Die Aufgaben eines Versammlungsleiters bei der Mitgliederversammlung

• 21. Juli. 2023
• hfischer
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Der Versammlungsleiter erfüllt wichtige Funktionen bei der Mitgliederversammlung des Vereins. Seine Aufgaben reichen von organisatorischen Themen bis hin zum Einsatz seiner Fähigkeiten als Moderator. Damit Euch deutlich wird, welche Aufgaben der Versammlungsleiter in der Regel zu erfüllen hat, haben wir für Euch eine kleine Übersicht zusammengestellt.

Eröffnung und Feststellen der Beschlussfähigkeit

Während die Begrüßung durch den Vorstand eher eine Höflichkeit darstellt, ist die offizielle Eröffnung durch den Versammlungsleiter ein wichtiger Akt. Erst, wenn die Versammlung offiziell vom Versammlungsleiter eröffnet wurde, wird sie rechtsverbindlich. Deshalb sollte der Versammlungsleiter möglichst pünktlich eröffnen (aber niemals zu früh – das macht unter Umständen Beschlüsse der Mitgliederversammlung angreifbar).

Weiterhin ist der Versammlungsleiter für die Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung zuständig. Sie ist nur beschlussfähig, wenn alle Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen wurden und die Teilnehmeranzahl für die Beschlussfähigkeit ausreicht (je nachdem was beschlossen wird, ist die Beschlussfähigkeit in der Satzung oder gesetzlich geregelt).

Verkündung der Tagesordnungspunkte

Der Versammlungsleiter führt die Mitglieder durch die Tagesordnung. Ratsam ist es, diese zu Beginn nochmals vollständig zu verkünden und etwaige Anträge auf Ergänzungen aufzunehmen.

Die einzelnen Punkte werden vom Versammlungsleiter angekündigt und zur Diskussion gestellt. Während der Aussprachen sollte er auch darauf achten, dass die Redebeiträge wirklich zum jeweiligen Tagesordnungspunkt gehören.

Kontrolle der Wortmeldungen

Wie ein „Moderator“ übernimmt der Versammlungsleiter die Kontrolle der Wortbeiträge der teilnehmenden Mitglieder. Er sorgt also auch dafür, dass alle, die etwas zu sagen haben, wirklich zu Wort kommen und legt eine sinnvolle Reihenfolge für die Redebeiträge fest. Weiterhin sollte er auch darauf achten, dass die Redeanteile der einzelnen Personen ungefähr gleich sind und nicht ausufern. Im Sinne des roten Fadens der Versammlung sollte er immer wieder geschickt zum Tagesordnungspunkt zurücklenken, damit die ganze Zusammenkunft am Ende auch ertragreich ist.

Überwachung der Protokollführung

Natürlich liegt die Verantwortung für das Protokoll beim Protokollführer. Der Versammlungsleiter sollte sich aber vergewissern, dass dieser alle wichtigen Punkte niederschreibt und die Abstimmungsergebnisse genau notiert. Auch Anträge sollten so umfassend wie nötig dokumentiert werden.

Verkünden der Beschlüsse

Nach den Debatten gibt der Versammlungsleiter nochmals das Ergebnis der Abstimmung bekannt Im Anschluss sollte er nochmal darlegen, welches Ergebnis und Ziel durch die Abstimmung erreicht wurde und was dies für die Zukunft des Vereins bedeutet.

Bei Wahlen muss der Versammlungsleiter die gewählten Personen fragen, ob sie die Wahl annehmen. Nur durch die förmliche Annahme der Wahl ist die Person wirklich gewählt.

Schließen der Sitzung

Ebenso wie die förmliche Eröffnung, gehört auch eine förmliche Schließung der Sitzung zu den Aufgaben des Versammlungsleiters. Alle nach der Schließung gemachten Äußerungen haben auf die Versammlung keinen Einfluss mehr.

Nützliche Regeln und Tipps für die Leitung der Mitgliederversammlung

Damit die Sitzung nicht im völligen Chaos endet, empfiehlt es sich, einige Regeln aufzustellen. So kann der Versammlungsleiter gewährleisten, dass die Mitgliederversammlung auch wirklich zielführend und produktiv ist.
Ein paar Vorschläge, die sich bewährt haben:

1. Festlegung einer Redezeit

Vor dem ersten Wortbeitrag sollte der Versammlungsleiter eine Zeitgrenze für die Wortbeiträge vorschlagen und von der Versammlung beschließen lassen. Der Versammlungsleiter achtet dann darauf, dass die Redezeit eingehalten wird.

2. Wortentzug

Im Ausnahmefall, z.B. wenn ein Mitglied sich bei seinem Beitrag massiv im Ton vergreift, andere Mitglieder beleidigt oder gegen die guten Sitten verstößt, kann und sollte der Versammlungsleiter das Mitglied ermahnen und ihm im Wiederholungsfall Mitglied das Wort entziehen.

3. Unterbrechung der Versammlung

Wenn die Wogen hochschlagen, sollte der Versammlungsleiter die Versammlung unterbrechen, damit sich die Gemüter wieder beruhigen. Hierzu teilt er den Teilnehmern mit, dass die Versammlung nach einer gewissen Zeitspanne wieder fortgesetzt wird. Achtet dann aber darauf, dass die „Streithähne“ in der Pause nicht weiter aufeinander losgehen.

Bei umfangreichen Tagesordnungen und groß angelegten Debatten, kann sich die Versammlung schon mal ganz schön in die Länge ziehen. Auch dann sollte der Versammlungsleiter an geeigneten Stellen Pausen herbeiführen. Mit klarem Kopf kann dann produktiver weitergearbeitet werden.

4. Verweisung aus dem Versammlungsraum

Zu diesem Mittel sollte man auch nur im allergrößten Notfall greifen, wenn es gar nicht mehr anders geht. Denn oftmals bringt das Verweisen von der Versammlung unschöne Szenen mit sich. Zunächst sollte natürlich eine Ermahnung erfolgen, dann der Wortentzug und als allerletzte Maßnahme der Verweis.

5. Beendigung einer Debatte

Manchmal sind Diskussionen – so angeregt und schön sie auch sein mögen – nicht zielführend. Durch einen Antrag an die Geschäftsordnung kann der Versammlungsleiter (theoretisch auch wieder jedes andere Mitglied) die Beendigung der Debatte herbeiführen.

Häufig gestellte Fragen zu den Aufgaben des Versammlungsleiters

Fazit: Wie wichtig ist der Versammlungsleiter?

Die Aufgabe des Versammlungsleiters während der Mitgliederversammlung wird oft unterschätzt. Sein Moderationstalent und Vermittlungsgeschick entscheiden oft über den Erfolg Eurer Versammlung. Insbesondere wenn es um strittige Fragen geht, muss er für eine sachliche, zielorientierte Debatte sorgen und diese zu einem positiven Abschluss bringen. Außerdem muss er – insbesondere bei Entscheidungen, die dem Registergericht gemeldet werden müssen – darauf achten, dass die vorgeschriebenen Formalien eingehalten werden.