Rücktritt des Vorstands im Verein

• 28. März. 2024
• hfischer
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Das Gesetz regelt lediglich, dass ein Verein einen Vorstand haben muss (§ 26 BGB). Wie lange er im Amt ist, wird gesetzlich nicht geregelt. Darum muss eine Amtszeit in der Satzung verankert werden. Ist dies nicht der Fall, bleibt der Vorstand auf unbegrenzte Zeit im Amt. Aber auch wenn die Amtszeit satzungsgemäß festgelegt wird, können die Mitglieder des Vorstands grundsätzlich jederzeit zurücktreten. Auch die Mitgliederversammlung hat die Möglichkeit einen Vorstand abzuwählen. In diesem Beitrag klären wir, was die reguläre Amtszeit des Vorstands ist, wann der Vorstand abberufen werden kann und wie der Rücktritt des Vorstands im Verein abläuft.

Gesetzliche Regelungen

Der Gesetzgeber schreibt lediglich vor, dass der Verein einen Vorstand haben muss (§ 26 BGB). In § 27 BGB ist außerdem geregelt, dass eine Abberufung durch die Mitgliederversammlung jederzeit möglich ist. Über die Dauer der Amtszeit, die Art der Abberufung und die Möglichkeiten des Rücktritts gibt es keine gesetzlichen Regelungen. § 671 Abs. 2 BGB verlangt lediglich, dass der Vorstand nicht rechtsmissbräuchlich „zur Unzeit“ zurücktreten kann. Das wäre der Fall, wenn der Vorstand durch den Rücktritt den Verein nicht mehr nach außen vertreten kann.

Angaben zum Rücktritt des Vorstands in der Satzung

Da sich der Gesetzgeber bei der Frage des Rücktritts zurückhält, solltet Ihr die grundsätzlichen Dinge in der Satzung klären. Eure Satzung kann allerdings einem Vorstandsmitglied nicht grundsätzlich untersagen, während seiner Amtszeit zurückzutreten.  

Die Satzung kann aber beispielsweise vorschreiben, dass ein Rücktritt des Vorstands schriftlich erfolgen muss. Ihr solltet dabei auch festlegen, ob der Rücktritt in Schriftform (mit Unterschrift des Zurücktretenden) oder Textform (ohne Unterschrift) möglich ist. Bei der Textform wäre auch ein Rücktritt per E-Mail möglich. Ob beispielsweise eine WhatsApp-Nachricht ausreicht ist umstritten. Darum sollte in der Satzung auch der Kommunikationsweg festgelegt werden (z. B. per Brief oder Mail). Wird keine Form in der Satzung vorgeschrieben, kann ein Mitglied auch seinen Rücktritt mündlich gegenüber einem anderen Mitglied erklären.

Außerdem kann die Satzung bestimmen, dass das Mitglied seinen Rücktritt eine bestimmte Zeit im Voraus aussprechen muss. Der Rücktritt des Vorstands wird dann erst nach Ablauf dieser Frist möglich. Es kann auch in der Satzung festgelegt werden, dass ein Rücktritt nicht möglich ist, wenn zur Mitgliederversammlung eingeladen wurde. Dadurch vermeidet Ihr, dass der Verein handlungsunfähig wird. 

Die reguläre Amtszeit Eures Vorstands muss ebenfalls in der Satzung geregelt werden. Hier sollte auch die Möglichkeit der Wiederwahl geklärt werden. Fehlen diese Regelungen in der Satzung, bleibt Euer Vorstand zunächst unbegrenzt im Amt. Dann kann nur durch die Mitgliederversammlung entschieden werden, wie lange der Vorstand im Amt bleibt und wie häufig Vorstandsmitglieder wiedergewählt werden können.

Hat Euer Verein nur einen Vorsitzenden, kann dieser nur gegenüber der Mitgliederversammlung seinen Rücktritt erklären. Die Satzung kann aber auch zusätzliche Möglichkeiten einräumen, beispielsweise Erklärung des Rücktritt des Vorstands gegenüber einem Beirat. Allerdings verfügen Vereine, die von einem Vorsitzenden geleitet werden, meist nicht über solche zusätzlichen Gremien.

