Grundsätzlich muss Euer Verein seine Mittel zeitnah verwenden. Unter bestimmten Umständen könnt Ihr aber auch Rücklagen bilden. In diesem Beitrag erfahrt Ihr, wer grundsätzlich zur zeitnahen Mittelverwendung verpflichtet ist, was freie Rücklagen sind und wie zweckgebundene Rücklagen behandelt werden.
Wann ist Euer Verein zur zeitnahen Mittelverwendung verpflichtet?
Euer Verein muss seine Mittel zeitnah verwenden, wenn die jährlichen Einnahmen 45.000 € übersteigen. Zeitnah bedeutet hier, dass die Mittel spätestens Ende des zweiten Jahres nach Zufluss für satzungsgemäße Aufgaben verwendet werden müssen (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO).
Beispiel: Zufluss der Mittel am 15.3.2023. Verbrauch bis spätestens 31.12.2025.
Ausgenommen von der Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung sind Erbschaften, wenn der Erblasser keine Verwendung der Mittel vorgeschrieben hat, Zuwendungen, bei denen der Zuwendende bestimmt, dass seine Zuwendung dem Vermögen Eures Vereins zugeführt wird und Zuwendungen aufgrund eines Spendenaufrufs, wenn aus dem Aufruf hervorgeht, dass die Spenden zur Kapitalaufstockung Eures Vereins dienen sollen. (§ 62 Abs. 3)
Euer Verein kann darüber hinaus – unter strengen Voraussetzungen – Rücklagen bilden, die nicht innerhalb dieser Fristen verbraucht werden müssen. Dabei unterscheidet man zwischen zweckgebundenen und freien Rücklagen. Die Bildung von Rücklagen solltet Ihr immer von der Mitgliederversammlung beschließen lassen.
Die freie Rücklage
Ihr könnt folgende Mittel jährlich in eine freie Rücklage überführen (§ 62 Abs. 1 Nr. 3 AO)
- 10 % der Bruttoeinnahmen aus dem ideellen Bereich,
- 1/3 des Überschusses aus der Vermögensverwaltung,
- 10 % des Überschusses aus dem Zweckbetrieb und
- 10 % des Überschusses aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Konntet ihr den Höchstbetrag für die Bildung einer freien Rücklage in einem Jahr nicht komplett ausschöpfen, könnt ihr die noch offenen Beträge innerhalb der nächsten zwei Jahre einer Rücklage zuführen. Für die als freie Rücklagen deklarierten Gelder besteht nicht die Verpflichtung, diese zeitnah zu verwenden.
Grundsätzlich reicht es zwar aus, diese in der Buchhaltung auszuweisen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist es jedoch sinnvoll, diese Gelder auch auf einem eigenen Konto zu parken oder in zusätzlichen Aufzeichnungen festzuhalten.
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Zweckgebundene Rücklagen für Wirtschaftsgüter
Neben der freien Rücklage gibt es auch die Möglichkeit der zweckgebundenen. Hier legt ihr Geld zurück, um in der Zukunft notwendige Wirtschaftsgüter wieder neu beschaffen zu können. Ihr könnt hierfür eine Rücklage in Höhe der jährlichen Regelabschreibung bilden (§ 62 Abs. 1 Nr. 2 )
Beispiel:
| Anschaffungskosten: | 5.000 € |
| Nutzungsdauer: | 5 Jahre |
| Jährliche Rücklage für Ersatzbeschaffung: | 1000 € |
Zweckgebundene Rücklagen für andere Zwecke
Zweckgebundene Rücklagen könnt Ihr aber nicht nur für die Finanzierung von Wirtschaftsgütern anlegen. Ihr könnt diese auch bilden, wenn dies erforderlich ist, um Eure steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke nachhaltig zu erfüllen. (§ 62 Abs. 1 Nr. 1). Die Bildung solcher Rücklagen solltet Ihr umfassend begründen und dokumentieren.
Angenommen Ihr führt jedes Jahr ein Festival durch. Seid ihr ein Kulturverein würde das Festival als Zweckbetrieb gelten, so dass hierfür eine zweckgebundene Rücklage gebildet werden kann. Müsste die Veranstaltung ausfallen, käme auf den Verein ein Liquiditätsverlust von rund 30.000 € zu. Im Vorfeld der Veranstaltung fallen bereits beträchtliche Kosten an. Zur Sicherstellung der Liquidität eures Vereins könnte nun eine Rücklage in Höhe vom 30.000 € gebildet werden, die nach der Veranstaltung aufgelöst würde. Es müsste also in jedem Jahr eine neue Rückstellung für die Veranstaltung im kommenden Jahr gebildet werden.
Bei der Bildung einer zweckgebundenen Rücklage solltet ihr auf folgende Punkte achten:
- Sie muss von der Mitgliederversammlung oder dem Vorstand beschlossen und begründet werden.
- Beschluss und Begründung müssen dokumentiert werden.
- Zweckgebundene Rücklagen sollten immer jährlich neu beschlossen werden. Die bestehenden sind dann aufzulösen.
- Zweckgebundene Rücklagen müssen unverzüglich aufgelöst werden, wenn der Grund der Rücklagenbildung nicht mehr besteht. In die Mitte müssen dann den allgemeinen Mitteln, die der zeitnahen Verwendung unterliegen, zugeführt werden.
Fazit
Die Verpflichtung zur zeitnahen Mittelverwendung (spätestens am Ende des zweiten Jahres nach Zufluss der Mittel) macht es einem Verein unmöglich, kostenaufwändige Maßnahmen zu finanzieren. Darum hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, Rücklagen zu bilden. Die zweckgebundenen dienen zur Beschaffung oder Ersatzbeschaffung von Wirtschaftsgütern, zur Absicherung von Maßnahmen, die dem Vereinszweck dienen oder Ähnlichem. Freie können auch ohne einen fest definierten Zweck gebildet werden. In jedem Fall sind die Regeln der Abgabenordnung genau einzuhalten und die Erstellung und der Verbrauch einer Rücklage genau zu dokumentieren.
Häufig gestellte Fragen
Welche Rücklagen darf ein gemeinnütziger Verein bilden?
Wie hoch darf eine freie Rücklage sein?
Es dürfen maximal ein Drittel des Überschusses der Vermögensverwaltung plus 10 % der Mittel, die zur zeitnahen Verwendung zur Verfügung stehen in eine freie Rücklage überführt werden
Wann dürfen Rücklagen gebildet werden?
Eine Rücklage kann grundsätzlich immer nur aus Überschüssen gebildet werden.
Wie bucht man Rücklagen im Verein?
Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen die Rücklagen in einer gesonderten Nebenrechnung einzeln dargestellt werden. Eine Prüfung muss jederzeit und ohne besonderen Aufwand möglich sein.
Bilanzierende Verein müssen in der Bilanz die Rücklagen getrennt vom Vereinsvermögen ausweisen.
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