Benchmarking im Verein

• 02. Januar. 2014
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Vorbilder führen vor Augen, was machbar sein könnte und beflügeln durch ihr Beispiel. Ihre Leistung setzt Maßstäbe. Sich an anderen zu messen, um die eigenen Potenziale aufzuspüren – genau diesem Ziel dient auch Benchmarking im Verein, ein Verfahren, das die Wirtschaft entwickelt hat, um Leistungsvergleiche zwischen Organisationen zu ermöglichen. Unternehmen praktizieren es, um sich im harten Wettbewerb zu behaupten. Sie wollen von den Besten lernen, um selbst an die Spitze zu kommen. Was Vereine zu bieten haben, ist einmalig: Aktivitäten und Freundschaft im Doppelpack.

Doch auch Vereine stehen im Wettbewerb. Sie konkurrieren mit kommerziellen und gemeinnützigen Freizeitanbietern aus dem Sport und anderen Lebensbereichen. Und sehen sich wachsenden Erwartungen ihrer Mitglieder gegenüber: Die Angebote müssen stimmen, der Service nicht weniger und das alles zu möglichst günstigen Gebühren. Um solche Herausforderungen zu meistern und mit einem Minimum an Mitteln ein Maximum an (Dienst-)Leistung zu erreichen, sind Vereine auf gute Ideen angewiesen. Am besten solche, die sich bereits bewährt haben. Sie zu finden, dabei hilft Benchmarking im Verein. Wie und unter welchen Bedingungen es funktioniert, erläutert dieser Baustein. Komplexe Analysetechniken, die auf schwer zu ermittelnden Kennzahlen fußen, lässt er außen vor – und beschreibt stattdessen einfache Praktiken, mit denen auch euer Verein Verbesserungen durch Vergleiche erzielen kann.

Benchmarking im Verein – zum Besten steht es nie!

Benchmarking im Verein steht für mehr als Techniken und Methoden. Es bringt auch zum Ausdruck, dass sich eine Organisation mit dem Erreichten nicht zufrieden gibt und sich weiter entwickeln möchte. Sie hat erkannt, dass man sich auf Lorbeeren nicht ausruhen darf, weil sonst ein böses Erwachen droht.

Die Geburtsstunde: Analyse statt Arroganz

Als ein Unternehmen in den siebziger Jahren Benchmarking erfand, hatte es einen triftigen Grund: Ehrgeizige Aufsteiger bedrohten seine Spitzenposition am Markt. Es dauerte eine Weile bis die Selbstzufriedenheit einer Einsicht wich: Offenbar machten die Herausforderer etwas besser als man selbst. Offenbar konnte man etwas von ihnen, den Neulingen, lernen. Und man war entschlossen herauszufinden, was es war. Dieser Lernprozess war so erfolgreich, dass das Unternehmen die Tabellenführung zurückeroberte – und Benchmarking seinen Siegeszug antrat.

Der Grundsatz: Ein Auge riskieren

Hinter Benchmarking im Verein steht eine Erkenntnis, denn auch die neusten Technologien basieren immer noch auf ihren ursprünglichen Prinzipien – dennoch sind sie diesen heutzutage weit überlegen. Man muss also nicht immer alles wieder neu erfinden. Aber man muss vieles in kleinen Schritten ständig verbessern.

Dafür benötigt man keine genialen Einfälle, die wie aus dem Nichts entstehen. Dafür braucht man nur offene Augen, denn viele gute Ideen liegen beinahe auf der Straße: Sie sind kein Geheimnis, man muss nur genau hinsehen, wie es andere anstellen, herausragende Leistungen zustande zu bringen.

Die Chancen: Verstehen, vergleichen, verbessern

Der gezielte Vergleich durch Benchmarking hilft deinem Verein…

• seine Stärken und Schwächen zu erkennen und die Ursachen zu verstehen,
• zu bewerten, wie effizient Leistungen erbracht werden,
• neue Strategien zu definieren und umzusetzen,
• innovative Prozesse und Methoden einzuführen, um die strategischen Ziele zu verwirklichen und die Qualität zu steigern,
• Praktiken zu entwickeln, die Leistungen zu geringeren Kosten ermöglichen,
• Verbesserungen zu einem täglichen Thema zu machen.

Das Spielsystem

Kein Spiel läuft wie das andere. Aber auf die richtige Einstellung und einen geordneten Spielaufbau kommt es immer an. Das gilt auch fürs Benchmarking. Verliere deshalb folgende vier Prinzipien nie aus den Augen:

1. Vor dem Vergleich kommt die Selbsteinschätzung

Wer sich an anderen messen will, muss wissen, wo er selbst steht – je genauer, desto besser. Starte deshalb Benchmarking-Projekte mit einer Analyse des Bereichs, der optimiert werden soll.

