So kannst du das SEPA-Lastschriftverfahren im Verein nutzen

Überweisen die Mitglieder die Mitgliedsbeiträge oder nutzt ihr schon die Möglichkeit des SEPA-Lastschriftverfahrens? Wie regelt ihr die Beitragszahlungen im Verein?

Vielleicht steht ihr gerade vor der Herausforderung, euer System auf das Lastschriftverfahren umzustellen und somit die Abbuchung der Mitgliedsbeiträge zu automatisieren?

Habt ihr dabei noch Fragezeichen im Kopf, wenn ihr an die Umsetzung denkt?

Was genau eine SEPA-Lastschrift ist und warum ihr sie im Verein nutzen solltet, erfahrt ihr in diesem Beitrag. 

SEPA-Lastschriftverfahren im Verein – Vereinfachte Buchhaltung am Laptop

SEPA-Lastschriftverfahren - Was ist das?

Es handelt sich um einen Standard für Lastschriftverfahren, der EU-weit gilt. Das SEPA-Lastschriftverfahren löste 2014 das alte Lastschriften-System ab und ist seitdem gängige Praxis, um eine regelmäßige Beitragszahlung zu gewährleisten.

Wird ein SEPA-Basis-Lastschriftverfahren als Zahlungsart gewählt, bestätigt das Mitglied eures Vereins, dass der Zahlungsempfänger (= der Verein) Lastschriften von dem jeweiligen Konto abbuchen darf – das Mitglied erteilt somit ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat. Somit löst der Zahlungsempfänger die Zahlung aus – nicht der Zahler. Darüber hinaus kann das Mitglied angeben, ob die Zahlung einmalig ist oder Zahlungen regelmäßig vom Verein eingezogen werden dürfen.

SEPA-Lastschriftverfahren für den Verein - Warum ?

Die Arbeit mit SEPA-Lastschriften ist super praktisch, denn alle können sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren, weil die Beiträge automatisch und pünktlich eingezogen werden. 

Wer hat nicht schon einmal eine Rechnung vergessen und vielleicht sogar etwas verspätet überwiesen? Die Mitgliedsbeiträge werden zudem immer in der richtigen Höhe eingezogen. Fehler, wie sie beispielsweise bei einer Überweisung passieren können, bleiben aus.

SEPA-Lastschriften helfen dir, den Überblick zu behalten.

Auch die Mitgliederanzahl spielt dabei eine nicht unbedeutende Rolle. Bei einer geringeren Mitgliederanzahl behält man noch gut den Überblick. Steigt die Mitgliederzahl oder ist sie bereits sehr hoch, bietet sich das SEPA-Lastschriftverfahren an, denn es automatisiert den Zahlungsverkehr und vereinfacht die Beitragszahlung für beide Seiten.

Der Mitgliedsbeitrag soll erhöht werden? Kein Problem!

Sollten sich die Beiträge in ihrer Höhe verändern, können auch die Beiträge der SEPA-Lastschriften angepasst werden. Eine aufwendige Ankündigung an jedes einzelne Mitglied im Verein ist nicht notwendig. Eine Anpassung der Dauerüberweisungen auf Seiten der Mitglieder entfällt ebenfalls und Fehlüberweisungen bleiben aus.

Es bleibt vorteilhaft für beide Seiten – für den Verein und das Mitglied.

Widerruf einer SEPA-Lastschrift ist möglich!

Sollte einmal etwas nicht stimmen, hat das Mitglied Anspruch, der Lastschrift zu widersprechen.  Das Mitglied kann innerhalb von acht Wochen einen Einwand vorbringen und die Lastschrift widerrufen. Somit bleibt das SEPA-Lastschriftverfahren für beide Seiten ohne Risiko.

Was ist erforderlich für ein SEPA-Lastschriftverfahren?

Der Verein benötigt dazu eine eigene „Gläubiger-ID“ (Gläubiger-Identifikationsnummer). Diese wird benötigt, um dem Mitglied und seiner Bank u. a. zu ermöglichen, die Richtigkeit der SEPA-Lastschrift zu prüfen. Die Gläubiger-ID kann ganz einfach bei der Vereinsbank beantragt werden. Parallel sollte das Konto für SEPA-Lastschriften freigeschaltet sein.

Darüber hinaus, benötigt man die IBAN des Mitglieds. Der BIC ist nicht zwingend notwendig, wenn die IBAN mit „DE“ beginnt, kann aber dennoch mit hinterlegt werden.

Zudem muss eine Mandatsreferenz vergeben werden. Hierbei kann es sich bspw. um die Mitgliedsnummer handeln. Alternativ dazu kann man sich auch dafür entscheiden, fortlaufende Nummern als Referenz zu verwenden, was dann jedoch eine neue Verwaltungsaufgabe kreiert.

Weiterhin muss ein festes Fälligkeitsdatum vereinbart bzw. festgelegt werden.

Grundsätzlich ist ein SEPA-Lastschriftmandat nur gültig wenn es in Schriftform erteilt wurde. Dies kann klassisch mit Stift und Papier oder über ein Online-Formular erfolgen. Die Plattform meinverein.de unterstützt dich und deinen Verein, indem hier die Mitglieder selbst das Online-Formular ausfüllen und somit ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat erteilen können. Eine aufwendige schriftliche Papierform von allen Mitgliedern entfällt.

Rechtlich gilt noch zu beachten, dass die Vereinssatzung angepasst werden muss. Die Beitragsordnung und die Aufnahmeformulare müssen dementsprechend aktualisiert und überprüft werden.

Die Vorteile des SEPA-Lastschriftmandats auf einen Blick

  • Pünktliche Zahlungen
  • Weniger Fehler
  • Feste Fälligkeitsdaten
  • Keine Überwachung der Überweisungen notwendig

Mögliche Gestaltung eines SEPA-Mandat-Formulars

Es gibt keine feste einheitliche Gestaltung eines Formulars für ein SEPA-Lastschriftmandat. Die folgenden Angaben sind daher eher ein Leitfaden. (Auf dieser Seite findest du eine tolle Vorlage).

Eine mögliche Formulierung wäre:

Name und Anschrift des Zahlungsempfängers (Gläubiger)

Verein XY
Vereinsstraße XY
12345 Vereinsort XY

Gläubiger-Identifikationsnummer (CI)
DEXXXXXYYYYY

Mandatsreferenz: MitgliedsnummerXY

SEPA-Lastschriftmandat

Ich (Wir) ermächtige(n) den Verein XY Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels SEPA-Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von Verein XY auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

Kontoinhaber (Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort):

Kreditinstitut:
IBAN:                        

BIC:

Ort, Datum:
Unterschrift:

Vom Kontoinhaber abweichendes Mitglied

Dieses SEPA-Lastschriftmandat gilt für die Mitgliedschaft von:

Vorname und Name:

Jessica Diehl

Hallo! Ich heiße Jessica Diehl, bin 26 Jahre alt und blogge hier für MEINVEREIN. Auch privat beschäftige ich mich sehr viel mit der Vereinswelt, denn ich bin selbst in mehreren Vereinen tätig - sowohl als Mitglied als auch in der Vereinsverwaltung.

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