KVP im Verein

Soll der Kontinuierliche Verbesserungsprozess Alltag in eurem Verein werden? Dann benötigst du ein Standardverfahren, das sich „auf  Knopfdruck“ starten lässt. Das KVP-Spiel sollte „blind“ gespielt werden können. Dazu müssen die Spielzüge zur Routine werden. Wenn du in kleinen Schritten voranschreitest, automatisiert sich für die Beteiligten das Vorgehen. Sieben Schritte helfen dir dabei KVP im Verein umzusetzen und führen dich zum Erfolg:

Den Startschuss zum KVP im Verein gibt der Vorstand

Er beschließt zum Beispiel:

Unser Verein nutzt das Können und die Kreativität der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter.
Der Maßstab unserer Verbesserungsprozesse ist die Zufriedenheit unserer Mitglieder. Die übergeordneten Ziele lauten: eine hohe Qualität unserer Angebote eine hohe Qualität im Service, Preise, die ein Höchstmaß an Leistung bieten. Die Antriebsquelle der Verbesserungsprozesse sind die jeweiligen KVP-Teams, die Optimierungsvorschläge erarbeiten.
Der Vorstand benennt einen KVP-Beauftragten, der alle Arbeiten koordiniert.

Aufgaben des KVP-Teams sind:

• Analyse der Ausgangssituation
• Festlegung von Verbesserungszielen
• Vorstellen der Vorschläge
• Bewertung der Resultate, wenn der Verbesserungsvorschlag umgesetzt wurde.

Der Vorstand wird über die Vorschläge der jeweiligen Teams schnellstmöglich die Mitarbeiter informieren. Er wird zeitnah über ihre Realisierung entscheiden.
Der Verbesserungsprozess wird permanent betrieben. Nach Abschluss einer Optimierung wird der Vorstand neue Vorhaben beschließen.
Wir starten den KVP mit einem Eröffnungsworkshop. Jeder Interessierte ist eingeladen, seine Ideen für Verbesserungen unseres Vereins einzubringen.

Wo liegt das Verbesserungspotenzial eures Vereins? Welche Ziele sind besonders attraktiv? Welche Probleme drängen?
Darüber kann man geteilter Meinung sein. Nicht nur, weil man unterschiedliche Prioritäten setzt. Auch, weil man je nach der Funktion im Verein, Zielen und Problemen unterschiedlich nahe steht.

Ein Vorstand, der KVP im Verein ernst nimmt, beteiligt möglichst viele Mitarbeiter und Mitglieder an der Entscheidung, welche Themen anstehen. Das richtige Forum dafür ist ein Eröffnungsworkshop.

Bei der Vorbereitung sind einige Aspekte zu berücksichtigen. Teilnehmer und Moderator müssen bestimmt und eingeladen werden. Ein passender Termin ist abzuklären. Es wird ein geeigneter Raum benötigt. Und Arbeitsmaterialien.

Der Moderator

• ist ein aktiver Zuhörer und lässt die Teilnehmer reden
• verfügt über ein gutes Gedächtnis
• kann sich in andere Menschen einfühlen
• wirkt sympathisch und kompetent

Tipps für die Diskussionsleitung

Die entscheidende Frage heißt „warum?“. Warum? Weil du dann mehr über die Hintergründe von Antworten erfährst. Unterbreche nicht zu oft mit neuen Fragen. Gerade die Eigendynamik der Diskussion gibt dir Aufschluss über Aspekte, die du noch nicht bedacht hast.

Zukunft ist ein großes Thema. Strukturiere es. Klär im Eröffnungsworkshop zunächst die grundsätzlichen Fragen. Die wichtigsten Aspekte einer Innovationsstrategie veranschaulicht dir eine Checkliste. Fragen führen ans Ziel. Zunächst solltest du eine Bestandsaufnahme starten:

• In welchen Bereichen des Vereins besteht Handlungsbedarf?
• Welche Schwächen oder Probleme gibt es?
• Wie wirken sich die Schwächen auf Leistungen und Service aus?
• Welche Folgen haben solche Schwächen auf die Zufriedenheit der Mitglieder? Welche Wünsche haben sie geäußert?
• Wie könnte der Idealzustand aussehen?

Ziele festlegen

 In diesem Stadium geht es noch nicht darum, die Ziele genau zu definieren. Das ist Aufgabe des beauftragten KVP-Teams. Aber grobe Ziele und Prioritäten sollten am Ende des Eröffnungsworkshops feststehen. Du solltest planen, welche Ziele für deinen Verein Vorrang haben.

Wichtige Hinweise

1. Beabsichtigst du mehr als ein Team einzurichten?
2. Plane zuvor die personellen Ressourcen. Überfordere die haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter nicht.
3. Die Mannschaftsaufstellung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Dem Team sollten Mitarbeiter des Bereichs angehören, der untersucht wird.
4. Aber auch Teammitglieder mit dem Blick von außen können neue Impulse geben.
5. Die Teamarbeit durchläuft zwei Phasen: Analyse Zielbestimmungen. Das Team hat den Auftrag, bestehende Zustände grundsätzlich in Frage zu stellen.
6. Für die Teammitglieder besteht Anwesenheitspflicht. Über jede Teamsitzung wird ein Protokoll erstellt. Benenne einen Teamleiter. Rüste das Team mit einem schriftlichen Auftrag aus. Gib einen zeitlichen Rahmen vor.

