Der regelmäßige Beitragseingang ist für viele Vereine im wahrsten Sinn des Wortes überlebenswichtig. Die gebräuchlichste Methode, um den pünktlichen Eingang der Beiträge sicherzustellen, ist das SEPA-Lastschriftmandat. Mit dem SEPA-Lastschriftmandat kann der Verein die Beiträge vom Konto des Mitglieds abbuchen. Dafür müssen aber eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt werden. In diesem Beitrag erläutern wir, was SEPA ist, welche Voraussetzungen für eine SEPA-Lastschrift im Verein geschaffen werden müssen, wie eine SEPA-Lastschrift für Vereine durchgeführt wird, welche Vorteile eine SEPA-Lastschrift Eurem Verein bietet und wie Ihr die SEPA-Lastschrift mit WISO Mein Verein Web nutzt.
SEPA-Lastschriftverfahren – Was ist das?
SEPA ist die Abkürzung für „Single Euro Payments Area“, was so viel bedeutet wie „einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Zu dem hier gemeinten Zahlungsverkehrsraum gehören neben allen EU-Staaten auch die Länder Island, Liechtenstein und Norwegen. Für die SEPA-Teilnehmerstaaten wurde ein einheitliches Bankenkommunikationssystem eingeführt, das den internationalen Zahlungsverkehr vereinfacht. Dadurch mussten die nationalen Zahlungssysteme modifiziert werden. Der in Deutschland von fast allen Vereinen geschätzte Bankeinzug wurde 2014 durch das „SEPA-Lastschriftmandat“ ersetzt. Die nationale Bankleitzahl wurde durch die internationale BIC (Bank Identifier Code) abgelöst und die Kontonummer durch die IBAN (International Bank Account Number). Übrigens: Im nationalen Verkehr könnt Ihr auf die BIC verzichten. Die SEPA-Lastschrift ist mittlerweile gängige Praxis, wenn es um eine regelmäßige Beitragszahlung geht. Wie Ihr mit WISO MeinVerein Web Euer Beitragswesen im Verein immer im Griff habt, zeigen wir Euch hier.
Wird ein SEPA-Basis-Lastschriftverfahren als Zahlungsart gewählt, bestätigt das Mitglied Eures Vereins, dass der Zahlungsempfänger (= der Verein) Lastschriften von dem jeweiligen Konto abbuchen darf – das Mitglied erteilt somit ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat. Somit löst der Zahlungsempfänger die Zahlung aus – nicht der Zahler. Darüber hinaus kann das Mitglied angeben, ob die Zahlung einmalig ist oder Zahlungen regelmäßig vom Verein eingezogen werden dürfen.
Voraussetzungen, um die SEPA-Lastschrift im Verein zu nutzen
Die Durchführung des Beitragseinzugs mit einer SEPA-Lastschrift ist kinderleicht. Allerdings müssen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein, damit der Einzug problemlos funktioniert.
1. Die Gläubiger-Identifikationsnummer
Zunächst benötigt Ihr als späterer Zahlungsempfänger eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese beantragt Ihr auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank wie folgt:
- Lest zunächst die Hinweise auf der Seite durch und setzt am Ende der Seite einen Haken vor dem Satz „Ich erkenne die ‚Verfahrensbeschreibung Gläubiger-Identifikationsnummer‘ an und habe den datenschutzrechtlichen Hinweis zur Kenntnis genommen.“
- Danach klickt Ihr darunter auf „Weiter“.
- Auf der nun folgenden Seite markiert Ihr als eingetragener Verein den Eintrag „Juristische Personen des Privatrechts“.
- Es folgt eine Seite, in der Ihr den ersten Eintrag (e. V.) markieren müsst (falls er nicht automatisch markiert wurde) und dann auf „Weiter“ klickt.
- Dann gelangt Ihr auf die Seite, auf der die Daten Eures Vereins und der Ansprechperson eingegeben werden.
