Protokoll im Verein: Das gehört in das Protokoll einer Mitgliederversammlung

Ein Protokoll ist für die Vorstandssitzung zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber ein wichtiger Bestandteil jeder Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung. Auf das Protokollieren wichtiger Inhalte und Beschlüsse sollte nicht verzichtet werden. Aber was gehört eigentlich in das Protokoll einer Mitgliederversammlung? Wie protokolliert man richtig, sodass das Protokoll später hilfreich und gewinnbringend ist? Was muss man als Protokollant beachten?

Protokollführung im Verein

Protokoll im Verein: Aus diesen Gründen solltet ihr nicht darauf verzichten

Grundsätzlich ist es gesetzlich für den Verein nicht verpflichtend, ein Protokoll zu führen. Es kann aber natürlich sein, dass die Vereinssatzung dies verlangt. Ob nun Pflicht oder nicht – auf das Protokollieren wichtiger Zusammenkünfte sollte man in keinem Fall verzichten. Und zwar aus folgenden Gründen:

  1. Der Vorstand hat eine Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern. Diese ergibt sich aus §666 BGB. Um dieser Auskunftspflicht nachzukommen, sind Protokolle unverzichtbar.

  2. Protokolle sind Gedankenstützen und halten fest, was man einst beschlossen hat. So gibt es keine Diskussionen, denn alles, was entschieden wurde, ist schriftlich festgehalten worden.

Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, das Protokollieren von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlung (ggf. auch anderen Versammlungen innerhalb des Vereins) in der Satzung festzuschreiben. Somit müssen sich alle Vorstands- und Vereinsmitglieder daran halten. Außerdem kann anhand der Protokolle belegt werden, dass Beschlüsse, welche im Verein getroffen werden, der Satzung des Vereins entsprechen.

Protokoll im Verein: Was sind die Mindestanforderungen an ein Protokoll?

Nach § 32 und 34 BGB gelten folgende Mindestanforderungen (sofern die Satzung keine weiteren Bestimmungen enthält) an ein Protokoll im Verein:

• Beschreibung des Tatbestandes oder der Tatbestände, die beschlossen werden sollen
• Ergebnisse der Abstimmungen
• Hinweise, wenn ein Mitglied wegen Entscheidungen in eigener Sache nicht mit abgestimmt hat

Außerdem sollte ein Protokoll folgende grundsätzlichen Informationen enthalten, damit es später besser einsortiert und gelesen werden kann:

• Wo findet die Sitzung statt?
• Wann findet die Sitzung statt (Datum und Uhrzeit)?
• Wer nimmt alles an der Sitzung teil?
• Worüber wird gesprochen (Tagesordnung)?
• Was wird beschlossen?
• Wann endet die Sitzung?

Protokoll im Verein: Es gibt verschiedene Formen des Protokollierens

Man unterscheidet 3 Arten, ein Protokoll zu führen. Welche Form gewählt wird, hängt auch stark von der Komplexität der Themen auf der Versammlung ab. Je komplexer und komplizierter die Themen sind, desto genauer und detaillierter sollten die Redebeiträge der Vorstandsmitglieder protokolliert werden. Das gilt gerade auch für finanzielle Beschlüsse mit weitreichenden Folgen. Lieber 2 Sätze mehr protokolliert, als später diskutieren zu müssen.

Je nach dem bietet es sicher aber auch an, die Formen zu vermischen. Aber welche Formen gibt es überhaupt?

Das Ergebnisprotokoll
Ein Ergebnisprotokoll enthält keine Diskussionsbeiträge, sondern Beschlüsse und Entscheidungen. Natürlich sollte kurz erläutert werden, worüber abgestimmt wird. Das Ergebnis steht jedoch im Vordergrund.

So könnte ein Ergebnisprotokoll beispielsweise aussehen:
• Beschlussgegenstand: Vorschlag des Vorstands, Frau Meyer zum Ehrenmitglied zu ernennen.
• Beschluss: Einstimmig angenommen.

Wie dieses Beispiel gut zeigt, reicht es bei diesem Beschluss völlig aus, das Ergebnis zu protokollieren. Sollte es allerdings ein komplexeres Thema sein, kann es sinnvoll sein, einzelne Stellungnahmen zu dokumentieren.

Das Verlaufsprotokoll
Bei einem Verlaufsprotokoll werden auch Wortbeiträge komprimiert festgehalten. Es muss nicht zwingend wörtlich zitiert werden, aber es sollte erkennbar werden, welche Ansichten die einzelnen Vorstandsmitglieder oder Vereinsmitglieder vertreten. Für die Vorstandssitzungen empfiehlt sich diese Art des Protokollierens.

Das Wortprotokoll
Ein Wortprotokoll dokumentiert wirklich jedes Wort, das gesprochen wird. Es ist ein „Ausnahmefall“, da es einen sehr erfahrenen und schnellen Protokollanten benötigt, um ein echtes Wortprotokoll erstellen zu können. In der Vorstandsarbeit wird es selten benötigt. Bei komplexen Diskussionen kann es ganz wertvoll sein, einzelne Wortbeiträge zu zitieren. Ein Wortprotokoll der gesamten Versammlung ist aber in der Regel nicht von Nöten.

Protokoll im Verein: Wer ist Protokollführer?

Zu Beginn jeder Vorstandssitzung wird ein Protokollführer bestimmt. Dieser macht sich während der Versammlung ausführliche Notizen und erstellt im Nachgang das Protokoll, das dann allen Vorstandsmitgliedern zugeschickt wird. Es ist empfehlenswert, Menschen mit Schreiberfahrung zum Protokollführer zu ernennen, denn es ist keine einfache Aufgabe, komplexes reduziert wiederzugeben.

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