Der Banking Bereich gehört mit zum Herzstück unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web. Daher ist es uns umso wichtiger, dass alle Vereine und Organisationen ihre Vereinsbuchhaltung so einfach und effizient wie möglich mit unserer Anwendung abbilden können. Häufig erreichen uns dabei Fragen zum Thema Belege zuordnen. Daher möchten wir Euch in diesem Tutorial erklären, warum es wichtig ist, allen Buchungen die richtigen Belege zuzuordnen und wie die Belegezuordnung in WISO MeinVerein Web funktioniert. Viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren!
Solltet Ihr Fragen haben rund um das Thema Belege zuordnen oder Vereinsbuchhaltung generell, hinterlasst uns gerne einen Kommentar unter diesem Beitrag, wir melden uns so schnell es geht darauf zurück. ❤️
Warum Ihr Eure Belege zuordnen solltet
Wir empfehlen Euch unbedingt, im Banking-Bereich unserer Vereinsverwaltung WISO MeinVerein Web Zahlungen mit den dazugehörigen Belegen zu verknüpfen, d.h. alle Belege einer Buchung zuzuordnen. Denn für Euren Verein oder Eure Organisation ist es super wichtig, dass die Vereinsbuchhaltung sauber und ordnungsgemäß abläuft, um Probleme bei der Prüfung durch das Finanzamt zu umgehen. Zudem ist es für Euren Steuerberater eine Arbeitserleichterung, wenn Ihr die vorbereitende Buchhaltung so strukturiert wie möglich erledigt. Solltet Ihr mit mehreren Verantwortlichen die Finanzen Eures Vereins verwalten, ist es für die Teamarbeit um einiges einfacher, wenn von allen nachvollzogen werden kann, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört und andersherum. So gehören Unklarheiten zu Kontobewegungen der Vergangenheit an und Ihr habt Eure Vereinsfinanzen immer im Griff.
Die Vorteile zugeordneter Belege noch einmal im Überblick:
✅ Saubere und ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung
✅ Strukturiertes Arbeiten im Team möglich
✅ Vorbereitende Buchhaltung für Euren Steuerberater
✅ Finanzamt kann Zahlungseingänge und -ausgänge nachvollziehen
✅ Alle Kontobewegungen im Blick
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Belege zuordnen: So funktioniert’s
Wie wir Euch bereits verdeutlicht haben, bringt eine ordnungsgemäße Vereinsbuchhaltung inklusive zugeordneter Belege einige Vorteile und Erleichterungen mit sich.
Einen Überblick, welche Eurer Belege bereits zugeordnet sind und welche nicht, erhaltet Ihr sowohl im Bereich „Bank & Kasse“ als auch im Bereich „Belege“ über die Spalte „Status“. Wir unterscheiden in WISO MeinVerein Web zwischen drei Statusmeldungen:
- Zugeordnet (grüner Haken)
- Teilweise zugeordnet (orangener Halbkreis)
- Nicht zugeordnet (grauer Kreis)
Wir empfehlen Euch, die Spalte „Status“ zu nutzen, um Euch Eure Belege oder Buchungen nach Statusmeldung zu sortieren. So könnt Ihr Euch beispielsweise alle nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen. Wie Ihr die nicht zugeordneten Belege nun richtig zuordnet, möchten wir Euch im Folgenden erklären.
Grundsätzlich habt Ihr in WISO MeinVerein Web zwei verschiedene Möglichkeiten, wie Ihr bei der Zuordnung der Belege vorgehen könnt.
- Zunächst einen Beleg erstellen und diesem anschließend die richtige Buchung zuordnen.
- Ihr wählt zunächst die Buchung aus und erstellt dann den richtigen Beleg dazu.