- Jede weitere Kommunikation erfolgt über die Internetadresse der Ansprechperson. Sie wird dann per E-Mail aufgefordert, die Antragsdaten zur weiteren Verarbeitung freizuschalten. Sofern die Freischaltung nicht innerhalb von 10 Kalendertagen nach Antragstellung erfolgt, werden die Angaben gelöscht und keine Identifikationsnummer vergeben.
Erst nach der Freischaltung der Daten wird die Gläubiger-Identifikationsnummer erteilt und mit einem Mitteilungsschreiben per E-Mail an die Ansprechperson Eures Vereins versandt. Hebt diese Unterlagen gut auf. Sie müssen Eurer Hausbank vorgelegt werden, damit Ihr ein SEPA-Lastschriftverfahren durchführen könnt.
2. Die Inkasso-Vereinbarung
Habt Ihr Eure Gläubiger-Identifikationsnummer, könnt Ihr nun die Inkasso-Vereinbarung mit Eurer Hausbank abschließen. Das ist ein Vertrag zwischen Eurem Verein und der Bank. Die Bank prüft nämlich erst einmal, wie hoch das Risiko ist, dass es zu Rücklastschriften kommt. Ist der geschätzte Anteil zu hoch, kann es sein, dass die Bank eine Inkasso-Vereinbarung ablehnt. Bei Vereinen kommt das aber erfahrungsgemäß nur in seltenen Ausnahmefällen vor.
3. Das SEPA-Mandat
Die Voraussetzungen für den Einzug von Beiträgen sind jetzt geschaffen. Allerdings muss jetzt noch Euer Mitglied erlauben, dass Ihr die Beiträge abbuchen dürft. Hierfür muss Euch das Mitglied ein SEPA-Mandat erteilen. Da für das Mandat keine bestimmte Form vorgeschrieben wird, kann es auch mit dem Mitgliedsantrag verbunden werden, muss aber dort separat unterschrieben werden.
Um den Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten, haben wir das SEPA Lastschriftmandat direkt in den digitalen Mitgliedsantrag von WISO MeinVerein Web integriert. Möchte ein neues Mitglied Eurem Verein beitreten, kann das SEPA-Mandat direkt mit ausgefüllt werden. Wie Ihr den digitalen Mitgliedsantrag einrichtet, erfahrt Ihr in diesem separaten Beitrag.
Der Inhalt des Mandats ist genau festgelegt. In dem Mandat muss folgender Text stehen:
Ich ermächtige [Wir ermächtigen] [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem [unserem] Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein [weisen wir unser] Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein [unser] Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann [Wir können] innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem [unserem] Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
Außerdem müssen folgende Angaben auf dem SEPA-Lastschriftmandat enthalten sein:
- Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer Eures Vereins
- Mandatsreferenz (eindeutige Zuordnungsnummer – kann auch die Mitgliedsnummer sein)
- Angabe, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird (bei Mitgliedsbeiträgen also wiederkehrend)
- Name, Adresse, Kontoverbindung und Unterschrift des Kontoinhabers
- Datum der Unterschrift.
Wird der Beitrag nicht vom Konto des Mitglieds abgebucht (z. B. bei Kindern oder Jugendlichen vom Konto der Eltern) muss darauf unter Angabe des Vor- und Nachnamens des Mitglieds hingewiesen werden. Beispiel: „Dieses SEPA-Lastschriftmandat gilt für die Mitgliedschaft von [Vorname, Nachname]“.
Beiträge abrechnen mit WISO MeinVerein Web
Um Euch das Abrechnen der Mitgliedsbeiträge so einfach wie möglich zu machen, habt Ihr in unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web die Möglichkeit, die SEPA-Lastschriftmandate direkt im Mitgliedsprofil zu hinterlegen und die Abrechnung per SEPA-Lastschrift abzuspeichern. So läuft der nächste Abrechnungsprozess ganz automatisiert.
