Steuererklärung für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmer-Regelung erleichtert kleinen Unternehmen mit geringen Umsätzen bürokratischen Aufwand: Du bist von der Umsatzsteuer befreit, musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und ab 2024 entfällt sogar die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
 
Das spart Zeit und Aufwand – allerdings nur, wenn du bestimmte Voraussetzungen erfüllst:
 

• höchstens 25.000 Euro (bis 2024: 22.000 Euro) im Vorjahr und
• höchstens 100.000 Euro (bis 2024: 50.000 Euro) im laufenden Jahr.

 
Wenn du gerade erst gegründet hast, zählt nur dein Umsatz im laufenden Jahr, da du als neuer Unternehmer keinen Vorjahresumsatz hast.

Neue Regelungen ab 2025

Ab 2025 wird die Kleinunternehmer-Regelung grundlegend reformiert. Es gelten höhere Umsatzgrenzen und es wird eine echte Umsatzsteuerbefreiung eingeführt. Bis 2024 wurden Kleinunternehmer-Umsätze hingegen noch als steuerpflichtig behandelt – die Umsatzsteuer wurde aber nicht erhoben.
 
Aber Vorsicht: Überschreitest du die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr, verlierst du sofort den Status als Kleinunternehmer. Nur die Umsätze unterhalb dieser Grenze bleiben steuerfrei. Für die darüberliegenden Umsätze musst du Umsatzsteuer zahlen.
 
Neu ist auch, dass die Kleinunternehmer-Regelung EU-weit angewendet werden kann. Als in Deutschland ansässiger Unternehmer kannst du die Steuerbefreiung in einem anderen EU-Mitgliedstaat nutzen. Hierfür musst du in jedem Kalendervierteljahr eine Umsatzmeldung ans Bundeszentralamt für Steuern schicken.
 
Auch im EU-Ausland ansässige Unternehmer können die Kleinunternehmer-Regelung in Deutschland anwenden.

Vorteile und Nachteile

Diese Punkte solltest du abwägen, bevor du dich für die Kleinunternehmer-Regelung entscheidest:
 

• du Privatkunden hast (B2C)
• du selbst nur wenig Umsatzsteuer zahlst
• du dir ganz sicher bist, dass du die Umsatzgrenzen nicht überschreitest (z. B. dein Unternehmen machst du nur nebenberuflich)

 
Treffen diese drei Punkte nicht zu, greifst du lieber zur normalen Besteuerung. Denn in vielen Fällen ist es besser, auf die Vereinfachungsregel zu verzichten. Und zwar dann, wenn du besonders hohe Umsatzsteuerzahlungen leisten musst und Unternehmenskunden hast (B2B).

Antrag zum Kleinunternehmer

Willst du die Kleinunternehmer-Regelung wählen, hast du dafür zwei Möglichkeiten:
 
1. Direkt bei der Gründung: Schicke den So wird der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt mit WISO Steuer ans Finanzamt, wenn du deine Tätigkeit beginnst. Als Gewerbetreibender gibst du zusätzlich eine Gewerbeanmeldung bei deiner Gemeinde ab.
 
2. Während des laufenden Geschäftsbetriebs: Du kannst dich auch später für die Kleinunternehmer-Regelung entscheiden. Ein formloser Antrag beim zuständigen Finanzamt genügt. Die Beamten prüfen dann, ob du die Umsatzgrenzen erfüllst.
 
Achtung: Wenn du bereits Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer gestellt hast, musst du das alles rückgängig machen – oder an das Finanzamt zahlen. Es ist also wichtig, dass du dich im Voraus entscheidest, ob du als Kleinunternehmer gelten möchtest oder nicht. Denke daran: Als Kleinunternehmer darfst du keine Rechnungen mit zusätzlicher Umsatzsteuer ausstellen!

Wechsel zwischen Kleinunternehmer-Regelung und Regelbesteuerung

An deine Wahl bist du mindestens 5 Jahre gebunden. Einen Widerruf kannst du erst nach Ablauf dieser Frist vornehmen. Für den Wechsel reicht ein formloser Antrag, den du am besten zum Jahresbeginn an dein Finanzamt sendest.
 