Option 1: Beleg erstellen und diesem die richtige Buchung zuordnen
Wenn Ihr Euch für den Weg entscheidet, dass Ihr zunächst einen Beleg erstellen und diesem dann die richtige Buchung zuordnen möchtet, navigiert Ihr Euch in den Bereich „Finanzen“ und wählt die Unterkategorie „Belege“ aus. Klickt nun am oberen rechten Bildschirmrand auf den Button „+ Belege“, um einen neuen Beleg zu erstellen. Hier habt Ihr die Möglichkeit zwischen vier verschiedenen Belegtypen zu wählen:
- Ausgabe
- Rechnung
- Geldspende
- Einnahme
Wählt per Klick den richtigen Belegtyp aus und tragt die Informationen zu Eurem Beleg ein. Pflichtfelder sind dabei der Zahlungsempfänger, das Belegdatum sowie der Betrag. Der Gesamtbetrag kann sich dabei auch auf verschiedene Positionen verteilen. Zudem habt Ihr die Möglichkeiten unter anderem eine Belegnummer, Notizen, Tags, Kostenstellen und Steuerkategorien hinzuzufügen. Auf der linken Seite des Bildschirms könnt Ihr Euren eingescannten Beleg hochladen und somit ablegen. Habt Ihr Euren Beleg erstellt klickt Ihr auf den Button „Speichern & Zuordnen“, um direkt die dazugehörige Buchung zu verknüpfen.
Im nächsten Schritt werdet Ihr aufgefordert, die richtige Buchung für die Zuordnung auszuwählen. Wählt die richtige Buchung nun mit einem Klick aus und klickt anschließend auf den Button „Abschließen“
Habt Ihr mehrere Vereinskonten in WISO MeinVerein Web integriert, solltet Ihr hier darauf achten, dass Ihr das richtige Konto ausgewählt habt.
Nachdem Ihr auf „Abschließen“ geklickt habt, erhaltet Ihr nun die Bestätigung, dass die Zuordnung erfolgreich war.
Option 2: Über die Zahlung den passenden Beleg erstellen und zuordnen
Entscheidet Ihr Euch für die zweite Möglichkeit, ruft Ihr Euch eine Buchung auf und erstellt darüber einen Beleg. Dazu navigiert Ihr Euch zunächst in den Bereich „Finanzen“ und öffnet die Unterkategorie „Bank & Kasse“. Die Spalte „Status“ zeigt Euch wie gewohnt an, ob Eure Zahlung bereits einem Beleg zugeordnet ist oder nicht. Um eine noch nicht zugeordnete Buchung zuzuordnen, wählt Ihr die jeweilige Zeile aus und wählt das 3-Punkte-Menü am rechten Bildschirmrand an. Nun habt Ihr zwei Möglichkeiten:
- Zuordnen
- Beleg erstellen
Habt Ihr bereits einen bestehenden Beleg, den Ihr der Zahlung zuordnen möchtet, wählt Ihr „Zuordnen“. Um einen passenden Beleg für die Buchung zu erstellen, klickt Ihr „Beleg erstellen“ an, sodass sich der Belege-Manager öffnet.
Alternativ könnt Ihr einen passenden Beleg auch ganz einfach erstellen, in dem Ihr auf die noch nicht zugeordnete Zahlung klickt. Es öffnet sich sofort der Belege-Manager, wo Ihr nun den neuen Beleg für die ausgewählte Zahlung erstellen könnt.
Tragt nun die Daten zu Eurem Beleg ein. Dazu gehören Zahlungsempfänger (bzw. Zahlender oder Zuwender, je nach Belegtyp) und das Belegdatum.
Bitte klickt bei der Erstellung des Belegs immer in das Feld „Zahlender“, „Zahlungsempfänger“ oder „Zuwender“ (je nach Belegtyp) und wählt die Person per Klick aus. Ohne diesen Klick, wird immer ein neuer Kontakt erstellt, auch wenn die Person/Firma ggf. schon als Mitglied oder Kontakt existiert.
Zudem habt Ihr die Möglichkeit weitere Felder wie Tags oder Notizen zu füllen. Anschließend könnt Ihr Euren eingescannten Beleg hochladen. Klickt nun auf den Button „Erstellen und weiter“, um den Beleg final zu erstellen und anschließend direkt zum nächsten noch nicht zugeordneten Beleg in der Liste zu springen. Ihr erhaltet eine Meldung, dass der Beleg erfolgreich erstellt wurde, zudem wird der Status in der Buchungsübersicht grün. Der Belege-Manager bleibt geöffnet, sodass Ihr direkt den Beleg für die nächste Buchung erstellen könnt und so nicht in Eurem Arbeitsrhythmus unterbrochen werdet.
Falls Ihr Euch das Belege zuordnen lieber noch einmal interaktiv anschauen möchtet, dann nutzt gerne unser Klicktutorial zum Thema Kontobewegungen die richtigen Belege zuordnen.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen fehlerhaften Beleg/eine fehlerhafte Rechnung löschen und wenn ja, wie?