Reguläre Amtszeit der Vorstands Eures Vereins

Es ist üblich, dass die Amtszeit des Vorstand Eures Vereins in der Satzung festgelegt wird. An dieser Amtszeit ist die Mitgliederversammlung gebunden. Sie kann also keinen Vorstand für eine kürzere oder eine längere Periode wählen. Hierzu müsste zuvor die Satzung geändert werden.

Die Amtszeit beginnt nach der Annahme der Wahl durch das gewählte Mitglied. Sie endet nach Ablauf der in der Satzung festgelegten Periode. Allerdings kommt es in vielen Fällen vor, dass Neuwahlen erst einige Zeit nach Ablauf der Amtszeit stattfinden. Dann wäre Euer Verein in dieser Phase ohne Vorstand, was nicht zulässig ist. Darum sollte in der Satzung auch festgelegt werden, dass der Vorstand über die Amtszeit hinaus im Amt bleibt, bis Neuwahlen erfolgen.

Vorstand Eures Vereins tritt zurück

Grundsätzlich kann jedes Vorstandsmitglied jederzeit seinen Rücktritt aus dem Vorstand erklären. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt gelten folgende Regeln.

• Es reicht aus, wenn das Mitglied seinen Rücktritt gegenüber einem anderen Vorstandsmitglied erklärt. Besteht der Vorstand aus einer Person, erklärt diese Ihren Rücktritt gegenüber der Mitgliederversammlung.
• Die Erklärung kann auch mündlich erfolgen, sollte aber immer schriftlich festgehalten werden (etwa durch schriftliche Erklärung oder als Teil des Protokolls einer Mitgliederversammlung). Die schriftliche Rücktrittserklärung sollte in der Satzung vorgeschrieben werden. Der Rücktritt eines Vorstandsmitglieds muss sowohl in der Mitgliederversammlung als auch vor dem Registergericht bekanntgemacht werden.

Gründe für einen Rücktritt des Vorstands im Verein

Die Gründe für einen Rücktritt aus dem Vorstand Eures Vereins können vielfältig sein. Grundsätzlich muss der Rücktritt nicht begründet werden, es sei denn, es handelt sich aus einem Rücktritt „aus wichtigem Grund“, der einen Rücktritt „zur Unzeit“ rechtfertigt, obwohl der Verein dadurch handlungsunfähig wird.

Ablauf eines geregelten Rücktritt des Vorstands

Bei einem geregelten Rücktritt informiert das Vorstandsmitglied, das zurücktreten will, zunächst seine Vorstandskollegen über seinen Entschluss. Es sollte dann eine Mitgliederversammlung einberufen werden, in der das Mitglied seinen Rücktritt erklärt. In der Versammlung kann dann ein neues Vorstandsmitglied gewählt werden. Die Einberufung der Mitgliederversammlung ist grundsätzlich Aufgabe des Vorstands. Wenn die Satzung dies erlaubt, kann allerdings ein kommissarisches Vorstandsmitglied vom Vorstand ernannt werden.

Vorstandsmitglieder können ihren Rücktritt gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern verkünden. Mit jeder Erklärung verliert aber Euer Vorstand ein Mitglied. Am Schluss bleibt nur noch ein Vorstandsmitglied, das praktisch nur noch die Möglichkeit hat, den Rücktritt gegenüber der Mitgliederversammlung zu erklären. Will Euer Vorstand also komplett zurücktreten, kann er dies eigentlich nur, indem der Rücktritt jeweils für einen späteren Termin erklärt wird. Erklären die Mitglieder beispielsweise am 15. des Monats ihren Rücktritt zum 30. sind alle Vorstandsmitglieder bei der Rücktrittserklärung noch im Amt.

