergibt sich aus der Umsatzsteuererklärung eine Nachzahlung. Dann darfst du nicht allzu lange damit warten, deine Steuerschulden beim Finanzamt zu begleichen: Für Nachzahlungen hast du einen Monat nach Abgabe der Steuererklärung Zeit. Wie viel du nachzahlen musst, siehst du am Ergebnis deiner Umsatzsteuererklärung.

Wichtig: Dein Nachzahlungsbetrag wird nicht automatisch eingezogen. Es sei denn, du hast dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat, also eine Einzugsermächtigung, eingeräumt. Schiebe die Zahlung also nicht auf die lange Bank, denn das kann teuer werden: Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen.

Erstattungen veranlasst das Finanzamt üblicherweise sehr schnell. An eine Frist ist das Finanzamt dabei allerdings nicht gebunden.

Der Begriff vorsteuerabzugsberechtigt klingt zunächst nach trockenem Amtsdeutsch. Im Kern beschreibt er das Recht, die Umsatzsteuer, die du anderen Unternehmen für geschäftliche Leistungen gezahlt hast, vom Finanzamt zurückzufordern. Diese gezahlte Steuer wird als „Vorsteuer“ bezeichnet.

In Deutschland unterliegt fast jeder Kaufvorgang der Umsatzsteuer. Wenn du als Unternehmer Büromaterial kaufst, Software-Lizenzen erwirbst oder einen Firmenwagen least, zahlst du auf den Nettopreis zusätzlich 19 % oder 7 % Umsatzsteuer. Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, fungiert diese Steuer für dich lediglich als durchlaufender Posten. Du verrechnest deine gezahlte Vorsteuer mit der Umsatzsteuer, die du selbst von deinen Kunden eingenommen hast. Das Ergebnis dieser Rechnung meldest du dem Finanzamt in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA). Am Ende zahlst du nur die Differenz – die sogenannte Umsatzsteuerzahllast. Ohne dieses Recht würden deine Betriebsausgaben effektiv um die Höhe der Umsatzsteuer steigen, was deine Marge massiv belasten würde.
 
Nicht jeder ist automatisch vorsteuerabzugsberechtigt. Die Berechtigung hängt maßgeblich davon ab, wie du steuerlich geführt wirst. Grundsätzlich gilt: Wer umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt und kein Kleinunternehmer ist, darf Vorsteuer ziehen.
 
Dazu gehören in der Regel:
 

• Gewerbetreibende und Einzelunternehmer: Sobald sie zur Regelbesteuerung optieren oder die Umsatzgrenzen überschreiten.
• Freiberufler: Journalisten, Ingenieure oder IT-Consultants, sofern sie keine rein steuerbefreiten Leistungen (wie etwa bestimmte medizinische Behandlungen) erbringen.
• GmbHs, UGs und andere Kapitalgesellschaften: Diese sind kraft ihrer Rechtsform fast immer umsatzsteuerpflichtig.

 
Ein wichtiger Sonderfall ist die Kleinunternehmer-Regelung gemäß § 19 UStG. Kleinunternehmer, deren Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt, müssen keine Umsatzsteuer auf ihre Rechnungen aufschlagen. Im Gegenzug sind sie jedoch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das bedeutet, sie bleiben auf der gezahlten Umsatzsteuer für ihre Einkäufe sitzen. Für Gründer mit hohen Anfangsinvestitionen kann es daher sinnvoll sein, freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung zu verzichten (Option zur Regelbesteuerung), um sofort vorsteuerabzugsberechtigt zu sein und sich die Steuer auf Investitionen zurückzuholen.

Damit das Finanzamt den Vorsteuerabzug akzeptiert, müssen klare formale Kriterien erfüllt sein. Es reicht nicht aus, einfach nur eine Ausgabe getätigt zu haben. Die wichtigste Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung. Fehlen hier Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Abzug verweigern – was im Falle einer Betriebsprüfung teure Nachzahlungen nach sich zieht.
 
Zu den obligatorischen Angaben auf einer Rechnung gehören unter anderem der vollständige Name und die Anschrift von Leistendem und Empfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie die genaue Aufschlüsselung von:

• Netto-Betrag
• Steuersatz
• Steuerbetrag

 
Besonders relevant ab 2025: Die E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich. Ein bloßes PDF gilt oft nicht mehr als ausreichend für den Vorsteuerabzug, wenn strukturierte Datenformate (wie ZUGFeRD oder XRechnung) gefordert sind. Eine moderne Umsatzsteuer-Software wie WISO Steuer Business ist hier essenziell, da sie eingehende E-Rechnungen automatisch erkennt, validiert und die Vorsteuerbeträge rechtssicher verbucht. Zudem muss die Leistung für dein Unternehmen erbracht worden sein – private Ausgaben sind vom Vorsteuerabzug strikt ausgeschlossen.

Besonders Freiberufler und Einzelunternehmer tappen häufig in die Falle der sogenannten gemischten Nutzung. Du bist zwar vorsteuerabzugsberechtigt, aber das gilt strikt nur für den unternehmerischen Teil einer Anschaffung. Kaufst du beispielsweise ein High-End-Smartphone oder einen leistungsstarken Laptop, den du zu 70 % für dein Business und zu 30 % privat nutzt, darfst du auch nur 70 % der gezahlten Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Die Aufteilung muss nachvollziehbar geschätzt oder – im Falle eines Firmenwagens – oft durch ein Fahrtenbuch exakt belegt werden.
 
Ein weiterer Klassiker bei Betriebsprüfungen sind Bewirtungskosten. Wenn du Geschäftspartner zum Essen einlädst, um über Projekte zu sprechen, darfst du die Vorsteuer aus der Restaurantrechnung zu 100 % abziehen – vorausgesetzt, die Rechnung ist maschinell erstellt, korrekt auf dein Unternehmen ausgestellt und du hast den Bewirtungsbeleg zeitnah und detailliert ausgefüllt. (Achtung: Der Netto-Betrag der Bewirtung ist ertragsteuerlich meist nur zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig, die Vorsteuer hingegen voll). Um diese komplexen Abgrenzungen korrekt vorzunehmen, ist eine smarte UStVA-Software Gold wert. Sie fragt bei entsprechenden Buchungskategorien automatisch die nötigen Parameter ab und verbucht den Vorsteuerabzug exakt so, wie das Finanzamt es sehen möchte.