Ausgangspunkt des Verbesserungsprozesses ist die Ausgangslage. An welchen Rädchen solltest du drehen, um deinen Verein auf Höchstleistung zu trimmen?

Die wichtigsten Fragen für Ihre Untersuchung

• Wo gibt es Verbesserungspotential?
• Wo liegt das Problem?
• Wie wirkt es sich aus?
• Welche Auswirkungen hat es auf die Mitglieder und mögliche „Kunden“?
• Was machen die Wettbewerber?
• Wie sähe der Idealzustand aus?

Die Analyse zeigt dir, „was Sache ist“. Welche Veränderungen erscheinen dir sinnvoll? Sicherlich hast du schon bei der Untersuchung des Verbesserungspotenzials Ideen entwickelt. Wäge ab, welche Ideen mit den vorhandenen Mitteln realisierbar sind:

• Raumkapazität
• Personalkapazität
• Verfügbare Sachmittel (Ausstattung, Geräte usw.)
• Geldmittel

Konkretisiere nun deine Ziele. Vor allem folgende drei Fragen solltest du möglichst genau beantworten:
 

1. Was soll wie verbessert werden?

   Bestimme, welchen Zustand du erreichen willst. Beschreibe jeden einzelnen Aspekt der Verbesserung.
   Wenn du zum Beispiel mehr Service in die Geschäftsstelle bringen willst, kommen folgende Maßnahmen in Betracht:

• Kernöffnungszeiten ausdehnen
• Festlegung, wann welche Vereinsexperten zur Verfügung stehen
• Neuer Anstrich
• Separater Besprechungsraum für diskrete Beratung (z.B. Gesundheitsberatung)

Ziele sind mehr als Wünsche. Sie brauchen Bodenhaftung, um Realität zu werden. Wenn du präzise, machbare und überprüfbare Ziele festlegst, wirst du Erfolg haben.

2. Welche Voraussetzungen müssen realisiert werden?

   Möglicherweise sind Zwischenschritte erforderlich, um das Ziel zu verwirklichen. Wenn du zum Beispiel die Öffnungszeiten an die Mitgliederbedürfnisse anpassen willst, benötigst du Informationen über gewünschte Öffnungszeiten. Wenn die noch nicht vorliegen, solltest du eine Mitgliederbefragung durchführen.

   Auch das Ziel selbst verwirklicht sich nicht von selbst. Manchmal muss Überzeugungsarbeit geleistet werden, um alle betroffenen Mitarbeiter dafür zu gewinnen. Vielleicht brauchst du neue (ehrenamtliche) Mitarbeiter. Häufig müssen Geld- und Sachmittel zur Verfügung gestellt werden. Woher könnten die kommen?
   Bestimme alle Voraussetzungen präzise, denn ohne die richtige Ausrüstung lässt sich kein Berg erfolgreich besteigen.

3. Bis wann sollen die Verbesserungen eintreten?

   Lege für jeden Arbeitsschritt fest, bis wann er durchgeführt werden soll. Vielleicht musst du einzelne Termine später korrigieren. Nicht jede Eventualität lässt sich vorhersehen. Trotzdem lohnt es sich, einen „Fahrplan“ zu erstellen. So gibst du deinen Vorhaben Verbindlichkeit.

Wahrscheinlich behält sich ein Vorstand bei größeren Vorhaben vor, über die Umsetzung selbst zu beschließen. Das sollte er dann auch tun. Die KVP-Mannschaft hat in ihre Vorschläge viel Energie gesteckt. Halte den Prozess in Schwung – entscheide, sobald die Sache reif ist!

Realisierung

Natürlich solltest du das KVP-Team über deinen Beschluss informieren. Vor allem dann, wenn es die Umsetzung selbst in die Hände nehmen soll. Größere Veränderungen erfordern aber vielleicht die Einsetzung eines Projektteams mit speziellen Kompetenzen.

Kommunikation

Auch andere Vereinsmitarbeiter haben Anspruch, die Neuigkeiten zu erfahren. KVP im Verein ist nicht nur ein Instrument. Es ist auch eine Philosophie. Ihr Inhalt: Wir bewegen uns nicht nur auf dem Platz. Um diese Philosophie mit Leben zu füllen, musst du den ganzen Verein dafür gewinnen. Signale, dass es voran geht, sind der beste Anreiz. Betreibe deshalb intensive Kommunikation. Mache nicht nur Beschlüsse schnell bekannt, lege auch deine Argumente dar.

Der KVP  im Verein hat einen Anfang – aber kein Ende. Nichts ist für die Ewigkeit gemacht. Auch nicht der Zustand, der gerade verbessert wurde. Deshalb gehört es zum festen Bestandteil des KVP, die Ergebnisse eines Verbesserungsprozesses zu überprüfen.

Folgende Aspekte solltest du vor allem untersuchen:

• Sind die definierten Ziele eingetreten?
• Wie fällt die Bilanz aus, wenn man den neuen Zustand mit dem alten vergleicht?
• Sind durch den neuen Zustand auch negative Effekte eingetreten?
• Welche weiteren Verbesserungsschritte legt die Bestandsaufnahme nahe?

KVP im Verein ist ein wirksames Instrument , um neue Aufgaben zu erkennen und Ideen zu verwirklichen. Nicht einmalig, sondern immer wieder von Neuem!