Ich habe zu einem aktuellen Umsatz auf meinem Konto einen neuen Beleg erstellt. Dabei wurde ein neuer Kontakt erstellt, obwohl die Person bereits als Mitglied/Kontakt angelegt ist. Wie kann ich das verhindern?
-> Wenn man einen neuen Beleg erstellt, wird anhand des Kontoinhabers das Feld „Zahlender“ automatisch befüllt. Sollte diese Person bereits als Mitglied oder Kontakt angelegt sein, bitte auf den Namen klicken und das passende Mitglied/ den passenden Kontakt auswählen.
Welche Belegarten gibt es?
Es wird zwischen Einnahmen (z. B. Sponsorengelder), Ausgaben (z. B. für Getränke), Spenden und Rechnungen (z. B. für Trikots) unterschieden.
Belege für Beitragsrechnungen werden automatisch mit der eigentlichen Beitragsabrechnung erstellt.
Welche Reihenfolge der Belegerstellung macht Sinn bzw. sollte ich beachten?
Grundsätzlich kann frei entschieden werden, ob man erst den Beleg erstellt und dann die Zuordnung zum Umsatz auf dem Bankkonto vornimmt oder direkt über den Umsatz (s. FAQ „Wie erstelle ich einen Beleg?“).
Eine Besonderheit gilt es jedoch zu beachten:
Um eine Buchung splitten zu können, muss immer erst der Beleg erstellt werden. Dabei kann es z. B. vorkommen, dass ein Mitglied 100€ überweist, wobei davon 20€ die Kosten für das Trikot sind und 80€ für die Vereinsfahrt. Somit wird zunächst der Beleg erstellt, in welchem beide Positionen aufgeführt sind. Nachdem der Beleg gespeichert wurde, kann dieser dem Umsatz über 100€ zugeordnet werden.
Können Belege automatisch erstellt und zugeordnet werden?
Ja, es werden automatisch die richtigen Belege erzeugt, wenn Ihr die Beitragsabrechnung über WISO MeinVerein Web durchführt. Nachdem Ihr die Abrechnung angestoßen habt, werden automatisch die dazu passenden Rechnungsbelege erstellt.
Kann ich eine Belege Zuordnung rückgängig machen?
Solltet Ihr einmal einen Beleg falsch zugeordnet haben, könnt Ihr die Zuordnung ganz einfach über das Drei-Punkte-Menü aufheben und den Beleg dann erneut der richtigen Buchung zuordnen.
Bitte beachten: die Zuordnung des Umsatzes zum Beleg muss dann wieder über das Bankkonto erfolgen!
Wie gehe ich bei der Belege Zuordnung mit Splitbuchungen um?
Um eine Buchung splitten zu können, müsst Ihr immer zunächst den Beleg erstellen. Dabei kann es z. B. vorkommen, dass ein Mitglied 100 € überweist, wobei davon 20 € die Kosten für das Trikot sind und 80 € für die Vereinsfahrt. Somit erstellt Ihr zunächst den Beleg, in welchem beide Positionen aufgeführt sind. Nachdem Ihr den Beleg gespeichert habt, könnt Ihr den Beleg der Buchung über 100 € zuordnen.
Achtung: Die Gesamtsumme des Belegs darf kleiner als der Umsatz sein (wenn es sich um eine Teilzahlung handelt). Jedoch darf die Belegsumme nie größer als die Summe des Umsatzes sein, diese Zuordnung funktioniert nicht.
Das bedeutet:
-
- Mehrere Belege zu einem Umsatz buchen ist möglich
- Mehrere Umsätze zu einem Beleg buchen ist nicht möglich
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Hallo, in fast jedem Fall, wenn Geld auf dem Konto (z.B. durch Abhebung am Automaten) zu Bargeld wird und umgekehrt, muss ich zig Buchungen/Belege erzeugen, damit die Werte wieder passen. In Wiso Steuer geht das locker über die Angabe "Geldkonto". ...
Hallo, in fast jedem Fall, wenn Geld auf dem Konto (z.B. durch Abhebung am Automaten) zu Bargeld wird und umgekehrt, muss ich zig Buchungen/Belege erzeugen, damit die Werte wieder passen. In Wiso Steuer geht das locker über die Angabe „Geldkonto“. Gibt es hier auch so eine Funktion?