Ob freiwillig oder weil du über die Umsatzgrenzen kommst: Beim Wechsel zur Regelbesteuerung weist du Umsatzsteuer in deinen Rechnungen aus und musst diese an das Finanzamt abführen. Zudem bist du verpflichtet, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung einzureichen.
 
Ab dem 1. Januar 2025 hast du für den freiwilligen Wechsel 14 Monate Zeit, also bis spätestens Ende Februar des übernächsten Jahres. Beispiel: Für das Steuerjahr 2025 gilt der 28. Februar 2027.

Diese Steuererklärungen gibst du als Kleinunternehmer ab

Im Gegensatz zu anderen Unternehmern hast du den Vorteil, dass du weniger Erklärungen abgeben musst. Bei WISO Steuer ist alles enthalten, was du brauchst. Auch dann, wenn du zur Regelbesteuerung wechselst. Du bist immer abgesichert.

1. Einkommensteuererklärung & EÜR

Alle Unternehmer sind grundsätzlich einkommensteuerpflichtig. Auch als Kleinunternehmer bist du also verpflichtet, die Einkommensteuererklärung abzugeben.
 
In der Einkommensteuererklärung zeigst du dem Finanzamt, wie viel Geld du mit deinem Kleinunternehmen verdient hast. Das geht über die Gewinnermittlung. Besonders einfach ist es, eine So erstellst du die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen. Hier gilt: Von deinen Einnahmen ziehst du deine Ausgaben ab. Unterm Strich bleibt der Gewinn übrig.
 
Zu deinen Betriebseinnahmen gehören:
 

• Erlöse aus Warenverkäufen
• Erlöse aus Dienst- und Werkleistungen

 
Davon ziehst du deine Betriebsausgaben ab, beispielsweise:
 

• Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe
• Dienstleistungen
• Personalkosten
• Alles zu AfA und GWG
• Miete für Geschäftsräume

 
Die EÜR wird nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip erstellt: Die Einnahmen und Ausgaben werden dem Kalenderjahr zugeordnet werden, in dem sie zugeflossen oder geleistet worden sind.
 
Seit 2017 musst du die Einkommensteuererklärung und Gewinnermittlung (zum Beispiel EÜR) zusammen abgeben. Keine Sorge – das passiert bei WISO Steuer automatisch.

2. Gewerbesteuererklärung

Hast du einen Gewerbebetrieb, bist du eigentlich auch verpflichtet, die Gewerbesteuererklärung abzugeben. Allerdings gibt es einen jährlichen Freibetrag von 24.500 Euro. Liegen deine Gewinne darunter, zahlst du keine Gewerbesteuer.
 
Hältst du die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer von 22.000 Euro (ab 2025: 25.000 Euro) ein, musst du dir über die Gewerbesteuererklärung also keine großen Gedanken machen. Dennoch fordert das Finanzamt diese in vielen Fällen an.

Von diesen Erklärungen bleibst du verschont

Umsatzsteuererklärung: Seit 2024 verzichtet das Finanzamt in der Regel darauf, da die Einhaltung der Umsatzgrenzen aus der EÜR ablesbar ist. Eine Pflicht zur Abgabe gibt es nur noch, wenn das Finanzamt dich explizit dazu auffordert.
 
Diese Angaben gehören dann in die Erklärung:
 

• Deine Umsätze für das jeweilige Geschäftsjahr
• Vorauszahlungen (bei Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung
• Besondere steuerliche Vorgänge, zum Beispiel bei Geschäften im EU-Ausland

 
Achtung: Eine wichtige Ausnahme ist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Wenn du beispielsweise bei Google mit Sitz in Irland Anzeigen schaltest, bist du als Leistungsempfänger dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen. Problematisch ist hierbei, dass du diese wirtschaftlich tragen musst, weil du als Kleinunternehmer keinen Vorsteuerabzug hast.
 
Umsatzsteuer-Voranmeldungen: In der Regel musst du als Kleinunternehmer keine UStVA abgeben. Denn als solcher bist du von der Umsatzsteuer grundsätzlich befreit und darfst sie auch nicht auf deinen Rechnungen ausweisen. Im Gegenzug hast du aber kein Recht auf Vorsteuerabzug.
 
Ausnahmen gelten, wenn du versehentlich in Rechnungen Umsatzsteuer angegeben hast, du Geschäfte im EU-Ausland machst oder dich das Finanzamt zur Abgabe auffordert.