Ein Sonderfall ist der kollektive Rücktritt aller Vorstandsmitglieder. Erklären sich die Mitglieder wechselseitig den Rücktritt mit sofortiger Wirkung, hat das formal letzte verbleibende Mitglied keinen amtierenden Adressaten mehr für seine Rücktrittserklärung. Ein kollektiver Rücktritt ist aber trotzdem möglich, wenn er befristet erfolgt. Dazu kann zum Beispiel das Datum der Amtsniederlegung auf den Termin der Eintragung ins Vereinsregister festgelegt werden.  

Nicht erlaubt: Rücktritt des Vorstands zur Unzeit

Wie schon festgehalten, kann der Rücktritt zu jeder Zeit erfolgen. Durch den Rücktritt darf aber die Funktionsfähigkeit des gesamten Vorstands nicht beeinträchtigt werden. Kommt es hierzu handelt es sich um einen Rücktritt „zur Unzeit“, der juristisch gesehen einen Rechtsmissbrauch darstellt. Unter diesen Umständen wird das Registergericht den Rücktritt ablehnen und das Vereinsregister nicht korrigieren.

Der Rechtsmissbrauch liegt deshalb vor, weil der Rücktritt so vollzogen wurde, dass es dem Verein zumindest stark erschwert, wenn nicht gar unmöglich gemacht wird, einen neuen Vorstand zu wählen und damit die Handlungsfähigkeit des Vereins zu erhalten. 

Beispiel: Der Vorstand Eures Vereins besteht aus drei Personen. Die Satzung regelt, dass der Verein nach außen von zwei Vorstandsmitglieder vertreten werden muss. Treten zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam zurück,  wäre der Verein nicht mehr handlungsfähig. Die Mitglieder, die zurücktreten wollen, müssen dem Verein genügend Zeit einräumen, damit der Verein ununterbrochen handlungsfähig bleibt.

Will Euer gesamter Vorstand (oder so viele Mitglieder, dass die Handlungsfähigkeit nicht mehr gewährleistet ist) zurücktreten, muss er zunächst eine Mitgliederversammlung einberufen und dort den Rücktritt erklären. Ist dies nicht geschehen, liegt ein Rechtsmissbrauch vor. Auch in diesem Fall wird das Registergericht den Eintrag des Rücktritts verweigern.

Ein Fall, der hoffentlich nie in Eurem Verein auftreten wird, kann ebenfalls einen rechtsmissbräuchlichen Rücktritt darstellen. Es geht um den Fall, dass der Verein überschuldet ist und der Vorstand eine Ladung zur Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung erhält. Tritt der Vorstand nach Eingang der Ladung geschlossen zurück, um so die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung zu vermeiden, wäre auch dies rechtsmissbräuchlich. Es sei denn, es ist ein neuer Vorstand bestellt, der die Versicherung abgeben kann.

Bei einem Vorstand, der aus einer Person besteht, gilt das Gleiche: Wenn er von jetzt auf gleich zurücktritt, wäre der Verein handlungsunfähig und der Rücktritt damit ein Rücktritt zur Unzeit.

Erklärt ein Mitglied seinen Rücktritt zur Unzeit ist dieser dennoch wirksam. Entsteht dem Verein jedoch durch den Rücktritt Schaden, kann der Verein vom zurückgetretenen Mitglied Schadenersatz verlangen.

Wird der Vorstand durch einen Rücktritt handlungsunfähig, müsst Ihr nach § 29 BGB ein Notvorstand beim Amtsgericht beantragen. Dabei entstehen Kosten, die Ihr vom zur Unzeit zurückgetretenen Vorstandsmitglied zurückverlangen könnt. Eine Ausnahme ist nur gegeben, wenn der Rücktritt aus wichtigem Grund erfolgt.

Wichtige Gründe für einen Rücktritt des Vorstands können sein:

• Beschlüsse der Mitgliederversammlung zwingen den Vorstand zu Handlungen, die moralisch oder strafrechtlich nicht umgesetzt werden können.
• Private Gründe, wie beispielsweise gestiegene berufliche Anforderungen, Umzug in eine andere Stadt, Erkrankung usw. Berufliche Anforderungen an das Mitglied sind derart gestiegen, dass er die Aufgabe eines Vorstandsmitglieds nicht mehr erfüllen kann.
• Das Vorstandsmitglied zieht um und kann deshalb seine Funktion nicht mehr ausüben.