4. Was noch zu beachten ist
Der SEPA-Lastschrifteinzug muss Euren Mitgliedern angekündigt werden. Grundsätzlich reicht es, wenn der Einzug in der Mitgliederversammlung angekündigt wird. Besser ist es, wenn die Termine am Schwarzen Brett, in der Vereinszeitschrift, auf der Internetseite oder per Rundschreiben bekannt gemacht werden.
SEPA-Mandate, die nach der Unterschrift 36 Monate nicht genutzt wurden, werden ungültig. Jeder Lastschrifteinzug verlängert die Gültigkeit um 36 Monate nach dem Einzug.
Die Original-SEPA-Mandate müsst Ihr aufbewahren. Endet eine Mitgliedschaft (Austritt, Ausschluss, Tod), müssen die Mandate noch mindestens 14 Monate aufgehoben werden. Die gleichen Regelungen gelten für Änderungen (Bankverbindung, Namensänderung usw.)
Je nachdem, bei welcher Bank Euer Verein sein Konto hat, gelten für SEPA-Lastschriften Vorlaufzeiten, bis wann die Einzüge bei der Bank eingereicht werden müssen. Üblich sind mindestens drei bis sechs Bankarbeitstage vorher. Plant den Lastschrifteneinzug daher in Eurem Banking & Finanzen Prozess mit etwas Vorlaufzeit ein.
Zusammenfassung
Bei der Durchführung eines SEPA-Lastschrifteinzugs könnt Ihr nach folgender Checkliste vorgehen:
| Aufgabe | erledigt? | |
|---|---|---|
| 1 | Antrag Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank | |
| 2 | Festlegung der individuellen Mandatsnummer (empfohlen: Mitgliedsnummer) | |
| 3 | Inkassovereinbarung mit der Bank abschließen | |
| 4 | IBAN prüfen (Durch Rückläufer entstehen unnötige Kosten) | |
| 5 | Ankündigung der Abbuchung an die Mitglieder (Mitgliederversammlung oder Schwarzes Brett, Rundschreiben, via Internetseite) | |
| 6 | Einreichen der Abbuchungen bei der Bank (mindestens 6 Tage vor Fälligkeit) oder automatisierte Abrechnung über WISO MeinVerein Web |
Vorteile der SEPA-Lastschrift für den Verein
Über die SEPA-Lastschrift für Euren Verein habt Ihr die Kontrolle über die pünktliche Zahlung der Mitgliedsbeiträge. Das Mitglied kann zwar einer Abbuchung innerhalb von sechs Wochen widersprechen und die Bank des Mitglieds muss die Abbuchung nicht akzeptieren, wenn das Konto keine ausreichende Deckung aufweist – aber diese Fälle treten glücklicherweise selten auf.
Auch die Mitgliederanzahl spielt dabei eine nicht unbedeutende Rolle. Bei einer geringeren Mitgliederanzahl behält man noch gut den Überblick. Steigt die Mitgliederzahl oder ist sie bereits sehr hoch, bietet sich das SEPA-Lastschriftverfahren an, denn es automatisiert den Zahlungsverkehr und vereinfacht die Beitragszahlung für beide Seiten.
Der Mitgliedsbeitrag soll erhöht werden? Kein Problem! Sollten sich die Beiträge in ihrer Höhe verändern, können auch die Beiträge der SEPA-Lastschriften angepasst werden. Eine aufwendige Ankündigung an jedes einzelne Mitglied im Verein ist nicht notwendig. Eine Anpassung der Dauerüberweisungen auf Seiten der Mitglieder entfällt ebenfalls und Fehlüberweisungen bleiben aus.
Die Vorteile der SEPA-Lastschrift im Überblick:
- pünktliche Zahlungen der Mitglieder
- weniger Fehler bei den Überweisung der Mitgliedsbeiträge
- feste Fälligkeitsdaten
- weniger Verwaltungsaufwand
- direkte Rückmeldung, wenn Beitragseinzug fehlschlägt
Mitgliedsbeiträge automatisiert abrechnen
Mit WISO MeinVerein Web habt Ihr alle anstehenden und fälligen Mitgliedsbeiträge im Blick und zieht so alle Beiträge pünktlich in nur wenigen Klicks ein. Die dazugehörigen Rechnungen werden automatisch generiert und an die Mitglieder verschickt.