Vielen Dank
Hallo Sascha,
vielen Dank für Deinen Kommentar 🙂 Du hast recht, das ist aktuell wirklich ein komplizierter Umbuchungsprozess und noch nicht optimal gelöst. Wir würden uns freuen, wenn Du Deinen Kundenwunsch über unser Wunschformular einsteuern würdest: https://www.buhl.de/meinverein/wunschfunktion Fülle dazu einfach das Formular aus. Der Verbesserungsvorschlag wird daraufhin von unserem Team hinsichtlich der Umsetzbarkeit geprüft und wir melden uns anschließend bei Dir.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
Antworten
Zugeordnete Belege anzeigen lassen
Wenn einer Zahlung schon ein Beleg zugeordnet ist und ich auf die Zahlung klicke, wird der Beleg auf der rechten Seite so groß angezeigt, dass man ihn gut lesen kann. Klick ich die gleich Zahlung nochmal an, oder eine andere, wird der Beleg ab und zu ...
Wenn einer Zahlung schon ein Beleg zugeordnet ist und ich auf die Zahlung klicke, wird der Beleg auf der rechten Seite so groß angezeigt, dass man ihn gut lesen kann. Klick ich die gleich Zahlung nochmal an, oder eine andere, wird der Beleg ab und zu aber nur unleserlich klein auf der rechten Seite angezeigt. Ich konnte noch nicht herausfinden, was ich anklicken muss, damit immer die große Ansicht vom Beleg kommt. Können Sie mir da weiterhelfen?
Hallo Andreas,
vielen Dank für Deinen Kommentar 🙂 Um die große Ansicht zu erhalten, einfach den Doppelklick nutzen.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
Antworten
Mit welcher Auswertung / Export kann der Bezug von Kontobuchung zu Beleg auch außerhalb der Software nachvollzogen werden? Ein Excelexport mit dem Hinweis auf die Belegnummer zu einer Kontobuchung wäre beispielsweise bei der Kassenprüfung eine Gute ...
Mit welcher Auswertung / Export kann der Bezug von Kontobuchung zu Beleg auch außerhalb der Software nachvollzogen werden?
Ein Excelexport mit dem Hinweis auf die Belegnummer zu einer Kontobuchung wäre beispielsweise bei der Kassenprüfung eine Gute Unterstützung. Danke für den Support.
Hallo,
dem schließe ich mich an.
Gerne mit der Ergänzung, dass ich auch im Konto das über den Beleg zugeordnete Mitglied bzw den zugeordneten Kontakt erkennen kann. Stichwort: Mitgliedskonto.
Danke,
Stefan
Hallo Thorsten,
vielen Dank für Deinen Kommentar 🙂
Aktuell geben wir nur die Belegnummern mit ohne Angabe, mit welchem Konto oder welcher Kasse der Beleg verknüpft ist. Gerne nehmen wir Deine Anmerkung als Verbesserungsvorschlag für unsere Vereinsverwaltung auf. Fülle dazu bitte dieses Formular aus, sodass wir Deinen Wunsch bzgl. der Umsetzung prüfen können: https://www.buhl.de/meinverein/wunschfunktion
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
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Hallo, gerne würde ich fällige Zahlungen immer über den Unterpunkt "Ausgabe" begleichen, da ich die Belege dort direkt zuordnen und die Zahlungen abwickeln kann. Nahezu jedes mal kommt dann die Meldung "Es ist ein Fehler aufgetreten". Was das gesamte ...
Hallo, gerne würde ich fällige Zahlungen immer über den Unterpunkt „Ausgabe“ begleichen, da ich die Belege dort direkt zuordnen und die Zahlungen abwickeln kann. Nahezu jedes mal kommt dann die Meldung „Es ist ein Fehler aufgetreten“. Was das gesamte Programm wiederum für mich unbrauchbar macht, da ich den doppelten Weg über die Bank gehen muss. Oder tätige ich hier evtl. falsche Angaben? Danke für eine kurze Antwort.
Hallo Christian,
vielen Dank für Deinen Kommentar 🙂
Pauschal können wir Deine Frage leider nicht beantworten. Gerne möchten wir Dir jedoch helfen. Bitte sende uns daher Deine genaue Vorgehensweise inkl. Screenshots an support@meinverein.de, sodass unsere Support Kollegen Dein Anliegen prüfen und beantworten können.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
Antworten