Abberufung des Vorstands

Eure Vorstandsmitglieder können nicht nur – von wenigen Ausnahmen abgesehen – jederzeit vom Amt zurücktreten. Sie können auch abberufen beziehungsweise abgewählt werden. Für alle Vereinsorgane gilt der Grundsatz, dass nur die Gremien, die sie gewählt haben, sie auch wieder abwählen können. Für Euren Vorstand ist das also normalerweise immer die Mitgliederversammlung. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt – was so gut wie nie der Fall ist – kann kein anderes Organ die Abwahl vornehmen.

Eine Abberufung des Vorstands kann nach § 27 BGB jederzeit erfolgen. Die Satzung kann jedoch das Recht zur Abwahl dahingehend einschränken, dass hierfür ein wichtiger Grund vorliegen muss. Weitergehende Einschränkungen – beispielsweise das einzelne Positionen von einer Abwahl ausgeschlossen sind oder dem abgewählten Mitglied Entschädigungs- oder Abfindungszahlungen zugesprochen werden – sind nicht möglich. Selbst wenn die Mitgliederversammlung beschließt, für den amtierenden Vorstand auf das Recht der Abberufung zu verzichten, wäre dieser Beschluss nicht wirksam.

Der § 27 BGB nennt als Gründe für eine Abberufung aus wichtigem Grund grobe Pflichtverletzung und Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Diese Gründe greifen auch, wenn noch keine Schäden für den Verein entstanden sind. Darüber hinaus dürfte eine Abberufung aus wichtigem Grund auch gerechtfertigt sein, wenn ein Vorstand dem Ansehen des Vereins schadet oder sich gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern nicht dem Amt entsprechend verhält. Wenn beispielsweise ein Vorstandsmitglied alle Entscheidungen ohne Rücksprache mit dem übrigen Vorstand trifft, wäre dies ein Grund zur Abwahl aus wichtigem Grund – selbst dann, wenn die Satzung ihm die alleinige Entscheidung erlaubt.

Unter Umständen kann auch ein vereinsschädigendes Verhalten im privaten Bereich ein Grund zur Abberufung des Vorstandsmitgliedes sein. Allerdings muss es sich hier schon um gravierende Tatbestände handeln, die tatsächlich auf den Verein zurückfallen.

Grundsätzlich ist es nicht zwingend vorgeschrieben, dass der Betroffene vor der Abwahl zu den ihm gemachten Vorwürfen angehört wird. Allerdings solltet Ihr den betreffenden Vorstand schon die Möglichkeit geben, zu den Anschuldigungen Stellung zu nehmen. Nicht selten kann dann von der Abwahl, die immer Unruhe in den Verein bringt, abgesehen werden.

Soll in Eurer Mitgliederversammlung über eine Abberufung entschieden werden, muss dies in der Einladung angekündigt werden. Wir empfehlen dabei, wenn möglich, nicht den Namen des Betroffenen zu nennen, sondern seine Funktion (wenn diese eindeutig zugeordnet werden kann).

Da es ihn selbst betrifft, kommt es vor, dass sich der Vorstand weigert, einen Antrag auf Abwahl anzunehmen beziehungsweise hierfür eine Mitgliederversammlung einzuberufen. In diesen Fällen hat der Antragsteller die Möglichkeit, die Versammlung über ein Minderheitenvotum zu erzwingen. Wenn in der Satzung keine andere Regelung getroffen wurde, reicht es aus, wenn 10 % der Mitglieder die Mitgliederversammlung fordern. Hierzu müsst Ihr den Zweck der Versammlung (Abberufung des Vorstands) schriftlich fordern und die entsprechende Anzahl von Unterschriften beifügen. Weigert sich der Vorstand dann immer noch, können sich die Antragsteller vom zuständigen Registergericht zur Einberufung der Mitgliederversammlung ermächtigen lassen (§ 37 BGB).