Fazit zur SEPA-Lastschrift
Die SEPA-Lastschrift für Vereine ist der Nachfolger der „Einzugsermächtigung“. Sie vereinfacht den Beitragseinzug und damit die Verwaltungsarbeit im Verein. Gleichzeitig bietet das Verfahren auch Euren Mitgliedern Vorteile: Es wird keine Beitragszahlung vergessen, die Abbuchungen sind nachvollziehbar, da Euer Verein immer die Mandatsreferenz und die Gläubiger-Identifikationsnummer (CI) angibt. Außerdem hat das Mitglied die Garantie, bis zu acht Wochen nach Abbuchung zu widersprechen und die Zahlung zurückzuholen.
Häufig gestellte Fragen zum Thema SEPA-Lastschrift im Verein
Was benötigt ein Verein, um SEPA-Lastschriften einziehen zu können?
Muss jedes Mitglied eine Einzugsermächtigung erteilen?
Jedes Mitglied muss Eurem Verein ein SEPA-Mandat ausstellen. Der Inhalt des SEPA-Mandats ist genau vorgeschrieben. Das Original muss beim Verein verwahrt werden und ist die Voraussetzung für eine legale Abbuchung vom Konto des Mitglieds.
Kann ein Mitglied die Lastschrift zurückbuchen?
Ja – innerhalb von acht Wochen ab der Abbuchung kann die Lastschrift vom Mitglied widerrufen werden.
Was passiert, wenn ein Mitglied kein Geld auf dem Konto hat?
Wenn das Mitglied während der Lastschrift keine ausreichende Kontodeckung aufweist, entscheidet die Bank, ob sie die Abbuchung akzeptiert oder zurückgehen lässt. Rückbelastungen sind meist mit Gebühren verbunden.
Was ist eine Mandatsreferenz?
Die Mandatsreferenz ist eine Nummer, mit der das SEPA-Mandat und damit auch die Abbuchung eindeutig einem Schuldner zugeordnet werden kann. Vereine können hierfür auch die Mitgliedsnummern verwenden.
Wie hoch sind die Kosten für eine SEPA-Lastschrift im Verein?
Das kommt auf die Bank an. Normalerweise setzen sich die Gebühren aus zwei Komponenten zusammen. Zunächst eine Gebühr pro Abbuchung (zwischen 10 Cent und 2 Euro) und einem prozentualen Betrag von der Gesamtsumme der Abbuchungen (zwischen einem und drei Prozent). Allerdings lassen Banken hier manchmal mit sich handeln.
Welche Vorteile haben SEPA-Lastschriften für Vereine?
Durch den Beitragseinzug habt Ihr die Zahlungen unter Kontrolle. Das aufwendige Erinnern, weil Mitglieder das Zahlen vergessen haben, entfällt. Wenn Ihr WISO MeinVerein web nutzt, wird der ganze Vorgang weiter automatisiert und noch einfacher.
Wie kann ein Verein SEPA-Lastschriften nutzen?
Indem Ihr zunächst die Gläubiger-Identifikationsnummer kostenlos auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank beantragt, mit Eurer Hausbank eine Inkassovereinbarung trefft und Euch von jedem Mitglied ein SEPA-Mandat geben lasst, dessen Inhalt genau vorgeschrieben ist.
Was ist SEPA-Lastschrift?
Während bei einer Überweisung Euer Mitglied den Zahlvorgang auslöst, startet Ihr bei einer SEPA-Lastschrift die Transaktion. Hierfür müsst Ihr vom Mitglied ermächtigt sein, Lastschriften von seinem Konto abzubuchen.
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