2. Die Kunden vergeben die Punkte

Ob sich Benchmarking im Verein lohnt, entscheiden seine Kunden, die Mitglieder also. Denn Qualität ist, was der Kunde dafür hält. Stellen Sie deshalb jedes Benchmarking-Projekt unter das Gebot der Kundenorientierung: Die Steigerung der Mitgliederzufriedenheit ist zugleich das Ziel und der Maßstab für den Erfolg.

3. Kein Wandel ohne Wille

Den Finger in die Wunde zu legen, kostet Überwindung. Aber ohne den Mut, Schwächen auf die Spur zu kommen und Leistungslücken auf den Grund zu gehen, kann sich nichts verbessern. Für diese Einsicht muss der Vereinsvorstand werben. Er ist gefordert, für den Wandel einzutreten und Mitglieder, Mitarbeiter und Ehrenamtliche dafür zu begeistern. Das gilt auch für die Umsetzung neuer Ideen: Die Bereitschaft, Vertrautes aufzugeben und sich Unbekanntem zu öffnen, ist keine Selbstverständlichkeit – sie braucht Unterstützung.

4. Einmal ist keinmal

Jede Verbesserung bringt dem Verein einen Vorteil. Um ihn aber dauerhaft nach vorn zu bringen und dort zu halten, darf der Ehrgeiz nicht nachlassen. Das Vereinsleben hat so viele Facetten, dass der Stoff für Erneuerungen nicht ausgeht. Bette deshalb die einzelnen Benchmarking-Projekte in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, der einer langfristigen Strategie folgt!

Benchmarking ist Teamarbeit

Benchmarking ist ein komplexes Vorhaben, das sich nicht nebenbei zum Erfolg führen lässt. Ihr solltet es deshalb als Projekt organisieren.

Klare Aufgaben, damit keiner aufgibt

Manches Projekt scheitert, weil der Auftraggeber weder die Zielsetzung noch den Zeitplan präzisiert hat. Wenn die Führungskräfte so unentschlossen an die Sache herangehen, wundert es nicht, dass sich schließlich auch niemand für die Auswertung der Ergebnisse und ihre Umsetzung verantwortlich fühlt. Mache es als Vorstand deines Vereins besser:

• Sagen, wo’s lang geht

Vergebe einen schriftlichen Projektauftrag mit konkreten, messbaren Benchmarking-Zielen. Denn Unklarheiten bei der Auftragsvergabe mindern nicht nur die Aussichten auf brauchbare Ergebnisse, sie demotivieren auch.

• Die Mannschaft aufstellen

Bilde ein Projektteam aus Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen oder Bereiche, damit verschiedenartige Kompetenzen, Sichtweisen und Ideen zusammenkommen.

• Das Kommando vergeben

Benenne einen Teamleiter, der möglichst sowohl fachliche Kompetenz, Projekterfahrung und natürliche Autorität besitzt.

• Die Zeit ansagen

Gebe vor, bis wann Zwischen- und Endergebnisse präsentiert werden sollen, damit sich das Projektteam nicht verzettelt.

• Den Weg frei räumen

Damit sich das Team auf die neue, wichtige Aufgabe konzentrieren kann, solltest du Teammitglieder, die auch für andere Aufgaben im Verein verantwortlich sind, davon (teilweise) befreien.

• Entschieden umsetzen

Nachdem das Projektteam seinen Auftrag erledigt hat, ist der Vorstand gefordert: Treffe auf der Grundlage der gewonnenen und ausgewerteten Informationen die nötigen Entscheidungen, um die Benchmarking-Ergebnisse zu verwerten.

Das Spielfeld vorbereiten

Das Projektteam kann nur dann ganze Arbeit leisten, wenn die Vereinsführung günstige Rahmenbedingungen schafft:

• Schwöre – vor dem Projektstart! – alle Mitglieder des Vereins auf den Leistungsvergleich ein, insbesondere die betroffenen Mitarbeiter. Erkläre anschaulich, wie Verein, Mitglieder und Mitarbeiter davon profitieren können.
• Vereinbare Regeln für die Zusammenarbeit zwischen Vorstand, Team und Betroffenen. Dazu gehört insbesondere der Informationsfluss – sowohl zwischen Betroffenen und Team, wie auch zwischen Team und Vorstand.
• Beziehe auch Externe ein, die betroffen sein könnten, zum Beispiel Partner, Dienstleister oder Nachbarn.
• Berichte regelmäßig über Zwischenergebnisse, damit die Unterstützung für das Benchmarking-Projekt nicht nachlässt.

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