Es kommt vor, dass die Versammlung dem Mitglied das Misstrauen ausspricht. Das kommt zwar faktisch einer Amtsenthebung sehr nahe, reicht aber für eine Löschung des Betroffenen aus dem Vereinsregister nicht aus. Aus dem Protokoll muss eindeutig hervorgehen, dass der Vorstand von der Versammlung abgewählt wurde.

Die Suspendierung

Unter der Suspendierung versteht man die vorläufige Amtsenthebung des Vorstands beziehungsweise eines Mitgliedes. Für dieses Mittel solltet Ihr aber eine entsprechende Satzungsregelung treffen. Denn auch für die Suspendierung gilt, wenn keine Regelung getroffen wird, dass diese nur durch das Organ erfolgen kann, die den Vorstand gewählt hat – also die Mitgliederversammlung. Da aber mit der Suspendierung häufig gerade die Zeit bis zur nächsten Mitgliederversammlung überbrückt werden soll, muss dann in der Satzung geregelt sein, dass beispielsweise der Vorstand mit einer 2/3-Mehrheit ein Vorstandsmitglied suspendieren kann. Die Suspendierung kann in der Satzung auch zeitlich begrenzt werden – beispielsweise nur bis zur nächsten Mitgliederversammlung.

Nach dem Ende der Vorstandszeit

Wenn die Vorstandsarbeit endet – gleichgültig aus welchen Gründen – sind die ehemaligen Vorstandsmitglieder verpflichtet alle Unterlagen, die ihnen zur Verfügung gestellt wurden oder die sie selbst anfertigten, an den Verein zurückzugeben. Weigert sich das Mitglied, die Unterlagen herauszugeben, könnt Ihr die Herausgabe auch einklagen (§ 667 BGB). Herauszugeben sind beispielsweise

• Schlüssel zu den Vereinseinrichtungen
• Mitgliederlisten und -karteien
• Formulare wie Mitgliedsausweise, Beitrittsanträge usw.
• Kassen, Bargeld, Wertsachen
• Bankkarte (Achtung: Bei einem neuen Vorstand müssen auch Bankvollmachten geändert werden)
• Eigentum des Vereins

Sicherheitshalber solltet Ihr Euch vom ehemaligen Vereinsvorstand schriftlich bestätigen  lassen, dass alle Unterlagen und Gegenstände an den Verein zurückgegeben wurden, keine Kopien der Unterlagen angefertigt und keine Nachschlüssel angefertigt wurden.

Nach dem Rücktritt des Vorstands

Schreibt die Satzung nichts anderes vor, endet die Vorstandstätigkeit mit der mündlichen Erklärung des Vorstandsmitglieds mit sofortiger Wirkung. Enthält die Satzung bestimmte Formvorschriften und Fristen, sind diese natürlich einzuhalten.

Der verbliebene Vorstand musss nun möglichst rasch eine Erklärung an das Registergericht schicken, mit der Bitte das zurückgetretene Vorstandsmitglied aus dem Vereinsregister zu löschen. Die Erklärung muss vom Vorstand in der durch die Satzung vorgeschriebene Form für die Vertretung nach außen unterschrieben werden. Außerdem muss sie öffentlich oder notariell beglaubigt sein.

Erfolgt keine Erklärung, kann sich das zurückgetretene Mitglied direkt ans Registergericht wenden, das dann den Vorstand auffordert, die Erklärung zum Rücktritt des Vorstands umgehend abzugeben.

Fazit

Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt vor, dass jeder Verein einen Vorstand haben muss (§ 26 BGB). Es regelt auch, unter welchen Voraussetzungen eine Abwahl durch die Mitgliederversammlung möglich ist (§ 27 BGB). Grundsätzlich kann ein Vorstandsmitglied jederzeit zurücktreten, es sei denn, dies geschieht „zur Unzeit“. Dies ist der Fall, wenn der Vorstand durch den Rücktritt nicht mehr geschäftsfähig ist.

Häufig gestellte Fragen zum Rücktritt des Vorstands